Environnement informatique Excel – Partie 4 v.A15

Plan de leçon Retour sur la fonction « si » Retour sur la mise en forme conditionnelle Gérer un classeur Concevoir une liste Utilisation d’un formulaire

Plan de leçon Partie 2: Gérer les classeurs Optionnel Figer les lignes et colonnes Insérer et supprimer des feuilles Optionnel Consolider des données avec des références 3D Masquer et protéger des zones de la feuille Enregistrer des affichages de feuilles personnalisés Contrôler les sauts de page et la numérotation des pages

Plan de leçon Partie 3: Utiliser les listes Concevoir une liste Créer une liste Ajouter des enregistrements à l'aide d'une grille Rechercher des enregistrements Supprimer des enregistrements Trier une liste sur un champ Trier une liste sur plusieurs champs

Définition La fonction SI permet de créer une formule logique, i.e. une formule qui est basée sur des critères définies par l’utilisateur Elle renvoie une valeur si la condition est vraie et une autre valeur si elle est fausse Par exemple si l’étudiant obtient un résultat supérieur ou égal à 60% autrement il obtient un échec Pour faciliter la conceptualisation, on peut faire un ordinogramme Syntaxe : =SI (condition; résutalt si vrai; résultat si faux) Résultat >= 60? Réussite Échec Oui Non Afficher le résultat

Le SI imbriqué Lorsque c’est nécessaire, il est possible d’imbriquer jusqu’à 7 SI Par exemple à l’université au lieu d’afficher les résultats des étudiants avec des valeurs numériques, elles utilisent un système alphabétique Si le résultat est égal à 100  A+ Si le résultat est supérieur ou égal à 90  A Si le résultat est supérieur ou égal à 80  B Si le résultat est supérieur ou égal à 70  C Si le résultat est supérieur ou égal à 60  D Autrement c’est E

La mise en forme conditionnelle Comme son nom l’indique cette fonctionnalité permet de mettre en forme une plage de valeur selon une ou plusieurs conditions Par exemple Si le résultat est en deçà de 60%, son résultat sera affiché en rouge Si le résultat est supérieur ou égal à 90%, son résultat sera affiché en vert L’option est accessible via l’onglet « Accueil » sous le bouton « Mise en forme conditionnelle »

Exemple de formulaire Excel Montrer le formulaire d’assurance monté sur Excel

Partie 2 Gérer les classeurs

Figer les lignes et colonnes Parfois les données s'accumulent sur plus d'une écran Des données sans étiquette peuvent devenir difficile à gérer dans ces circonstances

Ficher lignes et colonnes Ouvrez le classeur EX F-1 et enregistrez le sous le nom "Feuille de temps" Dans la feuille "Lundi", accédez à la cellule D6 Onglet « Affichage » Figer les volets  Figer les volets Faites défiler jusqu'à ce que les colonnes M à R soient visibles Faites défiler jusqu'à la ligne 66 Affichage  Figer les volets  Libérer les volets Enregistrez

Insérer et supprimer des feuilles Insérez une feuille nommée Jeudi avant la feuille Vendredi Supprimez la feuille de "Dimanche" Revenez sur la feuille "Lundi" et enregistrez

Partie 3 Utiliser les listes

Les listes Une liste est la dénomination pour base de données en Excel Une liste est un ensemble structuré de données reliées La suite logique à l'utilisation des listes sera l'utilisation d'une base de données relationnelles Ce que vous devriez voir plus tard dans votre formation

Concevoir une liste Définir les objectifs de la liste Déterminer le type d'informations que la liste fournira Par exemple un carnet d’adresse d’étudiants Définir la structure de la liste Identifier les champs constituant un enregistrements. Par exemple, la matricule, le nom, le prénom et le téléphone d'un étudiant.

Concevoir une liste Écrire les noms des champs Le nom d'un champs doit être court et précis, mais peut être composé de 255 caractères. Déterminer la mise en forme nécessaire dans la liste Les listes contiennent à la fois du texte et des nombres. Il est important de déterminer la mise en forme dès le début de manière à standardiser les données. Par exemple des valeurs monétaires.

