FORMATION PCNet La rubrique BENEVOLES 1 ère partie : -Accéder à la fiche et connaître son contenu -Créer, modifier, mettre à jour la fiche.

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1 FORMATION PCNet La rubrique BENEVOLES 1 ère partie : -Accéder à la fiche et connaître son contenu -Créer, modifier, mettre à jour la fiche

2 Bonjour et bienvenu dans ce tutoriel « Bénévoles ». Par cette rubrique vous avez accès à l’ensemble des bénévoles en lien avec Passerelles et Compétences quelque soit leurs statuts : Bénévoles missions, Passerelles, Relais, PCClic, …) Chaque Passerelle a la possibilité de mettre à jour cette base pour les informations générales. Dans la 1 ère partie du tutoriel nous allons d’abord voir comment trouver et accéder facilement à la fiche d’un bénévole et ce qu’elle contient comme informations, (texte à mettre sur P3) Nous verrons ensuite comment créer une nouvelle fiche et modifier ou mettre à jour les éléments contenus dans l’une de ces fiches. Texte à mettre sur P4 Dans la 2 ème partie du tutoriel Serons traités 2 cas particuliers pour lesquels un bouton spécifique « Répondre à une DRM »à utiliser quand : - Le bénévole retenu n’est pas encore dans la base car sa candidature est arrivée par une autre source (Linkedin, Relais, consultation site P&C, recherche directe,..) -Le bénévole est sélectionné pour une mission « Bénévolat d’accompagnement » Texte à mettre sur P5 Enfin nous terminerons sur les informations spécifiques aux Passerelles qui sont suivies uniquement par les RA, RE ou autres personnes habilitées. Texte à mettre sur P6

3 Tutoriel N°1 Accéder à la fiche Bénévole et son contenu

4 Tutoriel N°1 Accéder à la fiche Bénévole et son contenu Créer, modifier, mettre à jour une fiche Bénévole

5 Tutoriel N°1 Accéder à la fiche Bénévole et son contenu Créer, modifier, mettre à jour une fiche Bénévole Tutoriel N°2 Utiliser le bouton « Répondre à une DRM »

6 Tutoriel N°1 Accéder à la fiche Bénévole et son contenu Créer, modifier, mettre à jour une fiche Bénévole Tutoriel N°2 Utiliser le bouton « Répondre à une DRM » La gestion des infos Passerelles par les RA

7 C’est à partir de ce menu que vous pourrez accéder consulter, modifier, mettre à jour la liste des bénévoles, via l« Bénévole. » Pour créer un nouveau bénévole, utiliser « ajouter » La liste inactif correspond aux bénévoles qui ont été désinscrits. Elle peut permettre de reclasser en actif, un bénévole qui souhaiterait se réinscrire. La rubrique « documents utiles du menu bénévole vous permet aussi d’accéder directement à des documents contenus dans le SIDOC. Charte éthique, Convention bénévoles, Feuille de route, grille tarifaire

8 Accéder à la fiche Bénévole et connaître son contenu

9 Vous pouvez accéder à la fiche d’un bénévole par plusieurs moyens selon ce que vous souhaitez faire En cliquant sur la rubrique « bénévole » vous faîtes apparaître la liste complète de ceux-ci A partir de cette liste vous pouvez affiner vos recherches en sélectionnant vos critères et en validant avec la loupe. Soit en tapant le nom ou le prénom de la personne recherchée. Soit en sélectionnant dans les menus déroulants le ou les critères pertinents à partir des entrées suivantes ; - Compétences qui ont été formulées par les bénévoles -Département de résidence -Statut de Relais -Statut de prioritaire -Groupe si le bénévole est aussi Passerelle et attaché à un groupe interne comme par exemple le bureau de P&C, l’équipe information, l’équipe PCClic, etc.. -Rôle à l’intérieur d’une structure ou équipe spécifique (responsable,.. -Les 2 derniers critères (groupe et rôle) sont gérés par les RA, RAA et RE Si vous souhaitez modifier un ou plusieurs éléments qui vous concernent, c’est à eux qu’il faut s’adresser. L’écran sur lequel ils peuvent effectuer ces modifications vous est décri dans la partie 2 de ce tutoriel Accéder à la fiche d’un bénévole

