CHANTIER « COORDINATION AIDE ET SOINS » Phase 1 – Définition du projet stratégique Module collectif n°1 – 1ère journée : DU DIAGNOSTIC AU PROJET STRATÉGIQUE.

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1 CHANTIER « COORDINATION AIDE ET SOINS » Phase 1 – Définition du projet stratégique Module collectif n°1 – 1ère journée : DU DIAGNOSTIC AU PROJET STRATÉGIQUE A L’ATTENTION DES PILOTES LOCAUX : Les commentaires dans les cadres bleu devront être supprimés et les éléments notés en rouge sont à préciser, par les éléments propres à votre territoire.

2 Programme de la première journée
I.- Présentation des participants II.- Présentation du chantier « Coordination Aide et Soins » III.- Principes de participation au chantier IV. - Présentation des 2 modules collectifs de la phase 1 V.- Restitution et croisement des diagnostics UNApédia VI. – L’analyse stratégique VIII. – Clôture de la journée

3 I. - Présentation des participants
Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

4 Présentation des participants (1/3)
XXXX, Pilote local Qui suis-je ? Mon rôle dans le déploiement du chantier : Organiser, coordonner et suivre le déploiement du chantier Organisation des temps de rencontres dans le cadre du chantier Organisation de temps de coordination réguliers avec l’expert Participation active à certaines rencontres ou modules Coordination des acteurs engagés dans le chantier, interface territoire / national

5 Présentation des participants (2/3)
XXXX, Expert Qui suis-je ? Mon rôle dans le déploiement du chantier : Analyser, préparer, animer et accompagner Préparation des rencontres programmées avec les structures, en lien avec le pilote local Animation des rencontres programmées avec les structures Appui individualisé aux structures au long du chantier Coordination régulière avec le pilote local du déroulement de la démarche Contribution à la capitalisation des travaux des structures au niveau du territoire

6 Présentation des participants (3/3)
Tour de table : présentation des structures participantes Qui suis-je ? Présentation générale de la structure Type de service, localisation, périmètre d’intervention, activités, spécificités…. Pourquoi s’être engagé dans ce chantier ? Nos principales orientations en matière de coordination d’aide et soins Nos principales attentes par rapport au chantier (contenu, accompagnement, …) Les autres chantiers du Programme de modernisation engagés par la structure (le cas échéant) Pourquoi moi ? Mon positionnement dans la structure en matière de coordination Aide et Soins Mon rôle dans le déploiement du chantier dans ma structure

7 II. - Présentation du chantier « Coordination Aide et Soins »
1) L’inscription du chantier dans le Programme de modernisation 2) Les objectifs du chantier 3) L’approche méthodologique et pédagogique 4) Les différentes phases du chantier Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

8 1. Un chantier qui s’inscrit dans le Programme de modernisation (1/2)
Les grands axes du Programme L’objectif : moderniser et professionnaliser le réseau UNA L’approche : un outil au service du projet politique et stratégique de l’UNA Les enseignements de la tranche 1 ( ) : Repositionner le programme en tenant davantage compte de l’usager ; Réaliser un diagnostic organisationnel des structures ; Replacer les fonctions de direction et d’encadrement au cœur des efforts de modernisation ; Assurer la capitalisation des outils et des expériences. 3 objectifs principaux : Poursuivre l’amélioration et la sécurisation des interventions et prestations auprès des publics vulnérables Assurer la pérennisation et la consolidation des services dans un environnement contraint Accompagner les services dans leur développement au sein d’un secteur à la recherche de rationalisation et de nouveaux modèles Résultats attendus : Poursuite de l’amélioration de la qualité du service délivré à l‘usager Poursuite de la professionnalisation du réseau par le biais de la mutualisation et du transfert de compétences Renforcement des structures UNA face aux évolutions d’un secteur en pleine mutation 8

9 1. Un chantier qui s’inscrit dans le Programme de modernisation (2/2)
Le contenu des travaux Les 2 phases de mise en œuvre Phase préparatoire (janvier-juin 2015) Mobilisation du réseau Diagnostic des besoins et opportunités de territoire Cadrage du déploiement Phase de déploiement (juillet juin 2018) Projet stratégique et plan d'actions Mise en oeuvre et capitalisation Evaluation et bilan Les 4 types de chantiers de la TR2 Des chantiers collectifs : Axe "Usagers" Axe "Optimisation des organisations" Des accompagnements individualisés : Coopération et mutualisation Audit-appui des structures en difficultés Un chantier piloté au niveau national : Systèmes d'information Le chantier « Coordination Aide et Soins » est un des nouveaux chantiers collectifs Il relève de l’axe « Usagers », visant à promouvoir l’adéquation des prestations aux besoins des personnes accompagnées 9

10 Objectifs du chantier « Coordination Aide et Soins » (1/4)
Ce chantier consiste en une démarche d’analyse et d’amélioration des pratiques de coordination entre acteur de l’aide et du soin à domicile. Il vise ainsi à améliorer la qualité de l’accompagnement à domicile des personnes en situation complexe, et éviter les ruptures dans leur parcours de santé. Cet objectif global se décline en deux sous-objectifs : Renforcer la coordination entre les services d’aide à domicile et les acteurs du soin (SSIAD) ; Accompagner les services d’aide et de soin à domicile dans la mise en place d’une organisation coordonnée en SPASAD.

