du Système Global d’Information COCKTAIL

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1 du Système Global d’Information COCKTAIL
JEFYCO / ABCdE Un composant du Système Global d’Information COCKTAIL 30 Mars 2006

2 Ordre du Jour 10H00 - 12H30: Le produit
10H H30: aspects fonctionnels 11H H30: aspects techniques 13H H00: Démonstration du produit. 15H H00: Cocktail: Présentation du consortium: de qui est -il constitué, comment vit -il? Quelles relations entre Cocktail et un établissement qui prend JEFYCO (soit qui fait quoi et qui est responsable de quoi)?

3 Plan L’administration des droits Les fournisseurs & Clients
Jefyco une application …. parmi d’autres! Brique d’un PGI spécifique Le Référentiel Le budget Les dépenses Les situations Les marchés Les recettes La comptabilité L’administration des droits Les fournisseurs & Clients L’inventaire & Stock Le compte financier Les autres modules Missions Conventions Prestations Int & Ext Paie Taxe La formation

4 Les applications Cocktail
Généralités

5 Les applications Cocktail
Reposent sur un système d’informations intégré désigné « cocktail » Libres de droits d’usage (coût d’achat nul) Totalement mutualisées Ouvertes (Open Source) Se veulent modernes, évolutives et réactives Guidée par l’utilisateur (Forums, demandes de travaux, réunions régulières) Economiques Financièrement Humainement

6 Le système d ’information
1998 Vision qualifiée à l’époque d’utopiste Suite

7 Architecture applicative (2002)
Internet Applications informatiques Soap, XML Extranet Intranet Tout Client LDAP Client Java Client WWW Tout Client WebDav http http / TCP /UDP http http http / TCP /RMI http Frontal LDAP: authentification légère et forte (IGC), profils,.. Frontal HTML, XML, XLST: présentation des documents Frontal SOAP, XML, WSDL, UDDI: EDI et inter-opérabilité ANNUAIRES de l’établissement (Personnes, Documents, Informations) Étudiants, personnels, composantes, services, laboratoires, contacts, fournisseurs, entreprises, établissements, partenaires, groupes de mail, forums (push) et listes de diffusion, bâtiments, salles, formations, comptes, … Budgets, Dépenses Comptabilité Inventaires Marchés Missions Taxe d’app, Stocks ... Emplois, Carrières Personnels, Etudiants Entreprises, Fournisseurs Congés Cartes pro, Paie ... Admissions Inscriptions Examens Notes Résultats Diplômes Stages, ... JEFYCO GRHUM Scolarité RMI RMI Plannings, Heures complémentaires, Gestion électronique des documents et de l’information, Gestion de la formation continue (aspects administratifs et pédagogiques), gestion de parcs, Gestions des stages, Gestion des demandes de travaux, ... Système d’informations de l’établissement

8 Architecture logicielle homogène
2005 ULR

9 Architecture logicielle hétérogène
2005

10 JEFYCO le « mur de briques » pour la gestion financière et comptable
Un des « murs porteurs » du système d’informations Un outil de gestion Un outil de pilotage Un outil souple au service d’une politique Un potentiel évolutif élevé Une application « élastique » pouvant répondre aux besoins du plus grand (Paris 10, Paris 5, …) comme du plus petit établissement (Bibliothèque Inter-universitaire GIP BULAC))

11 Périmètre Fonctionnel
Jefyco Ok Jefyco Ok 2007 Partiel

12 Couverture fonctionnelle de JEFYCO

13 2007 Feuille de route 2006: Refonte du module Budget
Module encaissement élargi aux prélèvements (échéancier) et augmenté des fonctions d’une régie. Gestion élargie des contrats Refonte technologique du module dépenses Refonte technoogique du module Titre Refonte du module d’Administration et de gestion des Droits Disparition des éditions sous ReportMill, généralisation de iReports

