16/06/2014Footer Création et suivi des Requests for invoice et Ordres de travail (OT’s) en REFIN v3 15/10/2015

16/06/2014Footer Contenu 1.Login des fournisseurs 2.Flows et processus en REFIN 3.Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN 4.Suivi des Requests et OT’s 5.Requests et OT’s refusés

1. Login des fournisseurs Via le Portail d’Elia : Username : Mot de passe sensible aux majuscules ! Avec majuscules et minuscules + chiffres. Même mot de passe que pour l’outil SUS (pour les fournisseurs qui encodent déjà des pro forma’s via ce processus). Login unique par fournisseur, mais plusieurs personnes peuvent se partager ce login et chacun peut traiter ses propres commandes dans l’outil REFIN ! 28/02/2012Footer3

1. Login des fournisseurs Via le website d’Elia, page « Fournisseurs » : outils-fournisseurs Les manuels d’utilisation y sont également disponibles. 28/02/2012Footer4

1. Login des fournisseurs Options Internet -Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view) -Désactiver le blocage des Pop-up -Ajouter le site “elia.be” dans les “websites autorisés” via ‘Compatibility View settings’ 28/02/2012Footer5

16/06/2014Footer 2. Flows et processus en REFIN

2. Outil REFIN : pour quelles commandes ? 16/06/2014Footer7 L’outil REFIN est exclusivement utilisé pour les demandes de facturation (Requests for invoice) et les suppléments (Ordres de travail) liés aux commandes ‘Projets’ de Elia. Ces commandes se distinguent par le n°repris sur le PDF : C1 / T / 48xxxxxx Les autres commandes qui ne sont pas liées à des Projets d’investissement d’Elia sont gérées via un autre outil (SUS), pour certains fournisseurs qui travaillent déjà avec cet outil. ne sont pas gérées via un outil web. Les pro forma’s sont alors envoyées de manière ‘traditionnelle’ par mail au responsable Elia de la commande.

2. Flow en REFIN pour les demandes de facturation 16/06/2014Footer8 OPA : Operational Project Assistant.

2. Flow en REFIN pour les ordres de travail 16/06/2014Footer9

2. Processus en REFIN 16/06/2014Footer10 Dès qu’une commande est approuvée, le fournisseur reçoit un mail avec le PDF de la commande (ou avenant) et ses annexes. La personne de contact pour REFIN chez ce fournisseur reçoit aussi un mail, après une étape de paramétrage, quand la commande est prête pour encoder des demandes de facturation (Requests for invoice) ou des ordres de travail (OT’s) dans l’outil REFIN. Cette personne peut être différente de celle qui a reçu la commande par mail. La commande se trouve alors automatiquement prête dans l’outil REFIN. Après exécution de travaux, vous pouvez -encoder des “Requests for invoice” sur base des tranches de facturation spécifiées dans la commande ou l’accord-cadre de référence. -encoder des “OT’s” sur base d’une demande du chef de projet pour des travaux supplémentaires non encore couverts par la cde.

2. Processus en REFIN 16/06/2014Footer11 Après l’encodage d’une demande de facturation (Request for invoice) ou d’un ordre de travail (OT) vous recevez un mail après approbation ou refus de ces demandes : Le mail d’approbation d’un Request est pour vous le signal pour facturer. Le mail d’approbation d’un OT signifie que cet OT a été accepté et fera l’objet plus tard d’un avenant officiel à la commande pour les travaux supplémentaires demandés et acceptés. Sur cet avenant vous pourrez ensuite encoder un Request et par après facturer (après approbation de ce Request). Avec un mail de refus concernant un Request / OT, vous devez adapter ou supprimer ce Request / OT. Vous pouvez traiter ce Request / OT à partir du mail de refus ou à tout moment à partir de la liste “Synthèse Request for Invoice” (voir point 5 ci-après).

