EXCEL POUR LES COMMERCIAUX Optimiser sa tournée Utiliser la loi Pareto Partons du fichier suivant : Entièrement conçu par Nicole LEVEQUE Formatrice bureautique.

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1 EXCEL POUR LES COMMERCIAUX Optimiser sa tournée Utiliser la loi Pareto Partons du fichier suivant : Entièrement conçu par Nicole LEVEQUE Formatrice bureautique et NTIC Ancienne attachée commerciale Copyright interdit

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3 Le tableau en vues fractionnées

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6 La loi Pareto : rappel Vilfredo PARETO, économiste et sociologue de la fin du 19ème siècle et du début du 20ème siècle (1848-1923) a notamment étudié la répartition des revenus dans différents pays. Un des principaux constats qui ressort de cette étude est une « loi », dite « Loi de PARETO » : dans presque tous les pays, 80% de la richesse sociale était possédée par 20% des individus. Par la suite, on s'aperçut qu'un grand nombre de phénomènes étaient gouvernés par la loi du 80/20

7 20 % des clients représentent 80 % du chiffre d'affaires 20% des pièces stockées dans une entreprise représentent 80% de la valeur du stock 20% des fournisseurs représentent 80% du volume d'achat total 20% du personnel effectue 80% du travail 20% des salariés d’une entreprise empochent 80% de la masse salariale 20% des automobilistes causent 80% des accidents 20% des vêtements d'une garde-robe sont portés 80% du temps 20% des produits représentent 80% du chiffre d'affaires 20% des ventes représentent environ 80% de la marge bénéficiaire 20% du personnel total est concerné par 80% des accidents du travail etc. La loi Pareto : suite…

8 Loi Pareto et méthode ABC Les clients A contribuent surtout au CA. Ils ne sont pas toujours les plus rentables car, en raison de leur volume d’achat, on leur consent des remises et ristournes importantes. Ils obtiennent souvent des délais de paiement assez long qui peuvent donc peser sur la trésorerie de l’entreprise. Le risque de non-paiement est faible puisqu’il s’agit souvent d’entreprises importantes. Le risque de dépendance de l’entreprise est élevé dès qu’un seul client atteint 10 % du CA total. Ainsi, la perte d’un de ces clients peut être fortement préjudiciable pour l’entreprise. Clients à visiter régulièrement (en face à face).

9 Loi Pareto et méthode ABC Les clients B sont particulièrement rentables car ils obtiennent des remises plus faibles que les gros clients. Visites régulières. Les clients C contribuent beaucoup à la marge puisqu’ils achètent « au prix fort ». CA faible donc visites moins fréquentes ; contact téléphonique.

10 Notre fichier CLIENTS En regardant notre fichier, on constate en effet que 9 de nos clients, que nous avons catégorisé A, représentent bien 80 % de notre C.A Rappel du calcul du pourcentage sur EXCEL : Notre total est en cellule D41 - Notre premier chiffre en cellule D3 En E3 (formatée en pourcentage) : nous entrons la formule suivante : =D3/$D$41 (en figeant bien sûr la cellule D41 puisque nous allons étendre par une copie incrémentée jusqu’à E40) Rappel du calcul de la loi Pareto : En F3: nous entrons simplement =E3 - Mais en F4 : nous entrons : F3+E4

11 Notre tournée Nous avons établi que nous disposions de 225 jours par an sur 11 mois (nous partons en vacances durant le mois d’août). Nous avons 38 clients au total. Donc 225 / 38 = 5,92 CalculsRESULTAT obtenu (voir prochaine diapo) Décomposition de la formule à faire CATEGORIE A : 9 clients mais 80% de notre CA 9 clients x 5,92 = 53 j 23 JOURS23 J x 5,92 = 136 J Choix de mettre les 136 j sur A CATEGORIE B : 6 clients mais 12 % de notre CA 6 Clients x 5,92 = 36 j 9 JOURS9 J x 5,92 = 53 J Choix de mettre les 53 J sur B CATEGORIE C : 23 clients mais 8 % de notre CA 23 clients x 5,92 = 136 j TOTAL 53+36+136 225 JOURS 6 JOURS TOTAL : 23+9+6 = 38 6 J x 5,92 = 36 J Choix de mettre les 36 J sur C 225 : 38 = 5,92 Opération à faire dans sens inverse 36 : 5,92 = 6 J

12 CalculsRESULTAT obtenu (solutions + bas) Décomposition de la formule à faire CATEGORIE A : 9 clients mais 80% de notre CA 9 clients x 5,92 = 53 j 23 JOURS23 J x 5,92 = 136 J Choix de mettre les 136 j sur A CATEGORIE B : 6 clients mais 12 % de notre CA 6 Clients x 5,92 = 36 j 9 JOURS9 J x 5,92 = 53 J Choix de mettre les 53 J sur B CATEGORIE C : 23 clients mais 8 % de notre CA 23 clients x 5,92 = 136 j TOTAL 53+36+136 225 JOURS 6 jours TOTAL : 23+9+6 = 38 6 J x 5,92 = 36 J Choix de mettre les 36 J sur C 225 J38 CLIENTS ?23 CLIENTS 6 x 225 38 136 J PRODUITS EN CROIX Attribués à CATEGORIE A LA + IMPORTANTE 225 J38 CLIENTS ? 6 CLIENTS 23 x 225 38 36 J Attribués à CATEGORIE C LA - IMPORTANTE 225 J38 CLIENTS ?9 CLIENTS 9 x 225 38 53 J Attribués à CATEGORIE B

