PRÉSENTATIONS DE PLANIFICATION DE LA RESPONSABILISATION COMMUNAUTAIRE (ou Outils CAPS) ET ENTENTES DE RESPONSABILISATION EN MATIÈRE DE SERVICES MULTISECTORIELS (ERS-M) Séance de formation sur la mise à jour des annexes de (Octobre 2015)

Programme 1.Structure 2.Contexte  Pourquoi une mise à jour des annexes?  Planification pour la mise à jour des annexes – CAPS  Contenu de la mise à jour des annexes de l’ERS-M 3.Soumission de l’Outil CAPS et Échéanciers 4.Ressources supplémentaires 5.Remplir l’Outil CAPS pour Prochaines étapes et discussion 2

Structure de la mise à jour des annexes de l'ERS-M Consultations exhaustives avec plusieurs tables 3 SOUTIEN POUR LES INDICATEURS DE L’ERS-M : INITIATIVE DES INDICATEURS DU SYSTÈME DE SANTÉ SOUTIEN JURIDIQUE RELATIVEMENT À L’ERS-M : DIRECTION DES SERVICES JURIDIQUES DES RLISS SOUTIEN DU SECRÉTARIAT DES ERS-M : PARTENARIAT DES RLISS MISE EN OEUVRE LOCALE DES ERS-M : RESPONSABLES DES ERS-M DES RLISS Comité consultatif de l’ERS-M Groupe de travail sur les indicateurs de l’ERS-M Groupe de travail sur la planification de l’ERS- M et les annexes Groupe de travail sur les formulaires de l’IPRO

Contexte Pourquoi une mise à jour de l’Outil CAPS et des annexes de l'ERS-M en ?  Les RLISS et les fournisseurs de services de santé (FSS) du secteur communautaire ont conclu des ERS-M pour une période de trois ans allant du 1 er avril 2014 au 31 mars  Les RLISS doivent maintenant réviser les annexes de l' ERS-M et pourraient devoir mettre à jour ou confirmer les données budgétaires, les activités de services et les attentes relatives au rendement pour l'année 3 (exercice ) de l'entente en cours.  Pour faciliter la mise à jour des annexes l'ERS-M : B1 (Financement) B2 (Sommaire des activités cliniques) E1 (Indicateurs principaux) E2a (Détails sur les activités cliniques) les FSS devront possiblement soumettre un document de planification connu sous le nom de Présentation de planification de la responsabilisation communautaire ou Outil CAPS.  Les renseignements fournis par le FSS figurant dans l’Outil CAPS serviront à remplir les annexes de l'ERS-M pour et (ou) les rapports trimestriels dans l'IPRO. 4

Contexte Variations locales au sein des RLISS  Il est reconnu que les RLISS pourraient avoir effectué les processus relatif à l’Outil CAPS et à l'ERS-M pour en se basant sur les trois approches suivantes : les annexes négociées pour la première année seulement les annexes négociées pour la première année seulement et reproduites de façon identique pour les exercices et en fonction des renseignements soumis dans l’Outil CAPS pour l'exercice les annexes négociées pour les trois années de l'entente  Peu importe la manière dont les RLISS ont mené le processus de l’Outil CAPS au cours de la négociation de l'ERS-M de , il y a un NOUVEAU formulaire de l’Outil CAPS dans l'IPRO pour qui doit être rempli.  Ce nouveau formulaire de l’Outil CAPS sert de document source pour les rapports trimestriels dans l'IPRO et, pour cette raison, il doit être ouvert et rempli pour saisir les données de

Mise à jour des annexes de l'ERS-M pour AnnexeTitreDescription A 1.Description des services * Mise à jour FACULTATIVE des annexes pour Décrit les services offerts par le FSS 2. Population et région géographique * Mise à jour FACULTATIVE des annexes pour Décrit la population de clients et la région géographique desservies par le FSS B 1.*Plan de services avec financement complet du RLISS 2.*Activités cliniques - Sommaire * Si des changements sont apportés aux données de , une mise à jour de l’Outil CAPS et des annexes est requise. Décrit la situation financière et l'état statistique du FSS C Rapports * Mise à jour FACULTATIVE des annexes pour Indique les rapports que doit produire le FSS et les dates d'échéance pour les rapports D Directives, lignes directrices, politiques et normes * Mise à jour obligatoire des annexes pour Indique les politiques du MSSLD applicables. Les changements en comprendront : Ajout de la Directive sur l'amélioration de la rémunération des services de soutien à la personne (2014) Nouvelle politique financière communautaire (juin 2015)

