La Fonction Service carrière 1

Note liminaire On appelle « formulaire » ce qui permet à un utilisateur (en l’occurrence « candidat » ou « conseiller ») de mettre à jour la base On appelle « état » la présentation des informations demandées sur l’écran. Celle-ci peut être différente de celle du formulaire. On appelle « fiche » un état qui rassemble les informations relatives à un utilisateur. Tous les utilisateurs ont une fiche (ou profil). Les candidats du SC ont en plus une fiche de candidat. 2

Rappels sur le Service carrière Le but du SC est d’aider les officiers de la marine quittant celle-ci à se « reconvertir » à la vie civile et éventuellement aider ceux qui ayant déjà quitté la marine se trouvent en difficulté professionnelle La reconversion consiste à: Reflexion amont (le cas échéant): aider les officiers à prendre leur décision de départ ou non de la marine Accompagnement du parcours de reconversion: Faire découvrir le monde civil à des officiers qui pour la plupart n’ont connu qu’un seul employeur durant leur vie professionnelle durant parfois 25 ans et plus Leur faire comprendre l’entreprise, ses pratiques, ses codes.. Les aider à bâtir un projet professionnel (ou plusieurs) réaliste et réalisable Rendre compréhensibles par des recruteurs et crédibles leurs compétences et leurs expériences Les préparer à réussir leurs entretiens d’embauche Un parcours de reconversion prend entre 6 et 18 mois 3

Besoin du Service carrière Le logiciel de base AlumnForce offre une partie importante des besoins du SC: expression par un membre de ses souhaits professionnels, propositions d’offres y compris par des recruteurs Mais la logique est basée sur la mise en relation directe sans accompagnement Le SC a pour objectif d’aider les officiers de marine qui quittent l’institution à se « reconvertir » puis à trouver un emploi et/ou d’aider ceux qui sont en difficulté professionnelle A cet effet les candidats suivent un parcours de reconversion accompagnés par un conseiller du SC et le plus souvent par un conseiller de l’Agence pour la Reconversion de la Défense, ou DEFMOB, sorte de Pôle Emploi de la Défense Le SIRAM (Fonction SC) doit permettre d’identifier les candidats et les conseillers, d’affecter ces derniers aux candidats et de tracer et documenter toutes les étapes du parcours: entretiens avec le conseiller ou pour une embauche, rencontre avec des membres du réseau choisis pour apporter une information sur les métiers et/ou les secteurs économiques, évolution du projet professionnel… 4

Que doit-on trouver dans la Fonction SC? Des pages statiques expliquant le fonctionnement du SC, les étapes du parcours de reconversion, les recommandations pour réussir le parcours…. La liste des candidats (accessible aux conseillers uniquement) et celle des conseillers Avec possibilité de tri sur des critères comme: région, situation SC, conseiller, date de début de parcours, date de départ Marine, archivé… Les fiches SC des candidats: fiches complémentaires de celles de tout utilisateur Comprennent toutes les informations relatives à la situation du candidat: situation professionnelle (marine ou civile), date de départ, situation SC, conseiller affecté, conseiller ARD affecté, étapes du parcours, projet professionnel, résumé des entretiens et rencontres, embauche, période d’essai… Les formulaires doivent pouvoir être accessibles par smartphone 5

Etapes du parcours de reconversion chaque étape en rouge constitue une situation SC Prise de contact avec le SC Accueil Prise en compte de la demande: aide à la réflexion ou accompagnement du parcours de reconversion Si aide à la réflexion mise à jour de la fiche de membre et proposition de rendez-vous avec le conseiller « Réflexion amont » Si demande d’accompagnement du parcours de reconversion: inscription SC Affectation d’un conseiller Préparation du(des) projet(s) professionnel(s) Validation du(des) Projet(s) professionnel(s) Recherche active Embauché, en période d’essai Période d’essai validée, archivage Période d’essai non validée: retour en accompagnement ou veille ou abandon Abandon en cours d’accompagnement, archivage 6

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Prise de contact) A partir du menu « Service Carrière » le membre clique sur: « Prise de contact avec le SC » Il reçoit automatiquement la réponse «Choisissez l'une des 3 options ci-dessous »: Vous êtes en réflexion sur votre départ ou non de la Marine Vous avez pris votre décision de quitter la Marine Vous avez déjà quitté la Marine et souhaitez être accompagné pour une réorientation professionnelle La demande a pour effet l’envoi automatique d’un interne adressé simultanément au délégué général et au responsable SC 7

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Accueil d’un membre en réflexion) En retour à sa demande le membre reçoit automatiquement un formulé ainsi: Nous vous remercions d'avoir pris contact avec le Service Carrière. Nous vous assurons de mettre tout en œuvre pour vous aider dans votre réflexion en toute confidentialité. Assurez-vous que votre profil en tant que membre de votre association soit correctement rempli. N'oubliez pas de mentionner vos formations militaires et civiles, les langues étrangères pratiquées et votre niveau. Vérifiez les informations de votre affectation. Si vous n'avez pas encore importé votre photo faites le. De même pour votre CV si vous en avez déjà rédigé un. Prenez contact avec le responsable du Service Carrière en charge de vous aider dans votre réflexion: (prénom), (nom), (tel), ( ). 8

