VADEMECUM Contrat de professionnalisation

SOMMAIRE Le contrat de professionnalisation Rentrée en formation Vie de la formation Financement

Informations générales sur le contrat de professionnalisation Type de contrat Statut salarié Rémunération Coût pour l’entreprise Avantages financiers Le contrat

TYPE DE CONTRAT L’alternant est salarié de l’entreprise CDD en contrat de professionnalisation CDI avec une période de professionnalisation L’alternant a un calendrier d’alternance défini en début d’année à respecter par l’entreprise et le salarié Publics concernés : Alternants : Toutes les personnes âgées de 16 ans et plus, qui peuvent ainsi compléter leur formation initiale Pour les personnes âgées de 26 ans et plus, l’inscription est obligatoire pour les demandeurs d’emploi ou inactif non bénéficiaire d’un minima social ou non bénéficiaire d’un contrat aidé. Dans tous les autres cas (salarié / contrat d’alternance / sortant d’université), l’inscription n’est pas obligatoire. Toutes les entreprises du secteur privé.

STATUT SALARIÉ Devoirs : Respecter le règlement intérieur de l’entreprise et de l’établissement de formation Assiduité en formation et passer les examens Travailler pour son employeur en effectuant les tâches qui lui sont confiées Transmettre les justificatifs d’absences Répondre aux enquêtes de satisfaction et de suivi post- formation de FORMASUP Transmettre tous les autres documents demandés par la formation, FORMASUP ou l’entreprise

STATUT SALARIÉ Et droits : Etre salarié de l’entreprise et recevoir un salaire pendant toute la durée du contrat Avoir un statut de salarié : période d’essai (1 mois) protection sociale (inscription au régime général) congés payés (5 semaines en entreprise, à voir avec l’employeur) Disposer d’une carte étudiant Bénéficier d’un double suivi (Universitaire et entreprise) Bénéficier des indemnités du Pôle Emploi, à la fin de votre contrat

RÉMUNÉRATION Titulaire d’un baccalauréat général (L, ES, S) Titulaire d’un baccalauréat professionnel ou d’un titre ou diplôme à finalité professionnelle de même niveau inscrit au RNCP - de 21 ans 55% du SMIC65% du SMIC 21 – 25 ans 70% du SMIC80% du SMIC 26 ans et + SMIC : 1430,25 € / mois ou 85% du SMC SMIC = 9,43€ au 01/01/2013

COÛT POUR L’ENTREPRISE Les entreprises doivent verser un salaire à l’alternant, pendant toute la durée du contrat. Paiement de la formation : Versement obligatoire à l’OPCA de Branche Entreprise de moins de 20 salariés : 0,15% de la masse salariale Entreprises de plus de 20 salariés : 0,5% de la masse salariale

AVANTAGES FINANCIERS POUR L’ENTREPRISE Non comptabilisation des alternants dans l’effectif de l’entreprise Dispense de versement de l’indemnité de fin de contrat Aide versée par l’OPCA pour l’exercice de la fonction tutorale (230€ par mois pendant 6 mois maximum) = 1380 € (se renseigner auprès de l’OPCA) Tuteur de 45 ans et + : l’aide à la fonction tutorale est de 345€ soit 2070€ Allègement général de cotisations sur les bas et moyens salaires ou « Réduction Fillon » Pour les salariés de 45 ans et + : une exonération des cotisations patronales de sécurité sociale (assurances sociales et allocations familiales) Pour les 26 ans et plus : 200€ par mois versée tous les 3 mois, dans la limite de 2000€ par contrat versées par l’Assedic

LE CONTRAT Cette partie est à compléter avec les informations concernant FORMASUP FORMASUP complète le contrat avec les informations données par l’entreprise sur la fiche d’information (document que nous verrons plus en détail dans la suite du document) Organisme de formation principal : FORMASUP PACA Il s’agit d’un service de formation interne : non N° de Siret : N° de déclaration d’activité : Nombre d’organismes de formation intervenant : 1

FAQ Quid des étudiants étrangers Lorsque le bénéficiaire du contrat est ressortissant de l’Union européenne (a ̀ l’exception des ressortissants de la Bulgarie et de la Roumanie pour lesquels les autorisations de travail restent obligatoire jusqu’à fin 2014), de la Confédération helvétique ou partie a ̀ l’Espace Economique Européen (EEE), celui-ci doit justifier de sa citoyenneté par une pièce d’identité en cours de validité (CNI ou passeport). Lorsque le bénéficiaire du contrat est ressortissant d’un Etat tiers a ̀ l’Union européenne, a ̀ la Confédération helvétique ou non partie a ̀ l’espace économique européen (EEE), les services de la main d’œuvre étrangères délivrent une autorisation de travail à toute personne disposant d’une carte de séjour autorisant l’exercice d’une activité professionnelle en cours de validité. A quel moment la rémunération peut elle être réévaluée ? Quand l’employeur le souhaite. Cas particulier du 21 ème anniversaire : la rémunération est automatiquement réévaluée à compter du premier jour du mois suivant sa date anniversaire. Le cas des salariés atteignant leur 26 ans, n’a pas d’incidence. À quel moment peut on signer le contrat ? Le contrat peut être signé deux mois avant la date de début de la formation. De même, le contrat peut continuer deux mois après la date de fin de formation.