Concevoir une liste Nom Prénom Adresse Ville Province Code Postal Einstein, Albert 123, fausse rue Shawinigan-Sud, (Québec) G9P 1K1

Créer une liste Ouvrez le classeur EX H-1 et enregistrez-le sous "Liste des nouveaux clients" Renommez "feuil1" pour "Exercice" Tapez à partir de la cellule "A1" et ce sur la même ligne. Le nom de chaque champs, soit Nom, Prénom, Rue, Code postal, Ville, Région, Publicités, Commentaires. Mettez en gras la ligne 1 Mettez une bordure épaisse entre les lignes 1 et 2 Figez le volet pour la ligne 1 La ligne 1 est déjà en gras!!!!!

Créer une liste Classez les données suivantes aux bons endroits. Homer Simpson 742 Evergreen Terrasse Springfield, VT 05156 TV D'oh! Jean Ferré 123 Fausse rue Montréal, QC H3C 1N2 TV Il est mort. Jean Chrétien 24 Sussex Ottawa, ON M4A 4H2 Radio Chers Canadiens Ajustez automatiquement la largeur des colonnes de la plage A1:G4 et enregistrez.

Utiliser un formulaire Ce qui est intéressant avec les listes, c’est que l’on peut utiliser un formulaire pour entrer des données Par défaut, cette option n’est pas disponible, il faudra donc la rajouter

Utiliser un formulaire Onglet « Fichier »  Options  Personnaliser le Ruban Dans la liste de sélection gauche, sélectionnez « Toutes les commandes » Dans la liste de droites, ouvrez le groupe « Données » en appuyant sur le « + » Cliquez sur « Nouveau groupe » Renommez le groupe « Formulaire » Sélectionnez le nouveau groupe

Utiliser un formulaire Dans la liste de gauche, sélectionner Formulaire… Cliquer sur Ajouter >> Cliquer sur Ok Ces actions ajouteront le bouton dans l’onglet « Données » le groupe Formulaire avec le bouton du même nom Observer l’onglet « Données »

Ajouter des enregistrement à l'aide d'une grille Renommez la feuille "feuil2" "Liste de travail". Sélectionnez une cellule de la liste, Données Formulaire Nouvelle Tapez "Lajoie" dans la zone Nom. [Tab] Tapez le restant: Annie, 25 Villa Port-Royal, '75013, Paris, Ile de France, TV, pub accrocheuse. Ajoutez un nouvelle enregistrement: Béland, Claude, 55, rue Lemercie, '75017, Paris, Ile de France, Pages jaunes, informatif. Fermez Validez les données aux lignes 46 et 47 et enregistrez.

Rechercher des enregistrements Accueil  Formulaire  Critères Recherchez les publicité de TV Cliquez Suivante jusqu'à ce qu'il plus rien et fermez le formulaire Cellule A1  Accueil  Rechercher et Sélectionner  Remplacer Recherchez "Radio" et tapez dans la zone Remplacer par "RTL" Cliquez "Option >>", cochez "Respecter la casse" Cliquez Remplacez tout  Ok  Fermer Enregistrez On peut utiliser des opérateur de comparaison pour faire des recherches. On pourrait rechercher des salaires supérieurs à 50 000 en tapant "> 50000".

Supprimez des enregistrements Données  Formulaires  Critères Recherchez les enregistrements d’Alexandre Barjon Supprimer le 2e enregistrement trouvé Fermez le formulaire et validez la suppression Supprimez la ligne 8 Enregistrez

Trier une liste Parfois il est nécessaire d’ordonner les enregistrements selon un certain ordre Excel permet d’effectuer le tri sur un ou plusieurs champs et en ordre croissant ou décroissant

Trier une liste selon un champs Cellule I1  Ordre Recopiez la mise en forme de H1 vers I1 I2  1, I3  2, faites un copie incrémentale vers la plage I4:I45 A1, effectuez un tri croissant D1, effectuez un tri décroissant I1, effectuez un tri croissant Enregistrez

Trier une liste selon plusieurs champs Données  Trier Triez en ordre croissant par région Et puis par code postaux décroissant Ok Enregistrez

Les filtres automatiques Sélectionnez la première ligne Données  Filtrer Cellule E1  Décochez « Sélectionner tout »  Sélectionnez « Vienne" Resélectionnez "Tous" dans le filtre

