Master 2 STIC – MIAGE Parcours 2COM Conduite de projet Chapitre 2 « La gestion de projets… » Dominique Leclet Master 2 STIC – MIAGE Parcours 2COM

Plan Vous avez dit projet ? Pourquoi la gestion de projet ! Le cycle de vie d’un projet. Les grandes phases du projet Activités générales du cycle de vie d’un projet D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

1- Vous avez dit projet ? Quelques éléments de définition… Réaliser une idée ayant un caractère nouveau. Unique. Mesurable. Possède un début et une fin. Une personne ou plusieurs. De quelques jours à plusieurs années. Définition de AFITEP – AFNOR : « permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir…; un projet est mis en œuvre pour répondre au besoin d’un client (…) et implique un objectif et des besoins à entreprendre avec des ressources données » D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

1- Vous avez dit projet ? Espace projet : Résultat : achèvement d’un ensemble de tâches définies. Argent : budget indépendant alloué au projet. Temps : Points spécifiques de démarrage et d’arrêt. D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

2- Pourquoi le gestion de projet ? Quelques chiffres… Du Standish Group de 1998 : 16,2% des projets informatiques aux Etats-Unis auraient été livrés dans les délais et les budgets. 57,2% finiraient en dehors des délais et des budgets. 31,1% auraient été abandonnées en cours de route. D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

2- Pourquoi le gestion de projet ? Risques des projets informatiques… Défaillance humaine Calendrier et Budget irréalistes Développement de fonctions inappropriées Développement IHM inapproprié Produit « plaqué-or » Volatilité des besoins Composants externes manquants Problèmes de performances .... D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

2- Pourquoi le gestion de projet ? Le coût des erreurs… Chaque passage d’étape multiplie le coût de correction d’une erreur. Il faut s’imposer des processus formels : Un processus d’assurance qualité, L’existence de points de contrôle, Une méthode structurée qui se déroule en phases, Des produits finis en fin de phase avec inspection et validation après chaque phase, Un protocole formel de tests. D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

2- Pourquoi le gestion de projet ? Le triangle d’or… ATTEINDRE LES OBJECTIFS en sachant : Tenir les délais Estimer les coûts Planifier l’utilisation des ressources D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

2- Pourquoi le gestion de projet ? Le triangle d’or… Qualité Délai Coût Equilibrage de CQD D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