14 Questionnaire AMUE 2003 Thème Couvert (O/N) Observations
Gestion des structures complexes ? C’est quoi une structure complexe ? Gestion des SAIC et prise en compte de la fiscalité O Cf Le Havre Prise en compte de la M9.3 C est notre bible  Prise en compte de la LOLF N Jefyco implémente déjà la limitativité par masse de crédits (type de crédit). Développement prévu courant 2004 pour le budget 2005 Gestion multi établissements IUT , établissements rattachés Carte achat Artois, établissement pilote Paiement lecteur de chèque Lecteur de chèques ASCOM Paiement CB Internet et TPE PayBox + TG ou autres banques Paiement Monéo En 2004 EDI Participation et veille sur les schémas d’interopérabilité Signature électronique En 2005 Paie Dès le 1er janvier Répond au cahier des charges AMUE-Astre + GFC Paie sauf intégration avec Nabuco. ETEBAC ETEBAC 3 en attendant ETEBAC 5 Régie Intégration application Martinique prévue en 2004 Interfaces Web Consultation (suivis) Fournisseurs, annuaires (fournisseurs, marchés, …), Mise à jour informations, Bon de commande, devis, …. Pilotage Univers BO + divers Couplage Demandes de Travaux – prestation internes – Service Technique Service Reprographie Gestion des livraisons, gestion coûts complets, gestion de l’activité et du temps, gestion des stocks. 2004 Couplage Stock et Parc Info Développement possible en 2004 Gestion des arrêtés individuels et en masse Développement fin 2003 Interface taxation Autocommutateur Importation du fichier taxation (Alcatel 4400) et ventilation automatique des liquidations. Interface Formation continue En cours, prévu pour 2004 Interface paiement inscriptions colloques, séminaires, … Questionnaire AMUE 2003

15

16 Configuration type haute disponibilité: 2006

17 JEFYCO Simplicité d’utilisation Qualité des documents
Réactivité du produit Satisfaction des utilisateurs

18 Jefyco Maintenance corrective & évolutive
Documentation technique en cours grâce à la modularisation du produit Evolutions réglementaires Evolutions technologiques: Architecture multi-tiers SGBD indépendant Client léger (HTML) et riche (Java Swing) SIX (Serveur d’Impressions XML): XML, XSLT, DTD OpenReports/iReports (Java Open Source) pour toutes les éditions Signature électronique & Dématérialisation SSO CAS associé à ZAP + certificat X509 si souhaité …

19 BUDGET 2007 LOLF Les Informations Budgétaires.
Gestion des Crédits Ouverts. Budget par Nature Budget de Gestion Les mouvements budgetaires Les phases budgétaires

20 Les Informations Budgétaires.
Le Centre de Responsabilité (actuellement niveau 3 de Jefyco) Le Niveau de préparation budgétaire (W à l’envers) Le Niveau pour TOUS les mouvements budgétaires ( Prov. ,Reliq. ,DBM, MIO ,ventilations ,virements) La gestion des Signatures Délégation de signature / pouvoir. Limite de montant / masses ,etc ....

21 Les Informations Budgétaires.
Nomenclature LOLF Programmes / Actions: Nomenclature imposée par l’Etat. Sous-Actions Nomenclature établissement déclinée / dérivée de celle de l’Etat. Le suivi des projets est effectué, selon le besoin, par les codes analytiques (auquel peut être associé une enveloppe indicative de crédits) et , dans les cas où une enveloppe limitative doit être associée, sous la forme d'une convention sans suivi comptable Des poches de crédits Limitatifs liées à un CR Ce pourrait être un nouveau type du module “conventions/contrats” COCONUT’S seul point d’entrée de gestion, déclaration, alimentation, … des projets

22 Les Informations Budgétaires.
Limitativé des crédits : Par masses lors de l'éxécution budgétaire (UB/CR) Le concept de type de crédit est conservé Par projet (à l’intérieur d’un CR) Le projet remplace le niveau 4 (UC / Lbud) actuel Le code analytique: Il est conservé mais amélioré: Il est structuré de manière arborescente : Il est Public (Etablissement) visible par tous ou Privé à une UB ou un CR visible par les agents autorisés sur ces UB/CR Un montant peut lui autre asscocié pour du pilotage / contrôle de gestion Alerte, interdiction d’utiliser le code au-delà, bilan, rapport d’activité, … C’est un indicateur

23 Gestion des Crédits. Les RESSOURCES (ou financements) des CR. Externes
Subventions spécifiques Prestations externes Dons Etc… Internes Sans comptabilisation : DGF, CQQ; CQD, transferts divers Avec comptabilisation : prestations internes

