Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 1 Formation des administrateurs d'établissement.

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1 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 1 Formation des administrateurs d'établissement Décembre 2009 - Janvier 2010 ENT Midi-Pyrénées

2 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 2 Objectifs de la formation Repérer les principales missions de l'administrateur ENT dans l'établissement Connaître les fonctions d'administration de l'ENT Midi-Pyrénées et savoir les utiliser PREREQUIS : Connaître et savoir utiliser les fonctionnalités "utilisateurs" de l'ENT Midi-Pyrénées (avoir suivi la formation "utilisateur" Kosmos, IUFM, autre…)

3 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 3 Introduction Le projet ENT Midi-Pyrénées Présentation des services de l'ENT Midi-Pyrénées L'architecture générale Alimentation de l'annuaire ENT Le service messagerie La réinitialisation des mots de passe 1 ère partie : le rôle de l'administrateur ENT dans l'établissement Sa place dans l'organisation académique Ses missions et tâches principales Les qualités à développer 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration : ajout de flux sur page d'accueil Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes Import/export La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Création de rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de vie scolaire Les horaires Les matières, les services L'import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L'administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes, Les statistiques SOMMAIRE

4 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 4 Introduction Le projet ENT Midi-Pyrénées Présentation des services de l'ENT Midi-Pyrénées L'architecture générale Alimentation de l'annuaire ENT Le service messagerie La réinitialisation des mots de passe Formation des administrateurs ENT

5 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 5 Appel à candidature du Ministère de l’éducation nationale en mars 2003 Projet de l’Académie de Toulouse et de ses deux partenaires (CRMP et CG09) retenu dans le volet 2 des expérimentations des ENT Étude de faisabilité en 2004 par le cabinet Accenture Décision d’expérimentation en décembre 2004 suite au rapport de l’étude de faisabilité Choix de 12 établissements expérimentateurs obtenir un panel diversifié d’établissements Après vote au Conseil d’Administration Bilan de l’expérimentation en juin 2007 et décision de généralisation Généralisation 2008-2012 dans le cadre d’un partenariat élargi Historique du projet ENT Midi Pyrénées

6 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 6 Le projet ENT Midi-Pyrénées Les marchés Deux types de prestations «marchés publics extérieurs » (par les collectivités et l’État dans le cadre du CPER et du Feder) Un accompagnement / soutien par l’académie La plate-forme ENT (Maîtrise d’Œuvre ou MOE) IBM / KOSMOS (K-d’école V3)  plate-forme : portail de services  formation des administrateurs de l’ENT pôles d 'appui et des formateurs,  documentation en ligne et papier,  assistance aux utilisateurs niveau 2 L’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) pour tous les partenaires INEUM CONSULTING / SOGETI  recette,  aide au pilotage  coordination,  accompagnement central  évaluation… Disposer des moyens internes pour ….  Soutien / animation dans les établissements  Formations utilisateurs et administrateurs d'établissement  Assistance utilisateurs niveau 1  Évaluation…

7 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 7 La généralisation de l'ENT Les moyens Tous les établissements bénéficient de : 2 HSA (pour l’administrateur de l’ENT) 5 jours de formation assurés par l'IUFM (4J en présentiel + 1J à distance) pour 3 personnes en moyenne (*) "formateur – accompagnateur" qui assureront en interne les sessions de formation sur site pour les utilisateurs (18h rémunérées par le SAFCO) l‘aide apportée par la personne ressource de l’établissement d’appui du bassin au travers des visites hebdomadaires, des manifestations organisées dans le bassin. Le pôle d’appui du bassin bénéficie en plus de : décharge pour aider les établissements du bassin à déployer l’ENT (mi-temps d'enseignant ) un mi-temps d’AED pour l’appui des EPLE du bassin Tous les EPLE bénéficient aussi de la plate forme d’assistance Par tél Via le service web www.ac-toulouse.fr/assistancewww.ac-toulouse.fr/assistance Via le mel assistance@ac-toulouse.frassistance@ac-toulouse.fr Par fax 01 41 37 52 65 (*) selon la taille de l'établissement

8 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 8 Le déploiement ENT prévu sur 4 ans Année 1 Année 2 (cumul) Année 3 (cumul) Année 4 (cumul) Lycées Midi-Pyrénées1283580120128 Collèges Ariège1571015 Collèges Aveyron2171421 Collèges Gers216101521 Collèges Lot20235A fixer Collèges Hautes-Pyrénées202101520 Collèges Tarn3092230 Collèges Tarn-et-Garonne16235A fixer Rectorat11111 Total général27271153227272

9 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 9 Structuration du projet Au niveau de l'établissement un chef de projet (chef établissement) et une équipe projet locale Au niveau du bassin 22 équipes relais (pôles d 'appui) pour l’animation au niveau des bassins Au niveau départemental une commission départementale TICE Au niveau central Un comité de pilotage stratégique Un comité de suivi opérationnel Un groupe projet = pilotage au quotidien Une cellule d’animation régionale : rectorat et AMOA (détails sur la diapositive 23)

10 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 10 Introduction Le projet ENT Midi-Pyrénées Présentation des services de l'ENT Midi-Pyrénées L'architecture générale Alimentation de l'annuaire ENT Le service messagerie La réinitialisation des mots de passe Formation des administrateurs ENT

11 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 11 K-d’école : un ENT aux multiples outils Les outils par défaut : Publication internet / extranet / intranet Outils personnels : Messagerie pour les élèves Pour tous : Agenda personnel, espace de stockage, gestionnaire de favoris, classeur pédagogique, adresse email Outils collaboratifs : rubriques et blogs, agenda partagés, espaces de stockage, espaces de discussion, cahier de texte, partage de ressources pédagogiques, réservation de ressources Services annuaire : pages blanches, gestion de groupes, gestion de comptes invités Accès à des services externes : Mis en place par l’académie, des partenaires Ou par des éditeurs tiers Ex : GIBII, gestion documentaire, KNE, CNS, vie scolaire… Outils de « vie scolaire »

12 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 12 Un ENT pour qui ? Collectivités territoriales Rectorat Entreprises Établissements Familles Grand public

