Cabinet BOTH Page 1 Cabinet Both – Retour d’expérience du projet de refonte du SI Mairie de Croissy – Mars 2007 Cabinet BOTH Refonte du Système d’Information.

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1 Cabinet BOTH Page 1 Cabinet Both – Retour d’expérience du projet de refonte du SI Mairie de Croissy – Mars 2007 Cabinet BOTH Refonte du Système d’Information Retour d’expérience et enseignements Mairie de Croissy, le 16 mars 2007

2 Cabinet BOTH Page 2 Cabinet Both – Retour d’expérience du projet de refonte du SI Mairie de Croissy – Mars 2007 Depuis 1973, notre métier est de manager le changement et d’accroître la performance économique et sociale des organisations Une é quipe pluridisciplinaire : dirigeants, consultants, psychologues Des interventions orient é es sur l ’ action et la p é rennit é des am é liorations obtenues Une relation personnalis é e sur la dur é e Une é quipe de 17 consultants senior – une moyenne d ’ âge de 47 ans Une base conceptuelle partag é e pour simplifier l ’ analyse de la complexit é de votre environnement Conseil en organisation et management Coaching de managers Éducation au management Évaluation de potentiels Recrutement

3 Cabinet BOTH Page 3 Cabinet Both – Retour d’expérience du projet de refonte du SI Mairie de Croissy – Mars 2007 Début 2006, le Comité de Direction du Cabinet a pris la décision de refondre en 2006 - 2007 le système d’information (SI) du Cabinet La refonte du système d’information devra contribuer au développement de la stratégie du Cabinet à 3 ans, sur la base des hypothèses suivantes : –Pérennisation du Cabinet : équipe de consultants et de direction, clients, résultats –Doublement de l’activité Recrutement –Renforcement de l’activité Conseil vers des problématiques de Direction Générale en associant enjeux business, fonctionnement de l’organisation et management –Développement de notre activité en Europe Dans ce cadre, le système d’information aura pour objectifs de : –Automatiser des fonctions sans valeur ajoutée pour notre activité –Disposer d’un outil de pilotage simple et fiabilisé –Mettre à disposition de chacun des membres du Cabinet des données de qualité, fiables et facilement accessibles

4 Cabinet BOTH Page 4 Cabinet Both – Retour d’expérience du projet de refonte du SI Mairie de Croissy – Mars 2007 Les principes de construction du nouveau système d’information ont pris en compte les retours d’expérience du Cabinet et l’état de l’art du marché Nous avons retenu, pour guider la construction du futur système, 3 principes –Simplicité, Évolutivité et Accessibilité Par conséquent, nous avons fait les choix suivants : –L’utilisation de progiciels du marché en limitant au maximum les développements spécifiques –Une cohérence maximale de chaque module afin de limiter les interfaces, sources de dysfonctionnements et limitant l’évolutivité du système –Une interface Web afin que chacun puisse accéder au système même en déplacement pour obtenir des informations qui lui sont utiles dans son travail (disponibilité, base documentaire, …) –Un contrat de location des licences progiciels et d’hébergement du système pour limiter les impacts de l’investissement en trésorerie, mutualiser les coûts d’exploitation et les retours d’expérience, et sécuriser l’exploitation sans avoir à développer en interne des compétences techniques informatiques

5 Cabinet BOTH Page 5 Cabinet Both – Retour d’expérience du projet de refonte du SI Mairie de Croissy – Mars 2007 Une partie de l’investissement, à hauteur de 16 k€, est couverte par une subvention européenne La Chambre de Commerce d’Industrie et le Conseil Général des Yvelines ont lancé en Avril 2006 le projet Valid’Action Systèmes d’Information permettant d’aider les PME à faire évoluer, ou refondre, leur système d’information. Après 4 mois d’étude et d’investigation, notamment un diagnostic de notre existant et une analyse critique de notre dossier de conception et de nos scénarii d’évolution, notre dossier a été validé – et ce fut le premier. Cette validation nous permet d’avoir une subvention de 50% de notre investissement, limitée à 16 k€.

