1 Commission Permanente du Numérique du 7 octobre 2016 CPN – 7 octobre 2016.

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1 1 Commission Permanente du Numérique du 7 octobre 2016 CPN – 7 octobre 2016

2 2 Ordre du jour 1. Approbation du relevé de conclusions de la CPN du 24 juin 2016 2. SDN 3. Logiciel STIMUT Arexis 4. Renouvellement des postes pédagogiques (vague 2) 5. Demandes de subventions aux collectivités territoriales 2015-2016 et calendrier des demandes 2016-2017 6. Licence Microsoft campus 7. Point sur le projet Infrastructure de Communication Collaborative 8. Bilan des inscriptions dématérialisées pour les primo- entrants 10. Divers

3 SDN Schéma directeur du numérique… CPN – 7 octobre 2016 3

4 Une histoire 2011 DSI & STIC SDSI UVPL & UNR MIPE 2013 DDN CPN PPI SDN (Abandon) PRES LUNAM Feuille de route Numérique PIA et AMI 2016 DDN LAB FRENCH TECH CPER NUMERIQUE PIA 3 UBL CPN – 7 octobre 2016

5 Des choix CPN – 7 octobre 2016 StratégiesLeadership TerritoiresMoyensOrganisationProgrammeEtat/Région/DGESIPSDN

6 SDSI 2011 Eléments de contexte Etat des lieux Etat du SI Moyens informatiques Expression des Besoins Orientations Politique du SI Projets à engager Organisation des RH de la DSI CPN – 7 octobre 2016

7 SWOT : Campus numérique DSI SDSI Programme UBL Usagers Numérique Entreprises Organisation Moyens CPN – 7 octobre 2016

8 Un Schéma Directeur Numérique SDN Entretien du Président avec la conseillère établissement le 14 septembre. Recommandation HCERES, rapport final du 27 septembre : sécurisé les couts des transformations (SI…) P 32 - « La fragilité de certaines applications de gestion, vieillissantes, plaiderait pour engager une démarche de mutualisation compte tenu des coûts et des enjeux communs aux structures universitaires. Enfin, il faut rappeler que l’absence de schéma directeur prive l’université d’une vision stratégique dont les services ont besoin pour répondre de façon efficiente aux objectifs à moyen et long terme » Passage en GBCP : pluri-annualité. Budget 2017 : 50 000€ fléché sur un SDN ciblé Rapport CDC/CPU sur les « bonnes pratiques des SDN » juin 2014. Quelles cibles ? CPN – 7 octobre 2016

9 Cibles potentielles : le guide CPN – 7 octobre 2016

10 ELABOR ER ÉLABORATION DU SCHÉMA DIRECTEUR NUMÉRIQUE À L ’ ISSUE DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT A FORMALISÉ SA STRATÉGIE, SON PORTEFEUILLE DE PROJETS ET A VALIDÉ LES PRINCIPALES MODALITÉS DE SA MISE EN ŒUVRE METTRE EN ŒUVRE MISE EN ŒUVRE DES PROJETS DU SCHÉMA DIRECTEUR NUMÉRIQUE AU COURS DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT EST MOBILISÉ SUR LA RÉALISATION DE PROJETS IDENTIFIÉS ET PRIORISÉS AU SEIN DU PORTEFEUILLE DE PROJETS. ACTUALI SER PROCESSUS D ’ ACTUALISATION DU SDN, DE SON ÉVALUATION À SA MISE À JOUR. Structure du guide 10 DECIDER PHASE DE DÉCISION AU COURS DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT DÉFINIT LES OBJECTIFS DE SA DÉMARCHE ET CONFIRME LE LANCEMENT DE CELLE - CI EN VEILLANT À RÉUNIR LES CONDITIONS PRÉALABLES NÉCESSAIRES À SA BONNE RÉALISATION. 7 1 6 2 CPN – 7 octobre 2016

