Projet d’Archive institutionnelle Jean-Blaise Claivaz

2 Cours HEG - oct./nov Préprints au CERN

Jean-Blaise Claivaz3 Cours HEG - oct./nov Contexte large Au milieu des années 1990, convergences de divers facteurs : Catalogues : collections de métadonnées Echanges par poste de préprints (par ex. en physique) Emergence d’outils informatiques liés à Internet Nouveau paradigme :  Les institutions peuvent contrôler la diffusion de l’information  La Budapest Open Access Initiative  Des logiciels sont développés (eprint.org, D-Space, Invenio…)  Des protocoles sont adoptés (OAI-PMH, OAI-ORE…)

Jean-Blaise Claivaz4 Cours HEG - oct./nov Archive institutionnelle = Institutional Repository = Serveur institutionnel Système visant  la collecte (formulaire web ou importation)  l’organisation (différentes collections)  l’archivage (des documents et des accès)  la diffusion (exposition des métadonnées) de la production scientifique d’une institution Outil désormais installé dans la majorité des universités Un nouvel outil

Jean-Blaise Claivaz5 Cours HEG - oct./nov Sommaire de la présentation 1.Les questionnements 2.Les points clés 3.Les points de détails 4.Les valeurs ajoutées et les freins 5.La réalisation et le pilotage

Jean-Blaise Claivaz6 Cours HEG - oct./nov Les questionnements Dresser les constats Reconnaître les besoins Définir les grandes lignes Rechercher les parties prenantes Relever les risques et les contraintes  Phase d’identification du projet

Jean-Blaise Claivaz7 Cours HEG - oct./nov Qui ? Pour qui ? Les auteurs et producteurs d’information Les utilisateurs des documents Les bibliothèques Les informaticiens Les autorités institutionnelles Les autorités politiques Les agences de financement

Jean-Blaise Claivaz8 Cours HEG - oct./nov Quoi ? Quel type d’archive ?  Archives disciplinaires : arxiv.org, RepEC, E-LIS…  Archives institutionnelles : Archive ouverte UNIGE, CDS, Serval, ZORA …  Archives multi-institutionnelles, nationales : RERO DOC, HAL…  Archives hybrides, commerciales : ACP journals, Open Repository… Quels types de documents ?

Jean-Blaise Claivaz9 Cours HEG - oct./nov. 2011

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Jean-Blaise Claivaz17 Cours HEG - oct./nov Pourquoi ? La diffusion la plus large possible ? La résistance face aux éditeurs ? L’archivage à long terme ? La promotion de personnes ? La promotion de la recherche ? La réponse à une obligation ?

Jean-Blaise Claivaz18 Cours HEG - oct./nov Quand ? Comment ? Visée à long terme ?  Transformation du projet en un nouveau service Achat, location ou réalisation du système? Travail en réseau ? Nouvelle création ou réutilisation de normes existantes ?

Jean-Blaise Claivaz19 Cours HEG - oct./nov Combien ? La première année Management : 0.1 EPT Chef projet : 0.8 EPT Informatique : 0.8 EPT Métadonnées : 0.2 EPT + Matériel et logiciels Puis + Préservation The Institutional Repository.- Jones, Andrew and MacColl.- Chandos, p. 46

Jean-Blaise Claivaz20 Cours HEG - oct./nov Les points clés Le personnel des bibliothèques  Nouvelles prestations et nouveau workflow Le support par les autorités  Mandat – charte – définition du périmètre  Implication des auteurs La réalisation technique  Nouvelles charges (maintenance)

Jean-Blaise Claivaz21 Cours HEG - oct./nov Dimensions d’un projet d’archive Sans oublier la dimension opérationnelle lorsque le projet est terminé. Bibliothéco- nomique Technique Politique

Jean-Blaise Claivaz22 Cours HEG - oct./nov Dimension politique Facteur déterminant et décisif Identifier les pouvoirs et adapter le discours Très grande inertie due à la méconnaissance des enjeux Equilibre subtile entre trop et pas assez d’explications Soutien du « top management » n’implique pas l’acceptation par les autres acteurs !

