Gestion Electronique des Documents à l’IN2P3 ATRIUM en 20 minutes Management de Projet et Gestion Documentaire Couple indissociable cathala@cc.in2p3.fr olivetto@apc.univ-paris7.fr

Objectif de cette présentation ? Vous présenter ATRIUM Vous rappeler les Concepts d’une Gestion Documentaire Vous exposer les Bénéfices attendus dans le cadre des projets Mais également pour votre activité et vos besoins au Quotidien 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

ATRIUM qu’est-ce que c’est ? Un produit 100% BIO (Business IN2P3 Oriented) Un produit 100% OPEN SOURCE, donc complètement ouvert ! Un produit 100% Personnalisé selon nos besoins et tenant compte de notre REX de plus de 12 ans d’utilisation d’une GED Un produit 100% Français, société NUXEO basée à Paris 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

Ecole IN2P3 Management de Projet 2015 Objectifs d’ATRIUM ? Offrir à l’ensemble des laboratoires et projets de l’IN2P3 une plateforme unique et collaborative Mutualiser le REX de l’utilisation d’une GED/ECM* au niveau des projets Offrir des fonctionnalités up to date pour un outil de GED *Gestion Electronique de Documents / Enterprise Content Management 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

Pourquoi une plateforme documentaire ? Qualité Stocker Sécuriser Centraliser Processus Authentifier Partager Automatiser Gérer les Droits 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

Une GED contre l’infobésité ? 46% des salariés français sont « infobèses », incapables de « (di)gérer les informations dont ils sont bombardés toute la journée. » 50% du temps par jour est consacré à la recherche d’information et 18 mn sont perdues à retrouver un document 51% des salariés sont stressés par cette situation L’information contenue dans le Times (chaque jour) est équivalente à ce qu’une personne en 1900 devait gérer durant toute sa vie. 15% des documents papiers sont mal classés ou égarés. (Source : Coopers and Lybrand) Un document est copié en moyenne 19 fois (sans compter les différentes version !) 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

ATRIUM pour qui et pourquoi ? Pour tous les membres de l’IN2P3 Pour tous les profils d’utilisateurs Pour nos collaborateurs externes Pour Quoi : Pour tous nos contenus informationnels (techniques, fonctionnels, administratifs,…) Sauf documents gérés par des applications spécifiques Pour gérer des circuits de validation de l’information Pour diffuser et partager nos informations Pour centraliser ce qui est actuellement éparpillé Pour disposer d’un espace de travail personnel toujours accessible 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

On s’identifie avec login/PWD ou Certificat numérique CNRS ATRIUM (et le voici !) On s’identifie avec login/PWD ou Certificat numérique CNRS 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

Ecole IN2P3 Management de Projet 2015 ATRIUM (et le voici !) Partie Publication Partie Laboratoires Partie Projets Partie Activités 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

Ecole IN2P3 Management de Projet 2015 ATRIUM je publie La zone de publication est un espace de diffusion C’est un espace en lecture uniquement : ce n’est pas une zone de travail ! Les droits de lecture sont généralement plus étendus : diffusion de l’information à un plus large public Cet espace ne contient que des documents validés Tout document n’a pas vocation à être publié ! La structuration de l’espace de Publication ne reflète pas nécessairement celle des espaces travail L’espace de Publication comprend une zone Grand Public : pour diffuser les documents au monde entier (accès par le compte Guest sans être identifié) ! 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

ATRIUM je gère les droits Les administrateurs locaux peuvent déléguer des droits avancés sur certains espaces : Répartition des tâches Responsabilisation des acteurs de la documentation Implication plus forte des acteurs L’administrateur local garde la maîtrise globale et accompagne les administrateurs délégués, et les utilisateurs En clair les chefs de projets gèrent leur arborescence selon leur logique et leurs besoins 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

ATRIUM je gagne du temps Outre la synchronisation Drive, vous disposez de 2 méthodes rapides pour créer de nouveaux document (en plus de la voie classique « Nouveau document ») Glisser & Déposer : Vous glissez et déposez votre fichier depuis votre disque dur vers le bon emplacement de l’arborescence Atrium Le document est créé (avec titre = le nom de votre fichier) Vous pouvez ultérieurement modifier/personnaliser le titre et les métadonnées de votre document Copier & coller : Vous copiez un document Atrium existant Vous le collez là où vous voulez créer un nouveau document Vous personnalisez le titre, métadonnées et pièces jointes 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

ATRIUM recherche avancée Atrium dispose d’un puissant moteur de recherche L’indexation porte sur l’ensemble des métadonnées et des pièces jointes (indexation plein texte quel que soit le format, même PDF) La recherche avancée permet d’utiliser de nombreux filtres La recherche simple permet une recherche rapide et globale 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

Ecole IN2P3 Management de Projet 2015 DEFINITION ATRIUM, un acronyme ????? La Minute nécessaire de monsieur Cyclopède : « Définissons ATRIUM ! » Dans les maisons romaines : Lieu de passage obligé, il sert à la fois de puits de lumière, de lieu de rencontre, de cour intérieure et d'espace public.. C’est un lieu de partage et d’échange ! Etonnant, non ? 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

Ecole IN2P3 Management de Projet 2015 Conclusions L’expérience de plus d’une dizaine d’années de l’utilisation d’une GED à l’IN2P3 nous permet d’avoir un REX important Le choix d’avoir un nouvel outil de GED plus puissant, convivial et personnalisable nous a amené à choisir ATRIUM Cet outil est opérationnel et disponible pour tous les nouveaux projets. Migration EDMS vers ATRIUM en cours pour les projets. Plusieurs scripts et personnalisation sont déjà dans les tuyaux ou envisagés. Plusieurs supports et tutoriels vidéos sont disponibles pour vous accompagner Formations des administrateurs -> support dans les laboratoires 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

Ecole IN2P3 Management de Projet 2015 Aide et Support Tutoriels et support utilisateurs: Dans zone Publications>Projets>Projet ATRIUM>Documentation Utilisateurs Vidéos Tutoriels: Dans zone Publications>Projets>Projet ATRIUM>Vivier d’initiatives 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015

Ecole IN2P3 Management de Projet 2015 Merci Dominique Cathala (co-auteur de cette présentation) Alexandre Perrier, Mathieu Walter, Christian Arnault Catherine Clerc (Direction Technique) et Pierre-Etienne Macchi (Direction CC-IN2P3) 18/11/2015 Ecole IN2P3 Management de Projet 2015