13 La même chose sur Excel

14 Que pouvons-nous en conclure ? CAT A : 9 CLIENTS : 23 J sur 11 mois soit 1 visite tous les 15 JOURS environ CAT B : 6 CLIENTS : 9 J sur 11 mois soit 1 visite une fois par mois environ CAT C : 23 CLIENTS : 6 J sur 11 mois soit 1 visite tous les deux mois environ CAT A : 9 CLIENTS X 23 JOURS = 207 VISITES AU TOTAL CAT B : 6 CLIENTS X 9 JOURS = 54 VISITES AU TOTAL CAT C : 23 CLIENTS X 6 JOURS = 138 VISITES AU TOTAL Nous pouvons aussi décider de rééquilibrer un peu notre répartition : CAT A : 9 CLIENTS : 22 J sur 11 mois soit 1 visite tous les 15 JOURS environ CAT B : 6 CLIENTS : 10 J sur 11 mois soit 1 visite une fois par mois environ CAT C : 23 CLIENTS : 6 J sur 11 mois soit 1 visite tous les deux mois environ Nos efforts doivent se concentrer sur les catégories A et B, car C ne représente que 8 % de notre C.A

15 La gestion des itinéraires Etablir un itinéraire de visite consiste à élaborer un trajet afin de réaliser toutes les visites inscrites au plan de tournée que nous venons d’établir, dans les délais prévus. La construction de son itinéraire a pour objectif de : -Réduire le temps passé en voiture pour développer le temps en face à face, -Diminuer le coût des visites Voici quelques organisations fréquemment utilisées par les commerciaux :

16 Les tournées en marguerite Le secteur peut être divisé en 4 sous secteurs : ABCD : chaque jour, le commercial visite une parcelle de chaque sous secteur. Le mardi par exemple, il visitera le secteur A1, le mercredi le B1, le jeudi le C1 et le vendredi le D1. Le cœur de la marguerite correspond, en principe, au siège de la société ou au domicile du commercial. La semaine suivante, il travaillera sur le secteur A2, B2 etc. Grâce à cette organisation, le commercial est présent au cours de la même semaine sur chacun des 4 sous secteurs. Il peut ainsi rayonner sur l’ensemble du secteur et régler les problèmes éventuels dans un délai raisonnable. Cette organisation lui permet de rentrer chez lui tous les soirs et de communiquer à la société à la fin de chaque journée. Cependant, les distances peuvent être importantes et les coûts de vente élevés (frais de vie) Secteur vaste, Nombre de clients importants

17 Les tournées en spirale ou escargot Le commercial visite pendant la semaine ses clients en s’éloignant de son lieu de résidence ou du siège. Le jour 1, il visitera ses clients sur la spirale comprenant les chiffres V1, V2 et V3. Le jour suivant, il se rend chez ses clients de la spirale V4, V5 V6 et ainsi de suite. A la fin de la semaine, il reliera V13 à V1. Cette organisation permet de visiter régulièrement tout le secteur, de ne pas prendre de RV car les clients connaissent les jours de passage. Cependant, les temps de déplacement sont longs et les frais de vie importants. Répartition uniforme des clients, fréquence des visites identique pour tous les clients. Pas de problème d’accessibilité

18 Les tournées en zig zag pour un territoire plus vaste Organisées autour d’un axe central de déplacement (autoroute, par exemple), le commercial va de V9 à V1 le lundi soir. Le lendemain, il commence ses visites sur le retour, de part et d’autre de l’axe central : mardi, V1, V2 et V3 – mercredi, V4, V5 et V6. Permet de ne pas perdre de temps dans les trajets entre les visites, de diminuer le temps de déplacement entre deux clients. Cependant, les trajets sont souvent longs et les frais de vie peuvent être élevés. Répartition des clients autour d’un long axe routier. Diminution du temps de déplacement entre les clients

19 Examinons le département 02 Dans ce département, majoritairement, mes clients sont de catégorie C (la moins importante). Bien que j’ai des clients A (Jaune), je ne commencerai pas par là 6

20 Examinons le département 60 Même remarque : j’ai aussi le même nombre de clients jaune/orange que pour le 02 6

21 Examinons le département 80 C’est pire que les deux autres : 1 jaune et deux oranges Pour faire mon choix, il ne me reste plus qu’à faire la somme des jaunes/oranges de chaque département.

22 Vue d’ensemble Il paraît désormais évident de s’occuper des départements 60 + 02

23 Autour de CREIL : St Maximin, Villiers St Paul etc. Et au sud de Méru, Beauvais Vue d’ensemble 3 AUTOROUTES : A29 en haut, A16 à gauche et A1 au milieu : Intérêt de choisir une tournée en zig zag

24 Fin de cette formation Pour une formation plus complète, RV sur mon site ici : SITE INTERNET 1.Le prix d'achat 2.Le coût de revient 3.La marge brute et la marge nette 4.Le calcul de la TVA et les coefficients de TVA 5.Le taux de marque et le taux de marge 6.Les coefficients multiplicateurs de marge 7.Comment calculer un pourcentage 8.Calcul du C.A et son évolution 9.Calcul du taux de variation du C.A 10.Calcul de la loi Pareto 11.Quelques ratios utiles LE PROGRAMME Copyright interdit