10 Une fois le bénévole sélectionné vous accédez à sa fiche sur laquelle vous trouverez -Des éléments d’identification de l’interlocuteur ou interlocutrice -Ses nom et prénom, numéro de téléphone, e-mail, etc … -Des notes peuvent être liées à la personne, comme par exemple la manière dont elle a connu Passerelles & Compétences - Ses compétences - Son CV s’il a été remis - Son login (trigramme) s’il est Passerelle -Pour les bénévoles qui ont été ou sont Passerelles l’historique et la situation des DRM pour lesquelles ils ont été Passerelle principales ou associées. Ces informations sont automatiquement mises en jour à partir des données renseignées lors de la gestion d’une DRM -Pour tous les bénévoles les missions sur lesquelles ils ont postulés qu’ils aient été ou non retenus -Une fonction envoyer mail de bienvenue qui permet d’envoyer directement un message au bénévole. Un texte pré-rédigé d’accueil et de bienvenue est proposé. Il est personnalisable et modifiable. Vous pouvez aussi utiliser cet espace pour rédiger un mail après avoir enlevé le texte pré-rédigé (supprimé) Le contenu de la fiche Bénévole

11 Créer, modifier, mettre à jour une fiche bénévole

12 Pour créer un nouveau Bénévole vous devez cliquer sur « Ajouter » après avoir vérifié que ce bénévole n’est pas déjà inscrit ou s’il n’existe pas un homonyme. L’écran qui vous est proposé est aussi celui par lequel vous pourrez modifier les données contenues pour un bénévoles déjà créé Sur la zone informations générale Compléter les espaces obligatoires marquées d’un astérisque Nom, prénom, titre / civilité, Code postal : Ville, Pays, e-mail, compétences Si l’une de ces informations obligatoires est absente, le bénévole ne pourra être enregistré à l’aide du bouton « ajouter » Elles pourront être modifiées ultérieurement. Les autres informations : Adresse, fonction actuelle, numéros de téléphone, etc peuvent être ajoutées dans un deuxième temps : La rubrique « notes » permet d’enregistrer des informations générales comme par exemple la manière dont ce bénévole a connu Passerelles & Compétences Créer une fiche bénévole

13 Texte repris à partir d’ici et réenregistrée pour uniquement la page Après avoir validé, la fiche du bénévole créé apparaît automatiquement Pour modifier ou compléter les éléments d’identification du bénévole cliquer sur « Modifier », dans la rubrique bénévole. Il vous est ainsi possible de mettre à jour les éléments enregistrés lors de la création. Apparaît en complément sur cet état de modification des bénévoles, une rubrique « informations spécifiques » à partir de laquelle vous pouvez indiquer si le bénévole a un statut -Prioritaire -Relais -Actif / Inactif ainsi que d’autres informations : signature convention et autres précisions sur la situation du bénévole. Et comme toujours penser à valider pour enregistrer les informations Les statuts spécifiques liés au rôle de Passerelle sont gérés par le RA ou des personnes habilitées au recrutement. Ces aspects sont traités dans le tutoriel partie 2 Compléter, modifier la fiche bénévole

14 Pour modifier les compétences du bénévole utiliser le bouton « modifier les compétences » pour ajouter ou retirer des catégories dans le menu déroulant. Valider pour la mise à jour. Le bouton gérer le CV permet de télécharger celui –ci en format PDF. La présence du CV est indispensable pour permettre de classer en prioritaire un bénévole. Les rubriques Login et Historiques DRM – liaisons fonctionnelles n’apparaissent que pour les bénévoles qui sont ou ont été passerelles. Elles sont automatiquement mises à jour par l’importations de données, en particuliers des DRM pour lesquelles la Passerelle est principale ou associée. Il en est de même pour la rubrique Historique Candidature qui se met à jour automatiquement lorsque l’une de ses candidatures est enregistrée dans une DRM. Compléter, modifier la fiche bénévole

15 Cette partie 1 du tutoriel est terminée. Nous vous invitons à consulter la partie 2 pour des informations qui vous seront utiles dans le traitement des candidatures pour certaines DRM et pour savoir comment vos propres données en tant que Passerelles sont gérées par les RA, RE ou autres personnes habilitées