24 Gestion des Crédits. Financements externes Prestations internes
Voir paramétrage plan comptable classe 7 et 13 Prestations internes Voir paramétrage compte Financements internes Concevoir une table pour l’Etablissement des mouvements internes Exemples : DGF : dotation de fonctionnement CQD: contrat de développement CQR: contrat de recherche BIB: échanges entre bibliothèques FOM: formation des maîtres COL: financements de colloques TEL :répartition charge téléphone REP: reprographie interne FCO: participation de la Formation continue aux charges communes Etc…

25 Gestion des Crédits. 1-Tout se passe donc au niveau du CR
2- Tout financement interne pour un (ou plusieurs) CR est une charge interne pour un (ou plusieurs) autre CR 3- la somme de chaque type de mouvement interne est nulle (et n’apparaît donc dans le budget consolidé)

26 Gestion des Crédits. CR 1 CR 3 CR 2 Prest Ext COL (CR1) Prest int
En plein : les prévisions liées au plan comptable / En rayé : les prévisions liées à la table des mouvements internes / En+ les dotations reçues /En – les contributions versées CR 1 CR 3 CR 2 Crédits ouverts Prest Ext Crédits ouverts COL (CR1) Crédits ouverts Prest ext Prest int Prest Int FOM (CR3) Subv Spéc DGF FOM (CR3) -FOM (CR2) DGF -FOM (CR1) -COL (CR 2)

27 Les mouvements budgétaires
Les Mouvements à l'initiative de l'ordonnateur: MIO PAS DE MODIFICATION DES MASSES ! 1- Ajustements du budget par nature (dépenses et recettes) Ajustements du budget de gestion (dépenses et recettes) 2- Les Virements de CR à CR d'une même UB Par Nature et Gestion (recette/dépense) 3- Les Transferts de CR à CR d'UB différentes

28 Les phases budgétaires POUR TOUS LES CR
1-ELABORATION Budgétaire 2-EDITION DU DOCUMENT BUDGETAIRE : Prov. / Init. / DBM Fin de la pro cé du re Budget Nature Dépense Crédits ouverts Recettes Ext Budget Nature Recette Prest Int (recette) Prest int (dépense) Budget Gestion Dépense Budget Gestion Recette vote Dotations ATTESTATION du caractère exécutoire par l ’AC Contrib 3-EXECUTION BUDGETAIRE

29 La dépense: commande Un devis / un marché / un fournisseur
Des articles / des codes de nomenclatures Une ventilation en % par Destinations Les destinations ne sont proposées à la liquidation que si elles ont été �mouvementées dans le budget" (aide non bloquante ou verrou déblocable par une autorité� habilitée) Les réimputations de destinations sont possibles après liquidation possibilité� de ventiler des dépenses ou groupes de dépenses d'une destination vers d'autres destinations

30 La dépense: commande Des CR/Projet supportant le montant de la dépense
Des codes analytiques (optionnels) par ligne de dépenses (CR/Projet) Une Masse / une imputation par ligne de dépense (CR/Projet)

31 La dépense : liquidation
Possibilité de (re)préciser la ventilation par action / sous-action au moment de la liquidation la liquidation par ligne de dépense (CR/Projet)

32 Échéance 2006 Octobre 2005: 2005: Janvier 2006
Préparation budgétaire à partir du module existant: Disparition du niveau 4? Un niveau 4 par défaut et masqué pour 2006? Tous les autres niveaux 4 étant liés à une « convention » 2005: Mise au point et évolution du module convention / contrats Janvier 2006 Nouveaux codes analytiques Ventilation des dépenses par action / ss-action pour chaque dépense (à la commande / liquidation)

33 Échéance 2007 Module Budget.new Module Dépenses.new Modules Titres.new
Equipe de développement: F. Rivalland Antilles-Guyane Th. Saivre La Rochelle R. Prin La Rochelle a/c Avril 2006 C. Heurtevin Marseille 1 A suivre …

34 Module BUDGET actuel Budget par nature et budget de gestion
Souplesse des types de crédits Fonctionnement Équipement Personnel Autres au choix de l’établissement … Clarté des éditions