11 2. Objectifs du chantier « Coordination Aide et Soins » (2/4)
Enjeux : Un accompagnement qui nécessite une approche globale de la situation des personnes ; Une dynamique de parcours engagée dans l’environnement et l’organisation du système de santé ; Des expérimentations (PAERPA) sur les territoires qui intègrent des SPASAD ; Une organisation en SPASAD possible depuis le décret du 25 juin 2004, mais qui peine à se développer ; Une polyvalence et un décloisonnement entre aide et soins qui sont encore à conforter.

12 2. Objectifs du chantier « Coordination Aide et Soins » (3/4)
Bénéfices attendus : Pour les usagers Un interlocuteur unique qui propose une réponse globale aux besoins d'aide, d'accompagnement et/ou de soins à domicile, et favorise la lisibilité Des prestations qui s'adaptent au plus près de l'évolution des besoins et de l'état de santé Un référent unique et une coordination globale Une limitation des risques de rupture dans les parcours de santé Un accès à une équipe pluridisciplinaire Pour les structures Une coordination organisée, la complémentarité des interventions au domicile Un partage de l'information structuré et des outils harmonisés (évaluation, projet individualisé) Une pluridisciplinarité renforcée Une organisation du travail entre professionnels de l'aide et du soin optimisée (planification des interventions) La mise en œuvre d'une démarche de GPEC favorisée La prévention des risques psycho-sociaux Une culture professionnelle commune

13 2. Objectifs du chantier « Coordination Aide et Soins » (4/4)
Objectifs opérationnels Analyser son positionnement en matière de coordination à partir d'un diagnostic partagé Identifier ses points forts et d’amélioration en matière de "coordination  aide et soins " Identifier les opportunités d’organisation interservices sur le territoire Mettre en œuvre les actions d'amélioration définies dans un plan dédié Améliorer et développer ses pratiques en matière de coordination Elaborer et animer un projet SPASAD Suivre, évaluer, rendre compte et communiquer sur les actions menées Assurer un suivi continu des actions engagées dans le cadre du chantier Rendre compte annuellement de ses actions Contribuer à la capitalisation des actions menées sur son territoire

14 3. L’approche méthodologique et pédagogique du chantier « Coordination Aide et Soins » (1/5)
Modules collectifs Ateliers méthodologiques, avec travaux pratiques au service de son projet Travaux d’intersessions Au sein de chaque structure, avec appui de l’expert (à distance) Séminaires de capitalisation Un tronc commun aux structures engagées dans le chantier alliant… réflexion collective sur un territoire et conduite de projet propre à chaque structure

15 3. L’approche méthodologique et pédagogique du chantier « Coordination Aide et Soins » (2/5)
Evaluation globale et suivi personnalisé Partage d'informations Complémentarité et coopération Prévention de la perte d’autonomie Culture professionnelle partagée Montage et financement Un tronc commun aux structures engagées dans le chantier… … sur la base de préoccupations communes en matière de coordination Aide et Soins

16 SPASAD en cours de réflexion
3. L’approche méthodologique et pédagogique du chantier « Coordination Aide et Soins » (3/5) Un tronc commun aux structures engagées dans le chantier… … adapté aux différentes configurations en matière de coordination Aide et Soins Déjà SPASAD SPASAD en cours de réflexion Gestionnaire de SAAD-SSIAD Gestionnaire unique de SAAD ou de SSIAD Ainsi, le chantier constitue une démarche d’accompagnement commune aux structures du territoire, à partir de la définition d’un projet stratégique propre à chaque structure, mis en perspective au niveau du territoire (capitalisation).

17 3. L’approche méthodologique et pédagogique du chantier « Coordination Aide et Soins » (4/5)
Un chantier complémentaire aux autres dimensions du Programme de modernisation Illustration : La mise en œuvre d’un projet SPASAD sous la forme d’un groupement de coopération Chantier « Coordination Aide et Soins : Accompagnement dans l’élaboration de son projet stratégique en matière de coordination, en vue de l’amélioration des modalités d’intervention auprès des bénéficiaires Soutien aux projets du réseau en matière de mutualisation, proposé par l’UNA dans le cadre du Programme de modernisation : Accompagnement juridique et technique dans la constitution du groupement de coopération (montage juridique, impacts RH, etc.)

