Séances d'information - EPC : liens entre les modules et impacts dans votre travail Ingrid Querton ADEF/PRO Relais en PRO pour EPC programmes types Novembre 2015

OBJECTIFS DE LA SEANCE D’INFORMATION Montrer ce qui, dans différents modules d’EPC (essentiellement), sert à constituer un programme, et, ainsi, les LIENS entre ces modules. Montrer comment se « construit » le contenu d’un programme - tel qu’on le voit sur le portail du programme d’études; - puis tel que l’étudiant l’appréhende, lorsqu’il doit s’inscrire à ses cours: son programme individuel; - en insistant sur les IMPACTS entre les différents modules d’EPC. Vous donner une vision d’ensemble à ce sujet; DECLOISONNER.

PLAN … UN PROGRAMME TEL QUE PUBLIÉ SUR LE PORTAIL DU PE: D’où proviennent les informations qui constituent un programme? La page d’accueil du programme: ses différents éléments L’intitulé et la fiche signalétique du programme Les activités / UE qui constituent le programme Le programme détaillé LA CONSTITUTION DE LA LISTE DES ACTIVITÉS / UE SUR BASE DE LAQUELLE L’ÉTUDIANT VA POUVOIR S’INSCRIRE À SES COURS La LCP de cycle La LCP d’année LA CONSTITUTION DU PROGRAMME INDIVIDUEL DE L’ÉTUDIANT: SON INSCRIPTION AUX COURS… … tout cela étant lié!

… PLAN ET, EN PLUS: Quid de la « prolongation » d’un programme pour l’année N+1? Quid de la modification d’un programme pour l’année N+1 ? (+ le programme de transition) Un NOUVEL atout pour le gestionnaire: le module FISHE, pour consulter et exploiter EPC Activités Pour en savoir plus: documents utiles et manuels

UN PROGRAMME SUR LE PORTAIL DU PROGRAMME D’ETUDES Ce que tout le monde en voit… Ex:

UN PROGRAMME SUR LE PORTAIL DU PROGRAMME D’ETUDES Toutes les infos qu’on voit sur le portail, pour un programme, proviennent: soit d’EPC soit de RedDot – Projet Publication Programme d’Etudes

La présentation d’un programme sur le portail = ce que tout le monde en voit MAIS AUSSI = ce qui nous engage vis-à-vis des étudiants et vis-à-vis de ceux qui contrôlent nos programmes, càd la Communauté française de Belgique (aspect légal) Partons de ce que NOUS, qui travaillons à l’UCL, voyons d’un programme après identification et via Xprog. Ex: x prog-2015-hist2mhttp:// x prog-2015-hist2m UN PROGRAMME SUR LE PORTAIL DU PROGRAMME D’ETUDES

Intitulé du programme: issu de EPC Offres Fiche signalétique: issue de EPC Offres, excepté pour 1 info Liens vers des pages extérieures au programme- même Issu de RedDot Issu de EPC Programmes types et éventuellement de RedDot Des outils Intro: issue de RedDot PAGE D’ACCUEIL DU PROGRAMME

L’INTITULE DU PROGRAMME ET LA FICHE SIGNALETIQUE Toutes ces infos proviennent d’EPC Offres, sauf une: le nombre de crédits du programme, qui provient d’EPC programmes types. Qu’y a-t-il dans EPC Offres, qui « alimente » la fiche signalétique? Dans EPC Offres, sont encodés, pour chaque programme (bachelier, master 60, master 120, agrégation,…) et chaque finalité de master 120, notamment le type d’informations suivantes: Fiche signalétique Intitulé de la formation (< Décret)

L’INTITULE DE LA FORMATION ET LA FICHE SIGNALETIQUE Pour un master, par exemple:

L’INTITULE DE LA FORMATION ET LA FICHE SIGNALETIQUE Pour une finalité, par exemple:

L’INTITULE DE LA FORMATION ET LA FICHE SIGNALETIQUE

EPC Offres: Mise à jour (ou création) de programme ou de finalité: par PRO. Demande à effectuer auprès d’Olivier Lefebvre. Rend d’autres « services », en relation avec: - l’inscription de l’étudiant au programme - le financement -la production des diplômes,… Ne concerne pas les mineures (car celles-ci sont des options)

RETOUR AU PLAN… UN PROGRAMME TEL QUE PUBLIÉ SUR LE PORTAIL DU PE: D’où proviennent les informations qui constituent un programme? La page d’accueil du programme: ses différents éléments L’intitulé et la fiche signalétique du programme … mais qu’en est-il du contenu-même du programme?

RETOUR AU PLAN… UN PROGRAMME TEL QUE PUBLIÉ SUR LE PORTAIL DU PE: D’où proviennent les informations qui constituent un programme? La page d’accueil du programme: ses différents éléments L’intitulé et la fiche signalétique du programme Les activités / UE qui constituent le programme

Les activités / unités d’enseignement sont gérées en EPC Activités LES ACTIVITES / UE QUI CONSTITUENT LE PROGRAMME Caractéristiques d’une activité:

Différents TYPES d’activités utilisées dans le programme: LES ACTIVITES / UE QUI CONSTITUENT LE PROGRAMME des cours des stages des mémoires des autres collectifs des partims,...

LES ACTIVITES/UE QUI CONSTITUENT LE PROGRAMME Différents TYPES d’activités utilisées dans le programme: des cours des stages des mémoires des autres collectifs des partims des classes,…

Différentes SORTES d’activités utilisées dans le programme… LES ACTIVITES / UE QUI CONSTITUENT LE PROGRAMME des cours (ou stages, mémoires, partims,…) gérés entièrement par la faculté qui propose le programme des cours empruntés  Demander l’accord de l’autre faculté des cours de service  S’accorder avec l’autre faculté … et organisées de manière très structurée…

RETOUR AU PLAN… UN PROGRAMME TEL QUE PUBLIÉ SUR LE PORTAIL DU PE: D’où proviennent les informations qui constituent un programme? La page d’accueil du programme: ses différents éléments L’intitulé et la fiche signalétique du programme Les activités / UE qui constituent le programme Le programme détaillé

Principalement en EPC Programmes types 1.Le groupement racine LE PROGRAMME DÉTAILLÉ EPC Offres doivent être exactement les mêmes ici que dans EPC Offres ! Le sigle de l’offre L’entité de gestion La localisation L’intitulé complet Source de l’information qui s’affichera dans la fiche signalétique

2.Contenu du groupement racine: des activités / UE et/ou d’autres groupements: un tronc commun, des finalités, des options, des cours au choix, des pseudo-cours, des sous-groupes sans « rôle » particulier, … LE PROGRAMME DETAILLE

Exemple: une option LE PROGRAMME DETAILLE Remarques: Zone « Remarque facultaire » : pour encoder une indication manuelle. Rem: peut se faire ici OU en RedDot si long ou complexe Possibilité d’utiliser un même groupement dans différents programmes

3. Organisation des groupements du programme: LE PROGRAMME DETAILLE Ces différents groupements qui composent le programme ont un type adéquat un sigle construit de manière raisonnée  Affichage correct sur le portail du PE Cfr onglet « Structure dans EPC programme- type (check) » via Xprog  Possibilité de s’inscrire correctement aux cours, pour l’étudiant, ensuite Sur le portail

LE PROGRAMME DETAILLE 4. Contenu des groupements: les activités UE/activités obligatoires (OB) / Activités au choix (OP) UE/activités proposées uniquement dans tel ou tel bloc annuel (année) ou dans tous Crédits absolus / crédits relatifs Quadrimestre: l’indiquer ici ne sert à rien!