35 Exemple d’une édition au format PDF

36 Module DEPENSES Engagement et commandes simultanés
Exemple ici ou là pour une commande sur marché Facturation – liquidation Exemple ici Mandatement Consultations – recherches Un petit exemple ici

37 Module DEPENSES Gestion des codes nomenclatures marchés
Notion de catalogues produits Saisie d’informations analytiques possible Sécurité des contrôles automatiques

38 Une commande JEFYCO 1) 2 Approches possibles: 2) Suivant l’approche:
Marchés: Par lot Hors Marchés : Par Fournisseur Par Code de nomenclature (famille de produits homogènes) Par ligne budgétaire 2) Suivant l’approche: Plusieurs engagements par commande possibles 1 code de nomenclature par engagement plusieurs codes de nomenclature par commande! Une ligne budgétaire par engagement 3) Gestion des prestations internes

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40 Module dépenses: compléments
La pré-commande et commande HTML (Web) : JefyWeb Gestion des catalogues (fournisseurs, marchés, prestations) Devis et commande de Prestations internes et … externes: PieWeb Quelques petits plus : Gestion des catalogues fournisseur (rappel) Fiche de mise à disposition de matériel (liée à l’inventaire) Edition complémentaire au bon de commande (communication auprès des fournisseurs) Gestion individuelle ou en masse des arrêtés (+ GEDI) Amélioration de la gestion des codes analytiques (sans modifier l’existant) Xlab Web …

41 Logo de l’établissement
Logo du CR s’il existe! Ajouter modèle LR avec login/passwd Fournisseur

42 La liquidation : Fenêtre principale (exemple simple d’une saisie de facture ici)
A remplacer par version 2006

43 Module MARCHES (ppt ici)
Gestion des marchés, des lots et prestations associées (exemple ici) Gestion des codes nomenclatures Paramétrage pour service marchés Documentation: (cf documentation JEFYCO à l’adresse: Ou document PDF

44 Module Marchés 2006 Evolutions en cours Nouveaux seuils MàPA
PRM déléguée Pour une ou plusieurs famille homogène GEIDE associée (GEDI) Dématérialisation (en cours)

45 Marchés: la dématérialisation (1)
La démarche de l’AMUE Publication des offres Appel d’offre en cours pour choisir un prestataire pour le dépôt signé et horodaté du DCE et le recueil signé et horodaté des réponses Un coût par appel d’offre

46 Marchés: la dématérialisation (1)
Évolution 2006 pour JEFYCO: Faire du module marché un module de gestion administrative des appels d’offres: Préparation GEIDE Publication Signature et horodatage des documents Gestion des évènements et des commissions d’AO Interopérabilité avec les plateformes de dématérialisation et publication (AMUE, autres)

47 Evolutions Gestion des appels d’offres et des réponses de manière plus fine et plus intégrée Liée à la GEIDE (GEDI) Association des documents du marché: Publicité, CCAP, CCTP, Annexes, … Publication WEB et téléchargements Soumission (dépôt) des Offres et des Réponses via le WEB Echanges de données automatisés et sécurisés (Signature des documents à partir de l’application) Inventaire des besoins et automatisation des appels à compétition …

48 Consultation des marchés ouverts sur l’Intranet

49 Consultation des marchés ouverts sur l’Intranet

50 Gestion des codes de nomenclature Module 3/3 Java Client multiplateforme
Création, Mise à jour des codes Association des codes aux fournisseurs

51 Consultation de la nomenclature sur l’Intranet
Détail du code sélectionné Accéder aux fournisseurs connus (ayant déjà fourni) pour le code sélectionné

52 Les fournisseurs du code sélectionné

53 Détail (6 chiffres optionnels) d’une famille homogène (4 chiffres) de produits

54 Les « services » achat Le CMP 2002 nous a conduit à un « meilleur contrôle » et une meilleure prévision des achats JEFYCO a introduit la notion de service achat (organisation libre par établissement) habilité à arbitrer les commandes « ambigües » pouvant relever d’un marché (exemple les ouvrages) ou hors seuil (commande unique)

