Le métier de secrétaire de mairie

Présentation au sujet: "Le métier de secrétaire de mairie"— Transcription de la présentation:

1 Le métier de secrétaire de mairie
La gestion budgétaire et comptable 22 et 23 octobre 2012

2 Introduction Les objectifs de la formation dans un environnement juridique et financier complexe Le programme des deux journées

3 Plan de la 1ère journée Les règles et les principes budgétaires
Le budget primitif Les décisions modificatives et le budget supplémentaire Le compte administratif et le compte de gestion La confection du budget Conseils pratiques pour l ’élaboration du budget

4 Plan de la 2ème journée L ’exécution budgétaire
Les relations ordonnateur-comptable Les recettes Les dépenses Les principales écritures Les régies d ’avances et de recettes Les marchés publics

5 L ’environnement juridique et financier
La gestion des deniers publics exige la transparence des comptes Obligation de voter un budget Soumission aux règles de la comptabilité publique, à savoir: principe de la séparation de l ’ordonnateur et du comptable, responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable Les fonctions, tâches et compétences de l ’ordonnateur et du comptable sont propres à chacun d ’entre eux et incompatibles les unes avec les autres

6 Les règles et les principes budgétaires
Les documents budgétaires sont élaborés dans le respect de 7 principes L ’exécution annuelle du budget donne lieu à la confection de deux documents concordants : Le compte administratif (ordonnateur) Le compte de gestion (comptable)

7 Le budget, un acte de prévision
Il appartient à l ’exécutif local de préparer le budget et à l ’assemblée délibérante de le voter Le budget est l ’inventaire des recettes venant financer l ’ensemble des dépenses de la collectivité locale pour un exercice

8 Présentation distincte des recettes et des dépenses sans compensation
UNIVERSALITE Présentation distincte des recettes et des dépenses sans compensation

9 Non-affectation des recettes à des dépenses
Éviter que des dépenses ne puissent être effectuées

10 Principe de spécialité des dépenses
Crédits de dépenses limitatifs classés selon une nomenclature détaillée par article et chapitre

11 UNITE Toutes les recettes et toutes les dépenses doivent être inscrites au budget

12 ANNUALITE L ’exercice budgétaire commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre

13 ANTERIORITE Le budget doit être en principe voté avant le 1er janvier mais possibilité de l ’adopter jusqu ’au 31 mars. Continuité de la vie financière avant le vote dans les limites du budget précédent pour le fonctionnement.

14 EQUILIBRE Les dépenses et les recettes doivent être en équilibre et être évaluées de façon sincère

15 LE BUDGET PRIMITIF Le budget primitif constitue le premier acte obligatoire du cycle budgétaire annuel de la collectivité

16 Le budget primitif Doit être voté par l ’assemblée délibérante avant le 31 mars et transmis au représentant de l ’État dans les 15 jours qui suivent son approbation

17 Le budget primitif Par cet acte l ’ordonnateur est autorisé à effectuer les opérations de recettes et de dépenses inscrites au budget

18 Le budget primitif Se présente en deux parties,
une section de fonctionnement et une section d ’investissement

19 Deux sections en équilibre

20 Les décisions modificatives et le budget supplémentaire
Les prévisions inscrites au budget primitif peuvent être modifiées en cours d ’exercice par l ’assemblée délibérante qui votent des décisions modificatives

21 Le budget supplémentaire
Établi généralement au second semestre de l ’année il a pour objectif de reprendre les résultats budgétaires de l ’exercice précédent. Ces résultats désormais connus plus tôt sont le plus souvent repris au budget primitif; cette décision modificative appelée budget supplémentaire a perdu de son intérêt

22 Le compte administratif
L ’ordonnateur rend compte annuellement des opérations budgétaires qu ’il a exécutées. Le compte administratif rapproche les prévisions des réalisations effectives en dépenses et en recettes

23 Le compte administratif
Présente les résultats comptables de l ’exercice Est soumis par l ’ordonnateur, pour approbation, à l ’assemblée délibérante qui l ’arrête définitivement par un vote avant le 30 juin de l ’année qui suit la clôture de l ’exercice.

24 Le compte de gestion Avant le 1er juin de l ’année qui suit la clôture de l ’exercice, le trésorier établit un compte de gestion par budget voté ( budget principal et budgets annexes )

25 Le compte de gestion Retrace les opérations budgétaires en dépenses et en recettes, selon une présentation analogue à celle du compte administratif

26 Le compte de gestion Comporte :
- une balance générale de tous les comptes ( comptes budgétaires et comptes de tiers ) - le bilan comptable qui décrit de façon synthétique l ’actif et le passif

27 Le compte de gestion Est également soumis au vote de l ’assemblée délibérante Est suivi d ’un contrôle effectué par le juge des comptes qui apprécie la qualité de gestion et peut engager la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable public