2. Processus en REFIN 16/06/2014Footer12 Remarques importantes : 1.La date d’approbation d’un ‘Request for invoice’ ne peut en aucun cas est prise en considération pour le délai de paiement de la facture définitive. REFIN est un outil qui facilite l’approbation des ‘Requests for invoice’ et permet un paiement + rapide des factures, mais le paiement des factures est quant à lui toujours lié à la date de la facture proprement dite (cfr art de nos Conditions Générales d’Achat). 2.Un Request ou un OT ne doit pas rester dans votre liste ‘Overview’ avec le statut « Refusé ». Ce statut n’est que temporaire et doit être à terme remplacé par un autre statut, -soit en modifiant le Request / OT rejeté et en le relançant en approbation chez le chef de projet. -soit en supprimant le Request / OT rejeté si celui-ci n’est pas justifié (erreur de commande, travaux non autorisés…).

2. Processus en REFIN 16/06/2014Footer13 3.Les révisions de prix contractuelles et les frais de stockage ne doivent pas faire l’objet d’un OT en REFIN. Ces coûts sont envoyés par mail séparé au Chef de projet d’Elia et régularisés sous forme d’avenant.

16/06/2014Footer 3. Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN

3. Création de Requests et OT’s 28/02/2012Footer15 Utilisez le 1 er menu “Create confirmation”.Log off pour vous déconnecter du système Pour changer de langue

3. Sélection de la commande 28/02/2012Footer16 Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher une commande. Sans critères vous recevez toutes les commandes pour REFIN (R) et SUS (S). Le processus REFIN ne tient pas compte des items de commande. Vous pouvez donc choisir n’importe quelle ligne de commande. Avec le processus SUS le choix d’un item de commande a de l’importance ! La pro forma sera liée à cet item de commande.

3. Sélection de la commande 28/02/2012Footer17 La liste n’affiche que les commandes qui sont encore ouvertes, c.à.d. celles pour lesquelles vous pouvez encore enregistrer un Request for invoice. Astuce : Si vous indiquez un n°de commande, il est préférable de n’indiquer aucun autre critère de sélection qui pourrait être incompatible avec ce n°de commande. Effacez aussi dans ce cas la période mise par défaut sur les 12 derniers mois.

3. Sélection de la commande 28/02/2012Footer18 Si vous ne trouvez pas votre commande, il y a 3 raisons possibles : 1.La commande n’a pas été paramétrée pour le processus REFIN.  Prenez alors contact avec l’OPA ou Purchasing Support. 2.La commande a été modifiée (avenant de commande pour régulariser des suppléments demandés et approuvés) et elle est encore en cours d’approbation chez Elia.  Il faut attendre que l’avenant soit approuvé. 3.La commande est clôturée.  Si vous devez enregistrer un OT sur une commande clôturée, passez par le menu ‘Synthèse Request for invoice’.

3. Sélection de la commande 28/02/2012Footer19 Sélectionnez la commande appropriée et cliquez sur “Créer confirmation”

3. Ecran de détail en REFIN 28/02/2012Footer20 2 onglets : le 1 er pour les Requests for Invoice (demandes de facturation) et le 2 ème pour les Ordres de travail (OT). Cliquez d’abord sur “Traiter” pour pouvoir encoder un Request ou un OT. Total = total encodé (sauf statut Supprimé et Refusé). Montant ouvert = Valeur nette PO – total approuvé. Entrée marchandises = Requests approuvés et enregistrés. Entrée facture = factures enregistrées.

3.1. Création d’un Request 28/02/2012Footer21 Complétez votre propre référence pour la commande Elia. Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Request for Invoice” pour encoder un Request. Contact par défaut pour la commande Elia. Remplacez- le si nécessaire par vos propres coordonnées.

3.1. Joindre les annexes 28/02/2012Footer22 Ajoutez toutes les annexes et pièces justificatives nécessaires. Encodez la valeur et la description.

3.1. Sauvegarder le Request 28/02/2012Footer23 Cliquez sur “Sauvegarder”. Si vous encodez un Request qui dépasse le montant ouvert de la commande, vous recevrez le message d’erreur suivant :

3.2. Création d’un Ordre de travail (OT) 28/02/2012Footer24 Remarque: un OT peut être encodé séparément ou en même temps qu’un Request. Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Ordres de Travail” pour encoder un OT.

