Gestion des annuaires La Rochelle 2002 MAJ. Lannuaire global « la racine du Système dInformation » Besoin dun annuaire fiable et exhaustif Besoin dune.

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1 Gestion des annuaires La Rochelle 2002 MAJ

2 Lannuaire global « la racine du Système dInformation » Besoin dun annuaire fiable et exhaustif Besoin dune classification des personnes physiques et morales (structures, fournisseurs, entreprises, …) connues de létablissement Un tel référentiel se constitue de manière multiple et souvent « automatique »! –il se nourrit des entrées réalisées pour lensemble des traitements informatisés de létablissement.

3 Architecture générale Dépenses Budgets Comptabilité Inventaires Marchés Missions Taxe dapp, Stocks... Emplois Personnels Carrières Congés Cartes pro, Paie... Admissions Inscriptions Examens Notes Résultats Diplômes Stages,... GFCGRHUMScolarité ANNUAIRES de létablissement (Personnes, Documents, Informations) Étudiants, personnels, composantes, services, laboratoires, contacts, fournisseurs, entreprises, établissements, partenaires, groupes de mail, forums (push) et listes de diffusion, bâtiments, salles, formations, comptes, … Client WWW Plannings, Heures complémentaires, Gestion électronique des documents et de linformation, Gestion de la formation continue (aspects administratifs et pédagogiques), gestion de parcs, Gestions des stages,... Frontal LDAP: authentification légère et forte (IGC), profils,.. Client Java Applications informatiques Soap, XML Frontal SOAP, XML, WSDL, UDDI: EDI et inter-opérabilité Frontal HTML, XML, XLST: présentation des documents Tout Client LDAP ExtranetIntranet Internet http http / TCP /UDP http / TCP /RMI Système dinformations de létablissement

4 Objectifs initiaux Automatiser/Simplifier les traitements relatifs aux personnes (au sens large) en relation avec létablissement : Annuaires –téléphonique –électronique –géographique Emplois du temps, congés, absences, Groupes de mél privés et publics, forums et listes de diffusions Organigramme des services et de létablissement, Etiquettes, mailing, exportations tableur, publication sur le WEB, …. Gestion des contacts »Disposer dune information fiable, cohérente et à jour

5 Lannuaire global (1) cest dabord –Lannuaire des personnels: IATOSS, Enseignants, Chercheurs, Invités, autres –Lannuaire des étudiants par cycle, par diplôme, par discipline,.. –Lannuaire des services (y compris laboratoires, département denseignement, …) et les organigrammes de létablissement –Lannuaire des comptes informatiques et des boîtes aux lettres –Lannuaire des forums et listes de diffusion –Lannuaire des entreprises, des fournisseurs et des contacts –Lannuaire des droits et des privilèges associés à : Contrôle daccès physique Contrôle daccès au réseau Contrôle daccès aux applications informatiques et aux données … –Lannuaire de lautocommutateur

6 Lannuaire global (2) et aussi –Lannuaire des applications informatiques –Lannuaire des manifestions : colloques, séminaires, congrès, soutenances, présentations, portes ouvertes, … –Lannuaire des compétences (portefeuille de compétences de létablissement) –Lannuaire des formations: initiales, continues, ouvertes à distance, Diplomantes ou non diplomantes, Par cycle, par discipline, par type: professionnalisante, par public, par débouché, … –Lannuaire des ressources pédagogiques liées aux formations

7 Lannuaire global (3) ou encore –Lannuaire des stages et des offres demplois –Lannuaire des publications en tous genres : documentation administrative, devis, rapports, projets… –Lannuaire des matériels et logiciels –Lannuaire des règles de sécurité –Lannuaire des ressources électroniques –Lannuaire des bonnes adresses (veille technologiques, autres) –Lannuaire des pages WWW –…..