3- Le cycle de vie d’un projet RAPPEL On appelle « cycle de vie du projet » l'enchaînement dans le temps des étapes et des validations entre l'émergence du besoin et la livraison du produit. Généralement, cinq étapes… D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4-Les grandes phases du projet 4.1 Avant-projet  Etape 0 4.2 Étude préalable  Etape 0 4.3 Mise en œuvre du projet  Etape 1 et 2 4.4 Suivi du projet  Etape 3 et 4 4.5 Bilan du projet  Etape 5 D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4-Les grandes phases du projet L’objectif du schéma directeur est de : Donner les orientations stratégiques de l’organisation Définir des priorités en terme de réalisation des objectifs Donner une visibilité sur les ambitions de l'organisation à moyen et à long terme D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.1-Avant projet (Etape 0) Étude d’opportunité Le besoin existe-t-il vraiment ? Quel est l’objectif ? Cela correspond-il à la stratégie de l’entreprise Quel périmètre ? Quels sont les enjeux ? D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.1-Avant projet (Etape 0) Étude de faisabilité Comment travaille-t-on aujourd’hui ? Les scénarios globaux Leurs avantages / inconvénients Leurs coûts Leur faisabilité humaine Leur faisabilité technique Leurs durées D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2- Etude préalable (Etape 0) 4.2.1 Formulation de la demande 4.2.2 Accusé de réception § affectation du chef de projet 4.2.3 Confirmation des composantes du projet 4.2.4 Identification des acteurs 4.2.5 Evaluation des risques 4.2.6 Rédaction du contrat de projet 4.2.7 Le plan qualité D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.1- Formulation de la demande (Etape 0) Nature : Avoir une demande écrite de la part du commanditaire qui précise les principaux éléments du projet : De quoi s’agit-il? Dans quel contexte de changement sommes-nous? Que recherchons-nous? Quelle est la priorité? Qui est le client? Qui est responsable? D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.1- Formulation de la demande (Etape 0) Finalité : Avoir une première estimation de la nature et de l’importance du projet : Quel priorité a-t-il pour le Comité Programme? Est-ce un projet complexe ou simple? Vais-je devoir le scinder en plusieurs sous-projets ? De quelles ressources vais-je avoir besoin? Sont-elles disponibles? Quels sont les risques du projet? Quelles opportunités contient-il? Comment va-t-il cohabiter avec les autres projets? D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.1- Formulation de la demande (Etape 0) Bénéfices : Créer les fondations du projet Le mettre en relation avec les autres projets Le mettre en relation avec les autres activités L’insérer dans le système de gestion de la connaissance Mettre par écrit tout ce qui doit l’être Identifier les responsables Permettre de communiquer immédiatement Identifier les risques potentiels D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.2- Accusé de réception & affection du chef de projet (Etape 0) Nature : Fournir une confirmation écrite de la prise en charge du projet par le chef de projet : Comment se projet s’articule-t-il avec les autres projets et activités ? De quels moyens vais-je avoir besoin ? Les délais sont-ils réalistes ? Les données de gestion de la connaissance sont formalisées ? D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.2- Accusé de réception & affection du chef de projet (Etape 0) Finalité : Avoir une confirmation de la faisabilité et de l’acceptation du projet : Le chef de projet est-il clairement désigné et accepte-t-il la tâche ? Les acteurs clés du projet sont-ils tous clairement informés ? Les grandes éléments du projet sont-ils clairs, réalistes, atteignables ? Les ressources nécessaires sont-elles disponibles ou susceptibles de l’être ? D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.2- Accusé de réception & affection du chef de projet (Etape 0) Bénéfices : Une confirmation de la faisabilité et de l’acceptation du projet sans préjuger des étapes suivantes La désignation formelle du chef de projet La date de démarrage du projet Une estimation réaliste mais sujette à corrections des ressources nécessaires Une estimation des contraintes et des risques Une compréhension des résultats recherchés D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.3- Confirmation des composantes du projet (Etape 0) Nature : Avoir une confirmation écrite et partagée des composantes du projet : L’objet du projet est parfaitement clair Le contexte de changement est sans ambiguïté La confusion entre objectif et moyens est clarifiée Les acteurs sont clairement désignés Le contrat de projet commence à être élaboré Les participations respectives des acteurs sont précisées D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.3- Confirmation des composantes du projet (Etape 0) Finalité : Avoir une compréhension commune, partagée et acceptée du projet et de ses composants : Le contrat de projet est élaboré en commun La définition des objectifs est arrêtée Les délais et coûts ainsi que les éléments de qualité, d’implication et de communication sont parfaitement clairs Les risques sont acceptés D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.3- Confirmation des composantes du projet (Etape 0) Bénéfices : Avoir par écrit les éléments permettant de lancer et de piloter concrètement le projet Connaître précisément les objectifs Connaître précisément les délais Connaître précisément les coûts Construire le plan d’implication des acteurs Construire le plan de communication Définir la liste des livrables et leur calendrier de livraison D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.4- Identification des acteurs (Etape 0) Finalité : Connaître exactement et de manière exhaustive les acteurs impliqués dans le projet Définir leur importance dans la réalisation du projet Connaître leurs rôles et responsabilités dans le projet Identifier pour chacun d’entre eux les objectifs qu’ils poursuivent, leurs motivations, leur