I nformatisation et N umérisation des A rchives D épartementales des P yrénées A tlantiques Avant projet sommaire.

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1 I nformatisation et N umérisation des A rchives D épartementales des P yrénées A tlantiques Avant projet sommaire

2 Rappel du contexte. Présentation de l’étude Situation informatique du Service Départemental des Archives des Pyrénées Atlantique (SDA64). Comment exploiter et valoriser les fonds documentaires numérisés. Phases et scénarii de mise en place des solutions techniques. Estimations budgétaires. Débat. Questions, réponses.

3 Rappel du contexte Le SDA64 fait aujourd’hui face à plusieurs évolutions majeures : Site de Pau Site de Bayonne Consultation des fonds documentaires stockés sur Bayonne depuis le site de Pau Consultation des fonds documentaires stockés sur Pau depuis le site de Bayonne Service public garanti  la création d’une annexe du SDA64 à Bayonne,  les nouvelles pratiques de consultations liées aux archives numérisées.  le besoin d’une gestion informatisée de son activité,

4 Le SDA64 doit aujourd’hui anticiper les besoins de demain des archives numériques : Les besoins fonctionnels du SDA64  La conservation de cette « matière » numérique  L’exploitation des documents numériques afin d’en assurer la communication  La valorisation de ces documents auprès du grand public Le SDA64 doit également anticiper un mode de fonctionnement physiquement éclaté entre Pau et Bayonne.

5 Usages des documents numérisés Visualisation IntranetVisualisation à distance Projets pédagogiquesProjets de valorisation (culture, communes, tourisme) … PPPB, BNSA Échanges de données Généalogistes, SDA, … La dématérialisation de fonds documentaires du SDA doit permettre d’en accroître et d’en faciliter la diffusion. Les usages possibles dès aujourd’hui sont déjà nombreux et attendus. Diffusion interne et externe Ouverture partenariats Valorisation

6 Les besoins informatiques du SDA64 Le système informatique aujourd’hui utilisé au sein du SDA64 sur le site de Pau ne permettra pas de répondre aux nouveaux besoins du service. Le SDA64 a besoin d’outils informatiques adaptés en termes de :  Gestion de son activité,  Stockage et de restitution des informations,  Consultations des documents numérisés sur et hors du SDA64,  Évolutivité et pérennité des solutions,  Fonctionnement « multi sites » transparent pour les utilisateurs.

7 Composantes d’une solution Stockage, conservation Serveur de stockage de masse Communication Solution logicielle Intranet, Extranet et Internet Fonctionnement multi sites Scénarii techniques :  Fonctionnement centralisé  Fonctionnement réparti ProblématiquesRéponses Gestion informatisée de l’activité Solution logicielle « Métier » Évolutions fortes des fonctionnements Accompagnement au changement

8 Phases de mise en œuvre du projet 3 grandes phases de mise en œuvre et une redéfinition des process Solution logicielle « Métier » et de consultation Intranet Serveur Applicatif Serveur de stockage Consultation Extranet Consultation Internet Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 0 Gestion du changement

9 Scénarii techniques Serveur SDA 1 Réseau local SDA Pau Poste de travail SDA Serveur Catalogue SDA 2 Application « Métier », Base de données (Arkéïa, Thot, …) Poste de consultation Salle de consultation Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Stockage des fonds numérisés Serveur authentification, fichiers et impressions Liaison SDA-CG min. 2 Mo Hébergement  prestataire externe  sur site du CG64 Phase 1 : informatisation et consultation Intranet Conservation Gestion Communication

10 Scénarii techniques Site Bayonne Site Pau Serveur Catalogue / Consultation SDA Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Réseau local Postes de travail Salle consultation Liaison HD Pau-Bayonne Salle consultation Utilisation réseau HD Pau Système de sauvegarde Liaison Pau-Bayonne : Scénario de solution centralisée

11 Scénarii techniques Site Bayonne Site Pau Serveur Catalogue / Consultation SDA Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Serveur Catalogue / Consultation SDA 1 Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Copie croisée quotidienne des données (et documents) Réseau local Postes de travail Salle consultation Liaison existante Salle consultation CG64 Utilisation réseau existant ou PBC Liaison Pau-Bayonne : Scénario de solution répartie

12 Scénarii techniques Phase 2 et phase 3 Phase 2 : une consultation depuis l’extérieur du SDA64 pour des acteurs ciblés.

13 Scénarii techniques Phase 3 : ouverture sur l’Internet. Phase 2 et phase 3

14 Informatisation interne du SDA64 Consultation Intranet des documents numérisés Consultation Extranet (par les « clients » du SDA64) Ouverture sur Internet 200520062007 Intégration informatique avec le site de Bayonne Étapes de mise en œuvre du projet La mise en place de la solution complète peut être étalée dans le temps

15 Estimations Budgétaires Site Bayonne Serveur Catalogue / Consultatio n SDA Réseau local Postes Postes de travail Salle Utilisation réseau HD Pau Site Pau Phase 1 : informatisation et Intranet de consultation Évaluation : 325 000.00 € HT / 542 500.00 € HT (entre 2005 et 2007) Scénario de solution centralisée Site Bayonne Site Pau Serveur Catalogue / Consultation SDA 2 Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Serveur Catalogue / Consultation SDA 1 Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Copie croisée quotidienne des données (et documents) Réseau local Postes de travail Salle consultation Liaison existante Salle consultation CG64 Utilisation réseau existant ou PBC Scénario de solution répartie Évaluation : 386 000.00 € HT / 672 500.00 € HT (entre 2005 et 2007) Mise en place des fondations du système sur l’année 2005 : informatisation, recherche et consultation Intranet en salle de lecture Entre 250 000.00 et 300 000.00 €

16 Site Bayonne Site Pau Réseau local Postes de travail Salle consultation Liaison existante Pau- Bayonne Salle consultation Utilisation réseau THD Pau Serveur Catalogue / Consultation SDA Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) CG64 Serveur Consultation (Apache, Pleade, NavImage, …) DMZ Firewall Extranet Universités Etudes Notaires Associations Généalogie Autres SDA … Accès sécurisés Internet Grand public Phase 2 et phase 3 : ouverture de la consultation depuis l’extérieur Estimations : 5 700.00 € HT / 37 600.00 € HT Ces deux phases peuvent conduire le SDA64 à envisager la création d’un poste de technicien informatique. Estimations Budgétaires Les coûts de production de contenu d’un site Web peuvent être très variables !

17 Questions / Réponses