Jean-Blaise Claivaz23 Cours HEG - oct./nov Dimension bibliothéconomique Méconnaissance de la problématique aussi dans les bibliothèques Nombreuses questions pour les professionnels de l’information :  Choix des normes, adaptation  Saisie des données, contrôle, corrections  Préservation des données et des accès  Interopérabilité et réseaux  Liens avec les utilisateurs Promotion et feedback

Jean-Blaise Claivaz24 Cours HEG - oct./nov Dimension technique Implication nécessaire des services informatiques  Sélection, achat, maintenance du hard et du software  Mise à disposition de développements internes Passage difficile entre phase de projet et phase de production Partenariat potentiellement difficile à gérer

Jean-Blaise Claivaz25 Cours HEG - oct./nov Dimension opérationnelle Recherche de soutien lors de la phase de projet Construction d’un réseau pour le passage en production Accompagnement du projet sur le long terme Nouvelle tâche pour les bibliothèques Réorganisation des services Repositionnement du personnel

Jean-Blaise Claivaz26 Cours HEG - oct./nov (qui tuent) 3. Les détails

Jean-Blaise Claivaz27 Cours HEG - oct./nov Les détails - 1 Le nom Les définitions Les contenus La structure des collections Les droits d’utilisation et de réutilisation Les procédures

Jean-Blaise Claivaz28 Cours HEG - oct./nov Réutilisation des métadonnées La plupart des institutions ne spécifient pas clairement quels sont les droits applicables aux métadonnées !

Jean-Blaise Claivaz29 Cours HEG - oct./nov Les différentes politiques Définir et présenter des politiques pour  les métadonnées  les contenus (texte intégral, images)  les formats  la soumission  la préservation afin de faciliter les échanges et la réutilisation des données. Boîte à outils sur

Jean-Blaise Claivaz30 Cours HEG - oct./nov Les détails - 2 La question des fichiers d’autorités !!  Personnes  Structures et unités de l’institution  Sujets  Classification Un identifiant unique et pérenne Les formats de métadonnées

Jean-Blaise Claivaz31 Cours HEG - oct./nov Les identifiants pérennes URN (Uniform Resource Name) NBN (National Bibliographic Numbers) Handles DOI (Digital Object Identifiers) ARK (Archival Resource Keys) PURL (Persistent URLs) (cf. Implementing Persistent Identifiers.- Hilse & Kothe

Jean-Blaise Claivaz32 Cours HEG - oct./nov Les détails - 3 Contrôle qualité - des métadonnées - des documents avant ou après le dépôt ? Circuit de validation - workflow Vérification des droits de diffusion ? Vérification et traitement des doublons

Jean-Blaise Claivaz33 Cours HEG - oct./nov Les détails - 4 Archivage pérenne :  des contenus  des accès Modèle OAIS  Initié par la NASA pour la préservation des données  Norme ISO depuis 2002

Jean-Blaise Claivaz34 Cours HEG - oct./nov Open Archival Information System (OAIS) Reference model

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Jean-Blaise Claivaz36 Cours HEG - oct./nov Les détails - 5 Quels canaux de communication ? Quel marketing mettre en place ? Quels indicateurs définir pour le pilotage ?  Nombre de texte intégral / notice seule  Nombre de dépôts par structure  Nombre de dépôts / documents identifiés  Caractéristique des dépôts…

Jean-Blaise Claivaz37 Cours HEG - oct./nov Les valeurs ajoutées Saisie unique Produits dérivés institutionnels  RAE, rapport FNS, page web… Produits dérivés personnels  CV, page web, statistiques d’utilisation… Formulaire de contact, alertes, flux RSS, archivage, niveau de diffusion, embargo… Prestige Exportations automatiques/formatées

Jean-Blaise Claivaz38 Cours HEG - oct./nov Les freins Craintes du plagiat Incertitudes liés aux droits de diffusion Complexité de la problématique Manque de temps Manque d’intérêt Concurrence réelle ou supposée avec d’autres canaux de diffusion

Jean-Blaise Claivaz39 Cours HEG - oct./nov Les étapes de la réalisation Lancement du projet Installation et paramétrage Interfaces publiques (recherche) Interfaces privées (dépôt) Outils d’administration Tests, sondages et feed-back Communication et réseau

Jean-Blaise Claivaz40 Cours HEG - oct./nov Une forte communauté w3c normes du web, validation TARDis managing quality and quantity DRIVER harmonisation et échanges RoMEO politique des éditeurs openDOAR politiques (policies) Plato preservation planning workflow Conférences OAI1 -> OAI7 à Genève !

Jean-Blaise Claivaz41 Cours HEG - oct./nov Logiciels DSpace EPrints Digital Commons7786 OPUS5456 Greenstone2440 SciELO1717 Fedora1617 VITAL1517 CDSware1110

Jean-Blaise Claivaz42 Cours HEG - oct./nov Projets AlexandriaUni. St-Gall (Research) Archive ouverteUni. Genève E-LISBibliothéconomie HALNational InfoscienceEPFL OAIsterCatalogue collectif RePEcEconomie RERO DOCMulti-institutionnel ServalUni. Lausanne ZORAUni. Zurich (Open Access) Cours HEG - oct./nov Jean-Blaise Claivaz