Concrètement que fait Solthis ?

Niger Zaratou Ankourao (UGS) - Sophie Ouvrard (Solthis) 2 Focus Coordination et communication interinstitutionnelle

Focus n°1 – Coordination et communication inter institutionnelle L’exemple du « Groupe Appro » Niger Dr Zaratou ANKOURAO, Responsable UGS, MSP Niger Dr Sophie OUVRARD, Responsable Pharmacie, Solthis Niger

Acteurs institutionnels de l’approvisionnement CISLS Achat Réception UGS Stockage Gestion Estimation des besoins ONPPC Distribution ULSS Remontée des données DPHL/MT Validation des besoins nationaux

Origine du « Groupe Appro» Constats : Pas de réseau/canal de partage de l’information relatif aux approvisionnements CISLS est seule en contact avec les fournisseurs, difficultés: - suivi / validation des commandes - clarifications aux questions de spécifications techniques … Difficulté pour l’UGS de gérer les stocks et l’approvisionnement des sites Dysfonctionnements dans la chaine d’approvisionnement et de distribution vers les sites

Objectif du « Groupe Appro» Apporter des solutions immédiates puis à moyen terme au problème de l’approvisionnement du programme VIH/Sida d’un point de vue : Technique Financier Logistique Organisationnel Communication / diffusion de l’information

Institutions/organisations membres Permanents : Ministère de la santé publique DPHL/MT UGS ULSS Cellule PTME CISLS ONPPC PTF SOLTHIS UNICEF LFA Acteurs occasionnels : Laboratoire National de Référence VIH/sida & TB (LNR) Comité Médical Technique (CMT) ESTHER

Méthodologie Coordination du groupe : CISLS convoque les réunions et assure le suivi de la réalisation des missions confiées périodiquement à chaque partie Moyens utilisés : Plateforme d’échange par mail Réunions mensuelles

Informations échangées Revue systématique Disponibilité des intrants Situation du stock au niveau central et sur site Période couverture au niveau national par le stock disponible : couplage prévisions / consommations  ALERTES PRE-RUPTURES Suivi des approvisionnements Niveau d’exécution des commandes en cours Planification des achats Suivi de la maintenance des automates Autres sujets abordés Elaboration et mise en place du Circuit de distribution des intrants Organisation du travail dans le cadre de la soumission des demandes de subvention

Quelques Objectifs atteints Sur le plan technique : Formulation de recommandations à destination des acteurs de la PEC (rationalisation). Sur le plan financier : Mobilisation de ressources additionnelles pour des achats ponctuels. Sur le plan logistique : Mise en place de moyens de communication à l’UGS.

Quelques Objectifs atteints Sur le plan organisationnel : Elaboration d’un circuit de distribution assorti d’outils pour la remontée de l’information pharmaceutique (suivi stock/patients). Sur le plan de la communication/diffusion d’informations : Création d’une dynamique de groupe, échanges permanents et transparence des informations liées aux approvisionnements. Zéro Rupture en ARV en 2010 et jusqu’à ce jour !

Focus n°2 – Renforcement des capacités techniques et organisationnelles d'une structure / institution Le cas de l'UGS au Niger

Mise en place de l’UGS Initiative nationale de création de l’UGS en 2006 : Affectation d’un Pharmacien, Responsable de l’Unité Constitution d’une équipe : Responsable de Gestion des Stocks, magasiniers, … Mandat de l’Unité : Estimation des besoins nationaux Suivi technique des approvisionnements Participation à la réception des livraisons fournisseurs Gestion des stocks Gestion de l’information pharmaceutique (données de suivi patients & de stocks) Traitement des commandes des sites & planification de la distribution Formation et supervision technique des sites

Renforcement des compétences Outils Compétences Organisationnelles Compétences Techniques

Domaines d’appui & exemples concrets ASPECTS RENFORCES Expression des besoins nationaux Outils de quantifications Rédaction des plans GAS Gestion des stocks Outil de suivi et de gestion informatisé Analyse de l’information pharmaceutique des sites Consommations / File Active sous ARV Alertes Planification des livraisons sur sites Calendrier de livraisons Circuit de distribution Organisation Plan d’Action Profils de poste Communication Courrier d’information vers les sites Point téléphonique hebdomadaire

Quelques perspectives DOMAINES D’APPUI PERSPECTIVES Expression des besoins nationaux Procédure de quantification Planification des livraisons sur site Diffusion et mise en œuvre du circuit de distribution Formation et supervision technique des sites Accompagnement à la Formation