LE PROGRAMME DETAILLE - prérequis L’étudiant ne peut S’INSCRIRE à telle UE/activité que s’il a au préalable déjà acquis telle autre (dans le MEME programme) = prérequis 5. Prérequis

LE PROGRAMME DETAILLE - prérequis La présence de prérequis dans le programme se voit dans le programme détaillé, sur le portail au niveau de l’inscription de l’étudiant aux cours Suite à l’encodage des prérequis par PRO, la lettre « P » apparaît avant le sigle de l’activité

LE PROGRAMME DETAILLE - prérequis L’encodage des prérequis se traduit, sur le portail, dans le programme détaillé, par la présence d’un picto jaune à côté de l’intitulé de l’activité On disposera bientôt, sur le portail, d’une synthèse « automatisée » de tous les prérequis du programme, dans la rubrique « Prérequis entre cours »

LE PROGRAMME DETAILLE - prérequis On disposera bientôt, sur le portail, d’une synthèse « automatisée » de tous les prérequis du programme, dans la rubrique « Prérequis entre cours »

LE PROGRAMME DETAILLE – fiche descriptive d’une activité / UE En cliquant sur son intitulé, accès à la FICHE DESCRIPTIVE d’une activité Fiche descriptive d’une activité

LE PROGRAMME DETAILLE – fiche descriptive d’une activité / UE En cliquant sur son intitulé, accès à la FICHE DESCRIPTIVE d’une activité, dont, tout au bout: les programmes / formations proposant cette UE (hors modules complémentaires) y compris les mineures y compris les éventuels prérequis à cette UE dans chaque programme et un lien vers la rubrique « Cours et acquis d’apprentissage du programme » En cliquant sur la petite loupe « Acquis d’apprentissage », accès à la rubrique « Cours et acquis d’apprentissage du programme »

LE PROGRAMME DETAILLE – fiche descriptive d’une activité / UE En cliquant sur la petite loupe « Acquis d’apprentissage » dans le bas de la fiche descriptive, accès à la rubrique « Cours et acquis d’apprentissage du programme » sur le portail Lien vers le document fourni par la faculté et archivé par PRO

LE PROGRAMME DETAILLE – module préparatoire au master/agrégation Activités qui constituaient les « ex - années préparatoires »  En EPC Programmes types = type « Module préparatoire » 7. Inclusion de l’ex-année préparatoire

LE PROGRAMME DETAILLE – module préparatoire au master/agrégation Activités qui constituaient les « ex - années préparatoires »  En EPC Programmes types = « Module préparatoire »  Sur le portail du Programme d’Etudes = onglet « Module complémentaire »

RETOUR AU PLAN… UN PROGRAMME TEL QUE PUBLIÉ SUR LE PORTAIL DU PE: D’où proviennent les informations qui constituent un programme? La page d’accueil du programme: ses différents éléments L’intitulé et la fiche signalétique du programme Les activités / UE qui constituent le programme Le programme détaillé LA CONSTITUTION DE LA LISTE DES ACTIVITÉS / UE SUR BASE DE LAQUELLE L’ÉTUDIANT VA POUVOIR S’INSCRIRE À SES COURS

RETOUR AU PLAN… UN PROGRAMME TEL QUE PUBLIÉ SUR LE PORTAIL DU PE: D’où proviennent les informations qui constituent un programme? La page d’accueil du programme: ses différents éléments L’intitulé et la fiche signalétique du programme Les activités / UE qui constituent le programme Le programme détaillé LA CONSTITUTION DE LA LISTE DES ACTIVITÉS / UE SUR BASE DE LAQUELLE L’ÉTUDIANT VA POUVOIR S’INSCRIRE À SES COURS La LCP de cycle La LCP d’année

ETAPE 1: Une fois le programme-type défini, on établit des liens entre les différentes parties du programme pour avoir la liste des activités auxquelles les étudiants peuvent s’inscrire: LCP  Via la LCP (Liaison Cours Programme) DE CYCLE en EPC Programmes types  NOUVEAU: Gérée en EPC Programmes types (et plus en EPC Parcours de l’étudiant) Remarque: De facto, une LCP existe quand un programme-type existe. CONSTITUTION DE LA LISTE DES UE PAR PROGRAMME (OU FINALITE)

