Gestion des congés à partir du 1er octobre 2015 GTPA spécial du 22/09/2015 Département HR

1. Nouvelles procédures d’enregistrement et de contrôle

Plus d’une année plus tard …. Enregistrement et contrôle des absences avec justificatifs - Actuellement … Membre du Personnel Secrétariat dans le département Service HR-CB DAO Edh Routage signatures : Secrétariat – Superviseur Information :MdP Validation finale et archivage papier chez HR Jour de l’événement Plus d’une année plus tard ….

Validation finale et archivage dans le E-file Enregistrement et contrôle des absences avec justificatifs – A partir du 1er octobre 2015 … Membre du Personnel Secrétariat dans le département Service HR-CB HR-CB Pool Envoi par email des justificatifs Validation finale et archivage dans le E-file Edh Routage signatures : Secrétariat – Superviseur – HR CB pool Information :MdP Archivage des justificatifs originaux Jour de l’événement Dans le mois courant….

Gestion des justificatifs Les justificatifs doivent être envoyés par email en format PDF à hr.leave@cern.ch Objet de l’email: nom de la personne + n° EDH de la demande d’absence ou du calendrier personnel. A noter : 1 seul PDF pour une même absence. Les originaux sont conservés dans les départements.

Gestion des justificatifs – Cas particuliers Absences pour raisons familiales : si une déclaration EDH de changement de situation familiale et personnelle existe (mariage, naissance, adoption, décès du conjoint ou d’un enfant):  indiquer en commentaires le n° de ce document.  ne PAS envoyer le justificatif par email. “Congé spécial rémunéré” pour les ADMI/TECH/DOCT : attacher le justificatif dans EDH. Le coordinateur du programme reçoit automatiquement un email d’information.  ne passe pas par le pool HR Benefits.  ne PAS envoyer le justificatif par email. Mesures de transitions de carrière: attacher le justificatif dans EDH. Un compteur bloque automatiquement leur nombre à 10 jours maximum.  ne passe pas par le pool HR Benefits.  ne PAS envoyer le justificatif par email. Maladie sans certificat : EDH bloque automatiquement leur nombre à 7 jours maximum par année de congé.  ne passe pas par le pool HR Benefits.

Date effective (xx-xx-20xx) Convention pour nommer les justificatifs à envoyer par email : DOCID;CERNID;INITIALS; EFFECTIVEDATE example: 27;56789;XY;09-10-2015 Initiales = 1ère lettre du 1er prénom + 1ère lettre du 1er nom Type edh Doc ID Type document Date effective (xx-xx-20xx) Décès d’un membre de la famille (autre que conjoint ou enfant) 27 Certificat de décès Date de l’évènement Maladie/Accident Maladie professionnelle Accident professionnel Cure (suite à maladie/accident non professionnel) Cure (suite à maladie/accident professionnel) Maternité 104 Certificat médical Date d’émission du certificat Maladie d’un membre de la famille proche 206 Certificat médical pour parent proche Service militaire Devoir civic obligatoire 205 Justificatif d'absence A noter: le type “Examen medical/traitement" sera supprimé à partir du 01.10.2015: enregistrer l’absence sous “Maladie/accident”.

2. Clarification des règles et pratiques

Examen ou traitement médical R II 4.09 Congé de maladie : “Sont reconnus être en congé de maladie les membres du personnel employés : en incapacité de travail temporaire par suite de maladie ou d'accident, ou ne pouvant se rendre à leur lieu de travail en raison soit d’un examen ou traitement médical, soit de mesures d'hygiène publique. Recommendation du département HR: Absence < 2h: accord du superviseur suffit. Aucun justificatif n’est nécessaire. Pas d’enregistrement dans EDH. Absence > 2h: un congé doit être enregistré. Modèle de certificat médical à disposition Possibilité d’enregistrer un congé de maladie sans certificat

Maladie d’un parent proche R II 4.27 Congé en cas de maladie d’un parent proche: « Les membres du personnel employés bénéficient d’un congé rémunéré de sept jours civils par année au maximum lorsque : l’un de leurs parents proches souffre d’une maladie grave, et la nécessité de leur présence à ses côtés est attestée par certificat médical » Modèle de certificat médical à disposition Ce n’est PAS possible d’enregistrer un congé de maladie sans certificat. Parent proche = conjoint, enfant, père, mère, beau-père, belle-mère, frère, soeur

Maladie sans certificat suivie ou précédée d’une maladie avec certificat Les jours non certifiés peuvent être enregistrés comme maladie sans certificat, pour autant que le quota de 7 jours/année de congés ne soit pas atteint et que la maladie ne dépasse pas 3 jours civils consécutifs (weekends compris). Exemple 1: un membre du personnel est malade le lundi. Le mardi il consulte un médecin qui lui fait un arrêt de travail du mardi au vendredi. Dans EDH: enregistrer un jour sans certificat (le lundi) puis 4 jours avec certificat (du mardi au vendredi). Exemple 2: un membre du personnel est malade le vendredi (sans certificat). Le lundi il est toujours malade, cela fait 4 jours civils donc il doit fournir obligatoirement un certificat, pour le lundi au minimum.

Reprise du travail En cas de reprise du travail avant la date de fin indiquée sur le certificat médical, un certificat de reprise doit être fourni. A défaut: enregistrer toute la période de maladie dans EDH.

Maladie pendant le congé annuel ou SLS Possibilité de récupérer les congés annuels ou SLS sur présentation d’un certificat medical, y compris en cas de maladie d’un parent proche.

3. Conclusion

Merci de votre attention ! Admin e-guide: https://admin-eguide.web.cern.ch/procedure/conges-au-cern-sommaire Contact: hr.leave@cern.ch Merci de votre attention !