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Accueil d’un candidat demandant un accompagnement) Le candidat reçoit automatiquement un accusé de réception de la demande formulé ainsi: Nous vous remercions d'avoir pris contact avec le Service Carrière. Nous vous assurons de mettre tout en œuvre pour vous aider pour votre reconversion ou votre repositionnement en toute confidentialité. Votre inscription sera définitive après que vous aurez complété le formulaire ci-dessous et que vous vous serez acquitté de la cotisation SC (100 €). Assurez-vous que votre profil en tant que membre de votre association soit correctement rempli. N'oubliez pas de mentionner vos formations militaires et civiles, les langues étrangères pratiquées et votre niveau. Vérifiez les informations de votre affectation si vous êtes en activité ou de votre activité professionnelle si vous avez quitté la marine. Si vous n'avez pas encore importé votre CV, voir slide suivant. 9

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Inscription d’un candidat demandant un accompagnement) Le candidat est invité à: Lire la documentation de base du Service Carrière: (url de la doc de base) Vérifier et éventuellement compléter les informations nécessaires de sa fiche de membre (profil) Remplir le formulaire d’inscription Remplir le formulaire pour les informations nécessaires au SC qui ne se trouvent pas sur sa fiche de membre 10

Formulaire d’inscription du candidat (1) Veuillez vérifier les informations de votre fiche de membre. Pour la modifier ou la compléter cliquez-ici. 11

Formulaire d’inscription du candidat (2) Ce formulaire est en cours de modification Veuillez vérifier les informations de votre fiche de membre. Pour la modifier ou la compléter cliquez-ici. Renseignez les champs sur fond vert. 12

Formulaire d’inscription du candidat (3) Formulaire rempli par le candidat 13

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Affectation d’un conseiller à un candidat demandant un accompagnement) Après que le candidat se soit acquitté des tâches ci-dessus et seulement dans ce cas, le responsable SC en est notifié. Il affecte au candidat un conseiller, celui-ci en est informé en même temps que le candidat. Le candidat reçoit un ainsi formulé: Suite à votre inscription pour un accompagnement par le Service Carrière un conseiller vous a été affecté: (prénom), (nom), (tel), ( ) Veuillez prendre contact avec lui pour fixer le rendez-vous de votre premier entretien. Le conseiller reçoit un ainsi formulé : Le candidat (prénom), (nom), (région), (tel), ( ), vous a été affecté. Il prendra prochainement contact avec vous pour le 1 er entretien. S’il ne vous a pas contacté dans les 15 jours suivant la réception du message, le contacter! 14

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Finalisation du projet professionnel) Tant qu’un projet professionnel (ou plusieurs) n’est pas valide il est illusoire et risqué qu’un candidat se lance dans une recherche active L’objectif de cette étape est d’aider le candidat à finaliser et valider un projet professionnel réaliste et réalisable Réaliste c’est à dire basé sur des expériences et compétences compréhensibles par un recruteur et crédibles Réalisable c’est à dire compatible avec la personnalité, la situation familiale, les préférences régionales, le niveau de revenus espéré et surtout…les possibilités d’emploi du métier et/ou secteur économique visé Cet étape ne nécessite pas de formulaire particulier 15

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Validation du(des) projet(s) professionnel(s)) Avant qu’un candidat ne se lance dans la recherche active d’un emploi il convient de valider son(ses) projet(s) professionnel(s) Si le candidat est accompagné par DEFMOB, c’est l’objet d’un processus formel Pour le SC il appartient au candidat avec l’aide de son conseiller d’apprécier le réalisme et la crédibilité de son projet professionnel. Il peut être utile que le projet soit examiné lors d’une réunion des conseillers du SC Si le conseiller estime que le projet n’est pas au point il en informe le candidat et lui recommande de ne pas commencer sa recherche active La validation du projet professionnel se concrétise par la rédaction d’un CV (ou de plusieurs si le candidat a plusieurs projets) La validation de chaque projet professionnel est signifiée dans la fiche du candidat par le conseiller SC 16

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Recherche active) La recherche active s’appuie sur: Le réseau du candidat L’exploitation des offres d’emploi proposées par les cabinets de recrutement, les sites spécialisés, les entreprises, les offres diffusées par le SC et les recherches effectuées par les recruteurs inscrits dans le SIRAM Le réseau du candidat: Dès sa prise en charge le conseiller invite le candidat à établir son réseau s’il ne l’a pas déjà fait. L’établissement du réseau se fait en suivant une méthodologie expliquée dans la doc de base du SC. Les offres d’emploi Les recruteurs peuvent déposer des offres sur le site: elles sont consutables par tous et il est possible d epostuler en ligne. Un conseiller du SC, chargé des offres d’emploi, diffuse aux candidats les offres d’emploi « réservées » qui lui parviennent et lui semblent pouvoir intéresser les candidats. Un formulaire lui permet de diffuser vers tous les candidats les offres d’emploi disponibles pour tout utilisateur dans le SIRAM ainsi que celles qu’il crée. Lettre de candidature et adaptation du CV Le conseiller aide le candidat à rédiger les lettres de candidature et les adaptation du CV Entretiens d’embauche Le conseiller aide le candidat à préparer ses entretiens d’embauche À leur issue et après débriefing il aide le candidat à évaluer les chances de suite 17