18 3. L’approche méthodologique et pédagogique du chantier « Coordination Aide et Soins » (5/5)
Un chantier complémentaire à l’offre de formation d’UNA Formation Illustration : La mise en œuvre d’un démarche coordonnée « Aide et Soins » de projet personnalisé Chantier « Coordination Aide et Soins : un module thématique collectif dédié dans le cadre du Chantier (1 jour), au service du projet stratégique de la structure Offre de formation UNA, pour approfondir la réflexion en interne et former son équipe à la démarche

19 5. Les phases de mise en œuvre du chantier « Coordination Aide et Soins » (1/4)
Un déroulement en 3 phases, d’octobre 2015 à juin 2018 : Phase 1 : Définition du projet "Aide et Soins" (oct. 15 – mars 16) Phase 2 : Mise en œuvre du projet et capitalisation (avril 2016 – février 2018) Phase 3 : Evaluation - Bilan (mars – juin 2018)

20 5. Les phases de mise en œuvre du chantier « Coordination Aide et Soins » (2/4)
PHASE 1 : Définition du projet stratégique Durée : 6 mois Période : octobre 2015 à mars 2016 Mobilisation des structures : 12 jours (3 jours en modules collectifs et 9 jours de travaux d’intersessions) MODULE 1 Du diagnostic au projet stratégique (2 jours) TRAVAUX D’INTERSESSIONS Elaboration du Projet stratégique MODULE 2 De la définition du projet à sa mise en œuvre (1 jour) TRAVAUX D’INTERSESSIONS : Finalisation du Projet stratégique et élaboration du Plan d’action (1jour) APPUI INDIVIDUALISE DE L’EXPERT

21 5. Les phases de mise en œuvre du chantier « Coordination Aide et Soins » (3/4)
PHASE 2 : Mise en œuvre et capitalisation Durée : 24 mois Période : avril 2016 à février 2018 Mobilisation des structures : 42 jours (12 jours en modules collectifs – séminaires ; 30 jours de travaux d’intersessions) 6 Modules collectifs thématiques Séminaire de lancement Appui individualisé de l’expert   Séminaire de bilan intermédiaire

22 5. Les phases de mise en œuvre du chantier « Coordination Aide et Soins » (4/4)
PHASE 3 : Evaluation et Bilan Durée : 4 mois Période : mars 2018 à juin 2018 Mobilisation des structures : 5 jours (2 jours en module collectif – séminaire ; 3 jours de travaux d’intersessions) MODULE COLLECTIF Evaluation des actions Bilan du projet stratégique  SEMINAIRE DE CLOTURE  Bilan du chantier Partage avec les acteurs du territoire sur les avancées et bonnes pratiques 

23 Questions ? Réactions ?

24 III. – Principes de participation au chantier
1) Les facteurs de réussite 2) La prise en compte de la diversité des structures et des projets de coordination Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

25 1. Facteurs de réussite (1/5)
Le projet stratégique de chaque structure au cœur de la démarche Un cadre méthodologique à respecter par l’ensemble des structures Une mobilisation interne à animer au fil du chantier La communication externe auprès des autres acteurs ressources du territoire

26 1. Facteurs de réussite (2/5)
Le projet stratégique confère une vision claire et partagée au sein de la structure, quant à son positionnement en matière de coordination de l’aide et du soin : Coordination des interventions auprès des personnes accompagnées ; Coordination des professionnels du / des services ; Coordination des interventions du / des services avec les différents acteurs. Sa définition repose sur une analyse fine du diagnostic UNApédia, en fonction de ses atouts, faiblesses, risques et opportunités , en matière de coordination de l’aide et du soin Le projet est le fil conducteur de la mise en œuvre du chantier pour chaque structure engagée. Le projet stratégique de chaque structure au cœur de la démarche

27 1. Facteurs de réussite (3/5)
Engagement à participer à l’ensemble des modules collectifs et séminaires Engagement à produire les travaux d’intersessions attendus Engagement à tenir compte des échéances fixées par le pilote local et des propositions et conseils apportés par l’expert Un cadre méthodologique à respecter par l’ensemble des structures

28 1. Facteurs de réussite (4/5)
La désignation d’un chef de projet interne, en capacité d’arbitrer certaines décisions et animer les travaux au sein de sa structure Une communication régulière auprès de l’ensemble des parties prenantes (administrateurs, direction, encadrement, personnel technique et d’encadrement, voire également usagers et leur entourage) Une participation de l’équipe à intégrer à la démarche : contributions, prise en compte des avis et propositions lors des travaux d’intersessions ; participation aux séminaires de capitalisation ; proposition de formations pour conforter les actions initiées par le chantier Une mobilisation interne à animer au fil du chantier