niveau d’implication, leur forces et faiblesses D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.4- Identification des acteurs (Etape 0) Bénéfices : Identifier les relations et les interactions entre les acteurs dans le projet Identifier les difficultés et les solutions Connaître leurs motivations, les raisons pour lesquelles ils contribueront positivement (ou non) à la réussite du projet Définir la nature, la fréquence, le mode de relation et de communication avec les acteurs D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.5- Evaluation des risques (Etape 0) Finalité : Avoir une identification précise des risques et par conséquent des événements susceptibles d’entraver ou de compromettre le projet Avoir une vision claire des conséquences sur les autres projets et sur la stratégie de l’organisation Prendre ou préparer des actions préventives D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.5- Evaluation des risques (Etape 0) Bénéfices : Avoir une vision claire des risques et de contrôle Connaître les options possibles en cas de problème majeur Posséder une évaluation des recours et des positions de repli en cas d’abandon Évaluer et chiffrer les actions curatives potentielles D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.6- Rédaction du contrat de projet (Etape 0) Finalité : Obtenir une liste exhaustive de tous les livrables du projet Contractualiser le projet Définir précisément le but recherché et les éléments qui permettront de dire que le but recherché est atteint D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.6- Rédaction du contrat de projet(Etape 0) Bénéfices : Connaître exactement le périmètre du projet Avoir une vision précise de la performance attendue Avoir un document de type contractuel qui permettra d’évaluer la qualité de la prestation Avoir une idée claire, partagée et acceptée du projet Avoir un document qui traduit le business case et qui permette d’en vérifier la pertinence D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.7- Le plan de qualité (Etape 0) Nature : Il s’agit du document qui précise les normes, règles et procédures utilisées pour le projet Il fait également référence aux modalités de contrôle et d’audit Il précise les acteurs en charge de l’audit et de la qualité Il précise la ou les méthodologies utilisées D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.7- Le plan de qualité (Etape 0) Finalité : S’assurer que le projet est conduit en respect des règles et normes en vigueur Assurer le commanditaire et les parties prenantes que le projet sera conduit de manière rigoureuse Porter à la connaissance de tous les acteurs les règles en vigueur et les normes à respecter D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.2.7- Le plan de qualité (Etape 0) Bénéfices : Gagner en efficacité personnelle et collective Permettre plus de fluidité dans les processus par l’utilisation d’un code commun Garantir un livrable conforme aux exigences Permettre une meilleure communication entre les acteurs Respecter les acquis de la certification (ou tendre vers) Faciliter le management quotidien du projet D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.3- Mise en œuvre du projet 4.3.1 Lancement (appelée aussi Initialisation => Etape 1) 4.3.2 Réalisation (appelée aussi Cadrage => Etape 2) D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.3.1- Lancement Nature : Il s’agit de la phase de démarrage concret du projet Elle donne le signal à l’ensemble des acteurs que le projet est lancé Elle confirme aux membres de l’équipe projet le planning, les dates clés, les phases, etc… Elle permet la communication des versions actualisées des documents D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.3.1- Lancement Finalité : La vérification de tous les documents de pilotage du projet La vérification du planning des réunions La mise en route des systèmes de reporting et de suivi Le lancement du plan de communication La mobilisation des ressources D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.3.1- Lancement Bénéfices : Permettre la mobilisation de tous les acteurs Marquer officiellement le démarrage du projet Permettre de communiquer de manière appropriée vers toutes les parties prenantes Mettre à jour les documents Actualiser l’information détenue par les acteurs D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.3.2- Réalisation Nature : Il s’agit de l’action concrète de production des livrables intermédiaires et du livrable final A ce stade, tous les acteurs remplissent leur rôles et agissent conformément au contrat de projet D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.3.2- Réalisation Finalité : Obtenir le résultat recherché S’assurer que toutes les actions, événements, incidents, initiatives font l’objet d’une capitalisation et d’un suivi D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.3.2- Réalisation Bénéfices : Satisfaire aux attentes du client Satisfaire aux exigences respectives des acteurs Alimenter le plan de communication Maintenir la motivation D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.1 Planification détaillée (appelée aussi Planning => Etape 3) 4.4- Suivi du projet 4.4.1 Planification détaillée (appelée aussi Planning => Etape 3) 4.4.2 Suivi du budget et du planning (appelée aussi Suivi du projet => Etape 4) 4.4.3 Suivi des réalisations (Etape 4) 4.4.4 Suivi des incidents (Etape 4) D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.1- Planification détaillée Nature : Il s’agit de l’organigramme des tâches et des actions à réaliser en vue d’obtenir les livrables intermédiaires et le livrable final Elle se fonde sur le macro planning initial Elle décrit en détail les enchaînements, les points de passage clés, les points de décision de poursuite ou d’arrêt, les points de livraison des livrables intermédiaires D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.1- Planification détaillée Finalité : Ordonner les tâches de réalisation des livrables, éventuellement découpés en sous-livrables Affecter les