Merci

Ousmane Traoré (HCNLS) Julien Deschamps (Solthis) Mali Ousmane Traoré (HCNLS) Julien Deschamps (Solthis)

Approvisionnement au Mali Dr Ousmane Traoré/HCNLS Responsable de l’approvisionnement en ARV et produits connexes Dr Julien Deschamps/Solthis Responsable de projet d’Assistance Technique Approvisionnement

Accès aux médicaments ARV/intrants Défis Disponibilité continue des produits pharmaceutiques Renforcement des capacités des acteurs Renforcement du système de suivi des activités de la chaine d’approvisionnement Prise en charge de qualité et pérenne du VIH/Sida

Accès aux médicaments ARV/intrants Assistance Technique Appro Dans le cadre du financement FM/Rd8 AT Nationale (PPM, DPM, CSLS, DNS/DRS) Etat des lieux de la gestion des approvisionnements et des stocks Plan d’action sur 2 ans/approche participative Mis en œuvre des activités

Accès aux médicaments ARV/intrants Actions entreprises Décentraliser les stocks au niveau des régions Remonter les données pharmaceutiques et de gestion de stock Appuyer la mise en place d’un logiciel de dispensation et de gestion de stock Renforcer les mécanismes de suivi

Focus 1 Décentralisation des stocks

Décentralisation des stocks Procédure : avant Centrale Achat Nationale (PPM) Commandes Commandes Livraisons Direction Régionale de Santé/PPM régionale livraisons Centre de Santé Difficultés d’accès Maitrise des besoins régionaux Planification de l’appro/distribution régionale

Décentralisation des stocks Procédure : après Centrale Achat Nationale (PPM) Commande 2 Livraison 2 - Gestion des stocks (outil, responsabilité..) Organisation des appro/distribution Tableau de Bord ARV Direction Régionale de Santé/PPM régionale Commande 1 Livraison 1 Centre de Santé

Décentralisation des stocks Résultats Intégration du circuit des ARV/intrants, dans le schéma Directeur d’approvisionnement des Médicaments Essentiels Disponibilité des stocks au niveau périphérique - 2 mois stock + 1 mois stock sécurité renouvelé mensuellement Réduction des délais de livraison des sites par la proximité des stocks régionaux Maitrise des besoins régionaux/analyse rationnelle - Collaboration des 2 pharmaciens régionaux

Focus 2 Remontée des données

Remontée des données pharmaceutiques Renforcer les supports de gestion Canevas d’inventaire de médicaments/réactifs Canevas de suivi des activités labo Elaborer des tableaux de bord Tableau de bord ARV Tableau de bord activité labo Elaborer des procédures d’analyse des données et mécanisme feedback

Tableau de bord régional ARV Objectifs Rationnaliser/maitriser les besoins en ARV Validation des bons de commandes au niveau régional Estimation des besoins régionaux et suivi de la couverture Visualisation des surstocks et redéploiement Compiler les données Compilation Régionale Compilation Nationale

Tableau de bord régional ARV Résultats Les données sont compilées et remontées Depuis Novembre 2010, toutes les régions (9) renseignent et transmettent les tableaux de Bords ARV vers le niveau central (schémas thérapeutiques/stocks sites/surstocks/besoins régionaux) Les besoins des sites sont validés dans les DRS Les commandes régionales sont estimées par les DRS/PPM régionales

Focus 3 Logiciel de gestion de stocks et de suivi des dispensations

Logiciel de dispensation et de gestion de stock Mise en place Approche participative pour l’élaboration du cahier des charges techniques du logiciel (ARV, IO, Réactifs et consommables) Evaluation nationale et régionale sur les attentes (Institutions et prestataires de service) Groupe technique de travail pour la définition des modalités d’opérationnalisation Cartographie des besoins en matériel informatique et équipement

Logiciel de dispensation et de gestion de stock Mise en place (suite) Achat de matériels Formation de formateurs et de prestataires Installation au niveau de l’ensemble des sites de prise en charge Suivi de la mise en œuvre

Mécanisme de suivi Rencontres semestrielles des acteurs de l’approvisionnement par la PPM Rencontres hebdomadaires du groupe technique Approvisionnement Rencontres trimestrielles du mécanisme de coordination et de suivi des approvisionnements Renseignement des indicateurs de suivi & évaluation de la gestion des approvisionnements et des stocks

Je vous remercie

Mouslihou Diallo (Solthis) Guinée Mouslihou Diallo (Solthis) 2 focus Quantifications Rôle d’alerte face aux situations critiques des stocks

