Fiche A4 de projet

En-tête de la fiche A4 Client – Demandeur Titre du projet Champion Qui est à l’origine de la réalisation du projet. Généralement le propriétaire du processus Titre du projet Résume l’essence du projet Champion Propriétaire de l’amélioration continue à l’interne Préparé par Personne qui a rédigé la fiche A4

Description du problème Douleurs des différents demandeurs, intervenants et clients Où trouver l’information: Diagnostic VOE, VOC, VOP Indicateurs de performances Voici quelques exemples: Demandeurs : Rendement du processus décroit malgré de multiples tentatives d’amélioration Liste d’attente est en constante progression Clients : Temps d’attente très long pour accéder au processus …. Temps d’attente très long entre les étapes du processus…. Intervenants : Surcharge de travail Beaucoup de déplacement Attentes inutiles Observations supplémentaires : Quantité élevé de clients à l’intérieur du processus Temps de mise en course élevé de l’étape goulot du processus Faible taux d’utilisation de l’étape goulot du processus

Description du mandat Décrire brièvement le contenu du mandat La phrase débute habituellement avec un verbe à l’infinitif Voici quelques exemples : Réaliser une session intensive d’amélioration Impact-Kaizen afin d’optimiser le processus relié au département de service à la clientèle de l’entreprise Réaliser un diagnostic dans un secteur de l’organisation afin de définir les opportunités d’amélioration ainsi que la stratégie de déploiement Implanter dans l’organisation un programme d’amélioration continue

Processus concerné Décrire le processus visé par le projet Exemple : Processus de gestion des commandes au service à la clientèle de l’organisation X Début : Où débute le processus? D’après la cartographie haut niveau ou le FIPEC, cibler la 1ère étape à être prise en considération Exemple : Entrée d’une commande au service Fin : Où se termine le processus? D’après la cartographie haut niveau ou le FIPEC, cibler la dernière étape Exemple : Prélèvement des pièces et commande prête pour la production

Étendue du mandat L’étendue du mandat vise à clarifier pour l’équipe de projet, les éléments modifiables et non-modifiables du processus touché La clarification de ces éléments permettra de mieux gérer les attentes du client et d’éviter des dépassements de budget Inclus Énumérer les éléments que l’équipe aura le pouvoir de changer Exemple : Réception, validation, répartition des tâches … Exclus Énumérer les éléments que l’équipe n’aura pas le pouvoir de changer Ces éléments ne seront pas analysés en détail mais le personnel provenant de ces secteurs pourront néanmoins participer au projet Exemple : Production

Objectifs Section la plus importante de la fiche A4 Décrire le but recherché par la réalisation du projet. L’objectif doit régler les problèmes identifiés Inclure seulement les objectifs principaux L’objectif doit être SMART : Spécifique Mesurable Approprié Réalisable Temps On utilise souvent de verbes comme : augmenter, réduire, améliorer de…

Opportunités Énumérer les principales opportunités observées lors de la collecte préparatoire et lors de la préparation de la fiche A4 Voici des exemples : Améliorer l'expérience des clients Réduire les étapes sans valeur ajoutée Améliorer la synchronisation entre les intervenants

Contraintes Lister les éléments qui peuvent avoir une influence sur les solutions ou la stratégie d’implantation Ces éléments devront être considérés et respectés par l’équipe lors de son choix de solution ou dans sa stratégie d’implantation Exemples : Ne pas générer le besoin d’ajouter de la main d’œuvre Respect des politiques internes Maintien de la structure en place

Équipe Équipe de projet interne Équipe de projet Fujitsu Énumérer l’ensemble des membres de l’équipe Leurs fonctions respectives Leurs fonctions dans l’équipe de projet Équipe de projet Fujitsu

Potentiel de gains Cette section vise à identifier l’ensemble des gains possibles Basés sur la collecte de données préliminaire Gains tangibles : Gains pouvant être mesurés et quantifiés suite à la réalisation du mandat Attention certains types de projet comme un diagnostic ne possèderont pas de gains tangibles Gains intangibles : Gains non mesurables, donc l’évolution ne sera pas quantifiable suite à la réalisation du mandat Généralement, un projet aura des gains intangibles

Plan d’intervention Cette section énumère l’ensemble des activités à réaliser, avec une planification de leur échéancier Une mise à jour du plan d’intervention permet de valider la réalisation des activités Une version plus détaillée peut être nécessaire selon l’envergure du projet

Mesures de performance Cette section présente les indicateurs choisis afin de suivre l’atteinte des objectifs et le maintien des acquis Description de l’indicateur Temps d’attente Temps de passage Unités Heures État actuel Valeur moyenne actuelle de l’indicateur (attention vous devez le calculer avec un échantillon représentatif) État futur Valeur moyenne visée de l’indicateur

Suivi Cette section indique les stratégies qui seront utilisées afin d’effectuer le suivi du projet Voici quelques exemples de stratégies de suivi Rencontre hebdomadaire de suivi prenant place jusqu’à une date ou une étape prédéterminée Liste des participants Compte-rendu hebdomadaire de suivi Présentation mensuelle au comité de direction …

En-tête et Signatures Identification du Commanditaire Généralement, le commanditaire est celui qui est à l’origine du projet (demandeur) et il est le propriétaire du processus. Il est responsable de supporter l’équipe de projet dans les différentes phases de la mise en place des conditions gagnantes Identification de l’agent de l’amélioration attitré au projet Date et Version Date de rédaction du document ou de la révision Signature du commanditaire et du champion