28 La confection du budget
La base réglementaire: INSTRUCTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE M14

29 La confection du budget
La nomenclature par nature s ’inspire du plan comptable général mais respecte les spécificités communales Elle reprend les mêmes règles de classement et de codification

30 La confection du budget
Une étape de préparation particulièrement importante Collecte des informations indispensables à l ’élaboration du budget

31 La confection du budget
La confection du budget commence en général par l ’inscription des reports de l ’exercice précédent Les reports ( excédent ou déficit ) sont propres à chaque section à savoir: ligne 001 en investissement ligne 002 en fonctionnement

32 La confection du budget
La détermination des résultats de l ’exercice précédent et leur report dans le budget primitif

33 La confection du budget
Les crédits reportés, ou restes à réaliser en investissement Ils concernent les dépenses et les recettes

34 La confection du budget
les dépenses :ce sont les sommes engagées (cf. comptabilité d ’engagement) et non mandatées au 31 décembre de l ’exercice les recettes : ce sont les recettes juridiquement certaines et n ’ayant pas donné lieu à l ’émission d ’un titre au 31 décembre ( ex: une subvention ) les restes à réaliser ont une incidence directe sur la décision d ’affectation des résultats de l ’exercice à la section d ’investissement

35 La confection du budget
L ’affectation des résultats

36 Confection du budget Le budget est présenté par chapitres et articles conformément à la nomenclature

37 La confection du budget
Les maquettes budgétaires L ’articulation entre les deux sections La nomenclature Les chapitres globalisés

38 L ’exécution budgétaire
Les principaux acteurs : l ’ordonnateur et le comptable

39 L ’exécution budgétaire
L ’exécution des recettes: le rôle respectif de l ’ordonnateur et du comptable L ’exécution des dépenses: le rôle respectif de l ’ordonnateur et du comptable

40 L ’exécution budgétaire Les recettes
L ’ordonnateur 1) Constatation des droits de la collectivité et calcul de la créance fait générateur : échéance - service exécuté 2) Mise en recouvrement . établissement du titre de recette et inscription sur un bordereau récapitulatif, . enregistrement dans la comptabilité administrative, . envoi au comptable du bordereau appuyé des titres de recette et des pièces justificatives

41 L ’exécution budgétaire Les recettes
Le comptable public 1) Visa à partir des pièces justificatives ( régularité de la recette, identification du débiteur ) 2) Prise en charge et recouvrement . enregistrement comptable . envoi au débiteur de l ’avis des sommes à payer . encaissement du règlement du débiteur ( espèces, chèque, TIP, carte bancaire...

42 L ’exécution budgétaire Les dépenses
L ’ordonnateur 1) Engagement Fait générateur: bon de commande - marché - contrat La dépense est engagée dans la limite du crédit ouvert au budget 2) Calcul du montant de la dépense Fait générateur: exécution du service Vérification du décompte avec les pièces justificatives 3) Mandatement

43 L ’exécution budgétaire Les dépenses
Le comptable public 1) Visa . des pièces justificatives jointes au mandat, . de l ’exacte imputation budgétaire, . de la disponibilité du crédit budgétaire, . de la validité de la créance 2) Prise en charge et mise en paiement . enregistrement comptable, . contrôle du niveau de la trésorerie . règlement de la dépense au créancier

44 L ’exécution budgétaire
Les recettes à l ’initiative de l ’ordonnateur

45 La qualité d ’émission du titre est primordiale
Outre les mentions comptables et budgétaires, doivent entre autres y figurer : - la nature de la créance - la référence à la décision ( bail, délibération, convention…) à l ’origine de la créance - la liquidation et le montant de la créance - la désignation précise et complète du débiteur - les mentions légales de recours - la date d ’émission du titre de recette

46 L ’exécution budgétaire
Les recettes à l ’initiative du comptable le P503

47 De nombreuses recettes sont encaissées directement par le comptable
- avances sur impôts - dotations diverses - subventions - etc...

48 Les recettes à l ’initiative du comptable
Ces recettes sont notifiées mensuellement à l ’ordonnateur pour être enregistrées dans sa comptabilité

49 L ’exécution budgétaire
Les dépenses à l ’initiative de l ’ordonnateur

50 Les dépenses à l ’initiative de l ’ordonnateur
Présentation formelle des mandats - désignation du créancier - somme brute ou nette à payer - date et délai global de paiement - objet de la dépense - pièces justificatives jointes - imputation budgétaire

51 Les principales écritures
Distinction entre opérations réelles et opérations d ’ordre

52 Les principales écritures
Les écritures d ’ordre budgétaires - exécutées à l ’initiative de l ’ordonnateur, - retracées en recette et en dépense au budget -équilibrées sur le plan budgétaire Exemple: les amortissements Dépense c/68 ( mandat ) Recette c/28 ( titre )

53 Les régies d ’avances et de recettes
Une exception au principe très encadrée

54 Les marchés publics Les procédures applicables en fonction des seuils fixés par le code des marchés publics.