55 Les services achat Évolution 2006:
Toujours sur un code de nomenclature (code achat) => service responsable d'un ou plusieurs codes (ou de tous!) sur une ligne budgétaire => service responsable d'un niveau 2 (UB) ou niveau 3 (CR) sur une imputation => service responsable d'une ou plusieurs imputations budgétaires (par exemple les missions!) ne dépassant pas un certain seuil => plusieurs personnes (rattachée à un service ou structure ou groupe) sont chargées de valider une commande engagée: sur un type de crédit => service responsable d'une masse de crédit (par exemple la taxe d'apprentissage!) Sur conventions (ligne budgétaire aujourd’hui)

56 Le module « services achat »: menu
Refondu en 2006 => Client riche SWING Valider les commandes en attente Créer des services, désigner des agents habilités

57 Le module « services achat »: administration (1)
Création d’un service (il est dans GRHUM => annuaire) Les services achat Les familles de produits homogènes gérées par les service achat (code à 4 chiffres) Les agents du « service achat » (ils peuvent ne pas appartenir au service au sens affectation) habilités à valider les commandes dans une famille de produits homogènes

58 Le module « services achat »: administration(2)
Les services achat

59 Le module « services achat »: validation
Rechercher une commande Zone d’explication Les libellés « officiels » des articles de la commande Le libellé « fournisseur » de l’article Les commandes en attente pour le service achat auquel appartient l’agent

60 Le module « services achat »: validation
Rejet d’une commande: un est envoyé qui peut-être complété Acceptation d’une commande: un est envoyé qui peut-être complété Remarque: tte modif de la commande ré-itère le processus TOTALEMENT Un agent habilité voit ses commandes auto-validées

61 Exemple d’échanges de mails services achat
Ajouter des exemples

62 Service Achat: situation

63 Module SITUATIONS Essentiel pour tous les utilisateurs
Nombreux choix possibles Un utilisateur ne peut éditer que suivant ses droits d’accès Version Windows et WEB La version windows disparaîtra en 2007 pour laisser la place à une seule version WEB.

64 Version Windows

65 Export fichier délimité pour tableurs
Version Windows

66 Situation budgétaire: détaillée « forte » détail des liquidations partielles

67 Situation budgétaire: détaillée « simple » sans liquidation partielle

68 Situation budgétaire: Accès Web»
Application CASsifiée

69 Situation budgétaire: Accès Web»
Refondu en => Totalement en iReports

70 Situation budgétaire: Accès Web»

71 Situation budgétaire: Accès Web»

72 Module RECETTES Intégré au module de facturation (PIE)
Plus de recettes sans facture! (un espoir:-)) Gestion des recettes et des reversements Éditions normalisées

73

74 En refonte: version Java-Cliente en 2006

75 Exemple « flash » de l’édition d’une facture

76 Refondu en 2006 => Client riche SWING

77 Sobre mais très réglementaire!

78 Sobre mais très réglementaire!

79

80 Maracuja La Comptabilité Générale

81 La gestion des FOURNISSEURS
Gestion des fournisseurs et des clients Reprise possible des anciens fichiers Validations centralisées ou non Intégration dans ANNUAIRE Documentations: Doc annuaire PDF (cf documentation à l’adresse: Diaporama Fournisseurs Exemple d’une saisie au format Flash (ici)

82 Gestion des fournisseurs Elle se fait via l’annuaire
Un cas particulier de l’annuaire: ce sont des personnes morales OU physiques ce sont des contacts, entreprises, vacataires, personnels 4 états: valide, à valider, invalide, annulé ils sont fournisseurs ou client ou missionnaires! 3 modes d’accès: administrateur fournisseur agent JEFYCO autres

83 Gestion des fournisseurs via l’annuaire

84 Les fournisseurs Fiche de saisie rapide: RIB et adresse de facturation obligatoire Ajout d’un fournisseur Gestion des doublons

85 L’annuaire des fournisseurs sur le Web (ici)
Remplacer par dernière version

86 La situation des fournisseurs sur le Web (ici)

87 Module INVENTAIRE Gestion des numéros par matériel
Étiquettes avec code barre Calcul des amortissements État de l’actif Fiche de mise à disposition (ici)

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90 Module COMPTE FINANCIER
Cf Maracuja

91 Sobre mais très réglementaire!

92 Administration et gestion des droits
Réservé à quelques utilisateurs Paramétrage des accès Gestion des menus et lignes budgétaires Refondu pour 2007