Exercices Exercice avec le fichier 1H7 – Cours 04 - Exercice SI.xslx Ajuster la largeur des colonnes automatiquement Dans la colonne Statut, ajouter une fonction qui affichera « R » si la note est supérieure ou égale à 60 et « E » si ce n’est pas le cas

Exercices Dans les colonnes Note et Statut, ajouter les mises en forme conditionnelle suivante Si le résultat est supérieur à 90, la cellule devra être en fond vert avec les caractères en gras Si le résultat est inférieur à 60, la cellule devra avec les caractères en rouge italique gras

Exercices Ajouter à la fin de la colonne des notes, i.e. à partir de la ligne 104 : la moyenne des résultats Le nombre de note Le nombre d’échec Le pourcentage d’échec Pour chacune des fonctions inscrire l’étiquette dans la colonne B

Exercices Faire les exercices du Module H

Partie 1 Suite de la fin de la partie 1

Consolider des données avec des références 3D Figez les volets à partir de la cellule D6 Affichez la feuille Total de la semaine Dans la cellule C6, faites en sorte qu’on y retrouve la valeur de la cellule Lundi!O6 Recopiez la cellule C6 dans vers la plage C7:C26 Lundi!L6  6:30 PM. Activez la feuille "Total de la semaine" Activez la feuille "Lundi", libérez les volets et enregistrez le tout. Avec le fichier EX F-1 Une référence 3D est une référence qui utilise une page différente de celle de la formule.

Masquer et protéger des zones de la feuille Lorsque l’on distribue un classeur Excel, il arrive parfois qu’il faut protéger certaine zone d’une feuille contre les modifications des utilisateurs. Ceci est dans le but de garder l’intégrité du classeur,

Masquer et protéger des zones de la feuille Dans la feuille "Lundi", sélectionnez la plage I6:L27, Format de cellule  Onglet « Protection » Observez les différentes options Décochez Verrouillée, cliquez sur Ok Plage O6:O26, masquez cette zone. Onglet « Révision »  Protéger la feuille

Masquer et protéger des zones de la feuille Ok Essayez de modifier une valeur dans la feuille Lundi dans les colonnes A:H I6, essayer de tapez 9 (Appuyez sur Esc) Que remarque-t-on?

Enregistrer des affichages de feuille personnalisés Feuille "Lundi", plage A1:O28, onglet « Affichage »  Zoom sur la sélection Affichage  Personnalisé  Ajouter… Tapez dans la zone de Nom et tapez "Feuille entière Lundi". Ok Ôter la protection de la feuille Lundi.

Enregistrer des affichages de feuille personnalisés Menu Affichage  Affichages personnalisés Sélectionnez Normal Lundi, cliquez Afficher Affichage  Affichages personnalisés  Feuille entière Lundi  Afficher Revenez à l'affichage Normal Lundi. Enregistrez Note : L’effet dépendra de la dimension du moniteur.

Contrôlez les sauts de page et la numérotation des pages Insérez un saut de page à la cellule A16 Consultez l'aperçu avant l'impression Cliquez sur Mise en page (En bas)

Contrôlez les sauts de page et la numérotation des pages Insérez dans la partie droite du pied de page la date en utilisant le bouton prévu à cet effet Dans la partie de gauche, écrivez votre nom. Ok deux fois Vérifiez que toutes les pages contiennent votre nom et la date de la journée

Contrôlez les sauts de page et la numérotation des pages Ajoutez un affichage personnalisé qui sera nommé "Moitié" Supprimez le saut de page de la cellule H16 Enregistrez

Exercices Réalisez les exercices du document Word « 1H7 – Semaine 08 – Exercices sur la fonction SI »

Exercices À l’aide du fichier « Heures travaillées en moyenne dans les pays OCDE » Enregistrez-le sous un nouveau nom Dans une nouvelle feuille, copiez le tableau de la première pour n’avoir qu’une liste structurée Créez une plage nommée avec les données de la liste structurée Créez un graphique en histogramme avec tous les pays et les années Axe des X pays et années Axe des Y nombre d’heures Ajoutez les titres convenables Déplacez le graphique dans sa propre page Dans une autre feuille Calculez la moyenne d’heures de travail par pays Calculez l’écart-type