BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Présentation d’une situation de formation Animanutrix 2 Gérer les documents.

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1 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Présentation d’une situation de formation Animanutrix 2 Gérer les documents de formation dans le SIRH

2 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE L’étudiant, assistant(e) de gestion de PME-PMI exerce son activité auprès de Michel ANDRE, le patron de la société ANIMANUTRIX. – ANIMANUTRIX c’est : une société fictive mais… – Spécialisée dans la nutrition avicole – Avec un effectif de 47 salariés – Confrontée à la problématique sanitaire de sa filière – Contrainte mais impliquée par la mise en place de formations relatives aux risques sanitaires Contexte du cas pratique

3 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Compétences Identifier les usages et les besoins Appliquer une procédure de classement et les critères définis dans celle-ci Numériser des documents Choisir un format de conservation approprié Indexer des documents issus des applications bureautiques et d’autres sources Archiver les documents Attitudes Analyser précisément et de façon circonstanciée les documents Être rigoureux dans l’élaboration des procédures de gestion Compétences et attitudes à acquérir

4 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE 1 ère partie de la matinée : Assister le dirigeant dans l’organisation des documents de formation et les intégrer dans le système GED ANIMANUTRIX Le poste de travail Dans le cadre d’un projet de participation à un salon, créer une note d’information en exploitant divers supports Répondre à des demandes d’informations du dirigeant 2 ème partie de la matinée : Réaliser une activité en responsabilité : gérer les formations Mettre à jour la gestion documentaire du service Gérer la demande de formation d’un salarié : recherche de formation et prise en charge Proposer au dirigeant

5 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Contexte du cas et définition du poste et des missions Schéma descriptif de l’organisation du système d’information : moyens organisationnels, technologiques et humains Documents (supports papier et électroniques) et sources documentaires Logiciel d’archivage (moteur d’indexation, moteur de recherche) : ARCHIVES PERSO Logiciel de numérisation et de reconnaissance de caractères : READIRIS PRO 11 Outil de productivité individuel : IRIS DESKTOP SEARCH Navigateur Internet, suite bureautique MSOFFICE Scanner réseau Les ressources nécessaires

6 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Le cas ANIMANUTRIX2 Le traitement des tâches de l’assistant

7 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Dématérialisation du document « Bretagne International » Traitement du document à l’OCR Création d’un fichier bureautique, indexation, définition de ses métadonnées Recherche d’informations Utilisation du logiciel de gestion documentaire pour l’enregistrement des documents créés et utilisés Téléchargement et abonnement RSS Animanutrix 2 9 HEURES – 10 HEURES 30

8 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Fichier Propriétés Définir les propriétés des documents bureautiques pour faciliter leur recherche INDEXER LES DOCUMENTS BUREAUTIQUES

9 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE UTILISER DES OUTILS DE PRODUCTIVITE INDIVIDUELLE

10 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Merci de votre attention, bon courage à tous.