FAQ Existe – t – il une période d’essai ? Oui, à défaut des dispositions conventionnelles, ce sont les règles de droit commun qui s’appliquent ; soit un mois à compter de la date de début de contrat. Peut on rompre un contrat de professionnalisation ? Oui, dans deux cas : Pendant la période d’essai ; rupture d’un commun accord préférable pour le maintien d’un bon relationnel entreprise. Pendant le contrat, dans le cadre de la rupture à l’amiable ; pas de démission ni de licenciement (sauf faute grave et licenciement économique).

FAQ Peut on faire un contrat de professionnalisation à la CAF (Caisse d’Allocation Familiale) ? Oui, ce sont des organismes de droit privé, qui cotisent à un OPCA. Et au sein d’un organisme consulaire (chambres des métiers, CCI, chambres d’agriculture) ? Non, ces organismes ont le statut d’établissements publics administratifs.

FAQ Dans quel cas, doit on faire un avenant au contrat de professionnalisation ? Changement de raison sociale de l’employeur (nom, siret, adresse…) Evolution de la durée hebdomadaire de travail Modification du volume horaire de formation Modification de la date de fin de contrat ou d’action de professionnalisation

RENTRÉE EN FORMATION LE CAHIER DES CHARGES LISTE DES DOCUMENTS CARACTÉRISANT LA FORMATION RECRUTEMENT EN FORMATION LA FICHE D’INFORMATION LA CONVENTION DE FORMATION LIEN CONTRACTUEL ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS DE L’ALTERNANCE

RENTRÉE EN FORMATION Juin Juillet Août Septebre Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Avril Mai Signature des cahiers des charges xxxxxxx Collecte des documents caractérisant la formation (calendrier / programme / liste formateur…)  ces documents doivent arriver au 15 juin à FORMASUP x Réception des fiches d’information xxxxxxx Envoi des conventions de formation xxxxxx Saisie sous Ypareo xxx

LE CAHIER DES CHARGES Ce document formalise les relations entre la formation et FORMASUP, dans la gestion des contrats de professionnalisation. En signant ce document, la formation délègue cette gestion à FORMASUP qui est reconnu comme organisme de formation.

LISTE DES DOCUMENTS CARACTÉRISANT LA FORMATION Le calendrier d’alternance (prévisionnel) Comprenant le détail des heures par mois. La date de rentrée et de fin de formation, ainsi que la date du jury final. Le programme de la formation Comprenant le détail des heures par matière. Le total de la durée de formation. Les OPCA demandent dans la plupart des cas la fiche RNCP de la formation pour pouvoir valider le contrat  cette fiche est demandée pour toutes les formations souhaitant faire un contrat de professionnalisation.

EXEMPLE DE CALENDRIER

EXEMPLE DE PROGRAMME

LISTE DES DOCUMENTS CARACTÉRISANT LA FORMATION Le coût horaire de formation L’OPCA auquel l’entreprise verse sa contribution annuelle au développement de la formation professionnelle accorde une prise en charge des frais de formation, d’évaluation et d’accompagnement du titulaire du contrat. Le montant du financement de l’OPCA est fixé par accord collectif (ou, à défaut, sur la base de 9,15€/ heure). Le coût horaire doit être donné à FORMASUP lorsque le responsable de formation remet le calendrier d’alternance et le programme de la formation.

LISTE DES DOCUMENTS CARACTÉRISANT LA FORMATION Documents annexes : La liste des formateurs La liste des moyens pédagogiques (équipements à disposition des salariés permettant le bon déroulement de la formation ; salle informatique, bibliothèque, matériels techniques …) Le règlement scolaire Tous les documents doivent porter le logo FORMASUP

RECRUTEMENT EN FORMATION Dans le processus de recrutement, qui se situe en amont de la rentrée universitaire, l’entreprise, l’alternant, la formation et FORMASUP doivent passer par plusieurs étapes, afin de signer le contrat, suivre la formation et faire financer la formation.

