Préambule au kit de mise en œuvre ARMEN Vague 1

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1 Préambule au kit de mise en œuvre ARMEN Vague 1
La vague 1 d’ARMEN a rassemblé plus de 100 participants représentant l’ensemble de la communauté hospitalière qui ont identifié plus de 80 bonnes pratiques achat en établissements de santé. A la suite, 25 recommandations prioritaires ont été sélectionnées, pour un potentiel de M€ en 3 ans. Pour capter ce potentiel de gains et donner suite aux attentes manifestées par la communauté hospitalière, il est nécessaire de structurer un dispositif d’appui à la mise en œuvre opérationnelle des recommandations pour les opérateurs et les acheteurs en établissement. Destinataires Porteurs de projet (recommandations prioritaires) Groupements de commande nationaux (UNIHA, Resah-IDF, UNICANCER, UGAP) et territoriaux ARS en tant que facilitatrices à la mise en œuvre Présenter les recommandations prioritaires de la vague 1 ARMEN Décrire les modalités de diffusion, de mise en œuvre et d’accompagnement proposées Présenter les outils pour accompagner la mise en œuvre et structurer la démarche Objectifs du document Contact Marc BOUCHE, DGOS

2 26 recommandations prioritaires ont été sélectionnées suite à la vague 1 ARMEN, pour un potentiel de M€ en 3 ans 13 actions consisteront à produire des marchés mutualisés (350 M€ de potentiel identifié): Soit au niveau régional (90% des enjeux): maintenance équipements médicaux, linge, maintenance immobilière, imagerie de coupe, économiste de la construction, DM à usage unique, réactifs de laboratoires… Soit au niveau national : véhicules, contrôles réglementaires, lits médicaux avec une offre « entrée de gamme », suite bureautique Microsoft. 13 actions relèvent de la professionnalisation des achats / diffusion des bonnes pratiques aux établissements Négociation systématique en MAPA pour les travaux immobiliers < 5 M€ Favoriser l’intégration d’un acheteur / démarche achat dans les structures mutualisées régionales d’achats de SI Production de fiches action détaillant le mode opératoire « terrain » pour les achats d’imagerie de coupe, de DM à UU, de mobilier de soins, de consommables de laboratoires…

3 Sommaire Modalités de diffusion, de mise en œuvre et d’accompagnement
Outils proposés PAR-FGP MODELE-EP2710

4 Ce sont les acteurs de terrain qui font bouger les choses
Pensez d’abord à diffuser les travaux: l’adhésion des acteurs est essentielle R = Q x A (Résultats) (Qualité de l'idée) (Acceptation) Il ne faut pas seulement gérer le projet Faits et chiffres ... il faut aussi favoriser l’adhésion des opérationnels Rumeurs, craintes, attentes... ? Ce sont les acteurs de terrain qui font bouger les choses Pour réussir, il faut gérer les deux 4

5 Groupements de commande territoriaux avec l’appui du Resah IdF
Pour « pousser » les recommandations prioritaires, 6 dispositifs seront mis en œuvre 1 2 3 4 5 6 UNIHA / Resah IdF / Unicancer Resah IdF Groupements de commande territoriaux avec l’appui du Resah IdF UGAP Opérateur volontaire Groupe Expert Produisent un nouveau marché pour leurs adhérents / renforcent l'adhésion et l'utilisation des marchés existants pour leurs adhérents Teste une stratégie de marché pour retour et validation déploiement en Comité des Marchés Elabore une offre "catalogue" / renforce l'utilisation de son offre "catalogue" Porte un chantier transverse Produit une fiche action destinée aux établissements et détaillant les modalités opérationnelles de déploiement des meilleures pratiques achat sur le segment (analyse juste besoin, critères de pondération, processus achat…) Segment 1 Segment 2 … Segment n Source : équipe projet – septembre 2012