29 1. Facteurs de réussite (5/5)
L’information des autorités de contrôle et principaux partenaires des réflexions engagées à chaque étape clé de la mise en œuvre de son projet La prise en compte de leurs avis et propositions Une participation possible au séminaire de lancement et de bilan intermédiaire de la phase et de clôture du chantier (phase 3 – juin 2018) La communication externe auprès des autres acteurs ressources du territoire

30 Questions ? Réactions ?

31 2. Prise en compte de la diversité des structures et des projets de coordination (1/5)
Contexte et enjeux Cas des SPASAD les plus avancés Cas des SAAD n’ayant pas amorcé de projet SPASAD

32 2. Prise en compte de la diversité des structures et des projets de coordination (2/5)
Contexte et enjeux (1/2) Un chantier qui s’adresse simultanément : à différents types de structures (SAAD, SSIAD, SPASAD), aux diverses configuration de coordination « Aide et Soins » (gestionnaire unique, partenariat, groupement de coopération, fusion, autre forme de mutualisation …), et selon différents degrés d’avancement : projet SPASAD en réflexion, projet SPASAD amorcé, projet SPASAD abouti, maturité insuffisante du SAAD ou du SSIAD pour engager un projet SPASAD mais volonté de renforcer sa « coordination Aide et Soins »

33 2. Prise en compte de la diversité des structures et des projets de coordination (3/5)
Contexte et enjeux (2/2) Toutes ces structures ont des préoccupations communes en matière de « coordination Aide et Soins » Des espaces communs d’échanges et de partage d’expériences (modules thématiques, séminaires)… … Au sens d’un Programme de modernisation fédérateur, permettant la capitalisation des outils et des expériences … Et tout en accompagnant chacune des structures à définir et à mettre en œuvre son projet de coordination renforcée. Ainsi, la capitalisation est placée au service de chaque projet stratégique.

34 Cas des SPASAD les plus avancés
2. Prise en compte de la diversité des structures et des projets de coordination (4/5) Cas des SPASAD les plus avancés L’accompagnement proposé doit leur permettre : De conduire leurs propres projets de renforcement de la coordination Aide et Soins Tout en les positionnant, auprès autres structures engagées dans le chantier, comme des acteurs ressources (retours d’expériences, témoignages dans le cadre des modules et des séminaires).

35 Cas des SAAD n’ayant pas amorcé de projet SPASAD
2. Prise en compte de la diversité des structures et des projets de coordination (5/5) Cas des SAAD n’ayant pas amorcé de projet SPASAD (absence de relation partenariale privilégiée avec un SSIAD en vue du renforcement de la coordination aide et soin) L’accompagnement proposé permet : D’identifier les prérequis à la définition d’un projet stratégique et opérationnel en matière de renforcement de la coordination de l’Aide et du Soin (Phase 1 – Module 1) De soutenir la réflexion à mener sur des thématiques incontournables de la coordination Aide et Soin (Phase 2 – Participation ciblée sur certains modules thématiques : « évaluation – projet – suivi », « partage de l’information », « parcours et coordination » et « prévention »).

36 Questions ? Réactions ?

37 IV. – Présentation des Modules collectifs de la PHASE 1
Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

38 Programme des 2 modules collectifs de la PHASE 1 (1/3)
MODULE N°1 : 1ère journée (De XXh à XXh) : Présentation du pilote local, de l’expert et des participants (1H) Présentation du Chantier « Coordination Aide et Soins » (40 mins) Principes partagés de participation au chantier (45 mins) Programme du module collectif n°1 (5 mins) Mise en commun des diagnostics UNApédia – « Aide et Soins » (45 mins) L’analyse stratégique (1H45) : Etape clé de la méthodologie de projet Exemple de l’analyse AFOM Illustration : Consolidation des diagnostics individuels sur le territoire Exercice pratique : renseigner sa grille AFOM au niveau de sa structure Restitution des travaux – Echanges entre les participants – Conseils de l’expert

39 Programme des 2 modules collectifs de la PHASE 1 (2/3)
MODULE N°1 : 2nde journée (Date - De XXh à XXh – Lieu) : Prérequis à la réussite du chantier : identifier les clés pour élaborer, rédiger, communiquer, mettre en œuvre et animer un projet (méthodologie de projet) (1H15) Le Projet stratégique (1H15) Pourquoi parler de « Projet stratégique » ? La trame UNA de Projet stratégique (présentation, travaux attendus) Exercice pratique : Amorcer l’écriture de son « Projet stratégique » (1H) Restitution des travaux – Echanges – Conseils de l’expert (1H) Clôture du module (30 mins) : Les prochaines étapes du chantier Les travaux d’intersessions attendus Les modalités d’accompagnement