13 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 13 K-d’école : architecture générale Un réseau d’ENT et de portails Accessible avec un seul couple identifiant / mot de passe Un portail général : Portail du rectorat / collectivités territoriales en accès public et / ou privé, permettant une information ciblée vers : le grand public les personnels TOS les familles (transport scolaire, cantine,…) Et bien sûr élèves, enseignants, parents, inspecteurs… ENT inter-établissements : groupes de travail disciplinaires Ressources pédagogiques etc… => http://www.entmip.fr Des portails d’établissement Portail général Site internet grand public Extranet inter-établissements (site inter- établissements) Ressources pédagogiques ENT établissement A Site Internet grand public Intranet établissement Services collaboratifs Services pédagogiques ENT établissement B Site Internet grand public Intranet établissement Services collaboratifs Services pédagogiques

14 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 14 Annuaire ENT : alimentation automatique et manuelle 1. Alimentation automatique K-d’école est synchronisé avec le système d’information des établissements, au travers des bases académiques  Sont ainsi importés les 4 profils d’individus types : Comptes : enseignants, élèves, parents, personnels Classes et groupes institutionnels Les mises à jour sont régulières (fichier deltas, fichiers complets) 2. Alimentation manuelle (par les administrateurs) Imports de fichiers csv (comptes des collectivités,…) pour les comptes institutionnels Création de comptes invités Création / Import de services Création de remplacements et d’inspections

15 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 15  importance d'une bonne saisie des données à la source Source : annexe 4 SDET V2 Annuaire ENT : alimentation automatique des classes et comptes Base des établissements Base des enseignants 2 nd degré public

16 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 16 Le service de messagerie est réservé exclusivement aux membres de l’ENT Tous les membres de l'ENT disposent d’une adresse de format @entmip.fr Cette adresse est dite « universelle » : tout membre de l’ENT peut lui écrire, avec ou sans l’ENT, à condition d’utiliser une adresse connue de lui : adresse universelle ou adresse personnelle déclarée dans ses Préférences seuls sont stockés et consultables via l’ENT les messages reçus par les élèves… …les autres messages étant transférés vers l’adresse indiquée dans les Préférences Si un destinataire n’a pas renseigné son adresse, l’expéditeur recevra un message d’avertissement Le service de messagerie

17 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 17 Exemple de fonctionnement de la messagerie ENT K-d’école Le destinataire membre de l’ENT recevra le message : soit dans sa boite ENT soit dans sa boite personnelle (s’il a configuré la redirection) Anthony J., parent membre de l’ENT, sans boite mail dans l’ENT, dispose d’une adresse ajohnson@free.fr vers laquelle il a demandé le transfert de ses messages et d’une adresse ENT : anthony.johnson@entmip.fr ajohnson@free.franthony.johnson@entmip.fr Anthony J. envoie un message via l’ENT K-d’école vérifie si l’adresse de l’expéditeur est associée à un membre de l’ENT. Si oui, il transfère le message au destinataire, après avoir changé l’adresse mail de l’expéditeur qui devient son adresse universelle K-d’école transfère le message à son destinataire S’il a reçu le message sur sa boite hors ENT et qu’il répond avec (c’est comme s’il envoyait un message à l’adresse universelle d’Anthony J.)        Anthony reçoit la réponse De manière générale, seul l’ENT ou un de ses membres a le droit d’écrire à un membre de l’ENT Remarque : si le destinataire n’a ni boite dans l’ENT, ni configuré son adresse externe, et qu’un message lui est envoyé, l’ENT répondra que le destinataire n’a pas pu recevoir le message

18 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 18 Les droits associés au service messagerie Profils parents, autres Rôle "Accès au service d’envoi" Permet d’envoyer des messages via l’ENT aux membres des groupes auxquels on appartient au sein de l’établissement il est donc impossible par défaut à un parent de contacter un membre du personnel Profil enseignants, personnels Rôle "Accès au service d’envoi étendu" Permet d’envoyer des messages via l’ENT à tous les membres de l’ENT, y compris des autres établissements Pour les élèves Rôle "Messagerie interne" Permet de recevoir des messages via l’ENT Comprend "Accès au service d’envoi "

19 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 19 Réinitialisation des mots de passe Principe de fonctionnement Vers la BAL externe de l'administrateur Demande Utilisateur Demande Administrateur Réinitialisation du mot de passe L'utilisateur a défini une adresse mel externe L'utilisateur n'a pas d'adresse mel externe (élèves…) ou Mot de passe Vers la BAL externe de l'utilisateur Mot de passe

20 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 20 Réinitialisation des mots de passe Pour un utilisateur, sur la page de connexion

21 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 21 Réinitialisation des mots de passe Pour l'administrateur, par le service annuaire

22 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 22 1 ère partie : le rôle de l'administrateur ENT dans l'établissement Sa place dans l'organisation académique Ses missions et tâches principales Les qualités à développer Formation des administrateurs ENT

23 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 23 L'organisation du projet

24 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 24 Présentation du dispositif académique d’accompagnement ENT Niveau académique Niveau Bassin Niveau établissement Mission TICE Participe à la cellule d’animation académique (C3A) qui pilote et anime SIGAT Annuaire Hébergement de certains services Pôles d’appui Accompagnement des EPLE par les animateurs relais AIDAT Aspects techniques de l’informatique des EPLE Établissements Équipe projet dont Administrateur ENT et formateurs accompagnateurs

25 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 25 Projet ENT au rectorat – Les acteurs de la mission TICE Chef de Projet Gestion Plateforme : Josiane Albin Chef de Projet Accompagnement : Pascale Bénévent Responsables Animation, accompagnement Laurence Duschenes Ressources en ligne, animations disciplinaires, usages pédagogiques Michel Vauzelle Prospective Frédéric Cherouvrier Documentation utilisateurs Pascale Bénévent, administrateurs Josiane Albin Communication Frédéric Cherouvrier Évaluation, statistiques Pascale Bénévent Formation Laurence Duschenes Dispositif d’assistance Josiane Albin Juridique Pascale Bénévent Responsables Administration centrale, annuaire Josiane Albin Responsable technique : Interfaçage ENT/réseaux d’établissements, Webdav, suivi qualité service Jean-François Chaumont Services Tiers Jean-François Chaumont -Magret – Thierry Chassain, Guy Picou -GiBii – Thierry Martin -PMB-BCDI – Eric Grimmer -Gestionnaire de favoris – Josiane Albin -Outils vie scolaire (notes absences)– Jean- François Chaumont -Ressources en ligne – Michel Vauzelle Responsable fonctionnel Josiane Albin Déploiement, pré-requis Thierry Martin Pilotage - Chef de Projet Rectorat : Anne-Marie Gros Adjoints : Pascale Bénévent et Frédéric Cherouvrier Coordination, suivi projet, suivi marchés