Masters 120: on « raccroche » à chaque finalité les options qui doivent y être « liées » CONSTITUTION DE LA LISTE DES UE PAR PROGRAMME (OU FINALITE)

Rem: Engagement: notion non utilisée actuellement. CONSTITUTION DE LA LISTE DES UE PAR PROGRAMME (OU FINALITE)

Pour les programmes de bacheliers, C’est PRO qui y raccroche les éventuelles mineures (Resp.: Fabienne Rinclin) CONSTITUTION DE LA LISTE DES UE PAR PROGRAMME (OU FINALITE)

ETAPE 2: En faculté, le gestionnaire va établir la LCP d’année EPC Parcours de l’étudiant  via EPC Parcours de l’étudiant, cette fois section « Gestion administrative/cycle »  via la section « Gestion administrative/cycle » CONSTITUTION DE LA LISTE DES UE PAR PROGRAMME (OU FINALITE)

Rem: Dans le cas d’un master, c’est la finalité qu’on encode  Lien avec EPC Offres CONSTITUTION DE LA LISTE DES UE PAR PROGRAMME (OU FINALITE)

Conclusion: Si besoin, le gestionnaire peut adapter ainsi la liste d’activités, par rapport au programme tel que publié. = La synthèse des modifications apportées dans la LCP, par rapport à l’origine… donc au Programme type CONSTITUTION DE LA LISTE DES UE PAR PROGRAMME (OU FINALITE)

Remarques: Tous les étudiants ne font pas forcément partie de la même « catégorie » : on peut créer des SECTIONS pour gérer les groupes d’étudiants. Tout changement qui est fait dans un programme en EPC programmes types se répercute instantanément dans la LCP.  Pas/plus besoin d’aller mettre à jour la LCP quand on modifie le programme-type. CONSTITUTION DE LA LISTE DES UE PAR PROGRAMME (OU FINALITE)

RETOUR AU PLAN… UN PROGRAMME TEL QUE PUBLIÉ SUR LE PORTAIL DU PE: D’où proviennent les informations qui constituent un programme? La page d’accueil du programme: ses différents éléments L’intitulé et la fiche signalétique du programme Les activités / UE qui constituent le programme Le programme détaillé LA CONSTITUTION DE LA LISTE DES ACTIVITÉS / UE SUR BASE DE LAQUELLE L’ÉTUDIANT VA POUVOIR S’INSCRIRE À SES COURS La LCP de cycle La LCP d’année LA CONSTITUTION DU PROGRAMME INDIVIDUEL DE L’ÉTUDIANT: SON INSCRIPTION AUX COURS… Quittons la gestion « standard » de l’inscription des étudiants aux cours, pour arriver à son programme individuel

PROGRAMME ANNUEL / DE CYCLE DE L’ETUDIANT PAE = Programme ANNUEL de l’étudiant Il comprend la valise + la succession chronologique de PAE de l’étudiant + des informations sur sa progression dans sa formation. Il comprendra des UE : du tronc commun, de sa finalité (si master 120) de ses éventuelles options/cours au choix, peut-être du module complémentaire (si master ou agrégation), de sa majeure et de sa mineure (si bachelier), éventuellement de son programme de mobilité PCE = Programme DE CYCLE de l’étudiant

INSCRIPTION AUX COURS Pour établir son propre programme annuel, s’inscrire à ses cours, l’étudiant et/ou le gestionnaire gèrent la sélection d’UE. via son bureau virtuel. L’étudiant via son bureau virtuel. via EPC Parcours. Le gestionnaire via EPC Parcours. Et voici le résultat de son inscription… qui se passera bien… si en EPC Programme-type, l’encodage est bien fait; les LCP de cycle puis d’année sont bien réalisées.