40 Programme des 2 modules collectifs de la PHASE 1 (3/3)
MODULE 2 : DATE (lieu si différent) Matin (horaires) : Etat d’avancement des Projets stratégiques pour les structures (2H30) Restitution des travaux Echanges Conseils de l’expert Après-midi (horaires) : Décliner les orientations stratégiques en objectifs opérationnels (1H30): Zoom sur cette étape clé de la méthodologie de projet Présentation de la trame de Plan d’action Exercice pratique : le Plan d’action Restitution des travaux – Echanges – Conseils de l’expert Clôture du module (1H) : Les prochaines étapes du chantier  Les travaux d’intersessions attendus  Les modalités d’accompagnement

41 PAUSE DEJEUNER… … Bon Appétit !
Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

42 V. – Mise en commun des Diagnostics UNApédia Module « Coordination Aide et Soins »
Veiller à demander aux structures, EN AMONT du module, de préparer les résultats du DIAG 2015 / Coordination Aide et Soins (résultats à amener au module) Chapitre à présenter par le pilote local, avec appui de l'expert et échanges avec les participants en fonction de chaque thématique Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

43 DIAG 2015 – Coordination Aide et Soins
Rappels des objectifs et contenu de ce module d’UNApédia L’objectif : évaluer les points forts de sa structure et déterminer les axes d'amélioration concernant la coopération avec les autres acteurs de l'aide et du soin mais également concernant votre propre organisation en interne. 4 sous thèmes Situation au regard du projet de SPASAD Développement des pratiques coordonnées aide et soin en interne (SAAD-SSIAD, SPASAD) Mise en œuvre d’une organisation intégrée en interne (SAAD-SSIAD, SPASAD) Gestion des relations avec les acteurs externes.

44 DIAG 2015 – Coordination Aide et Soins Consolidation des diagnostics individuels
Contexte : types d’activités gérées par les structures engagées dans le chantier sur un territoire donné Territoire concerné : préciser l’étendue du territoire (départemental, régional, interdépartemental) A PRE-RENSEIGNER PAR LES PILOTES LOCAUX (données de consolidation des diagnostics individuels)

45 DIAG 2015 – Coordination Aide et Soins Consolidation des diagnostics individuels
Eléments relatifs à l'offre existante et aux besoins à couvrir Commentaire : proposer sous forme de graphique le ratio d’heures prestataires PA/PH (APA/PCH) identifier le public cible des futurs SPASAD et des besoins de coordination, exemple PA lourdement dépendantes ou type de handicap nécessitant une coordination aide & soin

46 Nombre de places en SSIAD PA au 31/12/2014
DIAG 2015 – Coordination Aide et Soins Consolidation des diagnostics individuels Coordination aide et soin Eléments relatifs à l'offre existante et aux besoins à couvrir SSIAD PA Nombre de SAAD PA au 31/12/2014 Nombre de SSIAD PA au 31/12/2014 Nombre de places en SSIAD PA au 31/12/2014 - Commentaire : les données ci-dessus sont une copie de la page de résultat du diagnostic territorial après sauvegarde et partage des données saisies.

47 Critère n°1 : SITUATION AU REGARD DU PROJET SPASAD
DIAG 2015 – Coordination Aide et Soins Consolidation des diagnostics individuels Critère n°1 : SITUATION AU REGARD DU PROJET SPASAD Mise en œuvre du modèle SPASAD envisagé Projet SPASAD en cours de formalisation Projet SPASAD partagé avec les instances dirigeantes et les équipes Rencontres effectuées avec l'ARS et le CG pour présenter le projet Demande d'autorisation d’un projet SPASAD adressée à l'ARS et CG Résultats sur le territoire : Echanges avec les participants : structures concernées, éléments de contexte, précisions complémentaires, … A L’ATTENTION DES PILOTES LOCAUX : A reprendre en fonction de la consolidation des diagnostics (Export Excel Tb 5). Seules les structures SAAD et/ou SSIAD apparaissent sur ce graphique

48 DIAG 2015 – Coordination Aide et Soins Consolidation des diagnostics individuels
Critère n°2 : DEVELOPPEMENT DES PRATIQUES COORDONNEES EN INTERNE (SAAD-SSIAD ET SPASAD) Structures réalisant une évaluation globale de la situation et des besoins Structures élaborant un projet global d'intervention individualisé Structures avancées en matière de partage d’informations / règles de confidentialité Structures élaborant des protocoles d'intervention transversaux / situations à risque Structures mettant en œuvre des actions de prévention Structures organisant des réunions d'équipe communes Aide et Soin Structures mettant en œuvre des formations conjointes Aide et du Soin Résultats sur le territoire : Echanges avec les participants : structures concernées, éléments de contexte, précisions complémentaires, questionnements, … A L’ATTENTION DES PILOTES LOCAUX : A reprendre en fonction de la consolidation des diagnostics (Export Excel Tb 5). Seules les structures SAAD et/ou SSIAD apparaissent sur ce graphique