26 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 26 Les pôles d’appui dans le projet ENT 22 pôles d’appui (avec 1 correspondant désigné par pôle d’appui) 33 enseignants 22 assistants d’éducation ENT Composition Positionnement Assurer le rôle de courroie de transmission entre la mission TICE, pilote du projet pour le Rectorat et les établissement et les établissements de son bassin de formation. Sous la responsabilité du Recteur, les pôles d’appui sont animés et coordonnés par le Conseiller Tice auprès du Recteur (Chef de projet Mission TICE) en lien avec la cellule académique d’animation et d’accompagnement Au sein du bassin de formation, ils assistent les établissements dans la mise en œuvre du projet et la conduite de changement. Objectifs

27 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 27 Un établissement dans le projet ENT Le chef d’établissement est le chef de projet ENT qui pilote la mise en œuvre du projet avec une équipe projet qu’il réunit autour de lui. Équipe projet : équipe de Direction, administrateur de l’ENT, formateurs–accompagnateurs, personne ressource, gestionnaire de réseau, etc… Composition Positionnement Piloter localement la mise en place de l’ENT dans l’établissement dans le cadre défini par le niveau académique et relayé par le pôle d’appui Établissement suivi par le pôle d’appui du bassin Établissement qui peut aussi recevoir l’aide du niveau académique (corps d’inspection, mission TICE, SAFCO, …) Chaque établissement dispose de son portail ENT, Le projet ENT s’inscrit dans le cadre du projet académique conduit par les partenaires (Rectorat et collectivités). Le projet ENT est en lien avec le projet d’établissement ou du contrat d’objectifs. Objectifs

28 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 28 Rôle et missions de l’établissement dans le projet ENT Chef de projet du projet ENT dans son établissement il doit Piloter le projet et mettre en place les actions Définir le plan d’actions Mobiliser les acteurs Informer et communiquer Organiser le déploiement de l’ENT Participer aux rencontres inter établissements proposées Chef de projet du projet ENT dans son établissement il doit Piloter le projet et mettre en place les actions Définir le plan d’actions Mobiliser les acteurs Informer et communiquer Organiser le déploiement de l’ENT Participer aux rencontres inter établissements proposées Membres désignés par le chef d’établissement:  Aider ce dernier dans le pilotage du projet au quotidien  Animer et suivre le projet dans l’établissement : En amont de l’arrivée du dispositif Au moment de l’installation Après l’installation Membres désignés par le chef d’établissement:  Aider ce dernier dans le pilotage du projet au quotidien  Animer et suivre le projet dans l’établissement : En amont de l’arrivée du dispositif Au moment de l’installation Après l’installation Chef d’établissement de l’EPLE Activités de l’équipe projet de l’EPLE

29 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 29 Missions et tâches principales de l'administrateur ENT d'établissement Codes et comptes utilisateurs Distribution des comptes aux utilisateurs Vérification fonctionnelle, remontées des éventuelles anomalies (via le dispositif d'assistance) Création des comptes invités Réinitialisation des mots de passe Rapprochement de comptes Recensement et intégration des comptes externes (agents des collectivités) Maintenance (arrivée, départ enseignants, élèves…) Gestion du service de Vie Scolaire Gestion des matières (création / importation) Gestion du temps (dates d’ouverture, horaires journaliers, sem1 /2) Services enseignement (création / importation) Rattachement de groupes à des classes Création d’inspections Création de remplacements d’enseignants Gestion des droits Gestion des accès (site Internet, intranet, rubriques,) Maintenance et évolution Gestion des services Services natifs : gestion des droits (réservation de ressources, annuaire, …) Services externes : gestion et paramétrage des services (GiBii, gestion documentaire, vie scolaire, ressources numériques…) Paramétrages initiaux : documentation dans le kit de déploiement et aide du pôle d'appui Bascule, changement d'année Récupération des rubriques archivées… Coordination, animation Sous la responsabilité du chef d'établissement (chef du projet ENT dans l'établissement) Pivot central au sein de l'équipe projet ENT de l'établissement

30 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 30 Administrateur ENT d'établissement, les qualités à développer Sens des responsabilités et du partage du travail Sens de l'organisation Bonne qualité relationnelle Devoir de réserve et de confidentialité Bonne connaissance de l'outil Utilisation personnelle de l'outil avec ses classes

31 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 31 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes Import/export La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Création de rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de vie scolaire Les horaires Les matières, les services L'import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L'administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes Les statistiques Formation des administrateurs ENT

32 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 32 Exercice 1 Objectif : Repérer les fonctionnalités réservées à l'administrateur Mode opératoire : Se connecter avec un compte enseignant puis avec un compte administrateur et noter les différences pour La trousse dans les diverses parties de l'intranet, puis dans la réservation de ressources Services de vie scolaire Le service annuaire Le service administration  Si possible, utiliser 2 navigateurs, sinon travailler en binôme Découverte de l'interface d'administration

33 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 33 La trousse dans les diverses parties de l'intranet Les administrateurs sont gestionnaires de toutes les rubriques et sous rubriques : ils peuvent créer, supprimer, modifier des rubriques et gérer des formulaires Les enseignants sont gestionnaires, modérateurs, rédacteurs ou visiteurs de certaines rubriques, le menu de la trousse s’adapte alors au profil. La trousse dans la réservation de ressources Les administrateurs sont gestionnaires de la rubrique et des domaines : ils peuvent créer, supprimer des domaines et des ressources Les enseignants sont rédacteurs avec mise en ligne des domaines: ils peuvent réserver des ressources Découverte de l'interface d'administration Exercice 1 (synthèse 1/4)

