Présentation au Conseil dadministration le 15 mai 2013.

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1 Présentation au Conseil dadministration le 15 mai 2013

2 1. Description du projet du Complexe sportif Marie- Victorin 2. Programme de soutien aux installations sportives et récréatives 3. Chronologie de lévolution du projet de construction 4. Rôle du Cégep Marie-Victorin dans la construction et la gestion du Complexe sportif : rôle du Conseil dadministration et du personnel 5. Diagnostic des difficultés financières du Complexe sportif 6. Recommandation 2

3 Identification dun besoin de renouveler les infrastructures sportives du Cégep à compter de 2000 (gymnase désuet pour accueillir les ligues intercollégiales, besoins pour un complexe de soccer intérieur dans lest). Le Complexe sportif fait partie des OBNL mis sur pied en 1993 par la nouvelle direction générale du Cégep public. Cependant, à compter de 1998, le Cégep en avait repris la gestion. LOBNL nétait plus en service, et ce, jusquen 2006 pour le dépôt de la demande de subvention. Le Ministère naccorde aucun financement pour la construction dinstallations sportives ou culturelles. Plusieurs cégeps font des ententes avec des arrondissements pour se donner les moyens daméliorer la qualité de leurs installations. (Plus difficile à Montréal quen région) 3

4 Programme lancé par le MELS à lautomne 2006 touchant la construction dinstallations sportives et récréatives sécuritaires. Les organismes municipaux, les organismes scolaires et à but non lucratif sont admissibles à ce programme. Cependant, les travaux relatifs à des installations sportives destinées à lenseignement ne sont pas admissibles. Toutefois, si ces installations servent aussi à des activités de la collectivité, les travaux peuvent être admissibles dans une proportion équivalente à cette utilisation. Choix du Cégep dutiliser lOBNL existant pour obtenir les fonds. Optimisation des chances dobtenir la subvention; Contrat de construction clé-en-main où lentrepreneur assume les dépassements des coûts; Obtention de subvention facilitée en raison du statut dOBNL; Risque moindre pour le Cégep financièrement dans la gestion du complexe. 4

5 30-10-2006 Le Conseil dadministration du Cégep autorise la cession en emphytéose du terrain servant à la construction du complexe sportif. (résolution CA 06-125-1048) 11-12-2006 Dépôt de la demande de subvention au programme de soutien aux installations sportives et récréatives. 28-02-2007 Lettre de Jean-Marc Fournier, ministre, accordant le financement demandé soit de 7 325 000 $. Juin 2007 Appel doffres et embauche dune firme dingénieurs conseil par le Complexe sportif afin de préparer les documents de qualification des entreprises intéressées par le projet : firme Génivar retenue. Juillet / Août 2007 Mise en œuvre du processus de qualification préparé par la firme Génivar et analyse des quatre projets déposés dont deux entreprises se sont qualifiées. 5

6 Septembre / octobre 2007 Finalisation de la négociation du bail emphytéotique Consultation des enseignants du Département déducation physique Décembre 2007 À la suite de lappel doffres et sur recommandation de Genivar, le Complexe sportif a choisi lentreprise Di Lillo pour la construction après analyse de la conformité au devis de qualification Lettre de conformité de lappel doffres par la firme Genivar Janvier 2008 Négociation du Complexe sportif et du Cégep Marie-Victorin pour lobtention du financement hypothécaire Permis de construction auprès de deux arrondissements Avance de fonds accordée au Complexe sportif de 150 000 $ par le Cégep (résolution CA 08-136-1147) 6

7 Avril 2008 Lettre de la Ministre autorisant la cession en emphytéose et acceptant lexigence des prêteurs hypothécaires de garantir un prêt de un million de dollars Préparation et dépôt par le Complexe sportif dun plan daffaires exigé par le prêteur hypothécaire Mai à octobre 2008 Obtention des permis de construction émis par les deux arrondissements Première pelletée de terre en octobre 2008 Négociation de lentente sur le prêt de service du personnel Mars 2009 Avance de fonds accordée au Complexe sportif de 200 000 $ par le Cégep (résolution CA 09-145-1228) 7

8 Juin 2009 Dépassement des coûts annoncés par lentrepreneur de 1 650 000 $ Modification de la façade de lédifice afin de se conformer aux exigences de larrondissement de Montréal-Nord pour obtenir le permis Travaux dexcavation et de modifications aux fondations de la construction occasionnés par létat du terrain Novembre 2009 Recours à des firmes spécialisées pour évaluer les coûts de construction. Un dépassement de 790 000 $ est jugé acceptable et sera financé par Desjardins Janvier 2010 Embauche du directeur général Septembre 2010 Ouverture officielle du Complexe sportif 8