Focus n°1 – Quantification

Objectif Quantification Prévoir le plus précisément possible les quantités de produits de santé nécessaires à une prise en charge optimale du VIH / Sida sur une période donnée

Quantification Domaines de quantification Dépistage PTME Transfusion sanguine Prise en charge médicale Catégories de produits Médicaments (ARV/AIO) Réactifs de laboratoire & tests de dépistage Equipement, matériel et consommables

Quantification de produits Méthodologie Etablir la liste des produits à sélectionner Schémas thérapeutiques Déterminer les hypothèses de calcul Déterminer les cibles attendues nombre de nouveaux cas attendus patients suivis Prix Développement d’outils paramétrables et simplifiés (Excel)

Quantification- saisie des hypothèses

Quantification - exemple de résultat

Quantification – leçons apprises Pour faire des quantifications les plus précises possibles, il est indispensable : D’avoir des données les plus précises possibles De déterminer la taille des cibles attendues De préciser les évolutions envisageables Des hypothèses Des recommandations thérapeutiques De mettre tous les acteurs en commun pour prendre les bonnes décisions

Evaluation de différents scénarios D’initiation Et de survie

FOCUS N°2 - RÔLE D’ALERTE

Rappel Rôle d’alerte Constats : Manque de visibilité sur les périodes que permettent de couvrir un stock Quel stock ? Pour quelle période ? Pour combien de personnes ? Augmentation imprévue des besoins Retrait de partenaires Augmentation du rythme d’inclusion Retard des approvisionnements

Rôle d’alerte Nécessité : Mise en place d’un groupe surveillance de la disponibilité des produits de santé pour anticiper les ruptures Informer les partenaires nationaux et internationaux Mise en place d’un groupe pour alerter sur la disponibilité et suivre les approvisionnements

Rôle d’alerte - groupe de suivi Composition du groupe Programme sida Centrale nationale d’approvisionnement Hôpitaux nationaux ONG/ institutions internationales de lutte contre les sida installées dans le pays Outil du groupe Développé par Solthis

Développement d’un outil Objectifs Disposer d’un outil simple et visuel permettant de mesurer la période de disponibilité des ARV Méthode Pour chaque molécule, la période de disponibilité, est déterminée à partir de 3 paramètres: les stocks disponibles les commandes en cours les besoins nécessaires pour les patients déjà sous traitement les besoins nécessaires pour les initiations mensuelles

Exemple de résultat

Exemple de résultat

Rôle d’alerte Comment les alertes se font ? Contacts téléphoniques Lettres Notes techniques Réunions Cible des alertes Gouvernement Fonds Mondial Partenaires locaux Sites prescripteurs

Rôle d’alerte- quelques résultats Période Résultat Mars / Février 2010 Mai 2010 Mobilisation des partenaires nationaux (examen des possibilités de prêts et de dons) Juin 2010 Juillet 2010 Note technique utilisation Atripla Lettre FM : plaidoyer+Décision commande urgence N°1 FM Achat EFV+ TDF+3TC Septembre 2010 Engagement achat par le gouvernement (arrivée en janvier 2011) Engagement prêt (GIZ, MSF) ONUSIDA fait plaidoyer au FM

Rôle d’alerte- quelques résultats Période Résultat Octobre 2010 Engagement achat urgent (FM) – achat par la PCG Négociation Phase 2 Round 6 Décembre 2010 Prêt d’ARV par MSF et GIZ Janvier 2011 Arrivée stock gouvernement Mobilisation des associations internationales Plaidoyer au FM Février 2011 Commande urgence Solthis Validation plan GAS (avant P2R6) Commande Urgence n°2 FM (VPP)

Chronologie 2009 2010 2011 S O N D J F M A Jt Année 1 phase1 R6 Procédure Année 2 phase1 R6 Crise Eval Passage prévu phase 2 R6 BE FM Exceptionnel / PCG Anticipation Suivi rigoureux des appro Bonne vision Alertes Globalement, pas une vision fine sur chacun des besoins Solthis FM A3R6

POUR ALLER PLUS LOIN DANS LE RÔLE D’ALERTE

Indicateurs d’alerte précoce Alerte pour retard Définition d’indicateurs d’alerte précoce de type score qui tiendrait compte : Des périodes de disponibilité des produits De l’existence d’alternatives acceptables De l’avancée des processus d’acquisition en cours De l’existence de financements Alerte lorsqu’il existe un découplage entre cibles prévues & données réelles