49 EN INTERNE (SAAD-SSIAD ET SPASAD)
DIAG 2015 – Coordination Aide et Soins Consolidation des diagnostics individuels Critère n°3 : MISE EN ŒUVRE D’UNE ORGANISATION INTEGREE EN INTERNE (SAAD-SSIAD ET SPASAD) Accueil des usagers unique Aide et Soin Organigramme reflétant l'organisation intégrée Organisation physique facilitant la communication et la coordination Dispositions spécifiques visant à faire converger les métiers d'AVS et d'AS Compétences complémentaires et transversales intégrées Dossier unique constitué Système d'information unique et partagé Budget unique SPASAD valorisant les missions de coordination, de prévention et d'intégration de l’aide et du soin Résultats sur le territoire : Echanges avec les participants : structures concernées, éléments de contexte, précisions complémentaires, questionnements, … A L’ATTENTION DES PILOTES LOCAUX : A reprendre en fonction de la consolidation des diagnostics (Export Excel Tb 5). Seules les structures SAAD et/ou SSIAD apparaissent sur ce graphique

50 Critère n°4 : GESTION DES RELATIONS AVEC LES ACTEURS EXTERNES
DIAG 2015 – Coordination Aide et Soins Consolidation des diagnostics individuels Critère n°4 : GESTION DES RELATIONS AVEC LES ACTEURS EXTERNES Acteurs externes partenaires identifiés (SAAD, SSIAD, CSI, établissements de santé, professionnels de santé) Connaissance de ces acteurs par le personnel Diffusion d’un document de présentation du service auprès des acteurs externes Partage d’informations avec les autres acteurs / accompagnement / cadre Utilisation d’outils de partage d'information avec les autres acteurs Participation à des réunions de coordination / situations complexes Formalisation de conventions avec les acteurs externes partenaires Résultats sur le territoire : Echanges avec les participants : structures concernées, éléments de contexte, précisions complémentaires, questionnements, … A L’ATTENTION DES PILOTES LOCAUX : A reprendre en fonction de la consolidation des diagnostics (Export Excel Tb 5).

51 VI. L’analyse stratégique : Etape clé de la méthodologie de projet
Exemple de l’analyse AFOM Illustration : Consolidation des diagnostics individuels Exercice pratique: Renseigner sa grille AFOM Restitution des travaux – Echanges entre les participants – Conseils de l’expert Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

52 1. L’analyse stratégique : étape de la démarche projet
Cadrer la démarche Conduire une analyse stratégique Définir son projet stratégique Mettre en œuvre son projet Communiquer sur son projet et conforter les avancées

53 1. L’analyse stratégique : étape de la démarche projet
Une phase exploratoire permettant d’évaluer les points forts de sa structure et déterminer les axes d'amélioration concernant la coopération avec les autres acteurs de l'aide et du soin mais également concernant sa propre organisation en interne Une réflexion à conduire sur la base du diagnostic UNApédia et d’un recueil d’informations complémentaires A partir de laquelle vont être définies les orientations stratégiques et objectifs opérationnels de renforcement de la coordination de l’Aide et des Soins.

54 1. L’analyse stratégique : étape de la démarche projet
Le recueil d’informations nécessaires à l’analyse : Diagnostic UNApédia – Rubrique « Coordination Aide et Soins » : Situation au regard du projet de SPASAD Développement des pratiques coordonnées aide et soin en interne (SAAD- SSIAD, SPASAD) Mise en œuvre d’une organisation intégrée en interne (SAAD-SSIAD, SPASAD) Gestion des relations avec les acteurs externes. Recueil d’informations complémentaires : L’expérience et les perceptions des membres de l’équipe Les résultats de l’enquête de satisfaction Les retours exprimés éventuellement par les partenaires Les documents existants : projet de service, rapports d’évaluation interne et externe, rapports annuels d’activité, échantillons de dossiers de bénéficiaires, documents relatifs à l’organisation du travail (planning, notes de service, procédures…), …

55 1. L’analyse stratégique : étape de la démarche projet
ETAPE 2 – CONDUIRE UNE ANALYSE STRATEGIQUE : ECHANGES - RETOURS D’EXPÉRIENCES : Quel(s) regard(s) porté(s) en interne à votre structure sur les résultats du Diagnostic UNApedia ? Des éléments nouveaux à prendre en compte depuis la saisie des données ? Quels autres éléments d’informations pouvant enrichir le diagnostic sont identifiés ? L’expérience et les perceptions des membres de l’équipe Les résultats de l’enquête de satisfaction Les retours exprimés éventuellement par les partenaires Les documents existants : projet de service, rapports d’évaluation interne et externe, rapports annuels d’activité, échantillons de dossiers de bénéficiaires, documents relatifs à l’organisation du travail (planning, notes de service, procédures…), …

