Dém’Act Présentation aux EPLE Rectorat de Clermont-Fd – Division des Etablissements scolaires Publics – Septembre 2015

Un outil par et pour les utilisateurs ACL et EPLE Une application nationale née d’un besoin académique Les mutualisations réalisées dans les académies ont mis en évidence l’hétérogénéité de l’organisation du traitement des actes La complexité croissante des tâches a conduit certaines académies à développer un outil facilitant et sécurisant les opérations Une application faisant intervenir l’ensemble des acteurs Il existait quelques outils, mais qui ne traitaient pas l’ensemble de la chaine Les mutualisations réalisées dans les académies ont mis en évidence l’hétérogénéité de l’organisation du traitement des actes La complexité croissante des tâches a conduit certaines académies à solliciter auprès de l’AC ou à développer un outil facilitant et sécurisant les opérations Le projet s’intègre dans le Programme Ministériel de Modernisation et de Simplification (PMMS)

Enjeux Sécuriser les actes Simplifier et alléger la charge administrative des EPLE et des services académiques ; dégager du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée Fluidifier les échanges et le partage d’informations entre autorités de contrôle de légalité (ACL) et EPLE Homogénéiser les pratiques Poursuivre la dématérialisation, et contribuer ainsi au programme «  administration exemplaire » 3

Administration Centrale Acteurs du projet Administration Centrale PILOTAGE DU PROJET Comité de pilotage Secrétaire général Directeurs et chef des services de l’administration centrale Secrétaires généraux d’académie MOA : pilote : MMPL directions associées : DGESCO, DAF, DAJ, MIARCH MOE : DNE B Comité de suivi Chefs de projet MOA et MOE nationaux Chefs de projet académiques Académies EXPERIMENTATEURS Comité de projet Chefs de projet MOA et MOE nationaux MOE déléguée Prestataire 8 académies pilotes : Créteil, Grenoble, Lille , Lyon, Montpellier, Poitiers, Reims, Rennes 299 EPLE expérimentateurs Groupes de travail 4

Un outil complet Dém’Act est une application permettant la dématérialisation du traitement des actes Modèles d’actes Elaboration et signature de l’acte Archivage Instruction Transmission aux ACL Dém’Act traite une cinquantaine d’actes Du conseil d’administration, de la commission permanente et du chef d’établissement Transmissibles et non transmissibles De l’action éducatrice, de fonctionnement, financiers et budgétaires

La connexion à Dém’Act La connexion à l’application se fait à partir du portail académique intranet. Saisie de l’identifiant et du mot de passe (adresse et mot de passe de messagerie). Le chef d’établissement doit en outre utiliser une clef OTP (saisie du code personnel + saisie des 6 chiffres qui s’affichent sur la clef OTP) pour pouvoir valider et signer les actes.

Les différents profils dans Dém’Act Profil Administrateur : chef d’établissement pour le paramétrage (nombre de membres CA/CP + droit d’évocation CT) Profil Valideur : chef d’établissement pour valider et signer les actes Profil Rédacteur : chef d’établissement, gestionnaire, secrétaire

Autorités académiques Processus des actes transmissibles de fonctionnement et de l’action éducatrice Elaboration de l’acte à partir d’une banque de modèles d’acte, et signature Envoi de l’acte voté par le CA : récépissé de transmission Réception de l’acte dans le tableau de bord de l’ACL Autorités académiques EPLE Archivage des actes validés dans base « Archives intermédiaires » le temps de la durée d’utilité administrative (à développer). Processus de rectification le cas échéant Consultation par l’EPLE de son tableau de bord Instruction de l’acte : - Indication d'une observation à partir de la banque de modèles d'observations / ou observations libres si nécessaire - Décision d’instruction - Classement automatique de l'acte au statut correspondant à la décision d’instruction 8

Processus des actes budgétaires Elaboration de l’acte à partir d’une banque de modèles d’acte Envoi de l’acte financier voté par le CA aux 2 autorités de contrôle : émission d’un accusé de réception Autorité académique Collectivité territoriale EPLE Consultation par l’EPLE de son tableau de bord (Procédure de rectification ou de règlement conjoint le cas échéant) 9

Un outil de simplification Réduction du temps de traitement des actes Simplification des échanges et partage de l’information Sécurisation des actes Facilitation de l’archivage Diminution de la charge de travail Economies financières (forte réduction des envois papier aux autorités de contrôle) 10

Les bénéfices pour les EPLE Rédaction des actes simplifiée et sécurisée grâce à la banque de modèles Paramétrage des actes transmissibles et non transmissibles Transmission instantanée, dématérialisée, sécurisée aux autorités de contrôle Tableaux de bord de suivi et traçabilité à tout moment Espaces collaboratifs Décompte automatique et permanent des délais Dépôt et consultation des procès-verbaux des CA et CP Moteur de recherche performant 11