34 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 34 Découverte de l'interface d'administration Exercice 1 (synthèse 2/4) Le service Annuaire Onglets Elève Utilisateur Enseignant Gestionnaire Annuaire Admin local Admin Externe Super admin UtilisateurRechercher un utilisateur xxxx Créer un utilisateur xx GroupeRechercher un groupe xxxx Créer un groupexxx AdministrationRapport de cohérence xx Fichier des identifiants xx Référentiel localxx Importxx Exportxx

35 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 35 Découverte de l'interface d'administration Exercice 1 (synthèse 3/4) Onglets EnseignantAdmin localSuper admin Services tiersListe des servicesxx Ajouter un servicexx QuotasEtablissementxx Rubriquesxx Espaces personnelsxx Ressource pédagogiquesxx Messageriexx Classeur pédagogiquexx Pages d’accueilListe des flux de pages d’accueilxx Ajouter un fluxxx Tracesxx indicateursxx Rubriques des classesxx Restaurationxx Le service administration

36 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 36 Découverte de l'interface d'administration Exercice 1 (synthèse 4/4) Sous rubriques EnseignantAdmin localSuper admin Accueil Synthèse des données de vie scolaire Import de mise à jour de l’emploi du temps Génération des séances Choix du mode de gestion xx Matièresxx Gestion du temps Horaires Fermetures Alternances Créneaux Horaires xx Services enseignement Rechercher des services d'enseignement xxx Appartenances Rechercher des appartenances xX Inspections Rechercher une inspection Ajouter une inspection xx Remplacements Rechercher un remplacement Ajouter un remplacement xx Gestion Vie Scolaire

37 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 37 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes Import/export La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Création de rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de vie solaire Les horaires Les matières, les services L’import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L'administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes Les statistiques Formation des administrateurs ENT

38 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 38 Les rôles par défaut sur l’annuaire " Utilisateur " Périmètre limité à l’établissement de rattachement et aux groupes dont fait partie l’usager Pour : élèves, parents, autres "Utilisateur avancé" Périmètre pouvant être étendu à l’ensemble des établissements Pour : personnels "Gestionnaire annuaire" « Utilisateur avancé » + création/modification/suppression des groupe dont ils sont gestionnaires Pour : enseignants "Liste rouge" Permet de consulter les informations sur liste rouge Pour : groupe "chef d’établissement" "Administrateur" Comprend les rôles précédents sauf « Liste rouge » et permet d’accéder aux fonctions avancées de l’annuaire, dont notamment la création de comptes invités Pour : administrateurs

39 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 39 Les outils de l’annuaire réservés aux administrateurs Les rapports de cohérence La recherche de groupes vides Permet d’identifier des groupes vides inutiles et ainsi faire remonter l’information à la scolarité lorsqu’il s’agit de groupes institutionnels La recherche d’anciens comptes Permet d’identifier des comptes qui existent dans l’ENT, par date de création La recherche d’élèves/tuteurs sans rattachements Permet d’identifier des données inutiles : élèves sans parents, parents sans enfants et ainsi faire remonter l’information à la scolarité lorsqu’il s’agit de comptes institutionnels

40 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 40 Les outils de l’annuaire réservés aux administrateurs Les fichiers d’identifiants Chaque fois que l’annuaire fédérateur fournit de nouveaux comptes à K- d’école (fichiers deltas), un fichier d’identifiants est disponible, au format CSV.. Génération de fichiers d’identifiants à une date donnée Le fichier généré est disponible dans l'onglet "Fichier des identifiants" Pour les Cités Scolaires, autant de fichiers que d'établissements (RNE) Cette option permet de concaténer les fichiers delta Mot de passe crypté ( {SHAxxxxx} ) si l’utilisateur s’est déjà connecté

41 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 41 Les outils de l’annuaire réservés aux administrateurs Référentiel local L’annuaire fédérateur fournit à l’ENT les intitulés des classes, groupes institutionnels et disciplines enseignées dans l’établissement Ces données pouvant être parfois peu explicites, les administrateurs peuvent changer leurs intitulés Attention : les modifications sur ces libellés ne modifient pas les noms des rubriques associées (pour cela, aller en modification de rubrique via la trousse)

42 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 42 Les outils de l’annuaire réservés aux administrateurs Import de comptes utilisateurs de type institutionnel : Il est possible d’importer plusieurs comptes utilisateurs à la fois, à partir d’un fichier au format CSV, par exemple les personnels des collectivités qui ne sont pas présents dans les bases académiques. Il faudra aussi penser, le cas échéant, à les supprimer par la même méthode. On peut aussi par ce biais modifier des comptes élèves pour les ajouter dans des groupes existants  Demander l'aide des pôles d'appui

43 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 43 Les outils de l’annuaire réservés aux administrateurs Les actions sur l’annuaire A tout moment, il est possible d’extraire un fichier d’identifiants comprenant tous les comptes créés (préciser éventuellement une date)

44 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 44 Exercice 2 Objectif : Gérer des utilisateurs de l'établissement, rapprocher des comptes Mode opératoire Créer 2 comptes invités  Veillez à leur donner des noms personnalisés et pensez à les mémoriser ! un compte avec profil enseignant de mathématiques un compte avec profil personnel non enseignant Attention à la date de validité si le compte est temporaire… Personnaliser les comptes Se connecter avec les 2 comptes successivement ou simultanément avec 2 navigateurs Personnaliser leur page d'accueil an ajoutant des flux sur ces pages Pour chacun d'eux, ajouter des dossiers et des documents dans leur espace personnel Les ajouter dans des groupes (ou des classes) Créer un groupe ad-hoc à votre nom (vous serez gestionnaire, se rajouter en tant que membre) Affecter l'enseignant dans la classe de TS2 et dans le groupe ad-hoc que vous venez de créer Mettre le personnel dans le même groupe ad-hoc Rapprocher les 2 comptes Effectuez le rapprochement des 2 comptes invités pour garder le compte personnel en compte principal Le compte enseignant absorbé reste-t-il actif ? Observez le résultat (droits, accès, documents, mels…) sur le compte principal Le service Annuaire

