3P - Définition L’approche Lean 3P, Production (process) Preparation Process, cible l’élimination des gaspillages et l’évaluation rapide des alternatives avant même l’implantation du nouvel aménagement ou processus. Cette approche repose sur l’application des principes Lean « non-négociables » par une équipe de travail multidisciplinaire du secteur concerné Une intervention 3P « Lean Healthcare » s’intéresse aux sept (7) flux typiques de la médecine durant l’étape de conception, soit : Flux de patients Flux de spécialistes Flux de médicaments Flux de fournitures et d’instruments Flux d’information Flux d’équipements Flux d’idées d’amélioration Les objectifs étant de concevoir une Urgence : … où les services répondent aux plus hauts standards de Qualité … pouvant supporter le niveau d‘achalandage présent et à venir (Volume) … à moindre Coût … minimisant le Temps de passage des clients

Principes Non-négociables Milieu Les employés ne quittent pas leur zone de travail Zone de travail pouvant s’adapter aux variations du niveau requis de service Aucun processus n’exige de retour à une étape précédente Concevoir l’aménagement de façon isoler les flux clients, d’employés et des équipements/matériel / Eliminer les obstacles des différents trajets Éliminer toutes les surfaces ou espaces où de l’inventaire et autres objets peuvent s’accumuler; les situations anormales doivent être visibles Créer des postes de travail sur mesure/modulaire; Ne pas fixer les postes de travail au sol de façon permanente Les goulots d’étranglement du processus sont identifiés et priorisés. Rien ne doit être plus haut que 1,5 mètres (5 pieds) et tout le travail doit être effectué dans la zone ergonomique Gestion visuelle des lieux, permettant aux clients et employés de se diriger au bon endroit du premier coup (anti-erreur) Main d’œuvre Par processus: instructions de travail standards et visuelles pour les employés, ajustées en fonction de l’achalandage / minimiser le besoin de communiquer verbalement Matériel Pour le matériel, instruments et équipements, le «lieu d’utilisation » et «le lieu d’entreposage » sont définis, l’idéal étant de placer l’entreposage le plus près du lieu d’utilisation (supermarket) Systèmes et instructions de travail standard en place afin de prévenir les ruptures de stocks et la non-disponibilité des équipements; générer les signaux de réapprovisionnement au point d’utilisation Méthodes Utiliser un maximum d’activités en parallèles afin de réduire le temps total du processus (densification) Un mécanisme de rétroaction concernant les erreurs et non-conformités est implanté pour l’ensemble du cycle de traitement du client afin de retourner l’information vers l’origine du défaut et ainsi améliorer la qualité du service Utiliser un système visuel de gestion des anomalies/goulots (ANDON) Flux unitaire (1 client, 1 examen, 1 analyse à la fois)

Diagramme géographique des processus actuels Permet de visualiser le cheminement de la matière ou de l’information dans l’espace physique Permet de mesurer le nombre de fois la matière est déplacée, la distance parcourue et la durée des déplacements Fait ressortir les flux non-linéaires (croisements et retours en arrière)

Diagramme géographique des processus actuels Déplacement actuel 830 pi. Comptabilité Crédit Administration Entrepôt Magasin Planification de production Fabrication Expédition 14 13 2 3 1 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Entrée des commandes 170` 10` 180` 100` 50` 80` 60`

Diagramme géographique des processus actuels

Définissez les blocs d’aménagement Qu’est-ce qu’un bloc d’aménagement? Regroupement des principaux éléments d’une même famille Exemple : zone, département, secteur Ces blocs seront positionnés afin d’optimiser le cheminement des flux et des interrelations Votre tâche : Définir la composition des blocs Définir le pied carré des blocs Utiliser la technologie de groupe

Définissez les relations entre les blocs Quel est l’importance de proximité entre les blocs?

Matrice relationnelle Salle d’attente Triage Garage ambulance Admission/Accueil Salles d’examen Salles d’observation Utilité propre Poste infirmière Bureaux médecin Pharmacie Salle Choc Utilité Inventaire chaises Coin repas/pause Laboratoire

Diagramme relationnel

Activité 1 :Concevoir le nouveau plan directeur d’aménagement En considérant les principes 3P non-négociables : Dessiner un plan directeur d’aménagement en lien avec les orientations pour l’optimisation de l’urgence Proposer 7scénarios/solutions Chaque scénario doit être réalisable à première vue Poser la question sur ce qui est requis pour rendre chaque scénario fonctionnel Ne pas évaluer formellement chacune des 7 alternatives Placer le blocs sur un plan vide

Activité 2 : Processus - Alternatives En considérant les principes 3P non-négociables et du diagnostic : Réévaluer chaque étape du processus actuel et proposer des alternatives réalisables : Établir les requis pour les 4M Chaque alternative doit être réalisable à première vue Poser la question sur ce qui est requis pour rendre chaque alternative fonctionnelle Ne pas évaluer formellement chacune des alternatives This worksheet is called Process At A Glance. Use sketches, not words, to illustrate the material, work method, gauge or quality control device, tool used, and fixture for each process option. A quick and crude sketch is better here than a detailed drawing. As you sketch out the process alternatives, follow these guidelines: Material – show the value-added step or transformation, asking “what changes?” Method – show the function of the person’s hands, asking “what do the do?” Gauge – show the device used to ensure 100% quality, asking “how do we gauge?” Tool – show the actual tool (cutter, drill, etc.) that does the process, asking “what makes the feature?” Fixture – show how the work piece is held, asking “what holds the part?”