INSCRIPTION AUX COURS Exemple, pour un étudiant inscrit en master : En vert = UE acquise précédemment

INSCRIPTION AUX COURS En vert = UE acquise précédemment

INSCRIPTION AUX COURS Exemple, pour un étudiant inscrit en bachelier : Prérequis indiqués… et acquis

INSCRIPTION AUX COURS

RETOUR AU PLAN… UN PROGRAMME TEL QUE PUBLIÉ SUR LE PORTAIL DU PE: D’où proviennent les informations qui constituent un programme? La page d’accueil du programme: ses différents éléments L’intitulé et la fiche signalétique du programme Les activités / UE qui constituent le programme Le programme détaillé LA CONSTITUTION DE LA LISTE DES ACTIVITÉS / UE SUR BASE DE LAQUELLE L’ÉTUDIANT VA POUVOIR S’INSCRIRE À SES COURS LA CONSTITUTION DU PROGRAMME INDIVIDUEL DE L’ÉTUDIANT: SON INSCRIPTION AUX COURS… ET, EN PLUS: Quid de la « prolongation » d’un programme pour l’année N+1? Quid de la modification d’un programme pour l’année N+1 ? (+ le programme de transition)

« PROLONGATION » D’UN PROGRAMME POUR ANNEE N+1 Recopiage du PE pendant l’été sur base de l’année en cours vers l’année N + 1 : toute l’information encodée en RedDot ; le groupement racine du programme (ou de la mineure) en EPC Programmes types,+ La faculté recopie le contenu de ces groupements racines

MODIFICATION DANS UN PROGRAMME POUR ANNEE N+1 Une fois le recopiage vers l’année N+1 réalisé:  en EPC Activités Modification d’UE  en EPC Activités Rem: attention aux répercussions dans les programmes Remarque: Pour publier instantanément sur le portail du PE des modifications introduites en EPC : en x prog (après identification), cliquer sur « Rafraîchir le cache » Ex: x prog-2015-hist2m x prog-2015-hist2m  en EPC programmes types et/ou en RedDot Modification d’une partie du programme (majeure, tronc commun, finalité, option,…)  en EPC programmes types et/ou en RedDot

MODIFICATION DANS UN PROGRAMME POUR ANNEE N+1 Evolution significative d’un programme  Utilité d’avoir un programme de transition, créé par la faculté (Et, si nécessaire, ensuite, modification de la LCP pour ce programme de transition.)  Co-existence de deux variantes du programme, en EPC Programmes types: « officiel » et « transition ». Le sigle de la version « de transition » du programme commence toujours et automatiquement par « T », ainsi que celui de tout groupement qu’il contient.  en EPC programmes type, via la LCP de cycle Modification de l’accès à une ou des options  en EPC programmes type, via la LCP de cycle

MODIFICATION DANS UN PROGRAMME – programme de transition

Remarque: Un programme « de transition » n’est pas publié sur le portail du PE.  Pour l’étudiant, accès à « sa » liste d’UE « de transition » via son bureau virtuel… s’il est bien « raccroché » à ce programme via EPC Parcours.  Pour le gestionnaire, impression via EPC Programmes types, via l’onglet du menu de droite « Afficher et imprimer le groupement en cours ».

MODIFICATION DANS UN PROGRAMME – impression du contenu du PT

RETOUR AU PLAN… UN PROGRAMME TEL QUE PUBLIÉ SUR LE PORTAIL DU PE LA CONSTITUTION DE LA LISTE DES ACTIVITÉS / UE SUR BASE DE LAQUELLE L’ÉTUDIANT VA POUVOIR S’INSCRIRE À SES COURS LA CONSTITUTION DU PROGRAMME INDIVIDUEL DE L’ÉTUDIANT: SON INSCRIPTION AUX COURS… ET, EN PLUS: Quid de la « prolongation » d’un programme pour l’année N+1? Quid de la modification d’un programme pour l’année N+1 ? (+ le programme de transition) Un NOUVEL atout pour le gestionnaire: le module FISHE, pour consulter et exploiter EPC Activités