56 2. Exemple de l’analyse AFOM
Synthétiser les forces et faiblesses en interne, au regard des opportunités et menaces générées par son environnement (cf. Support UNA « Analyse stratégique ») Atouts Faiblesses Opportunités Menaces INTERNE EXTERNE A L’ATTENTION DE L’EXPERT : remettre, pour information, la fiche outil UNA « Analyse stratégique »

57 1) Construire sa grille de lecture
2. Exemple de l’analyse AFOM 1) Construire sa grille de lecture . EN INTERNE : caractéristiques actuelles de l’organisation / coordination Aide et Soin ATOUTS : ressources, compétences, savoir-faire détenus en matière de coordination Ex : Mise en place d’une évaluation globale de la situation et des besoins en aide et en soin FAIBLESSES : manque au regard d’un ou plusieurs leviers de renforcement de la coordination Ex : Absence de projet d’intervention individualisé d’aide, de soin et d’accompagnement à domicile EN EXTERNE : éléments qui ont impact possible sur le projet de coordination renforcée OPPORTUNITES : Potentiels de l’environnement pouvant favoriser le projet Ex : Mise en place d’outils de partage d’information avec d’autres acteurs (SAAD, SSIAD, CSI) MENACES : Freins, Changements en cours à venir pouvant un impact négatif sur le projet Ex : Absence de réunions de coordination avec les autres acteurs

58 2. Exemple de l’analyse AFOM
2) Interpréter sa matrice d’analyse… …. pour préciser ces orientations stratégiques Forces / opportunités : la priorité maximale, là où se situent les réelles capacités de renforcement de sa coordination Aide et Soin → Quelles sont les orientations à disposition pour tirer parti de ces leviers ? Faiblesses / opportunités : les opportunités sont là, mais… la structure ne détient pas tous les atouts nécessaires. → Ces faiblesses peuvent-être levées afin d’exploiter toutes les opportunités ? Si oui, comment ? Forces / Menaces : une question stratégique → Les atouts de la structure peuvent-ils faire face à ces menaces ? Comment ? Faiblesses / Menaces : une situation risquée → La structure est-elle en capacité de lever ses principales faiblesses pour faire face à ces difficultés ? Si oui, comment procéder ? Sinon, quel est le risque pour ma structure ?

59 Données issues de la consolidation des diagnostics individuels
3. Analyse stratégique – Illustration : Consolidation des diagnostics individuels FORCES FAIBLESSES Données issues de la consolidation des diagnostics individuels Besoins des publics (PA et/ou PH) Existence de structures gérant des activité d’aide et de soin Existence de SPASAD autorisé(s) parmi les structures Existence de structures gérant uniquement une activité d’aide ou de soin avec une volonté de projet SPASAD Aucune structure gérant des activités d’aide et de soin Pas de SSIAD UNA sur le territoire Des SAAD seuls qui ne travaillent pas du tout avec les acteurs externes du soin. ILLUSTRATIONS A PRESENTER PAR LE PILOTE LOCAL AVEC L’APPUI DE L’EXPERT Utilisation de l’outil « synthèse des diagnostics unapedia », complété par els pilotes en phase préparatoire du programme de modernisation ( 1er semestre 2015) Commentaire / PILOTE Le tableau ci-dessus est un exemple des items constituant les forces et les faiblesses issues des diagnostics individuels consolidés. Au cours de la présentation, il pourra faire l’objet d’un premier échange avec les structures.

60 Données issues du territoire
3. Analyse stratégique – Illustration : Consolidation des diagnostics individuels OPPORTUNITES MENACES Données issues du territoire Accroissement du nombre de bénéficiaires de l’APA Part importante des heures APA réalisées en mode prestataire Part importante de GIR 1 et 2 à domicile Besoin des PSH (handicap physique, polyhandicap,…) Les SPASAD autorisés sur le territoire ne couvrent pas l’ensemble du territoire Possibilités de regroupement entre des SAAD et des SSIAD Volonté des partenaires financeurs de mise en place de SPASAD (PA et PH?) ARS/CG/CARSAT affichent une volonté de mettre l’accent sur la prévention à domicile Stabilité ou baisse du nombre de bénéficiaires de l’APA Absence d’actions de prévention en faveur des PA à domicile sur le territoire Absence d’orientations politiques des CG et ARS en faveur des SPASAD, des parcours de santé, de la coordination à domicile Pas ou très peu de places de SSIAD sur le territoire … Commentaire / PILOTE : Le tableau ci-dessus est un exemple des items constituant les opportunités et menaces issues du diagnostic territorial. Au cours de la présentation, il devra faire l’objet d’un échange avec les structures, y compris pour valider par leur connaissance concrète du territoire les différents points présentés