6 Cabinet BOTH Page 6 Cabinet Both – Retour d’expérience du projet de refonte du SI Mairie de Croissy – Mars 2007 La mise en place du nouveau système d’information se fait par versions, dès le 1 er janvier 2007 avec une priorité donnée à la gestion opérationnelle Comptabilité générale et suivi budgétaire Comptabilité analytique et contrôle de gestion Le 1 er janvier 2007 Le 31 janvier 2007 Le 30 avril 2007 (À titre indicatif) Messagerie & Système de communication Gestion commerciale Suivi des propositions commerciales, gestion des notes de frais, suivi contrats clients, facturation, gestion fournisseurs, règlements CRM (Gestion Relation Client) Référence des comptes et des contacts Organisation des mailings Suivi des opérations Plannings (prévisionnel et réalisé) de production et suivi des projets Gestion des recrutements Gestion des connaissances Gestion d’une base de données documentaires, veille client et concurrentielle

7 Cabinet BOTH Page 7 Cabinet Both – Retour d’expérience du projet de refonte du SI Mairie de Croissy – Mars 2007 2 mois après le lancement opérationnel de la 1 ère version et à 3 semaines de la 2 ème, quelques recettes et précautions sont toujours d’usage Les meilleurs alliés ne sont pas toujours qui l’on croit – Pensez à vos assistantes … qui vous le rendront bien Privilégier le travail amont pour obtenir une acceptation de l’équipe de Direction … quitte à paraître déraper en délais Définir et activer les synergies entre le projet SI et les actions managériales –Challenger le rétro-planning et l’analyse d’impact, et les communiquer dès le début du projet, pour fiabiliser le pragmatisme du contenu et minimiser les risques de dérives –Officialiser les structures de décisions et d’arbitrage –Anticiper le renforcement de comportement d’indépendance de certains collaborateurs –Ne pas transiger sur les délais de lancement –Ne pas sous estimer les craintes de chacun face à la nouveauté même pour les plus novateurs ! Malgré un souci de simplicité, la technologie est gourmande en ressource Choisir entre un prestataire « professionnel de projet » et un prestataire « techno-intelligent », un choix à assumer

8 Cabinet BOTH Page 8 Cabinet Both – Retour d’expérience du projet de refonte du SI Mairie de Croissy – Mars 2007 Vous souhaitez nous rencontrer pour en savoir plus et confronter notre approche à votre environnement Cabinet BOTH BP 57 57, Boulevard de la République 78401 CHATOU Cedex Bruno GIRARDON Tél : 01.30.71.27.82 Mobile : 06 85 82 57 00 both-conseil@both.fr

9 Le point de vue du consultant  Risques de mise en œuvre d’un projet TIC en PME Organisationnels TechniquesFinanciers

10 Le point de vue du consultant 2  Pour Faciliter la mise en Œuvre d’un projet TIC dans une PME il peut-être utile de :  Définir un réel projet pour l’évolution de l’entreprise  S’assurer d’une implication forte de la direction  Réaliser un diagnostic initial de l’entreprise et de son système d’information  Tenir compte du système mis en place  Formaliser les perspectives de l’entreprise à moyen terme  Définir le périmètre fonctionnel  Définir les moyens humains et financiers nécessaires

11 Le point de vue du consultant 3  Pour Faciliter la mise en Œuvre d’un projet TIC dans une PME il peut-être utile de :  Rédiger un cahier des charges  Établir un planning des actions à mener  S’assurer que les choix de solutions sont en adéquation avec l’environnement technique (Choix d’ASP sans ADSL…)  Réaliser une communication forte sur le projet et son avancement  Impliquer et former les utilisateurs  Expliquer les impacts du projet sur les méthodes de travail  Tenir compte des dispositions légales et juridiques

12 Le point de vue du consultant 4  Conclusion :  Les efforts consentis ne sont pas négligeables  Pour éviter un risque d’inadéquation de la solution et donc des pertes financières conséquentes,  Il est donc prudent de ne pas négliger la phase d’analyse  Un projet TIC concerne l’entreprise maintenant et demain,  C’est important de faire les bons choix  C’est un investissement lourd sur lequel il est souvent difficile d’obtenir des financements  Tout projet de changement du système d’information se conçoit dans une démarche globale, réfléchie, consciente et disciplinée dont toutes les phases sont importantes, et qui s’inscrit dans la durée  Tous ces points sont la raison d’être de la mise en place du dispositif.