UN PLUS POUR LE GESTIONNAIRE: FISHE UN NOUVEAU MODULE DE CONSULTATION DES ACTIVITÉS: FISHE FISHE permet de consulter le module « Activités » d’EPC avec: + de souplesse dans les sélections + d’informations obtenues + de facilité dans la navigation entre les informations obtenues + de facilité d’extraction vers des fichiers excel partie « Gestion des formations – Activités (UE) » accessible à toute personne qui a accès à EPC Activités via son identifiant global

FISHE UN NOUVEAU MODULE DE CONSULTATION DES ACTIVITÉS: FISHE Gestion journalière: 3 onglets 1)Recherche (d’) activités 2)Recherche (de) cours empruntés 3)Recherche (de) cours de service

1)Recherche (d’) activités Activités correspondant à la recherche présentées en liste La liste peut être exportée en Excel (pièce jointe à un mail) Accès aux infos détaillées des activités FISHE UN NOUVEAU MODULE DE CONSULTATION DES ACTIVITÉS: FISHE

Exemple: infos détaillées d’une activité FISHE UN NOUVEAU MODULE DE CONSULTATION DES ACTIVITÉS: FISHE

Dans l’onglet « Programme/Regroupement », le bloc « Fait partie des programmes types suivants » présente la liste des programmes et mineures dans lesquels l’activité est présente. FISHE UN NOUVEAU MODULE DE CONSULTATION DES ACTIVITÉS: FISHE

Rem: L’information provient du programme-type des programmes, pas de la LCP. = Les programmes repris dans le bas de la fiche descriptive de l’activité + les éventuels masters/agrégations pour lesquels l’activité est reprise dans le module complémentaire FISHE UN NOUVEAU MODULE DE CONSULTATION DES ACTIVITÉS: FISHE PAS toute la même info Au bas de la fiche descriptive de l’activité »: Via Fishe:

Cette nouvelle fonctionnalité demande obligatoirement d’introduire: soit le sigle de la faculté qui correspond à l’entité qui organise, « fournit » l’activité; soit celui de la faculté qui « l’emprunte », l’utilise dans son programme. 2)Recherche de cours empruntés/de cours de service FISHE UN NOUVEAU MODULE DE CONSULTATION DES ACTIVITÉS: FISHE

Gestion de proposition: Fonctionnement semblable à la gestion journalière+ Critères spécifiques aux propositions de modification FISHE UN NOUVEAU MODULE DE CONSULTATION DES ACTIVITÉS: FISHE

Avantage: mise en évidence des modifications proposées: en rouge + infobulle avec indication de la valeur avant modification FISHE UN NOUVEAU MODULE DE CONSULTATION DES ACTIVITÉS: FISHE

POUR EN SAVOIR PLUS… (après identification)

POUR EN SAVOIR PLUS… Parmi les documents utiles: EPC Fishe Les manuels: Rappel: pour tester des modifications en EPC: utiliser « QA » au lieu de « PROD »:

OBJECTIFS DE LA SEANCE D’INFORMATION Montrer ce qui, dans différents modules d’EPC (essentiellement), sert à constituer un programme, et, ainsi, les LIENS entre ces modules. Montrer comment se « construit » le contenu d’un programme - tel qu’on le voit sur le portail du programme d’études; - puis tel que l’étudiant l’appréhende, lorsqu’il doit s’inscrire à ses cours: son programme individuel; - en insistant sur les IMPACTS entre les différents modules. Vous donner une vision d’ensemble à ce sujet; DECLOISONNER. Objectifs atteints !?

Symbole  groupements qui ont un contenu identique dans différents programmes mais qui doivent y être nommés différemment LE PROGRAMME DETAILLE – particularités de certains groupements Remarques: Création d’un lien de référence entre groupement référençant et groupement référencé

LES ACTIVITES QUI CONSTITUENT LE PROGRAMME – pseudo-cours Ex: le bloc « mineure » dans le programme par année d’un bachelier … et sur le portail