Mise à jour des annexes de l'ERS-M pour AnnexeTitreDescription E1. Indicateurs principaux ** Mise à jour obligatoire des annexes pour Indiquer les indicateurs, les normes et les exigences relatives au rendement dans la région 2a. Renseignements sur l'activité clinique * Si des changements sont apportés aux données de , une mise à jour de l’Outil CAPS et des annexes est requise. 2b. Indicateurs propres au secteur des centres de santé communautaires * Mise à jour obligatoire des annexes pour c. Indicateurs propres au secteur des services communautaires de santé mentale et toxicomanie 2d. Indicateurs propres au secteur des services communautaires de soutien 2e. Indicateurs propres au secteur des CASC * Mise à jour obligatoire des annexes pour a. Obligations et indicateurs locaux * Mise à jour facultative des annexes pour FModèle d'entente de financement de projetsModèle utilisé pour le financement de projets spéciaux GConformitéFormulaire rempli par le conseil d'administration du FSS pour déclarer que le FSS s'est conformé aux modalités de l'entente

Échéancier Achèvement de la mise à jour de l’Outil CAPS et de l'ERS-M pour ActivitéDates cibles Préavis de 60 jours envoyé aux FSS pour la soumission de l’Outil CAPS22 septembre 2015 Formation pour tous les RLISS à l'intention des responsables des secteurs communautaires28 septembre 2015 Lancement de l’Outil CAPS dans le système de l'IPRO pour les FSS1 er octobre 2015 Matériel de formation pour FSS disponible1 er octobre 2015 Les RLISS offrent de la formation sur l’Outils CAPS aux FSS de leur région2 au 9 octobre 2015 Mise à jour de l’Outil CAPS soumise dans l'IPRO aux RLISS le 23 novembre er octobre 2015 – 23 novembre 2015 (7 semaines) Examen par le RLISS de la mise à jour de l’Outil CAPS, consultations sur les indicateurs mis à jour de l'ERS-M, entrée de données dans les annexes et modifications finales des annexes de l'ERS-M 23 novembre 2015 – 15 janvier 2016 (8 semaines – y compris les Fêtes)

Échéancier (suite) Achèvement de la mise à jour de l'Outil CAPS et de l'ERS-M pour ActivitéDates cibles Formation des responsables des secteurs communautaires de tous les RLISS (indicateurs provinciaux) 9 novembre 2015 Formation FSS du secteur communautaire (indicateurs provinciaux) Les indicateurs locaux doivent être finalisés au plus tard le 30 novembre au 15 novembre 2015 Formation des responsables des secteurs communautaires de tous les RLISS (formulaires électroniques) 7 janvier 2015 Lettres sur les modifications des annexes de l'ERS-M envoyées aux FSS 1 er février 2016 Les conseils d'administration des FSS approuvent les Outils CAPS 1 er au 15 janvier 2016 Le conseil d'administration du RLISS approuve la lettre de modification de l'ERS-M. 1 er au 31 janvier 2016 Approbation des modifications des annexes de l'ERS-M par les conseils d’administration des FSS. 15 mars 2016 L’an 3 de l'ERS-M actuelle de entre en vigueur.1 er avril 2016

Échéancier (suite) Achèvement de la mise à jour de l'Outil CAPS et de l'ERS-M pour Ces dernières années, le document de l’Outil CAPS avait une date d'échéance en janvier. o Cette situation menait souvent à un examen abrégé des soumissions par le RLISS conduisant à de multiples séries de production des annexes en raison des changements. o La période supplémentaire dont profitaient les hôpitaux ne modifiait pas vraiment la valeur de l’Outil CAPS en ce qui avait trait la gestion de l’ERS-M en général.

11 Échéancier (suite) Achèvement de la mise à jour de l'Outil CAPS et de l'ERS-M pour Un plan de travail normalisé, qui a été approuvé par les directeurs généraux des RLISS, sera mis en œuvre en afin d'offrir des dates prévisibles pour les livrables clés pour toutes les années à venir. L’approbation du conseil d’administration n’est pas requise au moment de la soumission de l’Outil CAPS. o La soumission est à remettre le lundi 23 novembre o Le RLISS ne considère pas que la soumission du 23 novembre est finale étant donné que des modifications sont généralement apportées après la soumission et jusqu'en janvier dans le cadre du processus d'examen du RLISS. o L’Outil CAPS est approuvé par le conseil d'administration des FSS le 15 janvier 2016 au plus tard.

12 Échéancier (suite) Achèvement de la mise à jour de l'Outil CAPS et de l'ERS-M pour  L'ajout des lignes suivantes à des fins administratives vise à fournir les renseignements suivants pour les nouveaux indicateurs explicatifs de l'ERS-M : o Opérations; o Services de bénévoles; o Soutien des systèmes d’information; o Administration générale.  Les centres de santé communautaire peuvent maintenant déclarer leurs programmes non assurés au bas de la page Fin_CHC.