3.2. Création d’un Ordre de travail (OT) 28/02/2012Footer25 Les annexes d’un OT sont ajoutées de la même manière que pour un Request, via la flèche à gauche. Encodez la valeur et la description.

3.2. Création d’un Ordre de travail (OT) estimé 28/02/2012Footer26 Pour un OT estimé, cochez également la case “Estimé”.

3.2. Création d’un OT de régularisation d’un OT estimé 28/02/2012Footer27 Une fois que les travaux ont été réalisés et que la valeur finale est connue (par ex eur), vous créez un nouvel OT pour régulariser l’OT estimé (par ex. le n° pour eur) avec comme montant la différence de prix (265 eur) et en faisant référence à l’OT estimé.

3.2. Sauvegarder l’Ordre de travail (OT) 28/02/2012Footer28 Cliquez sur “Sauvegarder”.

16/06/2014Footer 4. Suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s)

4. Suivi des Requests et OT’s 28/02/2012Footer30 Utilisez le menu “Synthèse Request for Invoice”.

4. Suivi des Requests et OT’s 28/02/2012Footer31 Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher des commandes, Requests ou ordres de travail. Sans critères vous recevez toutes les commandes en REFIN. Choisissez un ou plusieurs statuts (touche Ctrl) pour limiter la liste des Requests (R) et/ou OT’s (W). (Liste des statuts : slide suivant) Sans statut vous recevez tous les Requests et/ou OT’s, quel que soit le statut, qui répondent aux critères. Cliquez sur “Apply”. Cliquez sur “Clear” pour effacer les critères.

4. Statuts des Requests et OT’s 28/02/2012Footer32 Approbation commencéeRequest ou OT envoyé en approbation mais pas encore traité par le 1 er approbateur chez Elia (chef de projet) En phase d’approbationRequest ou OT pas encore complètement approuvé par Elia Approval PAXOT en dernière phase d’approbation chez Elia ApprouvéRequest ou OT complètement approuvé RefuséRequest ou OT refusé (et donc à corriger ou supprimer) TraitéOT approuvé et régularisé sous forme d’avenant à la cde SuppriméRequest ou OT supprimé NB : Les statuts ‘Approval PAX’ et ‘Traité ’ sont spécifiques aux OT’s et n’existent pas pour les Requests for invoice.

4. Suivi des Requests et OT’s 28/02/2012Footer33 Exportez vers Excel

4. Créer une variante 28/02/2012Footer34 Adaptez le lay-out de la liste

4. Créer une variante 28/02/2012Footer35 1. Adaptez l’ordre des colonnes 2. Donnez un nom à votre variante et cochez la case ‘Vue initiale’ pour remplacer la “Vue par défaut”. 3. Cliquez sur “OK”.

4. Créer une variante 28/02/2012Footer36 Lay-out de la liste adapté selon votre propre variante.

16/06/2014Footer 5. Requests et Ordres de travail (OT’s) refusés

Après refus, le Request ou l’OT est renvoyé au fournisseur pour être corrigé ou supprimé. Un Request ou un OT ne doit pas rester avec le statut « Refusé » car si vous le modifiez par inadvertance, il repartira en approbation chez le Chef de projet ! 5. Requests et OT’s refusés 28/02/2012Footer38

5. Requests et OT’s refusés 28/02/2012Footer39 Choisissez ou non la catégorie de document (R ou W) avec le statut “Refusé” et cliquez sur “Apply”. Cliquez ensuite sur le n° du Request / OT dans la liste.

5. Requests et OT’s refusés 28/02/2012Footer40 Cliquez sur “Traiter” pour pouvoir adapter (ou supprimer) un Request ou un WO.

5. Requests et OT’s refusés 28/02/2012Footer41 Adaptez le Request/OT (montant + ajoutez éventuellement annexes manquantes) et sauvegardez, ou supprimez le Request/OT inutile. Après adaptation et sauvegarde, le Request/OT est à nouveau envoyé en approbation chez le Chef de projet. Commentaire lors du refus du Chef de projet ou de l’OPA.

Besoin d’aide ? Purchasing Support -Nathalie -Lorenz Sunt02/ Kevin 28/02/2012Footer42