16 FORMATION PCNet La rubrique BENEVOLES 2ème partie: -Utiliser le bouton « Répondre à une DRM » -Les fonctionnalités RA et administrateurs

17 Dans cette 2 ème partie du tutoriel bénévole nous allons d’abord voir quand et comment Utiliser le bouton « Répondre à une DRM » Dans la partie « historique de candidature » Mettre l’image en illustration

18 Cette fonction est à utiliser essentiellement dans 2 cas 1 er cas : -la candidature est intervenue après parution de l’annonce pour laquelle il n’était pas destinataire ou le bénévole n’est pas encore identifié dans la base PCNet

19 1 er Cas : -la candidature est intervenue après parution de l’annonce pour laquelle il n’était pas destinataire ou le bénévole n’est pas encore identifié dans la base PCNet 2 ème cas -Le bénévole est sélectionné pour une mission « Bénévolat d’accompagnement »

20 Dans le premier cas le bénévole retenu n’est généralement pas identifié dans la base bénévole. Sa candidature a pu arriver par une autre source : Site internet, relais, Linkedin, réseau ou autre Il est nécessaire de créer sa fiche avec au minimum les informations obligatoires. Une fois la fiche créée le bénévole peut êtrel affecté directement à la mission en utilisant le bouton « Répondre à une DRM ». Apparaitra la liste des DRM en cours. Sélectionner directement dans la liste proposée la DRM correspondante Le bénévole sera ajouté dans l’état « intéressé » des bénévoles trouvés sur la DRM en phase « recherche » Il sera ensuite à traiter dans le processus normal Dans le 2ème cas « Bénévolat d’Accompagnement », qui correspond à une offre spécifique de P&C, le bénévole a été présélectionné avec le référent BA de l’antenne ou un référent national. La DRM est à traiter normalement jusqu’à la phase « recherche de prioritaire » sur la base de la compétence « bénévolat d’accompagnement ». Il sera dans la plupart des cas proposé : « zéro bénévoles » Aller sur la fiche du bénévole présélectionné, puis cliquer sur « Répondre à une DRM » et sélectionner celle-ci dans le menu déroulant. Le bénévole apparaitra automatiquement dans la liste des prioritaires sélectionnés et sera à traiter normalement selon le processus prioritaire jusqu’à la réception de la feuille de route. 1er cas : Bénévole retenu non inscrit dans la base 2 ème cas : Bénévolat d’accompagnement

21 Connaître les informations Passerelles gérées par les RA et RE

22 Info pour MP : Cette partie n’apparaît pour le moment que dans la base. Base de tests PCNETBase de tests PCNET Utiliser les identifiants et login RA1. Ne montrer que la fiche et si c’est possible les éléments du menu déroulant « groupe ». Cela devrait suffire dans un premier temps pour l’info des Passerelles Les RA et RE ou autres personnes habilitées ont la possibilité de situer des passerelles au sein de l’organisation à partir d’une commande complémentaire : « Modifier organisation » Ils peuvent ainsi vous inclure dans l’organigramme (Région, équipe) Ils peuvent aussi vous situer dans l’organisation de P & C par rapport à des missions ou rôles spécifiques pour lesquels vous vous êtes proposés. (référent PC Clic ou PC Net, groupe de développement marketing, communication nationale ou antenne, formation, etc …) C’est aussi par cet état que les référents peuvent à votre demande vous inscrire ou désinscrire comme destinataires des annonces diffusées. La catégorie Relais Toutes Compétences (TOUC) vous permet de recevoir toutes les annonces gérées par votre antenne La catégorie Relais Toutes Régions (TOUR) vous permet de recevoir toutes les annonces qui paraissent et correspondent à vos compétences Si vous vous êtes inscrit dans les deux catégories (TOUC et TOUR) vous recevrez l’ensemble des annonces qui paraissent sur la France. Les informations Passerelles gérées par les RA et RE

23 . C’est aussi à partir de ce bouton « Modifier organisation » que les personnes habilitées peuvent générer, réactiver vos Login. en cas de besoin. Les informations Passerelles gérées par les RA et RE

24 . Ce tutoriel est maintenant terminé. N’hésitez pas à le consulter si vous avez une question lors de l’inscription d’un nouveau bénévole ou besoin de modifier une fiche.