Avec le soutien de DU PROJET STRATÉGIQUE A SA MISE EN ŒUVRE CHANTIER « COORDINATION AIDE ET SOINS » Phase 1 – Définition du projet stratégique Module collectif.

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1 Avec le soutien de DU PROJET STRATÉGIQUE A SA MISE EN ŒUVRE CHANTIER « COORDINATION AIDE ET SOINS » Phase 1 – Définition du projet stratégique Module collectif n°2 : DU PROJET STRATÉGIQUE A SA MISE EN ŒUVRE A L’ATTENTION DES PILOTES LOCAUX : Les commentaires dans les cadres bleu devront être supprimés et les éléments notés en rouge sont à préciser, par les éléments propres à votre territoire.

2 « Du projet stratégique à sa mise en œuvre »  Matin (horaires) :  Etat d’avancement des Projets stratégiques pour les structures (2H30) Restitution des travaux Echanges Conseils de l’expert  Après-midi (horaires) :  Décliner les orientations stratégiques en objectifs opérationnels (1H30): Zoom sur cette étape clé de la méthodologie de projet Présentation de la trame de Plan d’action Exercice pratique : le Plan d’action Restitution des travaux – Echanges – Conseils de l’expert  Clôture du module (1H) : Les prochaines étapes du chantier Les travaux d’intersessions attendus Les modalités d’accompagnement 2 Programme du module 2 de la PHASE 1

3 I. – Etat d’avancement des Projets stratégiques Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 2

4 L’élaboration du Projet stratégique 4 Cadrer la démarcheConduire une analyse stratégiqueDéfinir son projet stratégiqueMettre en œuvre son projetCommuniquer sur son projet et conforter les avancées 3 ème étape de la démarche projet : RETOURS D’EXPÉRIENCES DES STRUCTURES :  Quelles avancées dans l’élaboration de votre Projet stratégique ?  Sur quels supports, documents vous êtes-vous appuyé ?  Qui y contribue avec vous ? Comment ?  Quels retours de l’organisme gestionnaire ? Des équipes ? Despartenaires ? …  Quel équilibre entre dimension descriptive et projective ?  Quelles difficultés rencontrées ? A L’ATTENTION DES EXPERTS : Animer un tour de table, permettant à chaque structure de faire un retour sur l’avancement de son projet. Agrémenter ce tour de table de conseils méthodologiques et propositions d’amélioration

5 PAUSE DEJEUNER… … Bon Appétit ! Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 2

6 II. Décliner ses orientations stratégiques en objectifs opérationnels 1)Zoom sur cette étape clé de la méthodologie de projet 2)Présentation de la trame de Plan d’action 3)Exercice pratique : le Plan d’action 4)Restitution des travaux – Echanges – Conseils de l’expert

7 Méthodologie de projet 7 Cadrer la démarcheConduire une analyse stratégiqueDéfinir son projet stratégiqueMettre en œuvre son projet Communiquer sur son projet et conforter les avancées 4 ème étape de la démarche projet :

8  Comment passer de la définition du projet à sa mise en œuvre ? 1.Décliner les orientations stratégiques en objectifs opérationnels 2.Prioriser les objectifs et planifier leur mise en œuvre 3.Fixer les modalités de mise en œuvre, de suivi et d’évaluation → Un outil : Le plan d’action Méthodologie de projet 8

9  Quelle est la différence entre « orientation stratégique » et « objectif opérationnel » ?  Orientation stratégique : un axe de travail, un résultat à atteindre Ex : Renforcer le partage d’informations avec les partenaires  Objectifs opérationnels : activités concrètes à mettre en place pour atteindre le résultat attendu (orientation stratégique) Ex : Organiser une rencontre institutionnelle sur le partage d’informations ; Proposer la mise en place d’une fiche relais ; … Des actions concrètes, réalistes, facilement réalisables et acceptables par l’équipe de sa structure… Méthodologie de projet 9

10  Prioriser les orientations :  Classement par thèmes… Par exemple :  Coordination des interventions auprès des personnes accompagnées ;  Coordination des professionnels du / des services ;  Coordination des interventions du / des services avec les différents acteurs.  …Puis par ordre de priorité (du + au -), en fonction :  De leur importance  Des liens existants entre l’orientation stratégique et les retours exprimés par les personnes accompagnées et leurs aidants (résultats de l’enquête de satisfaction)  De la capacité du service à mettre en œuvre cet axe d’amélioration (faisabilité des objectifs au regard des moyens disponibles). 10 Méthodologie de projet

