PILOTAGE RH / ABSENTEISME Optimiser le pilotage RH De l’aide à la décision à l’action : l’exemple du plan d’action pour réduire l’absentéisme 1.

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1 PILOTAGE RH / ABSENTEISME Optimiser le pilotage RH De l’aide à la décision à l’action : l’exemple du plan d’action pour réduire l’absentéisme 1

2 2 Suivi et analyse des indicateurs: évolution/référence ALERTE Diagnostic approfondi Analyse des résultats  Décision d’action Analyse des résultats  Décision d’action Améliorer votre processus de recrutement Améliorer l’accueil et l’intégration du salarié Améliorer l’accompagne ment du salarié en poste Prévenir les risques profession nels Prévenir / réduire l’absentéisme Ajuster les ressources humaines au volume d’activité Domaine 1 : Composition des effectifs Domaine 2 : Volume d’activité et de RH pour la réaliser Domaine 3 : Recrutements Domaine 4 : Départs Domaine 5 : Heures improductives Domaine 6 : Absentéisme

3 1.L’analyse des indicateurs et les pistes d’actions 2.Réaliser un diagnostic quantitatif de l’absentéisme 3.Plan d’action : comment agir pour prévenir et réduire l’absentéisme 4.Exemples d’actions pour prévenir et réduire l’absentéisme 3 Plan de travail

4 1 – Rappel Les indicateurs : une aide à la décision 4

5 Domaine 1 : Le suivi de la composition des effectifs Domaine 2 : Le suivi de l’activité et les ressources humaines pour la réaliser Domaine 3 : Le suivi du recrutement Domaine 4 : Le suivi des départs Domaine 5 : Le suivi des heures non facturables dites improductives Domaine 6 : Le suivi de l’absentéisme  Plan d’action pour prévenir ou réduire l’absentéisme 5 UNE AIDE A LA DECISION PAR DOMAINE

6 Une analyse relative : Par rapport à des valeurs de référence –Valeurs moyennes, de structures similaires, du secteur, du réseau à terme –Objectifs définis préalablement En évolution mensuelle : on s’intéresse aux évolutions « robustes » (qui se confirment sur plusieurs mois) et non aux évolutions « accidentelles » (sur 1 mois) –Écart important sur 1 mois = Alerte –Ecart important sur plusieurs mois = Agir pour y remédier / résultat positif d’une action engagée 6 PRINCIPE D’ANALYSE DES INDICATEURS

7 7 DOMAINE 6 : LE SUIVI DE L’ABSENTEISME (1/4) Pourquoi ? Coût élevé de l’absentéisme  Difficulté à répondre aux besoins du service Désorganisation, augmentation de la charge de travail pour les présents, risque de baisse de qualité du service, risque de stress et d’épuisement des personnels Alerte sur une potentielle dégradation des conditions de travail Définition de l’absentéisme non prévisible « Il caractérise toute absence qui aurait pu être évitée par une prévention suffisamment précoce des facteurs de dégradations des conditions de travail entendues au sens large (ambiance physique, organisation du travail, qualité de la relation à l’emploi, conciliation des temps professionnel et privé…) » (L’Absentéisme : outils et méthodes pour agir – ANACT)

8 Les motifs d’absence significatifs pour la structure (D’après « Absentéisme : outils et méthodes pour agir » - ANACT) La maladie ordinaire et notamment lorsqu’elle est répétitive et de courte durée –Même motivée, la maladie est un phénomène subjectif –Motif caractéristique d’une interaction entre l’état de santé de la personne et les obligations du poste –Révélateur du climat social dans lequel évoluent les individus Les accidents de travail et de trajet Les maladies professionnelles Les absences injustifiées –Traduit une relation problématique du salarié avec l’entreprise : insatisfaction latente à l’égard des conditions d’emploi, fatigue, manque de motivation, non-respect des règles de prévenance…. –Un témoin du climat social général de l’entreprise 8 DOMAINE 6 : LE SUIVI DE L’ABSENTEISME (2/4)