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Embauché, période d’essai) L’accompagnement du candidat se poursuit jusqu’à ce que la période d’essai soit validée et l’embauche définitive Dans la mesure du possible à l’issue de cette période le conseiller provoque une dernière réunion avec le candidat pour obtenir les informations suivantes en toute confidentialité à des fins de statistiques: Elément déterminant de l’embauche (texte) Type de contrat (menu déroulant) Salaire et avantages divers (texte) Les informations suivantes sont normalement renseignées par le candidat dans sa fiche de membre: Nom de l’entreprise et coordonnées professionnelles de l’embauché (normalement mises à jour par le candidat) Poste occupé A l’issue les données du parcours sont archivées Il est possible d’archiver 2 parcours. Un 3eme parcours remplace le plus ancien. 18

Processus d’accompagnement. Etapes du parcours (Période d’essai non concluante ou abandon) Si la période d’essai est non concluante il est proposé au candidat un nouvel accompagnement éventuellement avec un nouveau conseiller Le parcours précédent est archivé Si en cours de parcours le candidat décide d’abandonner, les éléments du parcours sont archivés et pourront être utilisés ultérieurement. 19

Processus d’accompagnement. (Mise à jour des rencontres, entretiens, candidatures et situation du candidat) Tout au long du parcours de reconversion le candidat rend compte à son conseiller de son déroulement A cet effet il remplit à chaque occasion les formulaires qui suivent pour enrichir les données de son parcours Le conseiller met à jour la situation SC du candidat 20

Processus d’accompagnement. (Rencontres réseau) Formulaire rempli par le candidat * 1 er chiffre: numéro du cercle réseau 2 ème chiffre: repère chronologique **Dlpd = de la part de… Dans le cadre d’un tissage de réseau, très rapidement le dlpd correspondra à un repère du cercle précédent, déjà rencontré et cité plus haut, qui aura donné un contact. 21

Processus d’accompagnement. (Entretiens) Formulaire rempli par le candidat 22

Processus d’accompagnement. (Candidatures) Formulaire rempli par le candidat 23

Processus d’accompagnement. (Embauche) Formulaire rempli par le candidat 24 En remplissant les champs sur fond vert, le candidat renseigne automatiquement sa nouvelle adresse professionnelle Lorsque la case « Période d’essai validée » est à « O » l’adhérent cesse d’être candidat, sa fiche de candidat est archivée.

Processus de diffusion des offres Formulaire rempli par le conseiller chargé de la diffusion 25

Processus d’accompagnement. (Situation SC du candidat) Formulaire rempli par le conseiller du candidat 26

Fiche SC du candidat La fiche SC du candidat comprend les éléments suivants dans l’ordre: Situation SC du candidat Reprise d’une partie des informations de la fiche de membre Description des entretiens avec le conseiller SC ou DEFMOB Description des rencontres réseau Description des candidatures à des offres d’emploi spontanées ou diffusées par le SC Description des entretiens d’embauche Embauche Cette fiche est imprimable. 27

Fiche SC du candidat (1) 28

Fiche SC du candidat (2) Données membre 29

Fiche SC du candidat (3) Données membre (en cours de modification) 30

Fiche SC du candidat (4) Données inscription 31

Fiche SC du candidat (5) Données inscription 32

Rencontres Réseau *: 1 er chiffre: numéro du cercle réseau 2 ème chiffre: repère chronologique **: Dlpd = de la part de… Dans le cadre d’un tissage de réseau, très rapidement le dlpd correspondra à un repère du cercle précédent, déjà rencontré et cité plus haut, qui aura donné un contact. Fiche SC du candidat (6) Données suivi parcours 33

Entretiens avec conseiller SC ou DEFMOB ou prestataire Fiche SC du candidat (7) Données suivi parcours 34

Fiche SC du candidat (8) Données suivi parcours Candidatures du candidat 35

Entretiens d’embauche Fiche SC du candidat (9) Données suivi parcours 36

Fiche SC du candidat (9) Embauche 37

Pour chaque offre Etat des offres En cliquant sur une offre ce tableau s’ouvre 38

documents généraux (CV, lettres de candidature, candidature spontanée, synthèse de carrière, …) Dossier sociétés Société 1 (annonce, lettre candidature, CV, correspondance/réponse, doc société, …) Société 2 …. Autres Documentation (liens) 39