Mode opératoire  Divers éléments utiles Déchiffrer les abréviations du logiciel Effectuer des recherches Agenda & Messagerie

DECHIFFRER LES ABREVIATIONS Le logiciel fait apparaître dans la liste des dossiers le statut actuel du dossier, les abréviations sont donc importantes à comprendre : Liste des différentes abréviations qui renseignent le statut d’un dossier : - inst : Dossier en instruction (pas encore envoyé en banque, c’est-à-dire en cours de saisie) env : Dossier envoyé en banque okB : Dossier accordé par une banque (préparation d’un encaissement) okC : Dossier accepté par le client ( enregistrement d’un dossier) real : Dossier dont l’acte authentique a été signé fact : Dossier dont on a facturé la banque (commission bancaire en attente de règlement) clô : Dossier réalisé intégralement, toutes les factures et ristournes ont été réglées aba : Dossier abandonné abR : Dossier abandonné car refus.

Utiliser toutes les cases tant que le recherche n’aboutit pas EFFECTUER DES RECHERCHES PAR NOM Il est possible de rechercher un dossier via le nom de l’emprunteur de plusieurs manières : - En cliquant sur la Liste des Dossiers En fonction de la recherche, modifier les parties « Etat » et « Archivé », saisir le nom du client puis cliquer sur « 1er » et « Suiv. » jusqu’à l’aboutissement de la recherche souhaitée. Renseigner le nom à cet endroit - En cliquant sur Recherche Utiliser toutes les cases tant que le recherche n’aboutit pas Modifier : => dans la case « Archivé » : « Non archivé » en « Tous » => dans la case « Afficher » : « 20 premiers » en « <Tous> » Saisir le nom ou partie du nom, précédé et suivi d’une * dans : « Nom de l’affaire » ou « Nom de l’emprunteur » ou « Nom de jeune fille » Puis cliquer sur « Lancer la recherche » Saisir le prénom ou partie du prénom, précédé et suivi d’une * dans « Prénom » Il est possible de mettre une étoile au milieu d’un nom/prénom si l’on est pas sûr de l’orthographe

EFFECTUER DES RECHERCHES PAR NUMERO Il est possible de rechercher un dossier via le numéro de dossier de plusieurs manières : - En cliquant sur la Liste des Dossiers En fonction de la recherche, modifier les parties « Etat » et « Archivé », saisir le n° de dossier puis cliquer sur « 1er » et « Suiv. » jusqu’à l’aboutissement de la recherche souhaitée. Renseigner le numéro à cet endroit - En cliquant sur Recherche Modifier : => dans la case « Archivé » : « Non archivé » en « Tous » => dans la case « Afficher » : « 20 premiers » en « <Tous> » Pour rechercher un dossier par son numéro de facture, saisir le n° à cet endroit en respectant la casse : Pour rechercher un dossier par son numéro de d’enregistrement, saisir le n° à cet endroit : Puis cliquer sur « Lancer la recherche »

GESTION DE L’AGENDA Il est possible de gérer un agenda sur le logiciel : Après avoir ouvert CIFACIL, cliquer sur le bouton « Action Co. » , vous êtes sur l’onglet « Actions commerciales (agenda) » par défaut : Lorsque cette fenêtre apparaît, choisir l’agence et le nom du commercial afin que son agenda apparaisse Double-cliquer sur la case correspondant à l’heure et au jour de rendez-vous à inscrire afin de rentrer les informations puis cliquer sur Si le rendez-vous est annulé ou décalé, cliquer sur « Modifier » pour changer la date/l’heure de rendez-vous ou sur « Supprimer » pour le retirer définitivement de l’agenda.

GESTION DES MESSAGES 1/2 Il est également possible de noter des messages sur le logiciel : Après avoir ouvert CIFACIL, cliquer sur le bouton « Action Co. » puis sur l’onglet « Tâches ». Cliquer sur « Ajouter » Modifier le commercial pour lequel est destiné le message Rattacher, si possible, le message au dossier concerné Renseigner le message dans l’encadré « Notes » Cliquer sur pour enregistrer le message et fermer.

GESTION DES MESSAGES 2/2 Pour mieux gérer les messages, penser à en changer l’état dès qu’une action est réalisée Double-cliquer sur le message traité Modifier l’Etat « A faire » en « Réalisé » afin que le message traité n’apparaissent plus sur la page par défaut de la liste des tâches Cliquer sur pour enregistrer la modification Pour retrouver un message classé « Réalisé », cliquer sur « Tâches réalisées  »