Promouvoir un événement HELMo

Présentation au sujet: "Promouvoir un événement HELMo"— Transcription de la présentation:

1 Promouvoir un événement HELMo
avec l’aide du service communication

2 Qu’est-ce qu’un événement ?
Un événement est un fait particulier, déterminé dans l’espace et dans le temps, planifié intentionnellement par un initiateur et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliser un objectif déterminé sous une forme délibérément choisie D’après Verhaar, J. Projectmanagement 1 – Een professionele aanpak van evenementen, Boom, 2004 , cité dans « Pourquoi et comment organiser un événement », COMM collection n°16, 2007

3 Evénements

4 Qu’est-ce qu’un événement ?
Les organisations particulières qui rythment la vie de nos sections, nos instituts, notre Haute Ecole : Conférences Cocktails Expositions Retrouvailles Concours Lancement de projets Spectacles, défilé Rencontres sportives, balades à vélo, … Garden Party, Bal, soirées, concerts… Chaque année, une trentaine d’événements sont soutenus pas le service communication

5 Pourquoi organiser un événement ?
Établir / entretenir des contacts Diffuser des informations Améliorer, renforcer une image Remercier, motiver le personnel Favoriser l’esprit d’équipe Développer l’esprit d’entreprendre Pratiquer la pédagogie du projet Faire parler de la section / l’institut / la Haute Ecole …

6 Que peut faire le service communication ?

7 Que peut faire le service communication ?
Conseils Organisation : participation à des réunions de conception, plan de communication Partage de contacts (internes et externes)

8 Que peut faire le service communication ?
Annonce de l’événement : Site web, Affiche, Invitation, Facebook, Communiqué de presse, s, Pégase,…

9 Affiches

10 Invitations

11 s adresses

12 Agenda du site web 4ème rubrique la plus visitée

13 Facebook + de 2500 fans

14 Que peut faire le service communication ?
Couverture de l’événement : News Nuances Photos Web TV

15 Site internet +/ visiteurs chaque mois

16 Nuances +/ lecteurs par édition

17 News

18 Photos 8ème rubrique la plus visitée

19 WebTV 27 reportages en moins d’un an

20 Que peut faire le service communication ?
Matériel promotionnel Objets et textile Matériel de visibilité Tables, tabourets, pupitres, …

21 Objets et textile

22 Matériel de visibilité

23 Qui fait quoi ?

24 Qui fait quoi ? Nicolas Nouveaux projets
Réunions préalables (conseils) Productions « sur mesure » (ex: rollups, t-shirts, …)

25 Qui fait quoi ? Stéphanie ou Nicolas Graphisme Impressions
Par vos soins (voir modèles d’affiches et dépliants sur ) Par le service communication (prévoir délai 1 semaine) Par un graphiste extérieur (prévoir budget) Impressions En interne (prévoir délai 1 semaine) En externe (prévoir un budget) Mise en ligne de l’événement et des préinscriptions (site et FB)

26 Qui fait quoi ? Patrick ou Stéphanie E-mails collectifs
News et Nuances (site et FB) Photos WebTV Nécessite du temps (préparation, prise de vue, montage) Réservation 3 semaines à l’avance Privilégier les sujets « télégéniques » Maximum 3 sujets par mois > choix Peut générer un coût de 150 euros/ reportage. +/- 200 articles par an 65 albums en 2010

27 Qui fait quoi ? Pierre-Paul Préparation des commandes de merchandising
Au moins une semaine à l’avance En fonction de l’état des stocks Facturé à prix coûtant A retirer au siège social Préparation et prêt du matériel Sous réserve de disponibilité A retirer au siège social / à Gramme 156 demandes en 2010

28 Des questions ? Documents disponibles : Promotion d’un événement HELMo
Moyens promotionnels HELMo Organisation d’un événement Check-list Merci de votre attention !