45 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 45 Exercice 2 : synthèse, conseils, partage d’expériences Création d'un compte invité Bien vérifier l’existence ou non du nouvel inscrit dans l'annuaire ENT : faire une recherche dans tout l'ENT Cas d’un enseignant sur deux établissements Faire une recherche préalable dans tout l’ENT Si le compte existe, un problème va se poser au niveau du mot de passe Régénérer le mot de passe ? Ou créer un nouveau compte ? Dans ce cas, le nouvel inscrit est présenté sous la forme : prénom.nom1 Le rapprochement de compte s’imposera alors Même problème pour un enseignant/parent d’élève, ou un membre du personnel/parent d’élève… Inscription dans un groupe Vérifier les droits sur le groupe. Si le nouvel inscrit est gestionnaire, il peut être nécessaire de l’inscrire aussi comme membre Groupe classe : vérifier éventuellement les accès des enseignants et des élèves sur la rubrique des disciplines Rapprochement de comptes Attention : l'opération est irréversible ! Le compte absorbé devient inactif Cumul des droits sur le compte principal Le service Annuaire

46 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 46 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes Import/export La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Création de rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de Vie Scolaire Les horaires Les matières, les services L'import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L'administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes Les statistiques Formation des administrateurs ENT

47 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 47 La réservation de ressources Les ressources matérielles disponibles au sein d’un établissement peuvent être décrites et réservées via l’ENT Par défaut : Les administrateurs peuvent déclarer des domaines de ressources et créer des ressources dans chacun des domaines Chaque domaine/ressource est composé d’un agenda permettant de voir les plages d’occupation des ressources Les "rédacteurs avec mise en ligne" peuvent consulter les disponibilités et réserver une ressource Les "visiteurs" (enseignants et personnels par défaut) peuvent consulter les disponibilités Les membres ayant un rôle de "modérateur" sur un domaine de ressources peuvent outrepasser une réservation préalable

48 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 48 La réservation de ressources Domaine de ressources Ressources

49 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 49 Création d’un domaine de ressources La création d’un domaine se fait via la trousse à outils, comme la création de ressource au sein d’un domaine

50 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 50 Création d’un domaine de ressources / de ressource En guise de page d’accueil : Article éditable : vous permet de compléter une page de présentation du domaine / de la ressource Service actif : affiche le planning des ressources du domaine / de la ressource Si le domaine est temporaire, elle sera supprimée avec ses ressources associées lors de la procédure de changement d'année

51 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 51 La réservation de ressources Tout " Rédacteur avec mise en ligne " de ressource peut réserver des ressources lors de la création d’un événement Seules s’affichent les ressources disponibles à l’heure indiquée

52 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 52 La réservation de ressources Tout "Rédacteur avec mise en ligne" de ressource peut réserver une ressource en passant directement par l’agenda de la ressource En passant par la trousse En cliquant sur un bouton « + »

53 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 53 La consultation des disponibilités Via l’onglet « Agenda » de la ressource déclarée Via la superposition de l’agenda de la ressource dans son agenda personnel

54 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 54 Exercice 3 Objectif : Gérer les ressources de l'établissement, cibler les accès En vous connectant en administrateur, Noter les accès à la rubrique de niveau 1 "réservation de ressources" Créer le domaine de ressources Intitulé « Véhicules_NomPrénom » Avec encadré (petite photo et mini texte) Avec article éditable en page d’accueil (infos générales et consignes)  Constater la propagation des droits d’accès Créer 2 ressources distinctes (une Renault clio et un minibus WV) Les enseignants doivent pouvoir réserver la clio Les personnels non-enseignants le minibus En vous connectant en enseignant, faites les opérations successives qui correspondent à Vérifier que vous ne pouvez pas réserver le minibus Réserver le véhicule autorisé : plage horaire définie sur une journée Modifier ensuite cette réservation : réservation à la journée sur 3 jours Supprimer enfin cette réservation La réservation de ressources

55 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 55 La réservation de ressources Exercice 3 : synthèse, conseils, partage d’expériences C’est logiquement à l’administrateur de créer les domaines de ressources Par la suite, la création de ressources ou leur modification peut être déléguée à un groupe, par ex au groupe GRF_Gestion_Rubrique créé pour la gestion des droits d’accès aux "espaces pédagogiques", groupe auquel il faut donc donner le rôle de Gestionnaire au niveau des sous- rubriques relatives aux domaines de ressources Pour optimiser la tâche, il est possible de poser ce droit au niveau de la rubrique mère avant la création des sous-rubriques pour qu’il soit transmis (si besoin, l’enlever ensuite au niveau de la rubrique mère) Les droits étant affectés au groupe (GRF_Gestion_Rubrique), il est possible à tout moment de faire évoluer la composition de ce groupe

56 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 56 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes Import/export La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Gestion des rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de vie scolaire Les horaires Les matières, les services L'import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L'administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes Les statistiques Formation des administrateurs ENT

57 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 57 Principes de publication L’arborescence globale de l’ENT est constituée de rubriques Chaque rubrique est un espace multiservices, les services étant activables en fonction des besoins : Un blog Un agenda Un forum Un espace de discussion en ligne : "chat" Service Fichiers (dossiers partagés,espaces de stockage ) Et le cahier de textes pour les rubriques de classe Chaque rubrique peut être ouverte à un ou plusieurs groupes, ou tous les visiteurs

58 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 58 Les rôles dans les rubriques Divers rôles peuvent être affectés aux acteurs d’une rubrique

59 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 59 Publication – Validation avant mise en ligne Selon ses droits, l’utilisateur peut créer des contenus dans une ou plusieurs rubriques du site S'il a un rôle de "Rédacteur avec mise en ligne" ou un rôle supérieur, ses fiches seront mises en ligne immédiatement S'il dispose d'un rôle "Rédacteur", ses fiches seront en ligne après validation par un Modérateur ou un Gestionnaire : la fiche créée part en validation le / les validateur(s) de la rubrique sont prévenus par un message envoyé chaque nuit contenant des liens vers l’ensemble des fiches à valider les validateurs consultent la fiche créée et peuvent la mettre en ligne Les droits peuvent être différents d’une rubrique à l’autre

