COOPERATION TECHNIQUE BELGE GESTION FINANCIERE DES PROJETS APERCU GLOBAL DES PROCESSUS.

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1 COOPERATION TECHNIQUE BELGE GESTION FINANCIERE DES PROJETS APERCU GLOBAL DES PROCESSUS

2 Formation AT2 Les outils utilisés  NAVISION   Logiciel comptable  Consolide les données du terrain et du siège  FIT (Financial Information Tool)  Logiciel intégré  Comptabilité projets  Suivi budgétaire  Planification financière  Gestion de trésorerie

3 Formation AT3 Les outils utilisés  FIT (suite)  3 niveaux  Projet  Représentation  Siège  PIT (Project Information Tool)  Logiciel au siège « couplé » à FIT  Reprend toutes les données des projets

4 Formation AT4 Processus budgétaire  4 processus  Budget  Comptabilité  Programmation financière  Gestion de la trésorerie

5 Formation AT5 Processus budgétaire  Approbation rapport d’identification (Etat Belge – Pays partenaire)  Demande offre de prix (Etat Belge – CTB)  Création nouveau code projet dans les différentes bases de données au siège (FIT, PIT, Navision).  Signature CS (Etat Belge – Pays partenaire)  Approbation offre de prix (Etat Belge)  Finalisation rapport de formulation et DTF (CTB)

6 Formation AT6 Processus budgétaire  Introduction budget et chronogramme de dépenses dans FIT HQ.  Approbation rapport de formulation et DTF par comité d’avis.  Modification budget et/ou chronogramme de dépenses dans FIT HQ.  Approbation budget et chronogramme de dépenses dans FIT HQ.

7 Formation AT7 Processus budgétaire  Approbation rapport de formulation et DTF par SMCL.  Modification budget et/ou chronogramme de dépenses dans FIT HQ.  Approbation budget et chronogramme de dépenses dans FIT HQ.  Signature CMO – Ordre d’exécution.  Modification budget et/ou chronogramme de dépenses dans FIT HQ  Approbation budget dans FIT HQ

8 Formation AT8 Processus budgétaire  Envoi de la base de donnée au projet.  Mise à jour FIT Représentation  Suivi exécution budgétaire dans FIT Pjt, RR et HQ.  Préparation modification budgétaire dans FIT Pjt.

9 Formation AT9 Processus budgétaire  Contrôle modification budgétaire dans FIT P, RR et HQ.  Modification budget dans FIT P.  Approbation modification budgétaire par SMCL / Signature échange de lettres.  Approbation modification budgétaire dans FIT Pjt.  Contrôle modification budgétaire dans FIT RR et HQ.

10 Formation AT10 Processus comptable Au niveau du projet  Exécution transactions financières  Réception et contrôle pièces justificatives  Enregistrement transactions financières dans FIT Pjt  Enregistrement Payments by HQ dans FIT Pjt

11 Formation AT11 Processus comptable Au niveau du projet  Enregistrement écritures de correction dans FIT Pjt, sur base feedback RR et/ou HQ  Classement pièces justificatives par compte financier  Préparation clôture dans FIT Pjt  Réalisation opérations de contrôles  Validation liste de contrôle dans FIT Pjt

12 Formation AT12 Processus comptable Au niveau du projet  Approbation clôture dans FIT Pjt  Impression et signature rapports de clôture  Report AT n° sur pièces justificatives  Transmission comptabilité (fichier fmp exporté, rapports de clôtures signés et pièces justificatives) à RR

13 Formation AT13 Processus comptable Au niveau de la représentation  Importation fichier dans FIT RR  Réalisation opérations de contrôles  Validation liste de contrôle dans FIT RR  Enregistrement remarques (feedback) dans FIT RR

14 Formation AT14 Processus comptable Au niveau de la représentation  Approbation clôture dans FIT RR  Impression et signature rapports de clôture  Impression et transmission feedback au projet  Exportation fichier vers le siège  Traitement fichier exporté dans Navision Validator  Transmission fichier exporté (comptabilité) à HQ

15 Formation AT15 Processus comptable Au niveau du siège  Importation fichier fmp dans FIT HQ et Navision  Réalisation opérations de contrôles  Validation checklist dans FIT HQ  Enregistrement remarques (feedback) dans FIT HQ  Approbation de clôtures dans FIT HQ  Impression et transmission feedback à RR et à P

16 Formation AT16 Processus programmation financière Au niveau du projet 1. Création d’une programmation financière dans FIT_Pjt 2. Approbation de la programmation financière dans FIT_Pjt 3. Export du fichier fmp de FIT_Pjt 4. Transmission du fichier à la représentation

17 Formation AT17 Processus programmation financière Au niveau de la représentation 5. Importation du fichier dans FIT_RR 6. Contrôle de la programmation financières dans FIT_RR 7. Modification de la programmation financière dans FIT_P (retour au stade 1) 8. Export du fichier de FIT RR vers le siège

18 Formation AT18 Processus programmation financière Au niveau du siège 9. Importation du fichier dans FIT_HQ 10. Contrôle de la programmation financière dans FIT_HQ  Modification de la programmation financière dans FIT_Pjt (retour au stade 1) 11. Suivi de l’exécution de la programmation financière dans FIT_P, RR and HQ.

19 Formation AT19 Processus de gestion de trésorerie Au niveau du projet 1. Préparation du cash call 2. Approbation du cash call 3. Transmission du cash call à la Représentation

20 Formation AT20 Processus de gestion de trésorerie Au niveau de la représentation 4.Approbation du cash call par la représentation  Modification du cash call (retour au stade 1) 5.Transmission du cash call à HQ

21 Formation AT21 Processus de gestion de trésorerie Au niveau du siège  Enregistrement du cash call  Contrôle du cash call  Analyse du cash call  Proposition de transfert de fonds  Transfert de fonds