9 2011-2012 Projet de lAcadémie de lImpact analysé par le Cégep tout au long de lannée 2011 Difficultés financières du Complexe sportif présentées en avril 2012 par le président du Conseil dadministration du Complexe sportif à la direction du Cégep à la suite de ladoption des états financiers (300 000 $ déficit au 30-08-2011) Présence de Desjardins afin dexaminer et de redresser la situation financière du Complexe sportif Soutien financier du Cégep lors du Lac-à-lépaule 2012 afin de couvrir certaines dépenses 3.Chronologie de lévolution du projet (suite) 9

10 2012-2013 Départ du directeur général du Complexe sportif en octobre 2012 Nouveaux membres du Conseil dadministration du Cégep au Conseil dadministration du Complexe sportif Embauche dun nouveau directeur général en novembre 2012 Résolution du Conseil dadministration du Cégep pour un prêt de 300 000 $ au Complexe sportif pendant les trois prochaines années afin de les soutenir dans son redressement financier (résolution CA-12-178-1501) Rencontre avec le responsable du Fonds du programme de soutien le 4 février 2013 Décision du comité exécutif de confier le mandat à la firme RCGT danalyser les modes de gestion possibles du Complexe sportif (dépôt préliminaire le 24 avril 2013) Rencontre avec le MESRST, le ministère des Finances et de lÉconomie et Investissement Québec, le 30 avril 2013 10

11 Rôle du personnel du Cégep Deux directeurs du Cégep ont participé dès le début du projet aux décisions en tant que membres du Conseil dadministration du Complexe sportif De lécriture de la demande de subvention aux travaux de construction jusquaux orientations prévues par le Conseil dadministration du Complexe sportif Difficultés dagir comme administrateur pour le directeur des services administratifs du Cégep qui réclamait des redditions de comptes plus probantes et plus rigoureuses des données financières Nombreuses rencontres entre la direction du Cégep et la direction du Complexe sportif afin dobtenir toute linformation sur la situation financière à compter du printemps 2012 11

12 Rôle du Conseil dadministration du Cégep Autorisation de la cession en emphytéose des terrains servant à la construction du Complexe sportif (30 octobre 2006) Autorisation dun prêt de 150 000 $ pour couvrir les frais de la firme dingénieurs chargée du processus dappel doffres pour le choix de lentreprise de construction (28 janvier 2008) Autorisation dun prêt de 200 000 $ pour soutenir le démarrage du Complexe sportif (4 mars 2009) Appropriation du solde de fonds au 30 juin 2009 dun montant de 175 000 $ dont 150 000 $ pour des équipements sportifs requis pour le Département déducation physique Rapports réguliers de lévolution du projet aux séances du Conseil dadministration du Cégep du 30 octobre 2006 jusquà louverture du complexe en mai 2010 12

13 Le premier directeur général était compétent dans le secteur du soccer et non dans la gestion dun centre sportif Un chargé de projet expérimenté pour la construction et la gestion dun centre sportif aurait permis au Cégep de prévenir les erreurs dans la planification des revenus escomptés et des dépenses à prévoir Lentente dachalandage ne permet pas la mise en place de conditions maximales pour rentabiliser les activités du Complexe sportif. Il faut trouver léquilibre entre les plages horaires nécessaires à lenseignement et celles réservées à la communauté pour rentabiliser le Complexe sportif. Il faut réaliser que le Cégep dispose dinstallations à valeur ajoutée pour lenseignement de léducation physique et contribue grandement à limage de qualité du Cégep. Il faut se concentrer sur des solutions qui permettront au Complexe sportif de redresser rapidement la situation. 13

14 Se concentrer sur lanalyse des options offertes pour rentabiliser le Complexe sportif plutôt que sur les décisions du passé. Donner un mandat à la firme RCGT afin quelle finalise lanalyse déposée au Conseil dadministration en avril dernier (analyse sur cinq ans et flux de trésorerie) Permettre au Complexe sportif Marie-Victorin de développer de nouveaux créneaux et services afin quil puisse se rentabiliser et jouer un rôle de « leader » dans la pratique du soccer au Complexe sportif Finaliser les démarches auprès du MESRST pour lobtention dun prêt pour éviter des problèmes de liquidité Réviser lentente qui recadrerait la collaboration avec tous les intervenants du financement et de la gestion du Complexe sportif 14