Approche de suivi des subventions, ententes et contrats de service signés dans le cadre des mesures actives Révision du Guide publié en 2002 Organisation du Guide en 2 chapitres distincts.

Chapitre 1 Approche de suivi des ententes et des contrats de service signés avec les ressources externes dans le cadre des mesures –SAE, PPE et MFOR type coordination Chapitre 2 Approche de suivi des subventions signées dans le cadre des mesures actives

Pourquoi un chapitre portant spécifiquement sur les ententes conclues dans le cadre du recours aux ressources externes ? Implantation des coûts forfaitaires en 2004 Protocole de reconnaissance et de partenariat en 2004 Guide de reddition de comptes en 2005

Les idées directrices du Chapitre 1 du Guide révisé Réaffirmer l’importance à accorder aux activités de suivi des ententes conclues avec les intervenants externes Faire ressortir les 3 objectifs du suivi  Saine gestion  Soutien à l’organisme  Connaissance accrue des besoins de la clientèle

Idées directrices (suite) Bien circonscrire le rôle de la personne qui réalise le suivi  S’assure que l’entente se déroule selon ce qui est attendu  Collabore avec l’organisme à l’atteinte des résultats  Détecte les problèmes et collabore au processus de résolution de problème  Assure le lien avec le personnel d’EQ concerné par l’entente

Idées directrices (suite) Faire ressortir l’ensemble des outils et des moyens servant à réaliser un suivi adéquat  Minimalement une visite sur place par organisme, mais aussi…  Résultats des ententes précédentes; rapports fournis par l’organisme; communications écrites et téléphoniques avec l’organisme; info de gestion; échanges avec les participants et avec les agents d’aide à l’emploi

Idées directrices (suite) Préciser les éléments de suivi des activités et des résultats pour les ententes à coût forfaitaires et à coût réel  Éléments inscrits au document contractuel: Caractéristiques de la clientèle et du service; Atteinte des résultats; Rôles et responsabilités des 2 parties. Préciser les éléments du suivi financier pour les ententes à coût réel

Idées directrices (suite) Décrire le processus de solution de problème et la gradation dans le type de vérification à faire et d’intervention à réaliser  Si des écarts sont constatés : discussion transparente avec l’organisme  Si des doutes persistent : vérification plus approfondie.  Si la situation problématique persiste : rencontre avec les membres du CA.

En conclusion… Le rapport du VG vient renforcir l’importance que toutes les ententes doivent être suivies Pour réaliser un suivi adéquat, Emploi- Québec doit y consacrer le temps nécessaire et l’expertise requise

Les suites… Formation des multiplicateurs en région  Rencontre annuelle des responsables du recours aux ressources externes  Présentation du Guide dans le Cadre d’un prochain Forum Emploi-Québec / Ressources externes