ressources à la réalisation des livrables et sous-livrables Définir les liens entre les livrables et sous-livrables Identifier clairement les points de contrôle et de décision Parfaire le plan de communication Préciser les dates de fourniture de rapports vers le Comité de Pilotage et de Programme Faciliter la documentation Fixer avec précision les dates de livraison D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.1- Planification détaillée Bénéfices : Restituer le projet dans son contexte de manière opérationnelle S’assurer qu’aucune tâche n’est oubliée S’assurer que l’enchaînement des tâches est possible et cohérent Optimiser l’allocation des ressources Gérer les budgets au mieux Mesurer l’implication de tous les acteurs Permettre une communication appropriée Permettre de préciser au client les dates de remise des livrables et de recettes intermédiaires D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.2- Suivi du budget et du planning Nature : Il s’agit du document qui permet de suivre avec précision l’allocation des ressources ainsi que le respect des délais Ce document reprend tous les éléments du planning détaillé et du budget prévisionnel ainsi que les dates clés D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.2- Suivi du budget et du planning Finalité : S’assurer que les moyens utilisés sont appropriés et pertinents S’assurer que les acteurs sont sollicités au bon moment et de manière efficace Gérer les ressources Anticiper les phases suivantes, les points de reporting et de contrôle S’assurer des équilibres budgétaires D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.2- Suivi du budget et du planning Bénéfices : Dépenser les ressources au moment opportun Identifier les écarts et permettre la prévision Anticiper le manque éventuel de ressources Permettre les recettes intermédiaires D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.3- Suivi des réalisations Nature : Il s’agit du rapprochement des travaux réalisés avec la définition des livrables tels qu’ils sont décrits dans le contrat de projet Dans le cas de livrables complexes, leur découpage s’impose pour s’assurer de la conformité des réalisations D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.3- Suivi des réalisations Finalité : S’assurer que le projet va produire in fine ce qui est attendu et que les attentes du commanditaire seront satisfaites S’assurer que le projet va produire ce qui a été analysé et défini dans le business case D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.3- Suivi des réalisations Bénéfices : S’assurer que le projet sera dans les délais et dans les budgets Anticiper toute difficulté majeure Comprendre tout élément susceptible de mettre en difficulté la relation avec le commanditaire D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.4- Suivi des incidents Nature : Il s’agit du registre des incidents qui apparaissent au cours de la réalisation du projet Il enregistre la nature de l’incident, son ampleur, les solutions proposées, les ressources nécessaires et les conséquences prévisibles sur le projet D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.4- Suivi des incidents Finalité : Permettre au Chef de projet de suivre les problèmes apparaissant au cours du projet Décider des actions correctives Réaffecter des ressources Réactualiser le planning détaillé Affecter des responsables à chaque action corrective Identifier le niveau de reporting des incidents Actualiser la base documentaire Prendre les actions de communication appropriées Respecter les règles de qualité et procédure D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.4.4- Suivi des incidents Bénéfices : Pouvoir prendre les décisions appropriées sans attendre Impliquer le comité de pilotage et éventuellement le comité programme Ne omettre aucun acteur dans la résolution des difficultés Estimer les conséquences sur les autres projets Responsabiliser les acteurs clés Permettre de demander les ressources appropriées pour rester en phase avec le planning Estimer les conséquences sur les livrables intermédiaires et le livrable final D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.5- Bilan du projet (appelée aussi Cloture => Etape 5) 4.5.1 La clôture 4.5.2 Les résultats attendus D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.5.1- Clôture Définition : Elle marque la fin concrète du projet A ce stade, le livrable final entre dans la phase de fonctionnement normal et la responsabilité est officiellement transférée à un autre responsable La livraison finale fait l’objet d’une recette qui entérine la conformité au contrat de projet Le bilan intervient à ce stade D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

4.5.2- Résultats attendus Livrables de la gestion de projet : Commande du commanditaire (Word) Note de cadrage (Word) Macroplanning (Project) Plan de communication (Word) Grilles d’analyse des risques (Excel) Planning détaillé (Project) Budget (Excel) Comptes-rendus de réunion (Word) Bilan du projet (Word) D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

5- Activités générales du cycle de vie… Les activités que l’on doit mener durant ces cinq étapes de la gestion de projet sont : D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM

5- Activités générales du cycle de vie… Définir l’énoncé du projet (ensemble des techniques visant à mettre en accord les acteurs sur la nature profonde du projet). Découper (opération consistant à réduire la complexité du problème et en le décomposant (découpée en une suite de phases, …). Estimer (ensemble des techniques visant à évaluer les délais, les charges, les coûts, …). Planifier (ordonnancement dans le temps). Suivre (ensemble des techniques visant à introduire les actions correctives au cours du temps). Contrôler (valider les résultats intermédiaires). Documenter (la documentation représente la seule réalité du logiciel). Assurer la qualité (garantir une maintenance du logiciel, des axes d’amélioration, des extensions, …). D. Leclet - Master 2 STIC - MIAGE 2COM