9 9 DOMAINE 6 : LE SUIVI DE L’ABSENTEISME (3/4) Degré de pilotage INDICATEURSANALYSE ET PISTES D’ACTIONS 1 Taux d’absentéisme élevé ou en augmentation depuis plusieurs mois Il doit être approfondi en détaillant les données (nombre d’absents et durée des absences, dispersion ou concentration des absences) et en en recherchant les causes par motif, âge et catégorie. Cet approfondissement permet de cibler des actions correctives et préventives. 2 Taux d’absentéisme pour maladie <= 3 jours élevé ou en augmentation depuis plusieurs mois L’absence de très courte durée traduit une situation de maladie sans gravité. La réaction du salarié vis-à-vis de cette situation, s’arrêter ou non, peut être fortement liée à son implication dans le travail, à sa motivation, aux relations avec ses collègues, à ses conditions de travail au sens large du terme. Une augmentation du taux d’absentéisme pour maladie de très courte durée doit alerter sur une possible dégradation de ces conditions de travail et inciter à en rechercher les causes. 2 Taux d’absentéisme pour maladie > 3 jours élevé ou en augmentation depuis plusieurs mois Cette évolution peut traduire une dégradation des conditions de travail. En particulier, des arrêts longs et répétés peuvent souvent être mis en lien avec les risques psychosociaux et donc l’organisation et l’environnement de travail. Un diagnostic peut alors être réalisé.

10 10 DOMAINE 6 : LE SUIVI DE L’ABSENTEISME (4/4) Degré de pilotage INDICATEURSANALYSE ET PISTES D’ACTIONS 2 Taux d’absentéisme pour absence injustifiée élevé ou en augmentation depuis plusieurs mois Les absences injustifiées peuvent être le simple fait d’un défaut d’organisation du salarié, d’une négligence de sa part. Un nombre en augmentation doit inciter à rappeler aux salariés les règles de fonctionnement de la structure et les impératifs de service. Un nombre élevé d’absences injustifiées peut aussi traduire un mal être au travail. Si d’autres éléments viennent corroborer cette hypothèse (augmentation des absences de courte durée, usure professionnelle…) un diagnostic sur les risques psychosociaux peut être réalisé. 2 Taux d’absentéisme accident du travail élevé ou en augmentation depuis plusieurs mois Un diagnostic est à faire sur le type d’accident et des actions (organisationnelles, équipement…) peuvent être menées pour les réduire. En particulier, une augmentation des accidents de déplacement entre 2 interventions doit alerter : une formation à la conduite en toutes conditions ou la réduction des temps de déplacement en améliorant améliorant la répartition des secteurs sont des actions possibles. 2 Taux d’absentéisme accident de trajet élevé ou en augmentation depuis plusieurs mois Il s’agit ici des trajets entre le domicile du salarié et le premier ou dernier lieu d’intervention. Si le nombre d’accidents de trajet est élevé, comme pour les accidents de déplacement, une formation à la conduite en toutes conditions, la réduction des temps de déplacement en améliorant la répartition des secteurs sont des actions possibles. 2 Taux d’absentéisme de maladie professionnelle élevé ou en augmentation depuis plusieurs mois Un diagnostic est à faire sur le type de maladie et les actions à mener pour les réduire.

11 11 Suivi et analyse des indicateurs d’absentéisme : évolution/référence ALERTE Diagnostic approfondi de l’absentéisme Indicateurs par profil et métier Concentration des absences Fréquence des absences Nb de salariés absents simultanément Analyse spécifique AT Diagnostic approfondi de l’absentéisme Indicateurs par profil et métier Concentration des absences Fréquence des absences Nb de salariés absents simultanément Analyse spécifique AT Analyse des résultats  Décision d’action Analyse des résultats  Décision d’action Prévenir / réduire l’absentéisme

12 2 – Réaliser un diagnostic quantitatif de l’absentéisme 12

13 13 REALISER UN DIAGNOSTIC QUANTITATIF DE L’ABSENTEISME (1/2)

14 Les indicateurs mettent en évidence un taux d’absentéisme élevé ou en forte augmentation : Pour un ou plusieurs motifs : MO, AT ou MP Au sein d’une ou plusieurs population : un métier, un service, une catégorie d’âge… Pour remédier à cette situation, vous recherchez des actions correctrices  Mise en place d’une démarche pour réduire l’absentéisme 14 REALISER UN DIAGNOSTIC QUANTITATIF DE L’ABSENTEISME (2/2)

