Comment mieux se servir du courrier électronique… et en réduire le volume Inspiré du livre Managing your Thinking outside the inbox par Christina Cavanagh Publié par John Wiley & sons inc. 2003

2 Objectif Réduire le temps consacré à travailler dans son courrier électronique, sans faire de compromis sur l’efficacité.

3 Quelques règles Ne pas hésiter à faire enlever son nom des listes de distribution, en ce qui concerne des informations que vous ne lisez pas ou qui ne vous intéressent pas. Utiliser le téléphone, même pour laisser un message (s’il est précis), peut être plus efficace que d’écrire. Pour plusieurs types de courriers (organisation de rencontres, détails, etc) ne répondre qu’à l’expéditeur.

4 Quelques règles (suite) … Faites un usage judicieux des envois à haute priorité (enveloppe rouge); à utiliser lorsque c’est vraiment urgent. Faites des messages courts; éviter de tourner en rond; soyez clair dans le message et dans vos attentes. Fermer la boucle; si plusieurs personnes sont copiées et que deux d’entre elles règlent le problème, il est important et efficace d’informer les autres. Les patrons ne devraient pas utiliser le courriel les fins de semaines ou en dehors des heures régulières de bureau.

5 Quelques règles (suite) … Donnez-vous la peine de faire un sommaire exécutif d’un long document, plutôt que d’imposer à un grand nombre de personnes le trouble de le lire en détails. N’interférer pas sur le temps de vos confrères pour des causes personnelles (aussi nobles soient-elles) ou pour des blagues. Clarifier vos attentes, les réponses que vous souhaitez obtenir et les délais à respecter pour vous revenir. L’emphase doit être mise sur l’avantage qu’aura la personne qui reçoit le courrier, plutôt que sur celui qui l’envoie.

6 Quelques règles (suite) … Une de confirmation de réception n’est généralement pas apprécié et est souvent même perçu comme une perte de temps. Si vous écrivez un courrier alors que vous êtes fatigué(e) et de mauvaise humeur, c’est une bonne idée d’attendre au lendemain avant de l’envoyer. Éliminer le timbre sonore qui vous informe que vous avez un nouveau courrier. C’est une pression additionnelle qui est inutile.

7 Quelques règles (suite) … Assurez-vous que vos informations sont exactes avant d’envoyer votre courriel. Un second message pour faire des corrections ou ajouter des précisions crée un volume inutile et peut également nuire à votre crédibilité.

8 Gestion de la boîte de réception Il est recommandé de détruire ou de répondre immédiatement à un maximum de courriels, lorsque vous les lisez pour la première fois, plutôt que de les laisser traîner dans la «boîte de réception». Commencer à lire vos messages par la fin; ça permet d’éliminer ensuite les séries de réponses sur le même sujet.

9 10 tentations auxquelles il faut résister 1.La tentation d’envoyer des messages qui ne sont pas pertinents. 2.La tentation d’envoyer une réponse qui n’est pas requise ou n’ajoute rien au processus ( si quelqu’un veut vraiment savoir si vous avez lu le message, il peut toujours regardé sous «propriétés»). 3.La tentation d’avoir une liste de distribution plus importante que ce qui est requis. 4.La tentation de manquer de respect ou d’un niveau élémentaire de politesse. 5.La tentation de répondre trop vite.

10 10 tentations auxquelles il faut résister (suite) … 6. La tentation de se cacher derrière un courriel (de dire par courrier ce qui devrait être dit face-à-face). 7. La tentation de se laisser contrôler par le courrier électronique. C’est à chacun de décider quand et à quelle fréquence il veut lire ses courriers. 8. La tentation de devenir « dépendant»! 9. La tentation d’ajouter des «pièces jointes» souvent longues et inutiles. 10. La tentation de se plaindre.

11 Quelques exemples d’abus Annoncer un changement de dernière minute sur le lieu ou l’heure d’une rencontre. Utiliser le courrier électronique pour un sujet qui requiert un contact personnel ou une discussion. Utiliser le courrier électronique comme seule façon de communiquer. Envoyer des courriels à des gens qui sont physiquement près de vous. Utiliser le courriel pour passer sa frustration ou sa colère.

12 Quelques mythes: Le courrier électronique…. 1.…permet de sauver du temps. 2.…est une source d’économie financière. 3.…améliore les communications. 4.…crée un environnement «sans papier». 5.… est un outil avec lequel nous sommes tous des experts. 6.… permet d’envoyer des «pièces jointes» sans que ça pose de problème. 7.…est rendu à un stade où il n’y a plus rien à faire.

13 Ne pas oublier 1.Un courrier électronique est une bonne piste de vérification pour prouver que quelque chose a été dit ou fait. 2.Une fois que c’est envoyé, vous n’avez plus de contrôle sur la distribution. 3.Une fois envoyé, un courrier existe toujours. Même détruit, il y en a toujours une copie quelque part 4.Il existe une politique qui stipule que la compagnie a accès aux courriers électroniques. L’utilisation est un privilège, pas un droit.

14 Ne pas oublier (suite) … 5.Mettre quelqu’un en copie et ne pas recevoir de réponse, ne veut pas automatiquement dire que la personne est d’accord. 6.N’envoyer que les courriers qui sont nécessaires. 7.Parler au téléphone en répondant à son courrier, n’est pas une bonne idée. 8.L’utilisation de couleur est simple et peut aider à la compréhension, mais est inutile lors de l’impression. 9.L’utilisation de fichiers permet de retrouver rapidement les informations… la fonction de «recherche» peut aussi sauver du temps.

15 Quelques avantages véritables Permet de communiquer rapidement lorsque ça nous convient. Encourage les réponses rapides. Permet d’envoyer le même message à plusieurs intervenants. Fournit une piste de vérification. Facilite le transfert de données et d’informations.

16 Donc pour réduire le volume, il faut… Reconnaître qu’il y a un problème, que nous en faisons tous partie et que ça coûte temps et argent… Ne pas attendre de solutions «corporatives», mais plutôt se prendre en main et juste faire un peu plus attention. Appliquer les quelques règles illustrées dans ce document et résister aux tentations d’abus. Transmettre ce document à d’autres, afin d’élargir le cercle des gens qui sont sensibilisés au problème.