61 FORCES FAIBLESSES Réseau UNA OPPORTUNITES MENACES Département XX
Données issues de la consolidation des diagnostics individuels Réseau UNA Besoins des publics (PA et/ou PH) Existence de structures gérant des activité d’aide et de soin Existence de SPASAD autorisé(s) parmi les structures Existence de structures gérant uniquement une activité d’aide ou de soin avec une volonté de projet SPASAD Aucune structure gérant des activités d’aide et de soin Pas de SSIAD UNA sur le territoire Des SAAD seuls qui ne travaillent pas du tout avec les acteurs externes du soin. OPPORTUNITES MENACES Données issues du territoire Département XX Accroissement du nombre de bénéficiaires de l’APA Part importante des heures APA réalisées en mode prestataire Part importante de GIR 1 et 2 à domicile Besoin des PSH (handicap physique, polyhandicap,…) Les SPASAD autorisés sur le territoire ne couvrent pas l’ensemble du territoire Possibilités de regroupement entre des SAAD et des SSIAD Volonté des partenaires financeurs de mise en place de SPASAD (PA et PH?) ARS/CG/CARSAT affichent une volonté de mettre l’accent sur la prévention à domicile Stabilité ou baisse du nombre de bénéficiaires de l’APA Absence d’actions de prévention en faveur des PA à domicile sur le territoire Absence d’orientations politiques des CG et ARS en faveur des SPASAD, des parcours de santé, de la coordination à domicile Pas ou très peu de places de SSIAD sur le territoire …

62 3. Analyse stratégique – Illustration : Consolidation des diagnostics individuels
Synthèse de l’analyse : les orientations stratégiques Département XX Axe 1: XXX Axe 2: XXX Axe 3: XXX Commentaire / PILOTE : à partir de la matrice de synthèse, il s’agit ici de définir les deux ou trois axes forts qui militent pour le chantier ou qui au contraire conduisent à ne pas le retenir. Cette synthèse est l’élément central de vos échanges sur cette thématique avec les structures de votre territoire.

63 Questions ? Réactions ?

64 Exercice pratique Renseigner sa grille AFOM à partir d’UNApedia (et d’autres élément d’information) Analyse AFOM Atouts Faiblesses Opportunités Menaces Définir des orientations stratégiques Orientation stratégique au regard de l’analyse Forces / Opportunités : Quelles sont les orientations à disposition pour tirer parti de ces leviers ? Orientation stratégique au regard de l’analyse Faiblesses / Opportunités : Ces faiblesses peuvent-être levées afin d’exploiter toutes les opportunités ? Si oui, comment ? Orientation stratégique au regard de l’analyse Forces / Menaces : Les atouts de la structure peuvent-ils faire face à ces menaces ? Comment ? Orientation stratégique au regard de l’analyse Faiblesses / Menaces : La structure est-elle en capacité de lever ses principales faiblesses pour faire face à ces difficultés ? Si oui, comment procéder ? Sinon, quel est le risque pour ma structure ? A L’ATTENTION DES EXPERTS A effectuer de préférence en sous-ateliers semi-collectifs, pour favoriser la dynamique de groupe

65 Exercice pratique Synthétiser ses résultats
(orientations stratégiques de son projet) : Axe 1 : Axe 2 : Axe 3 : Axe 4 : Axe 5 :

66 Exercice pratique Restitution des travaux :
Au regard de mon DIAG 2015 UNApedia et de la grille AFOM, suis-je en mesure d’identifier des orientations stratégiques en matière de renforcement de la coordination de l’Aide et du Soin ? Orientations relatives à mon organisation interne ? Orientations relatives à mon positionnement dans l’environnement et à ma dynamique partenariale ? Cet exercice me permet-il de conforter les orientations d’ores et déjà définis dans ma structure en matière de coordination de l’Aide et du Soin ? Cet exercice me permet-il d’identifier de nouvelles orientations stratégiques ? Que me manque-t-il pour affiner mon analyse et pour identifier les grandes orientations de mon projet stratégique ? Conseils de l’expert pour poursuivre la réflexion…

67 VII. – Clôture de la 1ère journée du Module 1
Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1

68 « Du diagnostic au projet stratégique » CLÔTURE DU MODULE 1 – JOUR 1
Prochaine rencontre : PHASE 1 – MODULE 1 – JOUR 2 Date – Horaires – Lieu Vos contacts : Pilote local : Prénom NOM, Expert : Prénom NOM, Merci de votre participation ! Chantier « Coordination Aide et Soins » - Phase 1 – Module 1