8 Lannuaire global Lensemble de ces annuaires ne sont en fait que des vues partielles du système dinformations. => Généralisation de leur référencement => Normalisation des protocoles associé (LDAP) => Multiplication et Simplification des interfaces (notamment WWW)

9 Aujourdhui à lULR 2 Applications centrales et quelques autres!! 1) Application « Annuaire » de gestion des personnes physiques et morales de létablissement. –Clef de voûte ou chapeau du système dinformation 2) Application « GEDI » de gestion électronique des documents et de linformation 3) Les autres: »Gestion des structures denseignement »Gestion des groupes étudiants »Gestion des personnels »….

10 Lapplication « annuaire »

11 Notion de groupes, services, … Cest celle connue par exemple pour le courrier électronique: groupes sciences, ulr, flash, droit, iatos, enseignants, …. Forums ou listes de diffusion Cest aussi la notion de service, UFR, département, laboratoire et de leur dépendance –étendue à la notion de groupe propre (privé) à un individu ou à un groupe. Ce sont aussi des entreprises (personnes morales) –Fournisseurs –Partenaires Ou des structures au sens Harpège

12 Une gestion souple Un groupe public sera visible par tous, Un groupe privé ne sera visible que de son créateur, et éventuellement visible par tous ceux désignés par le créateur. Tout groupe nest modifiable que par son créateur ou responsable.

13 Comment est créé lannuaire Directement à partir de lapplication Annuaire, Mais pour lessentiel à partir des autres applications.

14 Exemples dapplications «nourricières» La gestion des personnels la gestion des fournisseurs la gestion des étudiants: –Gestion des groupes étudiants (Cours, TD, TP, Projets,..) –Gestion des stages –Gestion des anciens La gestion des « adresses » –la gestion des groupes de mail, des listes de diffusion, des forums, des carnets dadresses –la création des comptes et boîtes aux lettres (y compris étudiants

15 Exemples dapplications «nourricières» la gestion du courrier et des actes administratifs –Expéditeurs –Destinataires la gestion de la BU (SIGB) –Création de comptes pour les lecteurs « externes » la gestion des contacts et des entreprises La gestion des emplois du temps et des agendas –Vacataires –Personnalité extérieure, … La gestion financière (services achat) –Création dun service achat et de ses responsables …

16 Une application décentralisée Gestion déconcentré: –des groupes (au sens très large) services groupes de mail –publics –privés –forums/listes groupe de partage de documents Divers –des individus associés: adresses, comptes informatiques, Email, privilèges,...

17 Ecran principal dun « groupe » navigateur de « groupes » Membres d1 groupe

18 Configuration des préférences utilisateurs Groupe par défaut à partir duquel seffectuera laffichage Changer le groupe par défaut à partir duquel seffectuera laffichage Couleur du texte représentant vos groupes privés

19 Ecran principal pour un groupe Membres du « groupe » Téléphone, fax, mobiles Administration: secrétaire(s), responsable administratif,.. Le groupe de mail associé Adresse du Site Web du groupe Les # types dun groupes

20 Ecran principal pour un groupe Saisie de: Téléphone, fax, mobiles Pourra apparaître ds lannuaire Web A une @ peuvent être associées +sieurs adresses de mail (Alias) Des mots clefs pour une indexation et une recherche + facile Spécifique CRI 1 groupe peut être un centre de responsabilité budgétaire

21 Recherche sur le WEB

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24 Gestion des adresses Gestion de multiples adresses

25 Gestion des « membres » Ajout dune personne physique (individu) ou morale en principe nappartenant pas encore à lannuaire Ajout dune ou +sieurs personnes physiques (individus) ou morales en principe déjà connues

26 Gestion des « membres » Ajout dune personne morale ou structure (compatible Harpège)

27 Structure de type établissement MAJ

28 Structure de type entreprise MAJ

29 Structure de type entreprise ou fournisseur Gestion des contacts MAJ

30 Structure de type fournisseur MAJ

31 Annuaires WEB MAJ en cours avec Organigramme, Fournisseurs, Marchés et Nomencaltures

32 les fournisseurs: leur coordonnées

33 les fournisseurs: infos diverses

34 « Lannuaire » des marchés ouverts

35 Lannuaire des formations léquipe enseignante

36 Lannuaire des formations la description ECTS Visible à partir du Web O/N Un lien vers des ressources pédagogiques par exemple Peut sexprimer en « texte compréhensible » Choix de la langue

