Modèles de documents dapprovisionnement pour lachat de services architecturaux Conseil canadien des marchés publics Forum annuel, ville de Québec le 7.

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1 Modèles de documents dapprovisionnement pour lachat de services architecturaux Conseil canadien des marchés publics Forum annuel, ville de Québec le 7 novembre 2011

2 LOrdre des architectes de lOntario : 3 100 architectes et 1 300 cabinets; Rôles : réglementation, représentation, soutien et promotion de la profession; Chef de file dans la conception et la construction des formes bâties; Les membres de lOAO sont autorisés à pratiquer aux termes de la Loi sur les architectes.

3 Achat de services architecturaux Concurrentiel Transparent Uniforme Axé sur le meilleur rapport qualité-prix Ayez les bons outils! www.oaa.on.ca

4 Le défi de lexécution de projets RESPECT DES DÉLAIS RESPONSABILITÉ FINANCIÈRE QUALITÉ ET INNOVATION BESOINS SOCIÉTAUX Le triangle magique

5 Comment obtenir : Les experts-conseils qui conviennent à la tâche? Des économies durables grâce à la réduction des coûts du cycle de vie? Une exécution de projet qui respecte les délais? Qualité et durabilité? Innovation et valeur ajoutée? Une meilleure qualité de vie sur les plans économique, social et environnemental? La confiance des contribuables?

6 Possibilité daméliorer les résultats Temps Niveau dinfluence Construction Conception Fonctionnement et entretien 100 % 0 % 50 %

7 Coûts liés à la possibilité daméliorer les résultats Temps Coût des changements Construction Conception Fonctionnement et entretien

8 Les documents dapprovisionnement de lOAO – une source de pratiques exemplaires Énoncé des qualifications Demande de propositions (DP) Guide de sélection dune société dexperts- conseils en fonction de la qualité Guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services dun architecte Document 600 de lOAO, 2008 – Standard Form of Contract for Architects Services (Contrat type pour les services dun architecte)

9 Étape 1: Énoncé des qualifications Faire un appel de déclaration dintérêt auprès de cabinets compétents; Évaluer et préqualifier les architectes-conseils; Établir la liste restreinte des cabinets qui passeront à létape de la DP. Détails préliminaires du projet Conditions du marché Précisions sur les exigences relatives à la présentation de lénoncé Critères relatifs à lénoncé et à son évaluation Précisions sur le processus dévaluation Contenu de lénoncé des qualifications

10 Étape 2 : Demande de propositions (DP) Il sagit dun document dappel doffres de services dexperts-conseils en architecture. Les détails de la DP varient dun projet à lautre. Le contenu et la structure de la DP dépendent entièrement du type de services demandés. LOAO a créé des modèles de documents simples dutilisation à lintention des agents dapprovisionnement.

11 Contenu dune demande de propositions Détails du projet Conditions associées à létape de la DP Précisions sur les exigences relatives à la présentation de la DP Critères relatifs à la DP et à son évaluation Précisions sur le processus dévaluation

12 Létendue des services – Visez juste dès le début

13 Le processus de sélection en fonction de la qualité Les proposants se font concurrence sur la base de leurs qualifications et de leur compréhension des besoins du client; Le client évalue et classe les propositions : choix du meilleur service permettant de réaliser les objectifs du projet; Le client rédige avec le proposant choisi un énoncé détaillé de la portée des travaux (y compris les biens livrables) qui couvre les objectifs du client; Des honoraires appropriés ainsi quun calendrier sont établis conformément aux objectifs du client.

14 Choisir une société dexperts- conseils Guide faisant partie de la série des « Meilleures pratiques » dInfraGuide (juin 2006); Guide conçu par le secteur public, pour le secteur public; Sappuie sur des entrevues et des recherches poussées; « La pratique recommandée relativement à la sélection dune société dexperts-conseils est un processus concurrentiel basé sur les compétences ».

15 Un guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services dun architecte Document reconnu à léchelle nationale, produit par lInstitut royal darchitecture du Canada (IRAC); A été mis au point afin daider les clients et les architectes à fixer des honoraires appropriés; Les projets darchitecture varient considérablement et la prestation de services a beaucoup évolué; les honoraires varient.

16 Les services darchitecture et dingénierie représentent un bon investissement Architecture

17 Les inconvénients du choix de loffre la plus faible Leurre le client en ce qui concerne les ressources – prestation de services minimaux; Pénalise les sociétés qui comprennent mieux les besoins des clients; Pénalise les sociétés qui anticipent avec justesse des complications ou qui proposent des innovations; Augmente les coûts du client (heures de travail du personnel et ressources).

18 Document 600 de lOAO, 2008 – Contrat type pour les services dun architecte Équitable et équilibré; Conditions reconnues par lindustrie – efficience; Document convivial accessible sur le site Web de lOAO; Calendriers permettant de repérer et de comprendre rapidement les services fournis; Document à jour, qui sharmonise aux autres documents en usage.

19 Les pratiques exemplaires et leurs avantages pour le client Le client peut compter sur : Une équipe qui convient à la tâche; Des calendriers et des budgets plus réalistes parce quils reposent sur une description plus claire de létendue des services; Moins dordres de modification et moins de différends; De meilleures relations daffaires entre le client, les experts-conseils, les entrepreneurs et les organismes externes; Un meilleur service, une qualité supérieure et une utilisation plus efficiente de largent des contribuables.

20 Documents dapprovisionnement de lOAO Énoncé des qualifications Demande de propositions Guide de sélection dune société dexperts-conseils en fonction de la qualité Guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services dun architecte Document 600 de lOAO, 2008 : Standard Form of Contract for Architects Services (Contrat type pour les services dun architecte) LAssociation des ingénieurs-conseils du Canada a également créé une série de documents applicables à un éventail de projets de génie.

21 Ordre des architectes de lOntario 111, Moatfield Drive Toronto, ON M3B 3L6 Tél. : 416-449-6898 oaamail@oaa.on.ca www.oaa.on.ca Intégrez cette trousse à votre stratégie dapprovisionnement… Il est important davoir un plan qui repose sur les meilleures pratiques de lindustrie, et lOAO peut vous aider!