RECRUTEMENT EN FORMATION La fiche d’information Véritable point d’entrée du processus de recrutement, la fiche d’information est rédigée entre le candidat et l’entreprise d’accueil. Il permet à la formation d’effectuer son recrutement et à FORMASUP de formaliser tous les documents de prise en charge que l’entreprise devra transmettre à son Organisme Paritaire Collecteur Agréé. Le contrat de professionnalisation Signé entre l’alternant et l’employeur, il contractualise véritablement la relation entre ces deux parties pour toute la durée de la formation.

LA FICHE D’INFORMATION Le responsable de la formation doit compléter 3 champs avant d’envoyer la fiche aux candidats ou aux entreprises : -Son contact -Le nom de la formation -Les dates de début et de fin de la formation

RECRUTEMENT EN FORMATION La convention de formation La convention est signée entre FORMASUP (qui a été désigné par la formation comme organisme de formation) et l’employeur. Elle détaille les modalités d’organisation de la formation (lieu de formation, calendrier, programme…) et indique le coût de la formation. Le coût total de la formation est calculé de la façon suivante : Nombre d’heure de formation x coût horaire défini par la formation (ou accord de branche)

LA CONVENTION DE FORMATION

RECRUTEMENT EN FORMATION La saisie sous Ypareo FORMASUP dispose d’un logiciel de gestion (base de données), Ypareo, qui permet via une connexion « bureau à distance » de communiquer avec les responsables de formation sur l’effectif traité au sein de FORMASUP. Le responsable de formation pourra se connecter et suivre les évolutions du dossier (calendrier, saisie des absences …). Pour FORMASUP, ce logiciel permet l’édition des factures en fonction des informations transmises par le responsable de formation.

LIEN CONTRACTUEL ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS DE L’ALTERNANCE

Vie de la formation Les attestations de présence

VIE DE LA FORMATION Juin Juillet Août Septebre Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Avril Mai Collecte des attestations de présence xxxxxxxxxxxx « Mois clefs » de réception des attestations (période de facturation) xxxx

LES ATTESTATIONS DE PRÉSENCE Les attestations sont rédigées par le responsable de formation en fonction des heures de cours suivies par l’alternant. Toutefois, veillez à conserver les feuilles d’émargement qui servent à compléter les attestations mensuelles ; les OPCA sont amener à nous les demander ponctuellement. Les attestations originales doivent être adressées par courrier pour chaque alternant en contrat de professionnalisation. Une fiche par mois et par alternant, Chaque fiche doit être signée par l'alternant et le responsable de formation (de préférence en bleu). Les attestations sont des éléments comptables qui nous permettent d’éditer les factures, aussi sans ces documents, il nous est impossible de rémunérer la formation.

Financement de la formation Elaboration des budgets Facturation et versement Les mesures d’accompagnement

FINANCEMENT DE LA FORMATION Juin Juillet Août Septebre Octobre Novembr e Décembr e Janvier Février Mars Avril Mai Elaboration des budgets en fonction des conventions de formation et des accords de prise en charge xxxx Facturation (année n-1) xx Facturation (année n) xx Versement (année n-1) xxx Versement (année n) x Relance factures impayées) xxxxxxxxxxxx

ELABORATION DES BUDGETS Réception des conventions Pour chaque contrat, FORMASUP édite la convention de formation que l’entreprise doit signer et adresser à son OPCA, dans les 5 jours à compter de la date de début de contrat (ou avant). Un exemplaire est également envoyé à FORMASUP, ce qui permet d’élaborer un premier jet du budget. Réception des accords de prise en charge L’OPCA renvoie un accord de prise en charge à FORMASUP (cas de subrogation de paiement) ou à l’entreprise (quand celle-ci doit payer directement la formation et se faire rembourser par l’OPCA). Cet accord permet d’affiner le budget prévisionnel en fonction de ce qui est pris en charge par l’OPCA (différence sur le taux horaire, sur le nombre d’heure...)

ELABORATION DU BUDGET (TRAME UTILISÉ) Formation NOM Prénom Date de début de contrat Date de fin de contrat Nombre d'heures prises en charge Taux horaire Total contrat Total contrat - frais de gestion (-370€) Total contrat (-10%)

FACTURATION DES ENTREPRISES ET DES OPCA Déroulement des enseignements Formation Synthèse mensuelle des absences Formation Signature du document de synthèse mensuelle par le responsable de formation et l’alternant (document qualité FORMASUP) Formation et alternant Transmission du document de synthèse à l’entreprise par la voie du carnet de liaison Formation et alternant Envoi du document original et des justificatifs d’absences à Formasup Formation Selon un calendrier défini en début de formation, FORMASUP établit la facture, en fonction du nombre d’heures d’absences justifiées et injustifiées FORMASUP Envoi de la facture à l’entreprise ou à l’OPCA (cas de subrogation) FORMASUP Formasup réceptionne les fonds et les envoie à l’agent comptable de l’Université selon le calendrier de versement établi déduction faite des dépenses engagées directement par FORMASUP sur demande de la formation (mesures d’accompagnement) FORMASUP

