Cellule Qualité Engagement UMR Qualité : objectifs et moyens SOURCE : gestion documentaire, contenu Travaux majeurs présentation direction 08/09/2015

Engagement de l’UMR dans la Qualité Officialisation fin 2014 : Organigramme : Listes des membres volontaires présentation direction 08/09/2015

objectifs de la cellule Qualité et moyens déployés Objectif : Améliorer l’organisation de l’Unité Comment ? Communication : - Connaitre et rendre disponibles l’ensemble des informations sur les ressources propres au laboratoire (équipements, compétences, locaux, consommables, produits chimiques ….) - Faciliter la diffusion à l’ensemble du laboratoire, notamment aux nouveaux entrants Documentation : beaucoup d’informations/outils/documents existent déjà mais pas toujours accessibles à tous. - Définir, adapter et créer une documentation utile et l’organiser. - Homogénéiser la documentation en proposant des documents trames pour décrire les pratiques du laboratoire, des listings communs,... Quel outil ? SOURCE: Système Documentaire dans l’intranet de l’UMR (QUARES - National) L’accès est restreint à l’ensemble du personnel de l’unité (Identifiant/m.d.p) Centralisé : un seul stockage, dernière version + archivage. Pas de pb de mail à chercher. Transparence : Toute l’unité peut consulter les documents communs Collaboratif : chacun peut ajouter des documents et donc de l’information. présentation direction 08/09/2015

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Ou directement avec le lien: présentation direction 08/09/2015 SOURCE

Connexion avec identifiant / mot de passe que vous allez recevoir prochainement : présentation direction 08/09/2015 SOURCE

Connexion effectuée : présentation direction 08/09/2015 SOURCE La cellule a pensé et construit l’architecture : visibilité de tous en 3 clics

Exemples de contenu Équipement Personnels Nouveaux entrants Autres thèmes présentation direction 08/09/2015 SOURCE

Exemple de contenu : l’équipement … Pour les appareils choisis : - Fiche signalétique (ID card) - Fiche d’intervention - Instruction d’utilisation Procédure : comment on gère les équipements présentation direction 08/09/2015 SOURCE

Exemple de contenu : l’équipement PROCEDURE SOURCE

Exemple de contenu : l’équipement SOURCE

Exemple de contenu : l’équipement Fiche signalétique Dans le meilleur des cas, toutes les informations sont disponibles, mais cela dépend du responsable de l’appareil quand il crée la fiche, et des informations en sa possession.

Exemple de contenu : l’équipement LISTING En cours : -Un seul document avec des renseignements techniques ET administratifs -Inventaire des ressources du laboratoire A vous : -Pour tout nouvel équipement, penser à créer une fiche signalétique et à compléter le listing -Le(s) responsable(s) d’appareils existants peuvent créer ou compléter les fiches. SOURCE

Exemple de contenu : le personnel SOURCE En cours

Exemple de contenu : le personnel SOURCE

Exemple de contenu : les nouveaux entrants SOURCE

Exemple de contenu : les nouveaux entrants SOURCE OFFICIEL Un classeur par étage, consultable et remis à l’arrivée. Il contient : -Fiche d’accueil -Fiche hygiène et sécurité -Règlement intérieur -Visite du labo avec l’AP PRATIQUE Un exemplaire par personne remis à l’arrivée (anglais ou français). Il contient : -Mini organigramme -Un plan -Un annuaire -Les responsabilités diverses -Des extraits du règlement intérieur -Les numéros d’urgence

Règlement intérieur Organigramme Procédure d’achat - Trames, - PPT réunion Formulaires animalerie Circuit scientifique PFU Plans Autorisation Inspection, … présentation direction 08/09/2015 DUER, pictogrammes Procédure HS SOURCE Autres thèmes importants

Zone propre à chaque équipe … Mais accessible à tous Exemples : - Présentations, - Schémas, - Versions, - Protocoles spécifiques, - Tableaux récapitulatifs partagés - Matériels biologiques, -Constructions Règlement intérieur Organigramme Procédure d’achat DUER, pictogrammes Procédure HS - Trames, - PPT réunion Formulaires animalerie Conseil de labo, Nvx Locaux Circuit scientifique PFU Plans Utilisation P2-P3 Autorisation Inspection, … SOURCE Autres thèmes importants ?

Exemples : - Présentations, - Schémas, - Versions, - Protocoles spécifiques, - Tableaux récapitulatifs partagés - Matériels biologiques, -Constructions Règlement intérieur Organigramme Procédure d’achat Conseil de labo, Nvx Locaux Circuit scientifique PFU Plans Utilisation P2-P3 Autorisation Inspection, … Listing Fiches (en cours) Instructions Procédure gestion équipement Fiche d’entrée Demande de badge Guide pratique Procédure RH DUER, pictogrammes Procédure HS SOURCE Autres thèmes importants Zone propre à chaque équipe … Mais accessible à tous ? - Trames, - PPT réunion Formulaires animalerie

Si vous souhaitez participer, modifier Recevoir login mot de passe Mise en place – testeurs Tous les documents qualité ont une trame qu’il vous suffit de remplir lorsque vous avez de l’information (=homogénéisation : en-tête, rubriques, pied-de-page) Les membres de la cellule qualité sont là pour vous aider : -2B 1 er : C. Aknin, C. Cazenave, M. Faure Della-Corte -3A 1 er : C. Asencio, N. Biteau, G. Cougnet-Houléry, N. Landrein, N.Plazolles, M. Thonnus -3A 3 ème : C. Calmels, J. Plissonneau

Les volontaires de la cellule et leur travaux majeurs 2015 Réunions : Objectifs, coordination, présentation des travaux effectués depuis la dernière réunion, …. - 1 mardi sur 2 de 9h30 à 10h30 en mardi par mois de 9h30 à 10h30 à partir de 2016 ChristianLocaux Radioactivité  Lien avec Denis et Dominique Jacqueline, Christina, Equipement. En cours Cindy, Christian, Mag et Nico B Muriel et Nico P Hygiène et sécurité  Lien avec Marie-Line Nouveaux entrants Nico LIntranet : SOURCE, commandes, réservation, souchiers (travaux antérieurs) CorinneExpérimentation animale GenevièveGestion (Achats, responsabilités) Administration RH  Lien avec Isabelle et Valérie LoïcRH  Lien avec les responsables d’entretien Cindy et MagaliResponsables Coordination, réunion Tous les lundis 14-16hSOURCE (Formation Mag - CNRS) Guide pratique SMQ (Système Management Qualité) formation initiale/continue

2014 : -Engagement de la direction en décembre -Création de la cellule : 2 responsables et 10 correspondants : -Conception architecture SOURCE -Création documents trames, listings divers, procédures, documentation équipement -Documentation nouvel entrant -8 sept : présentation direction  validation / modification -Nov/dec : guide pratique  modifications 2016 : -AG : présentation à l’unité -Mise en service de SOURCE : accès à tous les membres de l’UMR : à vous !… MERCI à tous, les membres de la cellule et aussi à ceux qui ont participé de près ou de loin Bilan