Ressources supplémentaires et information Ressources supplémentaires et information pour la mise à jour pour  Mise à jour des centres fonctionnels suivants afin de leur donner un nouveau nom : o COM Cliniques/programmes - Maladie chronique – Clinique de traitement de l'asthme/MPOC ; et o COM Promotion de la santé, éducation et dév. comm. - COM Maladie chronique, éducation, sensibilisation et prévention – Asthme/MPOC  « Gestion de cas en dépendances - Jeu compulsif » n'est plus utilisé. Les rapports doivent maintenant être produits dans le centre fonctionnel « Traitement des dépendances - Jeu compulsif ».

Ressources supplémentaires et formation pour la mise à jour pour  Le Guide de l'utilisateur de l’Outil CAPS de contient des renseignements importants pour aider les FSS à le remplir. Les FSS devraient consulter le guide de l'utilisateur pour remplir l’Outil CAPS pour et  Une autre séance d'information destinée aux responsables de l'ERS-M des RLISS aura lieu le 7 janvier 2016 afin : d'examiner les formulaires électroniques et de fournir des instructions étape par étape sur la manière de produire les annexes mises à jour en fonction des renseignements fournis dans l’Outil CAPS; d'examiner le processus de modification de l'ERS-M de pour l'annexe A (facultative), B (en fonction du RLISS), D (obligatoire) et E (obligatoire).

Remplir l’Outil CAPS pour

Amélioration de l’Outil CAPS Intégrer les commentaires reçus sur les processus d’années précédentes La rétroaction des intervenants a permis de relever les thèmes de haut niveau suivants : la simplification des formulaires la réduction des erreurs grâce à des essais préliminaires les centres d'activité du SPRSSO mis à jour Autres lignes du rapport dans l’entité de paiement de transfert des centres de santé communautaire pour les dépenses des programmes non assurés. Autres lignes du rapport sous Dépenses administratives conformément aux indicateurs de l'ERS-M. 16

Améliorations pour le futur Amélioration continue de l’Outil CAPS 17  Dans le cadre des efforts pour améliorer de façon continue les outils et les processus, une autre évaluation sera effectuée après l'achèvement du processus de de l'Outil CAPS et de mise à jour des annexes de l'ERS-M

Remplir l’Outil CAPS  1. Rendez-vous à l'adresse Si vous êtes déjà inscrit, suivez la flèche rouge et cliquez sur « SRI Submissions ». Sinon, vous pouvez suivre la flèche violette et cliquez sur « Register for a new account ». 18

Extraire votre Outil CAPS (suite) 2. Cliquez sur « Submissions » en haut à gauche et dans le menu déroulant, sélectionnez « Create New Submission ». 19

Extraire votre Outil CAPS (suite) 20 3.Sélectionnez le rapport applicable et cliquez sur le bouton « create ».

Extraire votre Outil CAPS (suite) 21 4.Le rapport devrait maintenant figurer sous « In Progress ». Comme il pourrait s'écouler quelques minutes avant de s'afficher, il faudra probablement patienter. Notez que si la fréquentation du système est à son niveau maximal (par ex. au cours d'une période très rapprochée de la date d'échéance), le rapport pourrait prendre plus de temps à s'afficher. Si le temps d'attente est très long, vous pouvez sélectionner « refresh ». Cependant, cette action ralentira le système.

Extraire votre Outil CAPS (suite) 22 5.Sélectionnez le rapport que vous souhaitez préparer en cliquant sur le lien bleu.

Extraire votre Outil CAPS (suite) 23 6.Cliquez sur « Check Out and Download » (sortir et télécharger). Le fichier est maintenant sauvegardé dans votre lecteur local. Le fichier est prêt à être modifié.

Page principale 24  Lorsque le fichier de l’Outil CAPS est lancé pour la première fois, la page de menu suivante s'affiche. Des liens vers chaque formulaire contenu dans l’Outil CAPS se trouvent sur cette page.  En premier lieu, si une barre jaune s'affiche en ouvrant le rapport, assurez-vous d'activer l'édition et le contenu.

Page principale (suite) 25  Remarque : Veuillez accéder à l'onglet Identification pour sélectionner votre RLISS.

Mettre à jour les renseignements  Toutes les données de l'Outil CAPS de seront reportées dans l'IPRO. Les trois premières colonnes indiqueront les données de service / financières de , de et de tirées du dernier Outil CAPS. La colonne suivante, en jaune, vous permettra de mettre à jour les renseignements pour au besoin.  Les colonnes jaunes seront préremplies en fonction des données se trouvant dans la colonne « 2016/17 Updated Budget » (budget de mis à jour).  Si les FSS qui ont déjà soumis un Outil CAPS de 3 ans n'ont pas de changements à apporter, ils doivent tout simplement extraire le fichier et ensuite le verser dans l’IPRO (sans y apporter de changement). 26