60 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 60 Création d’une rubrique Il est possible de créer, modifier, supprimer des rubriques, d’intervenir dans chacun des services proposés au sein d’une rubrique, au travers de la trousse. Les actions clefs : Contenus en attente de validation dans la rubrique Un lien de création pour chaque service disponible dans la rubrique est affiché Ses contenus dans la rubrique Tous les contenus de la rubrique Envoyer un message aux groupes d’utilisateurs actifs dans la rubrique (pas de limite à 50 dans ce cas)

61 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 61 Création d’une rubrique Article éditable : la page d’accueil de la rubrique est un article que les gestionnaires sont libres de modifier La page d’accueil sera le premier service activé dans l’onglet Services Toute information mise en encadré sera affichée sur la plupart des pages de la rubrique : contacts, infos utiles… URL externe : pour que la rubrique pointe vers un site externe (Ce type de rubrique peut être modifiée (ou supprimée) par la suite par tout gestionnaire de la rubrique mère en accédant à l’onglet sous-rubriques de cette dernière)

62 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 62 Création d’une rubrique Pour activer un service il suffit de le cocher Pour changer l’ordre des services il suffit de les glisser/déposer Si le blog est actif, les catégories permettent de classer les articles et de les trouver facilement Paramétrage des services actifs

63 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 63 Création d’une rubrique Autorisations d’accès et droits d’intervention de populations Une population est un ensemble de personnes défini par l'intersection éventuelle d'un groupe, d'un profil, et d'une discipline (dans le cas où la population est limitée aux enseignants, vous pourrez préciser leur discipline dans un menu déroulant qui apparaîtra).groupeprofildiscipline NB : les sous-rubriques créées par la suite hériteront des droits définis dans la rubrique mère (Ihéritage des droits). NB : Si les droits d'accès sont modifiés sur la rubrique mère, ces modifications ne seront pas répercutées sur les rubriques filles (pas de propagation des droits ) Conseil d'usage : penser à définir les accès de tous les profils sur les rubriques mères avant de créer les sous-rubriques ! Les populations actives dans la rubrique, et leur rôle

64 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 64 Modification de rubrique Gestion des sous-rubriques et modification de l’ordre Trousse /modifier la rubrique mère Pour changer l’ordre, il suffit de faire un glisser/déposer

65 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 65 Arborescence par défaut et services actifs dans un établissement Accès public Accueil l’établissement (Vie de l'établissement) : site internet de l'établissement (blog) administrateurs et le groupe "chef d’établissement" : gestionnaires Actualités : sous-rubrique de type blog Accès restreint Vie dans l'établissement (Intranet) Pour les contenus internes Pas de sous-rubrique par défaut Tous les membres de l'établissement : visiteurs Administrateurs : gestionnaires Classes ou groupes institutionnels Enseignants de la classe : gestionnaires Elèves de la classe : rédacteurs avec mise en ligne Parents de la classe : visiteurs Administrateurs : gestionnaires Services actifs par défaut : Cahier de textes, blog, forum, agenda et chat Espaces pédagogiques (Disciplines) Tout enseignant de l’ENT, tout élève de l’ENT : visiteurs Enseignants et administrateurs : gestionnaires Réservation de ressources Visiteurs : profils « enseignants », « personnels », « autres » de l’établissement Gestionnaires : administrateurs Archives Classes et groupes de l'année précédente Administrateurs : gestionnaires

66 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 66 La publication Exercice 4 Objectif : Gérer des rubriques et en paramétrer les droits d'accès Mode opératoire : Avec son compte administrateur, Créer une rubrique dans l’Intranet (Vie dans l'établissement) : Intitulé : à personnaliser avec votre nom Dont les administrateurs locaux sont gestionnaires Créer une sous-rubrique à cette rubrique Avec comme page d’accueil les services blog et forum dans cet ordre Affecter les droits suivants à cette rubrique : Gestionnaires : professeurs de mathématiques Rédacteurs avec mise en ligne : élèves et tuteurs de 2 nde 7 Pouvez-vous créer des sous-rubriques à cette dernière rubrique ?  Notion de catégories Vérifier les droits avec les comptes (élève, enseignant, tuteur) : si l'enseignant n'a pas les droits de gestionnaire dans cette rubrique (de niveau 3), rectifiez votre paramétrage.

67 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 67 La publication Exercice 4 : synthèse, conseils, partage d’expériences ? Si ce n’est pas fait, il est préférable de renommer la rubrique "intranet" par "vie dans l’établissement" et "disciplines" par "espaces pédagogiques" ? Les rubriques de base : "accueil établissement", "vie dans l’établissement", "classes"… ont des accès prédéfinis (voir préconisations IBM/KOSMOS) ? Il faut distinguer les rubriques publiques : "actualités", "accueil établissement" des rubriques privées : "Vie dans l’établissement ", "classes " ? les droits sur les sous-rubriques étant hérités des rubriques mères, il est conseillé de prédéfinir des accès supplémentaires aux rubriques mères avant la création des sous-rubriques : w Exemple : pour la rubrique publique "accueil établissement" : ajouter tous les profils en visiteurs, en plus de "anonyme", ainsi lors de la création des sous-rubriques, il sera plus facile de supprimer des accès pour certains profils ? Seul l’administrateur a le droit de créer des sous-rubriques dans la rubrique "Vie de l’établissement" et "espaces pédagogiques". Après concertation avec l’équipe projet, il crée les sous-rubriques et affecte les droits correspondants aux groupes d’utilisateurs ? Il est parfois intéressant, lors de la création de sous-rubriques, de faire apparaître dans l’encadré, la liste d’objet "tous les articles" pour faciliter la navigation ? On peut créer si nécessaire des rubriques de niveau supérieur en créant une sous- rubrique sans remplir le champ "rubrique-mère".

