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Les Rôles Un rôle est une fonction détenue par un utilisateur à un moment donné. Un rôle confère des droits spécifiques. » Le CIL – correspondant informatique et libertés- un seul CIL par établissement ; à l’UJM, André Bruchet. » Le Responsable légal de traitement – l’Université Jean Monnet, représentée par son président. » L’assistant CIL, Monique Celle. » Les référents d’unité sont chez nous les responsables administratifs et les responsables de services ainsi que les correspondants fonctionnels. » Les responsables d’unités sont chez nous les directeurs de composantes, de services et de laboratoires. » Les auteurs : tous les personnels de l’UJM sont auteurs et peuvent donc créer des fiches. (Nota : les étudiants ne sont pas auteurs) » Les experts sont nommés à un moment donné pour renseigner une fiche concernant un traitement précis. (ex : rôle de chef de projet) 2

Connectez-vous à l’ENT puis dans « ESPACE PERSONNEL », cliquez sur « Informatique et libertés» en bas du menu déroulant. Cliquez ensuite sur connexion en haut à droite puis sur la petite maison verte juste à côté. 3

En fonction de votre rôle, vous voyez une arborescence différente et vous avez des droits différents. 4

N’importe quel personnel de l’université peut créer une fiche. Seul le CIL peut activer une fiche. 5

Pour créer une fiche, dans le pavé bleu à gauche, cliquez sur « traitements » puis sur « créer une fiche » 6

Apparaît une fiche avec 4 onglets Au-dessus des 4 onglets, vous devez renseigner la finalité du traitement qui sera toujours affichée ; quel que soit l’onglet ouvert. Vous devez ensuite renseigner, dans chacun des onglets, les rubriques suivantes : FichesDonnées annexes Pièces jointes Infos 7

Dans l’onglet « fiche » : - La description et l’objectif - Le cil désigné : sélectionnez André Bruchet - L’entité est pré renseignée « Université Jean Monnet » - Le responsable de traitement est pré renseigné « Université Jean Monnet » - Le responsable de la mise en œuvre est à sélectionner dans le menu déroulant (il y a pour l’instant les directions, les facultés, les instituts, certains services et quelques labos ; si vous ne trouvez pas l’entité qui concerne le traitement, vous pouvez en demander l’ajout par mail à - Le gestionnaire du droit d’accès est également à sélectionner dans le menu déroulant. - La date de mise en œuvre. - Les catégories de personnes concernées par le traitement. - Les catégories de données et catégories de destinataires. 8

9 Concernant les catégories de données et catégories de destinataires, Cliquez sur « modèles » en haut à gauche du pavé. Apparaît alors un pavé intitulé « contenu des modèles » Cliquez sur « template standard » Un tableau de trois colonnes apparaît alors (types de données, destinataires, durée de conservation des données). Il vous faut renseigner ces trois points avec les informations requises concernant le traitement en question.

10 Vous renseignerez ensuite : - la date d’inscription au registre - Le motif de l’inscription (pour un traitement nouvellement mis en place il s’agira tout simplement de : « première activation »)

11 Dans l’onglet : « données annexes » Vous devrez renseigner : -l’expert fonctionnel ou métier (facultatif) Si vous souhaitez en désigner un, il vous faudra nous faire la demande de le nommer comme tel dans les paramètres. Il sera alors « expert » pour renseigner la fiche pour laquelle vous l’aurez nommé « expert » et seulement pour cette fiche. Il pourra alors renseigner la fiche et perdra son rôle d’expert dès activation de la fiche par le CIL.

12 onglet : « données annexes » (suite) -Le nom du logiciel -Le domaine est à sélectionner parmi trois propositions que nous avons définies : « recherche, pédagogie et gestion » -Le type de formalité est à déterminer suivant les valeurs proposées dans le menu déroulant entre : -NS : norme simplifiée -EX : exemption -DN : déclaration -AU : autorisation unique -AUT : autorisation -NSNR : norme simplifiée non renseignée -NR : non renseigné -RU : règlement unique -DA : demande d’avis -Il y a d’autres pavés de données mais nous ne les avons pas rendus obligatoires ; vous n’avez donc pas à les renseigner.

13 Dans l’onglet « pièces jointes » Vous avez tout simplement la possibilité d’intégrer des pièces jointes En bas de chacune de ces pages, vous disposez d’un pavé « bloc-notes » dans lequel vous pouvez intégrer des commentaires en vue d’un échange avec vos collaborateurs (expert, référent…) ou avec le CIL. Si vous renseignez le pavé bloc-notes dans l’onglet « pièces jointes », votre commentaire apparaitra dans le pavé de bas de page de tous les autres onglets. Pour enregistrer votre commentaire, pensez à cliquer sur la disquette à droite du pavé. En tant que référent, une fois renseignées toutes ces rubriques, vous aurez le choix : -D’enregistrer le brouillon -De transmettre le brouillon (au CIL pour consultation et avis) -De valider le brouillon (ce qui l’envoie au CIL qui pourra soit vous le renvoyer, soit l’activer). Que vous soyez auteur, expert, référent, responsable d’unité, si vous validez une fiche, elle est envoyée au CIL et vous ne pouvez plus la modifier ; vous pouvez seulement la consulter.

14 C’est ce que vous indiquent les clés blanches ; alors qu’une clé verte vous indique que vous avez la main dessus. Si vous devez la modifier, vous devez en faire la demande au CIL : etienne.fr qui vous la etienne.fr

15 Voici ce à quoi ressemble votre fiche une fois validée, onglet « fiche »

16 Onglet « données annexes »Onglet « infos »