93 Autres MODULES Module autonome de traitement automatique (lecture CMC7, écriture, endossage) des chèques (ppt ici) Module de paiement par Internet CB / Paybox Module téléphonie (ppt ici) Pontage de JEFYCO avec le fichier taxation de l’autocommutateur (Pont existant pour l’Alcatel 4400) Modules Web « natifs » et personnalisables Taxe d’apprentissage

94 Autres MODULES KIWI: le module missions (ppt ici)
Papaye: le module de paie (ppt ici) Coconuts: le module convention Pie : les prestations int/ext Nécessitent un serveur d’application WebObjects 5.2 Ils disposent de 2 interfaces: Java-client SWING: Windows, Mac OS X, Unix/Linux HTML 3/3 mais uniquement pour les usages occasionnels Fonctionne sous Oracle (8i, 9i) mais le module est SGBDR indépendant. Pourrait fonctionner (réalisé au CRI) sous Mysql par exemple

95 Le module Conventions Vers une gestion plus administrative des conventions et non limitée aux seules conventions ou contrats entraînant des flux financiers. Une intégration à la GEIDE Un référentiel unique de TOUTES les conventions de l’établissement S’appuie sur GRHUM (annuaire personnes morales et physiques), sur JEFYCO et la GEIDE (Application GEDI)

96 Très obsolète: à changer

97 Les prestations internes et externes
Un outil de gestion des catalogues de prestations dits de recettes Un éditeur de factures XML! Une interface Web pour l’offre de services et la réalisation de devis Une application de gestion des devis et de la facturation associée Une liaison naturelle avec le module Titres Règlement des factures par CB Internet possible (factures à l’étranger notamment)

98 Points abordés Gestion du catalogue : remises quantitatives et multi-imputations par catalogue Création de la prestation interne Génération des factures

99 1. Gestion des catalogues par le prestataire
Un catalogue Un article Une option ou remise

100 1. Gestion des catalogues par le prestataire
Un catalogue doit avoir une date de vote du CA pour être utilisé Chaque composante de l'établissement peut devenir fournisseur interne et posséder plusieurs catalogues de prestations. Plusieurs responsables peuvent être définis. Ils recevront les demande de validation de devis sur ce catalogue. Il faut définir une imputation comptable (recette) qui sera utilisée par défaut lors de la création des artcicles.

101 1. Gestion des catalogues par le prestataire
Pour chaque type de client, une remise globale sur les prix du catalogue peut être définie.

102 Gestion du catalogue - cas particuliers
Remise définie pour l’article CLCOUVA3R L’imputation recette n’est pas la même que pour les autres articles du catalogue. La remise sera automatiquement affectée à partir de 10 articles

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104 La Paie Client: Serveur d’application: WebObjects (J2EE)
Machine virtuelle Java (linux, Windows, Mac, ..) Serveur d’application: WebObjects (J2EE) Serveur de base de données : Oracle Mise en exploitation janvier 2004

105 La documentation utilisateur
Une tâche réalisable par n’importe quel partenaire! Mise en place d’un serveur « WEBDAV » Mise à jour collaborative (partage de document) via un répertoire WEB Tout le monde (personne autorisée désignée par l’établissement) doit pouvoir participer Evolution multimédia: Utilisation de ViewletBuilder

106 Divers ETEBAC 5 (ETEBAC 3 existe en attendant) Carte achat
En test en Artois: quelle suite? Évolution technologique: Java client 3/3, HTML, XML, WebServices Achevée en 2007 Paramètrage des éditions

107 Les éditions / extractions
Elles sont de la responsabilité de l’établissement L’outil ReportMill est abandonné. Les évolutions se font vers: le serveur d’impression XML (SIX) réalisé par La Rochelle pour Papaye L’outil Open Source iReports OpenReports est maintenant très fortement recommandé en complément de Business Object. Un paramétrage est mis en place donnant le choix d’utiliser les éditions de LR ou ??? (au choix de celles proposées par la communauté)

108 FORMATIONS De formateurs, sur site
Sur une base réelle Artois / Mulhouse Guides avec copies d’écran

109 Les conditions de la réussite
Nomination d’un chef de projet Implication de tous les intervenants Information et sensibilisation

110 Les « effets secondaires »
Amélioration de la culture de gestion Consolidation du groupe Déconcentration plus facile