Exemple de gestion des investissements dans l’axe équipement

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1 Exemple de gestion des investissements dans l’axe équipement
Même démarche pour le parc équipement audiovisuel 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

2 UA Parc Informatique Cycle de vie
Ou comment améliorer l’efficience de l’investissement, du renouvellement et de l’amortissement du parc. 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

3 Être capable de générer un état des lieux exhaustif
17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

4 État du Parc – Un fichier excel !
Serveurs départementaux 157 | 36 (virtualisés) Postes informatiques 5564 Somme des postes fixes et portables des personnels (3000) et des étudiants (2500) Imprimantes réseau 381 Copieurs réseau 74 Imprimantes locales 250 Bornes Wifi 202 Tableaux interactifs 5 Salle visio 15 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

5 GLPI :Une base de donnée exploitable
4078 machines référencées 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

6 Un logiciel de collecte intégré au PC
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7 Un parc non complètement maîtrisé
4000 machines référencées /5500 connues. Une politique de renouvellement non maîtrisé. Montant des investissements > 800€ HT. Pas de généralisation OCS. Pas d’insertion des dates des achats systématiques et automatiques Conséquence : Négociation difficile avec les collectivités pour une pol. de renouvellement. 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

8 Politique des Achats 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

9 Vers un marché nationale ?
Situation actuelle Marché UA DAF|DDN – CCTP|Appel d’offre|Suivi du marché Avantages Inconvénients Voir Diaporama des collègues de la Rochelle (retour expérience sur le marché Matinfo2). Évolution à étudier Marché national Matinfo3 par exemple Baisse des tarifs envisagés -5 à -25%. AMUE centrale d’achat des universités ? Communication à améliorer Améliorer communication marchés publics - Moins chers. Meilleur visibilité des documents - Gun Devis par les pôles de proximité SAMI. Référents Achat. Meilleur visibilité des documents - gun 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

10 Des informations financières dans GLPI
Date d’achat  GLPI  Liaison avec le SI Numéro de commande ? Bon de livraison ? Numéro d’immobilisation ? Type d’amortissement ? Coefficient d’amortissement… ? 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

11 Des possibilités d’interface avec DAF|Agence comptable
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12 AMELIORER POLITIQUE GESTION PARC
17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

13 Propositions SAMI -> Génération d’une note Expertise SAMI (Devis)
Livraison dans les pôles informatiques de proximité Installation OCS obligatoire. Intégration de tous les achats à GLPI Données automatiques (system, etc …)  via OCS Données manuels des antennes financières. Date d’achat ( 1 interlocuteur DAF unique ? Ou 1 lien SIFAC ?) … Autres données ? Procédure définie – CR réunion DDN 07 juillet 2011. Conditionne la connexion au réseau UA. 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

14 Une obligation réglementaire
Les immobilisations sont les éléments corporels et incorporels (financiers ou non) destinés à servir de façon durable à l'activité de l'établissement. Elles ne se consomment pas par le premier usage. Néanmoins, les biens qui répondent à ce critère mais dont la valeur unitaire hors taxes récupérables est inférieure au seuil de 800 euros hors taxe peuvent ne pas être immobilisés. Ils doivent, cependant, en raison de la charge notable pour l'établissement que représente leur remplacement, faire l'objet d'un inventaire physique (ancien inventaire sur répertoire) de la responsabilité de l'ordonnateur. 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

15 Propositions DAF|Agence comptable
Comptabiliser l'ensemble des dépenses d'achat d'ordinateurs en investissement  Délibération CA du 31 janvier 2013 Modifier le seuil à partir duquel l'achat de matériel informatique sera regardé comme une dépense d'investissement Achat > 500 € HT= investissement  Délibération CA du 31 janvier 2013. Implication : Tout achat ≤ 500 € ht serait imputé en charge Ls acquisitions d'un montant unitaire supérieur à 500 euros en investissement. L'imputation en investissement sous entend : - des crédits ouverts en investissements - un financement par prélèvement sur le fonds de roulement pour la partie non subventionnée. - la comptabilisation d'un amortissement et si le bien a été financé par une subvention la reprise au compte de résultat de cette subvention (cette écriture atténue la charge d'amortissement). L'intérêt d'une comptabilisation des achats d'ordinateurs en investissement, c'est leur intégration dans l'actif de l'université et leur suivi à l'inventaire physique = meilleur gestion parc. Politique de remplacement caler sur la politique d’amortissement à 5 ans ou à 7 ans ? 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers

16 Une procédure de déclassement
Procédure actuelle. En attente d’une révision éventuelle : dossier DAF-DDN en cours. 17 jan 2013 DDN de l'Université d'Angers