6 MANDAT OPERATEURS GROUPES EXPERT
Ces dispositifs seront portées selon 2 modalités : le mandat donné aux opérateurs et les groupes experts MANDAT OPERATEURS GROUPES EXPERT Mandats de la DGOS à des opérateurs qui précisent les segments prioritaires, les objectifs et le calendrier Destinataires UNIHA, Resah-IDF, UNICANCER, UGAP Livrables attendus - Produire de nouveaux marchés, renforcer l’adhésion et l’utilisation des marchés existants - Tester une stratégie de marché pour retour déploiement en comité des marchés - Apporter un soutien en ingénierie aux opérateurs territoriaux - Elaborer une offre catalogue ou renforcer l’offre existante - Porter un chantier transverse Constitution de groupes expert pour élaborer des fiches pratiques de mise en œuvre des meilleures pratiques achat autres que la mutualisation Composition 4-5 personnes qualifiées sur le segment d’achat traité Livrables attendus - Réaliser un kit pratique détaillant le plan d’actions pour mise en œuvre des recommandations clés. - Participer à la diffusion des recommandations auprès des principaux réseaux d’influence du segment (URBH, ASIP, AFIB, IHF,…) 6

7 Pour les 10 segments de la vague 1, cela correspond à 13 groupes expert et 13 mandats opérateurs

8 Pilotage du dispositif par la DGOS (contact: Marc Bouche)
L’objectif est de lancer les premiers marchés et de présenter les fiches action lors de la restitution ARMEN vague 2 mi-février 2013 Juillet 2012 Mi-septembre 2012 Deuxième quinzaine de septembre Octobre 2012 Groupes experts/ Opérateurs Nov – mi-février 2013 Groupes expert/ Opérateurs Mi-février 2013 Equipe projet Comité des marchés DGOS/opérateurs/ groupes experts Groupes expert DGOS Sélection des recommandations Prioritaires et élaboration du TdB (plans d’actions/ responsables) Constitution des groupes expert et diffusion du kit de mise en œuvre Mandat opérateurs Conférence téléphonique de lancement (opérateurs/GE) Elaboration de la fiche projet (Operateurs/GE) Production des fiches action Production des premiers marchés Présentation à la restitution ARMEN vague 2 Pilotage du dispositif par la DGOS (contact: Marc Bouche) Point de suivi mensuel – mise à jour de la fiche de pilotage – élaboration lettre semestrielle d’avancement – mise à jour du tableau de bord 8

9 Sommaire Modalités de diffusion, de mise en œuvre et d’accompagnement
Outils proposés PAR-FGP MODELE-EP2710

10 Groupements de commande territoriaux avec l’appui du Resah IdF
Pour piloter les travaux, une fiche projet sera élaborée par chaque porteur de projet 1 2 3 4 5 6 UNIHA / Resah IdF / Unicancer Resah IdF Groupements de commande territoriaux avec l’appui du Resah IdF UGAP Opérateur volontaire Groupe Expert Produisent un nouveau marché pour leurs adhérents / renforcent l'adhésion et l'utilisation des marchés existants pour leurs adhérents Teste une stratégie de marché pour retour et validation déploiement en Comité des Marchés Elabore un offre "catalogue" / renforce l'utilisation de son offre "catalogue" Porte un chantier transverse Produit une fiche action destinée aux établissements et détaillant les modalités opérationnelles de déploiement des meilleures pratiques achat sur le segment (analyse juste besoin, critères de pondération, processus achat…) Une fiche projet par opérateur (UNIHA, Resah-IDF, Unicancer) Une fiche projet pour le Resah-IDF Une fiche projet pour le Resah-IDF Une fiche projet pour l’UGAP Une fiche projet pour UNIHA Une fiche projet par groupe expert

11 La fiche action se compose d’une fiche de cadrage synthétique et d’une fiche pratique de mise en œuvre par recommandation Groupe Expert 1 Une fiche synthétique de cadrage du périmètre, des objectifs, enjeux et exemples de recommandations traités par le groupe 1 fiche par recommandation Un processus de mise en œuvre « pas à pas » déclinant les différentes actions opérationnelles à mener Un calendrier de mise en œuvre des actions Fiche de cadrage Fiche recommandation 3 Fiche recommandation2 Fiche recommandation1

12 Présentation de la fiche de cadrage

13 Présentation de la fiche recommandation
Recto Verso 13

14 Proposition d’un plan de communication simplifié
Publics Objectifs Messages Date / événement/ support Qui ?