Prérequis techniques et paramétrage préalable à effectuer côté EPLE Prérequis techniques : Un navigateur internet à jour : veiller à télécharger la dernière version Un scanner permettant de déposer certaines pièces jointes (contrat de travail signé par le CE et le salarié, ...) Une clef OTP pour le CE valideur En début d’année scolaire le CE administrateur doit dans l’application : Ouvrir les droits d’accès aux rédacteurs Renseigner le nombre de membres du CA et de la CP Sélectionner les actes du domaine du fonctionnement à transmettre pour information à la CT de rattachement conformément à sa demande

Modèles d’actes 2. Actes du chef d’établissement 2.1 Actes du chef d’établissement en lien avec une décision du CA 2.1.1. Actes transmissibles 2.1.1.1. Actes de fonctionnement transmissibles du CE - acte du CE contrats conventions à incidence financière - acte du CE de recrutement de personnels liés par contrat de droit public - acte du CE de licenciement de personnels liés par contrat de droit privé 2.1.2. Actes non transmissibles du CE les plus utilisés 2.1.2.1. Actes de l’action éducatrice non transmissibles du CE - acte du CE DHG acte du CE organisation du temps scolaire 2.1.2.3. Modèle vierge pour autres actes de la CE non transmissibles en lien avec une décision du CA 2.2 Actes du chef d’établissement (compétence exclusive) 2.2.1 Actes transmissibles 2.2.1.1 Actes de fonctionnement acte licenciement de personnels liés par contrat de droit public acte licenciement de personnels liés par contrat de droit privé 2.2.2 Actes non transmissibles 2.2.2.1 Actes de l’action éducatrice acte choix des manuels scolaires, des logiciels et des outils pédagogiques acte choix des sujets d’étude spécifique acte orientation et affectation des élèves acte emploi de la DHG après rejet du CA 2.2.2.2. Acte de fonctionnement - acte du CE délégation de signature 3. Actes de la commission permanente par délégation du CA 3.1.1. Actes transmissibles de la CP 3.1.1.1 Actes de fonctionnement transmissibles de la CP acte de recrutement des personnels de droit public acte de recrutement des personnels de droit privé - acte conventions, contrats, marchés à incidence financière ou non acte sur le financement des voyages scolaires 3.1.2. Actes non transmissibles de la CP 3.1.2.1 Actes de l’action éducatrice - acte plan de prévention violence 3.1.2.2 Actes de fonctionnement - acte action à intenter ou à défendre en justice - acte adhésion à un groupement d’établissements scolaires - acte acceptation des dons et legs - acte acquisition /aliénation des biens 1. Actes du Conseil d’administration 1.1. Actes transmissibles du CA 1.1.1 Actes de l’action éducatrice transmissibles du CA - acte organisation du temps scolaire - acte organisation de la structure pédagogique - acte programme de formation complémentaire et de formation continue - acte projet d’établissement - acte rapport annuel sur le fonctionnement pédagogique - acte règlement intérieur (avec ou sans modification) - acte emploi de la dotation horaire globalisée 1.1.2. Actes budgétaires et financiers transmissibles du CA - acte budget initial - acte compte financier affectation des résultats - acte compte financier - acte décision budgétaire modificative soumise au vote 1.1.3. Actes de fonctionnement transmissibles du CA acte autorisation de recrutement des personnels de droit public acte autorisation de recrutement des personnels de droit privé - acte délégation au CE passation des marchés - acte conventions - acte sur le financement des voyages scolaires 1.2. Actes non transmissibles du CA 1.2.1. Actes de l’action éducatrice non transmissibles du CA acte contrats d’objectifs acte plan de prévention violence 1.2.2. Actes de fonctionnement non transmissibles du CA acte tarifs et vente des produits et de prestations de services réalisés par l’établissement - acte action à intenter ou à défendre en justice - acte adhésion à un groupement d’établissements scolaires - acte acceptation des dons et legs - acte acquisition /aliénation des biens - acte délégation du CA à la Commission permanente - acte règlement intérieur du CA 1.2.3. Modèle vierge pour autres actes du CA non transmissibles 14

copie écran EPLE Menu de navigation Manuel utilisateur 15 Identification de l’utilisateur connecté Nombre d’actes dans chaque statut Ecran principal (ici formulaire de l’acte) Manuel utilisateur 15

Les espaces collaboratifs Trois espaces collaboratifs mis à disposition : Rectorat - EPLE CT - EPLE Rectorat - CT Aucun espace collaboratif n’est public Chaque espace collaboratif est divisé en trois thèmes : Documents déposés par les ACL Forum de discussion Dernière minute (les derniers documents déposés, les dernières discussions)