11 Etape 1 11 DECIDER PHASE DE DÉCISION AU COURS DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT DÉFINIT LES OBJECTIFS DE SA DÉMARCHE ET CONFIRME LE LANCEMENT DE CELLE - CI EN VEILLANT À RÉUNIR LES CONDITIONS PRÉALABLES NÉCESSAIRES À SA BONNE RÉALISATION. 7 Bonne pratiqueRésultatsResponsableConsulté E1.1 Animer la réflexion stratégique pour créer le consensus autour du lancement du SDN et de ses objectifs Les attentes et les objectifs sont formulés. L’établissement a situé sa démarche par rapport à : la stratégie globale de l’établissement, aux enjeux de la COMUE, des stratégies partenariales élargies (collectivités, acteurs, projets mutualisés…). La décision de lancer une démarche SDN est prise Une communication ad hoc est lancée Politique E1.2 Définir et valider le périmètre du SDN à élaborer Les démarches stratégiques ayant une incidence potentielle sur le SDN sont répertoriées et analysées. Les points d’articulation sont identifiés. Les modalités de travail associées sont définies Politique Expert Direction générale Politique E1.3 Apprécier les conditions de réussite financier, RH et technique nécessaires à la mise en œuvre du SDN Les conditions de faisabilité technique sont prises en compte. Un cadrage sur les moyens financiers et humains nécessaires à l’élaboration du SDN est réalisé. La durée de la démarche est définie. La qualification des assistances externes nécessaires est opérée. Politique Expert Direction générale E1.4 Lister les acteurs à impliquer dans la démarche en fonction du périmètre du SDN défini précédemment et définir les modalités d'implication La liste des acteurs à associer est définie. Les modalités d’association des acteurs sont identifiées de manière prévisionnelle et ceci par typologie d’acteurs. Politique Direction générale Politique l’équipe projet enE1.5 Constituer charge de l’élaboration du SDN et fixer les rôles L’équipe projet est constituée. Chaque membre de l’équipe a connaissance de son rôle dans la démarche. La démarche de l’équipe projet est lisible par tous et son rôle a été légitimé. Direction générale Politique Direction générale Politique E1.6 Définir les instances de validation du SDN Les instances de pilotage et de validation des résultats des travaux sont définies et créées. Chaque membre de ces instances a connaissance de son rôle dans la démarche. Direction générale Politique E1.7 Fixer le calendrier et organiser les premières actions : lancement de l’assistance, actions de communication interne et externe, conventionnements partenariaux, … Un macro planning est formalisé. Une première liste d’actions est réalisée Les responsables d’actions sont informés de leur rôle. Politique Direction générale Expert Direction générale Politique

12 Nos cibles potentielles SI Services numériques aux usages Le numérique au service de la pédagogie Infrastructure Alliance du numérique et du patrimoine Big Data… CPN – 7 octobre 2016

13 13 AREXIS

14 Le besoin IUT : 1700 étudiant En 2010 : environ 60 alternants En 2016 : environ 240 alternants dans 21 formations différentes. 14

15 IUT - FCA Service FCA de l’IUT Conventions de formation pour les contrats de pro Remontée des information vers le CFA inter Université pour les apprentis Les responsables pédagogiques Suivi des alternants Les tuteurs entreprise ou maitres d’apprentissage Suivi des alternants 15

16 Changement d’échelle en nombre d’alternants : Passage d’une gestion « artisanale » à une gestion plus structurée et « professionnelle ». 16

17 Recherche d’un logiciel d’aide à la gestion des contrats Et surtout LEA : Livret électronique de l’alternant Problématique commune à un certain nombre d’IUT Présentation de différents logiciels 17

18 AREXIS 18 Structures partenaires CursusAlternanceStages Insertion pro. Suivi des anciens Réseau des diplômés T.A. Importation Apogée Livret Electronique Edition de la convention Diffusion ciblée des offres d’emploi Mémorisation du parcours professionnel Annuaires en ligne Mémorisation des versements / bilans

19 Arexis Fonctionnalités souhaitées LEA Edition des conventions de contrats de pro Remontée des informations vers le CFA Eventuellement pour la TA Base de données réutilisable chaque année 19

20 Arexis 20 Administration et ScolaritéEtudiants Diplômés Tuteurs et ProfesseursStructures Partenaires Internet Intranet / Internet Chacun a accès à l’information selon ses besoins