68 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 68 La publication Spécificités des cités scolaires ? Un seul ENT pour la cité scolaire ? Un administrateur par RNE qui ont tous les droits sur l’ENT complet w ex: citée LT et LP : 2 administrateurs ? Un seul site de publication ? Toutes les classes des 2 établissements sont regroupées dans le même ENT ? 2 fichiers des identifiants générés (un par RNE) dans l’onglet "actions LDAP" ? Un seul annuaire : la recherche des utilisateurs intègre les 2 établissements. Conclusion : la gestion est la même que pour un établissement unique sauf pour les fichiers des identifiants

69 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 69 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes Import/export La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Création de rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de Vie Scolaire Les horaires Les matières, les services L'import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L’administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes Les statistiques Formation des administrateurs ENT

70 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 70 Le service de Vie Scolaire Pour gérer les services des enseignants : matières, cours, remplacements les horaires de l’établissement, alternances, congés L’import des emplois du temps Le remplacement d'enseignants Les inspections

71 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 71 Le service de Vie Scolaire Accueil : regroupe les données de vie scolaire Un mode de génération de séances (à partir d’une date donnée) Choix du mode de gestion : manuel, import

72 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 72 Le service de Vie Scolaire En mode « import » on doit importer les fichiers : STS vers EDT * nommés STS-emp-RNE-2009.xml apres export de STSWeb : mise à jour/export /emploi du temps EDT* vers STS nommé : EDT vers STS-RNE-2009.xml (index-education) ou EMP.XXXX.xml (1/2 temps) obtenu après export du logiciel d’emploi du temps avec assistant *EDT signifie : logiciel d’emploi du temps (différent de Index-education)

73 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 73 Le service de Vie Scolaire Matières Gestion des matieres, parametrage ou ajout

74 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 74 Le service de Vie Scolaire Horaires

75 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 75 Le service de Vie Scolaire Fermetures

76 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 76 Le service de Vie Scolaire Alternances Si l’import est fait, les alternances sont préremplies

77 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 77 Le service de Vie Scolaire Créneaux horaires

78 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 78 Le service de Vie Scolaire Services d’enseignement On peut modifier les cours existants Si on est en mode « manuel » on peut ajouter des services Une fois le service crée, on ajoute un cours A la création du cours, on peut le générer sur l’ensemble de l’année

79 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 79 Le service de Vie Scolaire Appartenances

80 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 80 Le service de Vie Scolaire Inspections L'inspection ne peut être gérée que manuellement. C'est le chef d'établissement qui renseigne l'inspection. Une inspection comporte quatre champs : - un inspecteur, - un enseignant, - une date de début, - une date de fin. L'ouverture d'une inspection donne le droit à l'inspecteur de visualiser le cahier de textes d'un enseignant et de le viser à une date donnée

81 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 81 Le service de Vie Scolaire Remplacements Un remplacement comporte cinq champs obligatoires : - un remplaçant, - un enseignant remplacé, - une date de début, - une date de fin, - une liste de cours remplacés.

82 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 82 Vie scolaire - Remplacements Exercice 7 Objectif : savoir gérer les remplacements d'enseignants Mode opératoire : Avec son compte administrateur, créer un compte temporaire pour un enseignant qui va assurer le remplacement d'un collègue Créer un compte invité "enseignant" Créer le remplacement d'un enseignant pour une semaine sur un cours

83 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 83 Vie scolaire – Remplacements Synthèse, conseils : C’est l’administrateur sous couvert du chef d’établissement qui gère les remplacements de longue durée. Les manipulations se font dans l’annuaire pour créer le compte et dans gestion de vie scolaire pour le remplacement. La création du compte invité « enseignant » implique le rattachement à un groupe classe, pour un temps limité. Préciser « temporaire » à côté du statut « invité » et remplacer la date indiquée à l’ouverture du compte par celle qui est stipulée pour la fin du remplacement. Vérifier à l’aide d’un compte élève et du nouveau compte enseignant que tout fonctionne. Dans la pratique, veiller à ne pas confondre la gestion des comptes invités dans l’annuaire avec l’administration des accès temporaires dans la gestion du portail. Ceux-ci concernent les remplacements temporaires en interne.

84 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 84 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes Import/export La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Création de rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de vie scolaire Les horaires Les matières, les services L'import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L'administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes Les statistiques Formation des administrateurs ENT

85 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 85 L’administration des services Les services actifs dans la barre des services d'un utilisateur sont définis par les administrateurs Les services internes sont pré configurés par défaut L’aide en ligne comprendra les paramètres ad hoc pour les services compatibles particuliers

86 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 86 L’administration des services Exemple du service messagerie

87 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 87 Ajout d'un nouveau service Pour certains services externes, il est possible de configurer le type de SSO avec lequel le service est compatible Afin que les statistiques remontent vers l’interface Xiti, bien référencer son type. En cas de doute, ou de manque de service adapté, mettre « Page ENT » Icône par défaut

88 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 88 Ajout d'un nouveau service Comme pour les autorisations d’accès aux rubriques, on définit la population en croisant les critères Pour les services externes, le seul rôle disponible est "Accès au service"

89 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 89 Les services tiers Exercice 5 Objectif : savoir gérer les services tiers de l'établissement Mode opératoire : Avec son compte administrateur, Créer un nouveau service (par ex pour le webmail académique) Utiliser les icônes numérotés (un par stagiaire) fournis afin de repérer plus facilement vos modifications En donner l'accès aux enseignants et aux personnels de l'établissement

90 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 90 L’administration des services Synthèse exercice 5 (1/2) Disposition des différents services : Les services tiers peuvent être placés soit verticalement soit horizontalement. Pour un placement horizontal il faut indiquer l’ordre de placement dans: « Ajout d’un nouveau service → Informations générales » (Par exemple pour mettre le webmail académique en première position, il faut mettre la valeur 1 pour le paramètre « ordre ») Pour un placement vertical, il faut indiquer le même ordre de placement que le premier service de l’alignement. (Dans l’exemple ci-contre les services Gibii, PMB, Site.tv, Notes, Universalis, ont le même ordre de placement à savoir 7)

91 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 91 L’administration des services Synthèse exercice 5 (2/2) Accès aux services : Sauf cas particuliers, ne pas oublier de renseigner le groupe, afin d’éviter une diffusion du service à tout l’ENT. (dans l’exemple ci-dessous le service est donné en accès à tous les enseignants et élèves du lycée, aux groupes « Chef d’établissement », « Documentalistes » et « Administrateurs locaux »). Authentification unique : Les services tiers compatibles SSO standard peuvent être intégrés. Pour tout autre service avec un SSO particulier, référez vous au kit de déploiement.

