Processus d’inventaire sur SAP® IXERP consulting

Résultat de l’enquête Voici ci-dessous les résultats de notre enquête réalisée sur un panel de 50 sociétés. Réalisez-vous au sein de votre entreprise un inventaire physique de vos immobilisations ? Non à 80 % Votre inventaire couvre t-il tout le patrimoine immobilier et mobilier sur l’ensemble des sites de votre entreprise ?  Non à 90 % Quelle est la fréquence des inventaires ?  Tous les 5 ans, lors d’audit. Votre opération d’inventaire est elle menée par une équipe interne ? Non à 95 % Est- elle sous traitée par une société spécialisée ? Oui à 95 % IXERP consulting

Résultat de l’enquête Lancez vous une action de sensibilisation et de formation de tout le personnel intervenant dans cette opération ? Non à 75 %  Disposez-vous d’une codification intègre ? Oui à 80 % Disposez-vous d’une remontée automatisée de votre inventaire physique sur SAP ? Non à 100 % Réalisez-vous un rapprochement systématique des listes d'inventaire avec les tableaux d'amortissements de chaque élément inventorié ? Non à 95 % Confirmez-vous que vos chiffres comptables sont en phase avec votre inventaire physique ? Non à 95 %  Disposez-vous d’états cohérents sur votre système d’informations SAP sur les inventaires ? Oui à 95% d’un point vue comptable IXERP consulting 3

Introduction La réalisation d’un inventaire constitue un projet stratégique pour l’entreprise. En effet, seule la cohérence des bases physique et comptable de votre entreprise garantit l’image fidèle de vos actifs immobilisés et l’assurance de ne pas surévaluer les bases d’imposition des différentes taxes. . Garantir la cohérence entre vos bases physiques et vos bases comptables La concordance entre les informations comptables et l'inventaire physique de vos immobilisations est une obligation légale. De plus, cela permet de sécuriser le rapprochement physique et comptable des biens, et joue un véritable rôle d’assistant dans la mise en place du processus d’inventaire en réduisant l’écart entre la réalité physique du terrain et la tenue comptable. Ce traitement de réconciliation peut être automatique par utilisation de processus de communication, semi-automatique par sélection et pointage, ou totalement manuel par saisie. A l’issue de cette phase de rapprochement, les états de gestion vous permettent d’isoler les éventuels biens non rapprochés afin de prendre les décisions de gestion appropriées : • mises au rebut non constatées • vols • disparitions, conservation en l’état IXERP consulting

Champs d’application L’intérêt économique de l’inventaire annuel des immobilisations L’absence d’inventaire annuel est hautement préjudiciable aux intérêts et à  la bonne marche de l’entreprise. Voici quelques conséquences dommageables : Paiement sans cause de primes d’assurance ou de services de maintenance. Maintien, dans les bases de calcul d’imposition, de biens n’existant plus Dissimulation de l’appropriation délictueuse d’un bien. IXERP consulting

Obligations légales Principes directeurs : 1. Article 123-12 du Code de Commerce fait obligation à toute entreprise de «… contrôler par inventaire une fois tous les douze mois l’existence et la valeur des éléments Actifs et Passifs du patrimoine de l’Entreprise…» 2. Article 123-177 précise que « …l’inventaire est un relevé détaillé de tous les éléments d’actif et de passif au regard desquels sont mentionnés la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date de l’inventaire… » L’inventaire des immobilisations paraît souvent secondaire voire superflu. Or c’est l’occasion annuelle de constater l’existence et l’état des biens composant l’outil de l’entreprise. IXERP consulting

Les risques d’absence d’inventaire Dans ce domaine les carences peuvent avoir des conséquences préjudiciables à l’entreprise et dont voici quelques exemples courants : Non-constatation de la sortie d’immobilisations suite à leur cession, à leur mise au rebut, leur destruction ou leur disparition. Maintien dans l’actif de biens hors d’usage dont la durée d’utilité est expiré. Maintien des coûts accessoires à un bien principal sorti de l’actif, situation susceptible de se présenter fréquemment avec l’application de la décomposition. Activation de réparations sans sortie partielle du composant remplacé. Confusion de biens lors d’une sortie. Oubli de biens chez des tiers ou abandon dans l’environnement. Maintien irrégulier d’immobilisations achevées dans le compte « Immobilisations en cours ». Maintien d’actifs incorporels ou financiers sans valeur ou périmés.  IXERP consulting

Optimiser les résultats de l’inventaire Une fois l’inventaire physique réalisé, il est indispensable d’exploiter les résultats, autrement dit de procéder au rapprochement entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable, afin de préparer les opérations adéquates de régularisation. Tant sur un plan logistique et organisationnel : Mise à jour de la description des biens : libellés, quantités, références techniques, nomenclature, code barre, immatriculation… Mise à jour des prestataires : fournisseurs, sociétés de maintenance, d’assurance… Constitution de groupes de biens Mise en place des localisations Étiquetage des biens IXERP consulting

Optimiser les résultats de l’inventaire Tant sur un plan économique : Reclassement comptable Mise à jour des affectations aux sections analytiques Décomposition des biens complexes Vérification de l’état des immobilisations présentes, en vue de l’application des durées d’utilité (pour les biens non encore amortis) Mises à jour des biens sortis et à sortir (totalement et/ou partiellement). IXERP consulting 9

tels sont les enjeux et intérêts de l’inventaire des immobilisations. La détection des biens sortis et obsolètes permet en effet de renégocier le coût de la maintenance du matériel. Il faut également souligner que nonobstant son impact sur les différentes taxes. De plus, l’inventaire des immobilisations a un impact direct sur le coût des primes d’assurance. En effet celui-ci est in fine toujours indexé sur la base des valeurs brutes déclarées. Enfin la détection de la présence des biens permet de définir les durées réelles d’utilité des biens qui sont, dans l’immense majorité des cas, toujours plus LONGUES que les durées fiscales d’usage. Réduire les coûts de maintenance, réviser les valeurs d’assurance, renégocier la taxation foncière, mesurer la valeur réelle de son actif, tels sont les enjeux et intérêts de l’inventaire des immobilisations. IXERP consulting

Transfert du résultat du contrôle Connecteur certifié SAP Il existe sur le marché des connecteurs certifies SAP permettant de répondre aux problématique d’inventaire physique des immobilisations. Fichier Immo SAP Sélection des immobilisations à inventorier Connecteur Certifié SAP Mise à jour des données Import des données Transfert du résultat du contrôle Transfert des données IXERP consulting

Conclusion Notre expérience dans ce domaine prouve qu’il existe souvent des distorsions importantes entre le fichier comptable des immobilisations et les biens physiques réellement présents et utilisés. Ces distorsions proviennent souvent d’un manque de communication entre les services comptabilité et les services techniques et également d’une absence ou du non respect des procédures de suivi les immobilisations. Le suivi d’une bonne gestion des immobilisations dépend donc de l’implication des services techniques. Avec une informatisation des procédures, les gestionnaires ont accès à tout moment à la liste du matériel, d’où un intérêt accru pour le suivi des procédures Le fichier des immobilisations devient un outil transversal, une base de données précieuse utilisable par tous les services. IXERP consulting

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