FACTURATION ET VERSEMENT Le calendrier de facturation et de versement suivant a été établi : Les attestations doivent nous arriver avant les échéances afin de nous permettre l’édition des factures. Période Sept DécJan MarsAvril MaiJuin Sept Facturation F1 : JanvierF2 : AvrilF3 : JuinF4 : Octobre Versement V1 : MarsV2 : JuinV3 : Octobre V4 : Décembre

EXEMPLE DE FACTURE

VERSEMENT Quatre versements sont effectués pendant l’année universitaire, à l’agent comptable de l’Université dont dépend la formation. Le responsable de formation est informé par mail de la somme dont il dispose et doit fournir une fiche d’appel de fond. On y retrouve le détail des différents postes de dépense.

FICHE D’APPEL DE FOND

VERSEMENT Plusieurs courriers sont édités : À l’agent comptable Au Président de l’Université Au Directeur de l’Institut (s’il y a lieu) Au responsable de la formation Dans chaque courrier adressé au responsable de formation, on retrouve les documents suivants : La fiche financière Le détail des versements par alternant Les fiches de mesure d’accompagnement

LA FICHE FINANCIÈRE

LE DÉTAIL DES VERSEMENTS PAR ALTERNANT Montant indiqué sur la convention Montant accordé par l’OPCA ou pris en charge par l’entreprise Factures émises Montants encaissés Total reporté sur la fiche financière (1)

LES MESURES D’ACCOMPAGNEMENT Objectif des mesures d’accompagnement : Décision du CA FORMASUP juin 2004 de pallier à des difficultés ou impossibilités rencontrées par le responsable de formation en alternance qui risquent de mettre en péril la formation en alternance Cadre des mesures d’accompagnement : Intervention directe de FORMASUP à la demande écrite et motivée du responsable de formation Procédure d’accord préalable et engagement des dépenses sur les crédits de la formation Aucun achat d’équipement ou embauche de personnel n’est possible sans l’accord préalable de la direction de l’établissement. Les montants des dépenses correspondantes sont retenues sur les crédits FORMASUP de la formation

LES MESURES D’ACCOMPAGNEMENT Pour quoi faire? Ces mesures d’accompagnement peuvent être : soit des achats d’équipement (1) des achats de prestation (2) des achats de fournitures pédagogiques (3) des achats d’espaces publicitaires (4) des notes de frais personnelles concernant le relationnel entreprise pour l’alternance ou suivi d’alternants (5) des CDD permettant de mettre à disposition de la formation du personnel embauché par FORMASUP pour occuper une fonction spécifique à l’alternance (6)

LES MESURES D’ACCOMPAGNEMENT Implication financière pour la formation en contrat de professionnalisation Montants encaissés par alternant, facturés aux entreprises ou aux Organismes Paritaires Collecteurs Agréés Protocole de gestion des fonds de FORMASUP Retenues des dépenses de mesure d ’ accompagne ment Envoi des fonds restants pour la formation à l ’ agent comptable de l ’ Université selon un calendrier défini Ressources formation

LES MESURES D’ACCOMPAGNEMENT Les règles de FORMASUP Justification et accord préalable impératif Pas de rétroactif Vigilance systématique en temps réel sur les fonds de la formation

LES MESURES D’ACCOMPAGNEMENT DEMANDE PREALABLE Achat d’équipement Achat de prestation Demande de CDD Achats de fournitures Achats d’espace publicitaire VALIDATION FORMASUPVALIDATION FORMASUP Déclen- chement mesure COMMANDECOMMANDE ENGAGEMENTENGAGEMENT Fonds de la forma- tion PAIEMENTPAIEMENT BILANBILAN COMMUNICATIONCOMMUNICATION JUSTIFI- CATION & ACCORD PREALABLE Validation respon- sable de formation Budget prévisionnel de mesures accompagnement (plafond à ne pas dépasser pour chaque formation)

ARGUMENTAIRE COMMERCIAL  Période d’essai plus longue avant embauche définitive  Loi Fillon: abattement charges patronales des différences d’abattement sont faites entre taille et entreprises  Pas Prime de prime Précarité  Salarié ne fait pas partie de l’effectif  Participation au développement de la taxe professionnelle  Aide à la fonction tuteur (1380 € et 2070€  Cout de facturation inférieur à la prise en charge de l’OPCA  +26 ans dossier AFE  Contrat signé été soit deux mois avant le début formation  Projet tutoré