11  Rassembler les orientations dans un Plan d’action synthétique, précisant la planification des objectifs 11 Axes thématiquesOrientations Objectifs opérationnels Service(s) / Acteur(s) concerné(s) PilotageEchéance Mode de financement Axe 1 : Coordination des interventions auprès des personnes accompagnées Orientation 1 Action 1Transversal Action 2Encadrement Orientation 2 Action 1 Intervenants à domicile Action 2Equipe administrative Axe 2 : Coordination des professionnels en interne Orientation 1 Action 1 Action 2 Orientation 2 Action 1 Action 2 Axe 3 : Coordination avec les acteurs externes Orientation 1 Action 1 Action 2 Orientation 2 Action 1 Action 2 Présentation de la trame de Plan d’action

12  Classer ses orientations stratégiques par thème puis par ordre de priorité  Décliner les orientations en objectifs opérationnels  Renseigner le Plan d’action 12 Exercice pratique

13  Restitution des travaux :  Au regard des orientation stratégiques identifiées (analyse stratégique), suis- je en mesure de préciser :  Les objectifs opérationnels associés ?  Un pilote en charge de la mise en œuvre (professionnel(s), équipe(s), service(s)) ?  Les étapes et échéances de mise en œuvre ?  Les modalités de suivi et d’évaluation ?  Les modalités de financement ?  Que me manque-t-il pour affiner la déclinaison de mes orientations stratégiques ? Conseils de l’expert pour poursuivre la réflexion… 13 Exercice pratique

14 III. – Clôture du Module n°2 Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 2

15 « Du projet stratégique à sa mise en œuvre » TRAVAUX D’INTERSESSIONS ATTENDUS  Travaux à produire par les structures en vue de la PHASE 2 :  Plan d’action, intégré au Projet stratégique  Finalisation du Projet stratégique  Modalités de transmission des travaux au pilote et à l’expert  Échéances … Avec l’appui individualisé de l’expert (à distance : conseils méthodologiques, propositions d’amélioration des documents communiqués) Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

16 Participation au Séminaire de lancement de la phase opérationnelle du Projet stratégique : (1 jour à programmer au 2 ème trimestre 2016) Restitution des Projets stratégiques et des Plans d’action – Premiers retours d’expériences Présentation du Plan d’action du territoire et des Modules thématiques Participation aux 6 Modules collectifs thématiques : (10 jours, à programmer entre avril 2016 et février 2018, en fonction du Plan d’action local) Evaluation globale et suivi personnalisé Partage d'informations Complémentarité et coopération Prévention et Repérage des fragilités Culture professionnelle partagée Montage et financement Participation au Séminaire de suivi et de capitalisation du chantier : (1 jour à programmer au 1er trimestre 2017) Etat d’avancement de la mise en œuvre des Projets stratégiques et Plans d’action Retours d’expériences sur les pratiques, outils et supports de coordination mis en place Prochaines étapes du chantier : PHASE 2 MISE EN ŒUVRE ET CAPITALISATION 16

17  La préparation de la Phase 2 par le pilote local, en lien avec l’expert : l’élaboration d’un Plan d’action territorial Echanges avec les participants :  Parmi les 6 Modules thématiques proposés :  Quelles thématiques répondent le plus aux orientations de votre Projet ?  Quelles thématiques souhaitez-vous voir traiter en priorité ?  Quelles thématiques nécessitent selon-vous un temps de rencontre (module collectif) plus conséquent ?  Information des structures sur les ajustements à opérer :  La spécificité des SAAD n’ayant pas amorcé de projet SPASAD  La question du CPOM Préfiguration du Plan d’action du territoire 17 A L’ATTENTION DES EXPERTS ET DES PILOTES : une trame de plan d’action a été remise aux experts, les pilotes devront transmettre le plan d’action à UNA National

18  Présentation du Plan d’action du chantier sur le territoire  Regards croisés sur les Projets stratégiques du territoire  Communication auprès de l’ARS et du Département sur la démarche initiée par la mise en œuvre du chantier sur le territoire. Echanges sur les enjeux et pratiques en matière de renforcement de la coordination de l’aide et des soins  Echanges avec les participants :  Structures volontaires pour la présentation de leurs Projets stratégiques en séminaire ?  Quels messages clés adresser à l’ARS et au Département ? Préparation du Séminaire de lancement 18

19 « Du projet stratégique à sa mise en œuvre » CLÔTURE DU MODULE N°2  Prochaine rencontre : PHASE 2 – SEMINAIRE DE LANCEMENT : « XXXX » Date – Horaires – Lieu  Vos contacts :  Pilote local : Prénom NOM, xxx@xxx  Expert : Prénom NOM, xxx@xxx Merci de votre participation ! Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 2