37 Lannuaire des formations lévaluation Ajouter un champs texte libre explicitant « en clair » les évaluations => pour présentation WWW

38 Lannuaire des formations WWW

39 Lannuaire des formations: ECTS

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41 La gestion des « comptes » Annuaire

42 Gestion des forums Tout groupe (public) de lannuaire peut être un forum auquel sera associée une liste de diffusion de messagerie

43 Forums: principe de fonctionnement Abonnement Délivrer message Envoyer message Enregistrer message et abonnement Envoyer message Abonnement Client messagerie Client W3 Sympa Délivrer message Authentification Base de données ORACLE centralisant la totalité des informations nécessaires Envoyer message

44 Administration des forums: les messages Liste des forums: groupes de lannuaire de type « Forums » Le message (GED)

45 Administration des forums: les inscrits Liste des membres du forum membres du groupe de lannuaire de type « Forums »

46 Lannuaire

47 Exemple de « nourriture » via le WEB: réponse à une enquête

48 Maj avec des données Toutes les informations saisie ici seront enregistrées dans lannuaire et exploitable.La personne concernée fera alors partie de notre Extranet! Exemple de « nourriture » via le WEB: réponse à une enquête

49 Préparation dune exportation de données Menu « outils » => « Exportation » Champs sélectionnés Ordre du tri Déplacement des champs Champs à sélectionner Choix des séparateurs de champs

50 Les sorties d étiquettes Menu « Outils => Etiquettes » Attention cette opération seffectuera pour le groupe courant et la sélection dindividus faites

51 Carnet d adresses messagerie « à la demande » Menu « Export => Carnet dadresses »

52 Et LDAP?? Un annuaire LDAP nest en fait quune représentation externe + ou - normalisée dune (ou +sieurs) source(s) de données le plus souvent interne. Il est accessible suivant un protocole et des méthodes standards. Un annuaire LDAP savère indispensable: –dans un environnement hétérogène: par exemple en matière dauthentification, de SSO (Single Sign On) ou de profiles utilisateurs. Il joue alors le rôle de référentiel unique. –pour la réalisation de méta-annuaires inter- établissements ou dannuaires de communautés. –…

53 Et LDAP?? Aujourdhui: –Du fait de notre SI intégré –De lunicité de notre annuaire par ailleurs stocké dans une base de données relationnelles (ORACLE) –De notre architecture informatique homogène et fortement centralisée => le besoin dun annuaire LDAP existe pour: –Les clients de messagerie (carnets dadresses et profiles) –La synchronisation avec lannuaire de lautocommutateur –La participation à »un annuaire des établissements denseignements supérieurs (ARES++) »Un annuaire de léducation nationale »Un annuaire inter-ministériel (MAIA) »À la « toile » des annuaires!!

54 LDAP dc = fr o = ulr ou = CRI o Fichier LDIF / API Java, Perl, C, … SGBDRLDAP lecture Lecture/écriture Écriture? Synchronisation? JNDI + JDBC Application informatique ou client « bureautique »

55 LDAP Connexion JNDI: création de comptes modif mot de passe annuaires de messagerie SGBDR Base NIS SendMail Samba Netinfo Active Directory … Lecture/écriture JDBC Application informatique ou client « bureautique » LDAP doit sy substituer Lecture/écriture JNDI/LDAP Lecture

56 Outils: Photo Remplacer ou ajouter une photo 1)par glisser-déposer 2)à partir dune caméra Web par exemple

57 Configuration des droits utilisateurs

58 Mail à partir de lapplication A ajouter: les fichiers attachés

59 Outils: carte pro

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64 le « trombino »