Commentaires dans votre Outil CAPS Commentaires : La colonne « Comments » (Commentaires) devrait être utilisée pour expliquer les différences entre les budgets au fil des ans. Les commentaires fournissent des précisions et aideront le RLISS à comprendre pourquoi le FSS a fait des réallocations entre les centres fonctionnels et pourquoi le FSS a apporté des modifications au budget. 27

28 En , quatre indicateurs explicatifs ont été ajoutés à votre ERS-M. Il s'agit des quatre principaux domaines qui constituent les « services administratifs et de soutien ». Veuillez entrer vos renseignements dans chacune des lignes suivantes afin de remplir « Administration et services de soutien » :  Opérations;  Services des bénévoles  Soutien des systèmes d’information);  Administration générale. Lignes supplémentaires pour les rapports dans la section Administration

29 Lignes supplémentaires pour les rapports sous CSC Les centres de santé communautaire (CSC) remarqueront quelque chose de nouveau dans leurs rapports au bas de l'onglet Fin_CHC tab. Dans cette section, vous pouvez ajouter des renseignements concernant vos services non assurés (s'il y a lieu). Notez que ces renseignements doivent aussi être inclus dans le sommaire cumulatif au-dessus, et qu'ils ne servent qu'à indiquer la portion de vos dépenses utilisée pour les programmes non assurés.

30 Indiquez l’entité de paiement de transfert dans la page « Service Selection Screen » Afin de sélectionner les centres fonctionnels pour vos programmes, allez à l'écran « Service Selection Screen ». Placez simplement un « x » à côté des centres fonctionnels que vous offrez (dans la colonne indiquée par une flèche bleue). Puis, à côté du centre fonctionnel (dans la colonne intitulée « TPBE ») avec la flèche noire, sélectionnez l'entité de paiement de transfert (Transfer Payment Business Entity) à laquelle appartient ce centre fonctionnel.

Vérifications de contrôle  Les bonhommes sourires verts indiquent que la vérification de contrôle est réussie. Les bonhommes tristes rouges  indiquent que la vérification de contrôle a échoué. Les bonhommes tristes rouges doivent être éliminés avant de soumettre l’Outil CAPS.  Si vous voyez un bonhomme triste, une description du problème à résoudre s'affichera dans la zone de message de la rangée. 31

32 Verser votre Outil CAPS dans le système  Après l'entrée de tous les renseignements et la vérification de toutes les modifications, le fichier de l’Outil CAPS est prêt à être téléversé de nouveau dans l'IPRO.  Le versement de l'Outil CAPS dans l'IPRO est semblable à l’extrait de l'Outil CAPS de l'IPRO. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez téléverser. Cliquez sur le bouton « Check In » (versement). Trouvez le rapport dans votre lecteur local et il sera téléversé. Ensuite, cliquez sur le bouton « Submit » (soumettre).

Principales personnes-ressources  Si vous avez des questions au sujet du fichier de l'Outil CAPS que vous avez sorti de l'IPRO, veuillez communiquer avec la personne-ressource de votre RLISS par téléphone ou par courriel.  Vous trouverez les coordonnées des principales personnes-ressources de chacun des RLISS dans le guide de l'utilisateur. 33

Diffusion de documents par le RLISS  Il est recommandé que le RLISS diffuse les documents suivants aux FSS avant le 1 er octobre Séance de formation sur l’Outil CAPS – (ce diaporama est modifié pour répondre aux besoins locaux). Lignes directrices de l'Outil CAPS mises à jour. (aussi disponible à : Guide de l’utilisateur pour l’Outil CAPS mis à jour. (aussi disponible à : Guide de l'utilisateur du rapport trimestriel du secteur communautaire pour les SSC. (aussi disponible à :  Le 1 er octobre 2015, le fichier de l'Outil CAPS sera publié sur l'IPRO et ainsi mis à la disposition des FSS. 34

Prochaines étapes 35  L’Outil CAPS sera disponible dans l'IPRO le 1 er octobre  Entre le 2 et le 7 octobre 2015, les RLISS devront tenir leur propres séances de participation avec leur FSS, et chercher à répondre à toute question sur l'achèvement du processus de mise à jour de l'Outil CAPS.  Les FSS disposeront de 7 semaines pour soumettre l’Outil CAPS (du 1 er octobre au 23 novembre 2015).  L’Outil CAPS approuvé par le conseil d'administration du FSS est à remettre le 15 janvier  D'autres séances de formation pour les RLISS concernant les indicateurs provinciaux auront lieu le 9 novembre  La formation sur les formulaires électroniques aura lieu le 7 janvier 2016  Les RLISS auront 8 semaines (y compris les Fêtes) pour examiner les soumissions de l'Outil CAPS , effectuer des consultations sur les indicateurs ou cibles de rendement, et apporter les modifications finales aux annexes de l'ERS-M (du 23 novembre 2015 au 15 janvier 2016)

Coordonnées des RLISS 36

DISCUSSION 37