15 3 – Plan d’action : comment agir pour prévenir et réduire l’absentéisme ? 15

16 Objectifs Identifier les facteurs explicatifs du niveau d’absentéisme constaté En déduire des pistes d’amélioration et les traduire en actions à mettre en œuvre Elément à prendre en compte dans la mise en œuvre de la démarche L’absentéisme est multi-factoriel L’absentéisme est un symptôme L’absentéisme ne trouve pas son origine dans l’individu mais dans l’individu dans un contexte de travail L’absentéisme est culpabilisant 16 Mise en place d’une démarche de réduction de l’absentéisme

17 Age –Un absentéisme plus élevé chez les plus âgés peut traduire des problème de santé, une usure professionnelle –Un absentéisme élevé entre 30 et 35 ans peut traduire des difficultés de conciliation des temps de vie Ancienneté –Un absentéisme élevé chez les derniers arrivés peut traduire des difficultés d’intégration –Un absentéisme élevé chez les plus anciens peut traduire une difficulté de la structure à maintenir l’engagement au travail des salariés d’expérience, une usure professionnelle Départ –En cas de turn-over élevé, un fort absentéisme précédant les départs peut traduire un désengagement des salariés 17 Exemple d’identification de facteurs explicatifs de l’absentéisme

18 Le rôle direct des conditions de travail sur l’état de santé du salarié Les conditions matérielles du travail : port de charges lourdes, risques liés aux déplacements… Les exigences du travail : temps d’intervention plus courts, complexification des situations prise en charge (pathologies, contexte social…). Le rapport au travail : l’engagement et le désengagement (l’implication dans le travail) La relation de service : mauvaise gestion de la relation avec la personne aidée qui entraine un stress, une position de retrait…(risques psychosociaux) Polyvalence et perte du caractère valorisant de la spécificité de ses compétences : catégorie C qui font les mêmes activités que les catégories B ou A (ou inversement) 18 Plus largement, les causes de l’absentéisme

19 Les caractéristiques des populations au travail Age (ou ancienneté), usure professionnelle et absentéisme : des absences qui peuvent traduire un état de santé dégradé pour les plus anciens, une mauvaise intégration pour les nouveaux Genre : une population quasi-exclusivement féminine (congés maternité, garde d’enfants malades..) cf Conciliation des temps de vie La conciliation des temps de vie Impact du contexte hors travail sur l’absentéisme : transport domicile-travail, garde d’enfants… 19 Les causes de l’absentéisme

20 Caractère multi-factoriels et « stigmatisant » de l’absentéisme  Engager une démarche positive de prévention des risques professionnels ou d’amélioration de la qualité de vie au travail  Engager une démarche participative en associant les différents acteurs de la structure à la démarche RRH, représentants du personnel (membres du CHSCT), représentant métier (responsable de secteur, intervenants, administratifs), référent santé, psychologue : constituer un comité de pilotage et un groupe de travail plus restreint de suivi si besoin Faire appel à des partenaires extérieurs : apports méthodologiques, dispositifs d’aide financière… Médecin / Infirmier santé au travail, une personne de la CARSAT, un expert santé au travail… 20 La mise en place de la démarche

21 21 Informer et communiquer sur la démarche Public viséTypes d’argumentaires Administrateurs Obligations de l’employeur en matière de sécurité et de conditions de travail Impact financier de l’absentéisme Nécessité de mise en place d’une politique de prévention des risques professionnels Mobilisation du personnel autour de la qualité de vie au travail Impacts à terme sur l’amélioration des condition de travail, la mobilisation du personnel, la qualité de service Financeurs Obligations de l’employeur en matière de sécurité et de conditions de travail Impact financier de l’absentéisme Nécessité d’intégrer les contraintes de disponibilité nécessaires à la mise en place d’une politique de prévention sur la qualité de vie au travail Impacts à terme sur la mobilisation du personnel et la qualité de service Salariés de la structure Mobilisation autour de la qualité de vie au travail Les sensibiliser sur les risques professionnels liés à leur situation professionnelle Nécessité de participer à cette démarche pour que le plan d’actions réponde à leurs contraintes et difficultés Bénéficiaires et entourage Impacts à leur niveau de l’absentéisme du personnel Sensibilisation autour des risques professionnels dans l’environnement du domicile L’importance de leur participation à la démarche d’amélioration des conditions de travail