92 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 92 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes Import/export La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Création de rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de vie scolaire Les horaires Les matières, les services L'import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L'administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes Les statistiques Formation des administrateurs ENT

93 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 93 Les quotas Les données saisies dans l’ENT sont soumises à des quotas Alloués aux utilisateurs Messagerie, espaces de stockages, ressources pédagogiques… Associés aux rubriques En rapport avec les publications : éléments joints, photos,… Ou le cahier de textes : devoirs remis Les quotas principaux sont disponibles dans le tableau suivant

94 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 94 Principaux quotas 10 000 ko  10 Mo Taille maximale d'un fichier uploadé en publication 5 000 ko  5 Mo Taille maximale d'un fichier uploadé dans l'espace de stockage personnel 2 000 ko  1 Mo Taille maximale d'un fichier uploadé dans un message xxx ko  xx Go Espace physique alloué à l'établissement en Koctets. Cet espace permet d'identifier le % de consommation d'espace de l'établissement. Sa valeur est propre à chaque établissement en fonction de ce qui a été commandé par sa collectivité de rattachement. (Pour les cités scolaires, correspondant à la somme allouée à chaque EPLE de la CS) 45 000 ko  45 Mo Espace de messagerie automatiquement alloué pour un profil élève 200 000 ko  200 Mo Espace de publication de ressources pédagogiques automatiquement alloué pour un profil enseignant 500 000 ko  500 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil enseignant 250 000 ko  250 Mo 50 000 ko  50 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil élève Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil parent 300 000 ko  300 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil personnel 180 000 ko  180 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil autre 30 Mo Rubrique standard 300 Mo Rubrique de classe

95 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 95 Les quotas Les quotas sont regroupés par catégorie et pour la plupart en lecture seule Établissement : les quotas généraux Espaces : les quotas de publication Stockages : les quotas du porte-document Ressources : les quotas concernant les ressources pédagogiques Messagerie : les quotas du service de messagerie

96 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 96 Les quotas généraux de l’établissement L’espace physique prévu est inférieur à la somme des quotas, les capacités n’étant jamais utilisées à 100%

97 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 97 Les quotas des espaces de publication Il est possible de modifier un quota alloué, et de prévenir les gestionnaires de la rubrique concernée en cas de dépassement

98 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 98 Les quotas des espaces personnels Il est possible d’octroyer des dérogations et de prévenir un utilisateur Les quotas sur les ressources pédagogiques

99 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 99 Il est possible d’octroyer des dérogations et de prévenir un utilisateur Les quotas des classeurs pédagogiques Les quotas de messagerie

100 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 100 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Création de rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de vie scolaire Les horaires Les matières, les services L'import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L'administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes Les statistiques Formation des administrateurs ENT

101 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 101 Page d'accueil – flux par défaut L’administrateur peut imposer des flux d’informations sur les pages d'accueil des utilisateurs Via le service Administration …il est possible d’ajouter, modifier ou supprimer un des flux présents dans le bloc imposé Ajouter un flux Boutons de modification / suppression de flux

102 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 102 La composition d’un flux par défaut Un flux peut être local ou en provenance du portail général, et être restreint en affichage à une population cible Flux disponibles sur le portail général Flux disponibles dans l’arborescence de l’établissement Ici on définit la population qui verra les informations dans le bloc par défaut

103 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 103 Les pages d'accueil Exercice 6 Objectif : Savoir gérer les pages d'accueil des différents profils d'utilisateurs Mode opératoire : Avec le compte administrateur, ajouter le flux de la rubrique CDI (sous- rubrique d'Intranet) dans les pages d'accueil des enseignants Vérifier la présence du flux en se connectant avec le compte enseignant

104 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 104 Page d'accueil – flux par défaut Exercice 6 : Synthèse, conseils Les flux imposés par l’administrateur s’afficheront sur la page d’accueil des utilisateurs ciblés, dans un cadre portant le nom de l’ENT local On peut choisir d’y afficher : Des flux en provenance du portail général (site inter établissement) Des flux en provenance de n’importe quelle rubrique de l’ENT de l’établissement Attention à : Ne pas surcharger cet espace d’information qui occupe un espace incompressible Veiller à supprimer les informations caduques…

105 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 105 2 ème partie : l'administration de l'ENT dans l'établissement Découverte de l'interface d'administration Service annuaire Les droits définis par défaut Les outils de l'annuaire pour l'administrateur Création de comptes invités Création de groupes ad-hoc Rapprochement de comptes Import/export La réservation de ressources Création de domaines de ressources et de ressources associées La publication Création de rubriques et paramétrages Gestion des droits Le service de vie scolaire Les horaires Les matières, les services L'import des emplois du temps Les remplacements, les inspections L'administration générale Les services tiers Les quotas Les pages d'accueil Les journaux, les indicateurs, les rubriques de classes Les statistiques Formation des administrateurs ENT

106 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 106 Le journal des logs (traces) recense les actions effectuées dans l’ENT par tous les utilisateurs Les journaux Pour voir les actions un jour particulier

107 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 107 ENT Midi-Pyrénées – décembre 2008107 Les différentes actions loguées

108 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 108 Les indicateurs

109 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 109 Rubriques de classe Interface de gestion des rubriques de classes et de groupes institutionnels Actions possibles : Les renommer les déplacer : pour mettre une rubrique de groupe institutionnel en sous rubrique d’une classe, il faut que l’ensemble des membres du groupe institutionnel appartiennent à la classe Les archiver (en fin d'année scolaire)

110 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 110 Rubriques de classe

111 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 111 Les statistiques ENT Le prestataire (KOSMOS) fournit Pour chaque ENT, des indicateurs via l'interface d'administration Des tableaux de bord mensuels à la MOA La CDC et le MEN fournissent des statistiques "XITI" aux collectivités, aux établissements et au niveau académique Via l'interface XITI Via des tableaux de bord mensuels

112 Rectorat de l'académie de Toulouse – Mission TICE – Pôles d'appui – Formation Administrateurs ENT – Décembre 2009 112 Questions / Réponses Évaluer la formation : remplir le formulaire d'évaluation http://www2.toulouse.iufm.fr/eval_fc/ http://www2.toulouse.iufm.fr/eval_fc/ sélectionner >>> Stage PAF : PILOTAGE ACAD.ENT : FORMATEURS ACCOMPAGNATEURS puis >>> module : FORMATION DES ADMINISTRATEURS ENT groupe XX