21 Arexis 21 Gestion des contrats Paramétrage des livrets Calendrier de l’alternance Fiches Consultation des L.E.A. Fiches complétées Gestion des absences Suivi du remplissage Bilans Consultation des L.E.A. Remplissage des fiches de suivi en centre de formation Remplissage des fiches de visite en entreprise Contre Signature des fiches Consultation de son L.E.A. Remplissage des fiches de suivi en centre de formation Remplissage des fiches de suivi en structure Contre Signature des fiches de visite Consultation des L.E.A. Remplissage des fiches de suivi en structure Contre Signature des fiches

22 Evolution et prix 22 Extension vers les autres composantes possible. Prix en fonction du nombre d’étudiants de la structure Pour l’IUT entre 3100 et 3500 € TTC / an

23 23 Jean-Marie VOISIN jm.voisin@stimut.fr 05 49 33 71 40 STIMUT 126 boulevard Ampère 79180 CHAURAY www.stimut.fr www.application-arexis.fr

24 Renouvellement postes pédagogiques CPN – 24 juin 2016 24

25 Demandes de subventions aux collectivités 2015-2016 Tableau des demandes CPN – 24 juin 2016 25

26 Demandes de subventions aux collectivités CPN – 7 octobre 2016 26

27 Demandes de subventions aux collectivités 2016-2017 : Ne pas oublier l’antenne de Cholet dépendant de 4 UFR ! CPN - 7 octobre 2016 27

28 Licence Microsoft campus Campagne de communication : -Diffusion flyer à Infocampusflyer -Télénews sur l’ensemble des écrans géants des composantes -Newsletter -Une du site webUne du site web CPN – 7 octobre 2016 28

29 Licence Microsoft campus Aujourd’hui (30 septembre): -1839 étudiants ont validé leur compte. +40/jour et -233 personnels. +2/jour CPN – 24 juin 2016 29

30 Projet ICC – CPER Numérique Redéfinition du projet Pas d’extension du PPP breton Diaporama à disposition Document ICC Pdl à disposition Soutenabilité budgétaire Priorité à une conciergerie à périmètre mondial. Intégration du parc existant. CPN - 25 mars 2016 30

31 Démarche Courrier du recteur du 26 juin rappelant le rôle du COS Numérique et les délais Réunion 25 Aout 2016 : Présidents 3U,ECN,UBL : Projet de consultation à modifier par les établissements ligériens (cahier des charges de consultation ?) Ventilation du projet UBL (6 pages) aux 3U le 29 Aout 2016. 3 courriers des présidents des 3U : 05,07 et 12 septembre. Ventilation du projet UBL aux opérateurs potentiels sans modification malgré désaccord. Un nouveau document de projet : Commande des 3 présidents d’Université + ECN en date du 12 septembre. Une maitrise d’ouvrage revisité - Présidents, VP Numérique et CA, DSI des 3U + contact ECN+ contact Mines-Nantes Production du document Projet du 12 au 19 septembre. Présentation en COPIL ICC le 27 septembre 2016. Réunion avec le rectorat 03 octobre Réunion politique des VP/UBL/DSI 06 octobre Production d’un 4 pages de consensus avec UBL Dossier expertise 21 octobre, 24 octobre CA UBL puis 31 octobre Préfecture/Rectorat. ICC-PDL 31

32 CPN - 7 octobre 2016 32 Bilan WEB des inscriptions Les chiffres au 1.10.2016 (les inscriptions sont clôturées au 31.10) -Total des inscriptions principales : 20.000 -Dont par WEB : 10.000 -Dont bacheliers 2016 par WEB : 3.200 Rappel : Recueil des pièces jointes et photo par courrier (sauf PluriPass, Esthua et Cholet) Validation du compte à la fin des inscriptions

33 CPN - 7 octobre 2016 33 Bilan WEB des inscriptions Validation du compte à la fin des inscriptions -Total : 20.000 inscrits - dont 17.000 validés et 10.000 redirigés -Primo-entrants : 8.000 inscrits - dont 6.300 validés et dont 1.200 redirigés -Ré-inscriptions : 12.000 inscrits - dont 10.700 validés et dont 8.800 redirigées

34 CPN – 7 octobre 2016 34