Activité 2 : Processus - Alternatives Alternatives/Étapes 1 2 3 4 5 6 7 Étape du processus Méthode Main d’œuvre Matériel Milieu This worksheet is called Process At A Glance. Use sketches, not words, to illustrate the material, work method, gauge or quality control device, tool used, and fixture for each process option. A quick and crude sketch is better here than a detailed drawing. As you sketch out the process alternatives, follow these guidelines: Material – show the value-added step or transformation, asking “what changes?” Method – show the function of the person’s hands, asking “what do the do?” Gauge – show the device used to ensure 100% quality, asking “how do we gauge?” Tool – show the actual tool (cutter, drill, etc.) that does the process, asking “what makes the feature?” Fixture – show how the work piece is held, asking “what holds the part?”

7 alternatives Évaluation des 7 Alternatives Évaluer chacune des alternatives sur chacun des objectifs et principes non-négociables : Évaluer chaque alternative, sans les comparer entre elles. Utiliser l’échelle suivante : N\A 1 : Pas satisfaisant 2: Peu satisfaisant 3: Satisfaisant 4: Très satisfaisant Sélectionner les 3 meilleures alternatives 7 alternatives This worksheet is called Process At A Glance. Use sketches, not words, to illustrate the material, work method, gauge or quality control device, tool used, and fixture for each process option. A quick and crude sketch is better here than a detailed drawing. As you sketch out the process alternatives, follow these guidelines: Material – show the value-added step or transformation, asking “what changes?” Method – show the function of the person’s hands, asking “what do the do?” Gauge – show the device used to ensure 100% quality, asking “how do we gauge?” Tool – show the actual tool (cutter, drill, etc.) that does the process, asking “what makes the feature?” Fixture – show how the work piece is held, asking “what holds the part?”

Salle d’attente commune Alternative #1 : Plan original de l’architecte Salle d’attente commune

Salle d’attente commune Alternative #2 : Triage près de l’entrée, salles d’examen et poste infirmier perpendiculaires à l’observation. Salle d’attente commune. 1 entrée Salle d’attente commune

Salle d’attente commune Alternative #3 : Triage près du poste infirmier, salle d’attente commune. 1 entrée Salle d’attente commune

Alternative #4 : 2 entrées dédiées (1 clinique et 1urgence) Alternative #4 : 2 entrées dédiées (1 clinique et 1urgence). Triage près de l’entrée et admission face à l’entrée Salle d’attente Clinique Salle d’attente urgence

Alternative #5 : 2 entrées dédiées (1 clinique et 1 urgence) Alternative #5 : 2 entrées dédiées (1 clinique et 1 urgence). Triage près de l’entrée et admission face à l’entrée. Poste infirmier et observation en « L » Salle d’attente Clinique Salle d’attente urgence

Alternative #6 : 2 entrées dédiées (1 clinique et 1 urgence) Alternative #6 : 2 entrées dédiées (1 clinique et 1 urgence). Triage près de l’entrée et admission face à l’entrée. Poste infirmier et salles examen perpendiculaires à l’observation Salle d’attente Clinique Salle d’attente urgence

Analyse de Proximité – Méthode SLP L’alternative #7 permet de respecter l’ensemble des liens de proximité « obligatoires » et « nécessaires » Liens de proximité obligatoires (A) : Triage et poste infirmier Triage et salle d’attente Poste infirmier et salles de choc Salles d’examen et salle d’attente Poste infirmier et salle d’observation Poste infirmier et poste des médecins Poste infirmier et pharmacie Guichet unique et soins courants Garage ambulance et salles de choc Garage et morgue Liens de proximité nécessaire s(E) : Admission et triage Triage et salles d’examen Poste infirmière et salle d’examen Salles de choc et poste médecin Salles d’examen et poste médecin Salles d’observation et poste médecin Salles d’examen et utilité souillée Salles d’observation et utilité souillée Salles d’observation et cuisine Salles d’examen et pharmacie Salles d’observation et pharmacie Triage et salle familiale Guichet unique et salle familiale Soins courants et salle familiale Admission et archives

Alternative #7: Secteurs isolés, minimise les déplacements et interférences Personnel urgence Clients clinique Clients urgence Salle d’attente Clinique 10’x11’ Salle d’attente urgence Clients clinique

Alternative #7: 1 entrée, 2 salles d’attente distinctes 9 27 11 Alternative #6 : 2 entrées dédiées (1 clinique et 1 urgence). Triage près de l’entrée et admission face à l’entrée. Poste infirmier et salles examen perpendiculaires à l’observation 29 10’x11’ 10’x11’ 10’x11’ 30 10’x11’ 10’x11’ 10’x11’ 28 8,5’x11’ 12 21 19 14 3 10 18 13 8’x12’ 10’x12’ 11’x11’ 4,8’x11’ 14’x26’ 10’x 22’ 10’x11’ 6 8 17 7 2 22 11’x13’ 5 11’x13’ 11’x13’ 26 11’x17’ (1 salle seulement) 9’x13’ 13’x15’ 10’x11’ 15 25 1 Salle d’attente Clinique 10’x11’ Salle d’attente urgence 4 2 portes distinctes 3 Toilettes existantes Ascenseur pour radiologie

Alternative #7: 1 entrée, 2 salles d’attente distinctes 20 23 16 24 13’x24’ Salle de réveil 3 civières