22 Analyse explicative des AT : qui, quoi, où, comment ? Entretiens individuels Entretien de retour d’absence est une opportunité d’échange (à mener quasi systématiquement par le RRH, encadrant d’équipe, référent santé, psychologue…) Sur volontariat : Représentant par métier, Ouvert quel que soit le métier/fonction Questionnaire à destination de l’ensemble des salariés Questionnaire scientifique (Karasek…) : données de référence Questionnaire Ad hoc : répond aux problématiques secteur/métier/structure Groupe de travail démarche absentéisme ou groupes de travail spécifiques représentant la diversité des profils / par métier …  Entretiens individuels et collectifs doivent être menés par une personne légitime (référent santé, psychologue, infirmier santé au travail, ergonome, prestataire extérieur…) 22 Identifier les facteurs explicatifs de l’absentéisme constaté

23 Partager les résultats avec le comité de pilotage Synthétiser les principaux facteurs explicatifs de l’absentéisme Proposer des actions visant à remédier à ces principales causes Examiner la faisabilité, la temporalité des actions et les prioriser : plan d’actions Informer et sensibiliser : définir un plan de communication sur les résultats de la démarche et les actions prioritaires qui vont être lancées Réunir régulièrement le comité de pilotage pour suivre les actions engagées/programmées Communiquer auprès des salariés sur les améliorations obtenues 23 Analyse des causes, proposition d’actions, suivi

24 4 - Des actions pour prévenir et réduire l’absentéisme 24

25 Actions sur le moyen/long terme Caractère multi-factoriels : plusieurs actions à mener parallèlement Petites actions peuvent avoir des effets importants Deux types d’actions Actions correctives Actions préventives 25 Caractéristiques des actions

26 Le rappel des règles Règlement intérieur, convention collective, règles et usages internes à la structure…: elles peuvent faire l’objet d’une charte, d’un principe collectif Fait partie de la procédure d’accueil du nouveau salarié Entretien de retour (post absence) Favoriser le dialogue avec le salarié, analyser le contexte, motivations, conditions d’absence (dans le respect du secret médical) et conditions du retour A faire par l’encadrant, le RRH, le référent santé…Formation à cet entretien Piste d’action à faire : fiche type d’entretien de retour. 26 Actions correctives…

27 27 …pas toujours efficaces

28 Les conditions de travail Diminuer la charge physique –Effectuer un diagnostic du domicile Aménagement du domicile : inciter les bénéficiaires à équiper le logement Repérer les situations complexes et veiller à avoir une répartition équilibrée de ces situations entre les intervenants –Déplacements : organiser les interventions en intégrant la contrainte de minimisation des distances, dans la mesure du possible, proposer des cours de conduite hivernale…pour diminuer les risques d’accidents Les exigences du travail –Mise en place d’un coordonnateur de terrain –Stabiliser les horaires de travail : matin pendant 1 semaine, après-midi pendant 1 semaine –Création d’une équipe itinérante d’urgence de jour –Action « Vie mon travail » : échange de poste –Echange de pratiques 28 Actions préventives (1/3)

29 Le rapport au travail : engagement et désengagement « Professionnaliser » la relation avec le bénéficiaire et sa famille –Formation –Mise en place d’un coordonnateur de terrain –…. Reconnaissance, valorisation des compétences –Echanges de poste « Vie mon travail » –Proposer des perspectives professionnelles : tutorat, fonction de référent, mobilité, reconversion… –Formation de l’encadrement de proximité –Avantages sociaux –… 29 Actions préventives (2/3)

30 La conciliation des temps de vie professionnels et personnels Aménagement des horaires Plateforme Psychologique Pro-Consulte proposée par la branche Accompagnement social Eléments facilitateurs : partenariats locaux avec des garagistes par exemple… Etc ……. 30 Actions préventives (3/3)

31 31 De l’outil à l’action ! Merci de votre attention Des questions ?