ANTbox La gestion collaborative de documents et de connaissances Au service dactions de veille.

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1 ANTbox La gestion collaborative de documents et de connaissances Au service dactions de veille

2 Sources de réflexion La modélisation de systèmes complexes « Sagace » Le partage des réflexions sur ces modèles La formalisation de la connaissance Laccessibilité à linformation => Sappuyer sur des modèles et des réflexions théoriques pour partager simplement des informations et capitaliser des savoirs (vision pragmatique) Origine : les référentiels de connaissances (CEA de Marcoule – JM Penalva)

3 Système complexe = association déléments dont émergent des propriétés non contenues dans les parties. Sagace = Modélisation par points de vue permettant de sinterroger sur un système et dappréhender sa complexité La modélisation de systèmes complexes (Sagace) La modélisation de systèmes complexes (Sagace) Besoin de partager les réflexions autour des modèles Besoin de disposer de visions densemble

4 Démarches « de référence » : Rex, Mksm, Sagace, Langages formels (Onera, CEA), … Notion de cogniticien intermédiaire, formalisateur, Notion de langages automatiquement exploitables. La formalisation des connaissances La formalisation des connaissances Définition : Connaissance (élémentaire) = Information contextualisée Implémentation : Connaissance (élémentaire) = Texte (titre, contenu – court et informel), signé, daté, relié Contexte : signature, date, liens … Fondamental pour lexploitabilité ! Démarche choisie : formalisation permettant une implémentation exploitable par un humain non spécialiste.

5 Laccessibilité à linformation Laccessibilité à linformation Principe directeur : La simplicité à lalimentation ET à la recherche Alimentation : moindre effort, pas de qualification obligatoire, le non-classement pour mieux capitaliser (ne rien perdre) et mieux partager (trouver !) Recherche : langage courant crosslingue pour trouver sans connaissances (compétences) spécifiques et de manière pertinente. Basé sur une indexation linguistique automatique et intégrale de tous les contenus versés, enrichi de quelques méta- données automatiques

6 Lenjeu La valorisation des informations non structurées Problématique 40 % du temps est passé à manipuler du document (Gartner) Linformation est lactif majeur des entreprises.. (négligé ?) Lamélioration de laccès à linformation (81%) et le partage des informations (78%) sont les principaux enjeux actuels des entreprises, suivi par la traçabilité => Valoriser le capital cognitif de lentreprise Caractéristiques Volume trop important pour être traité sans outil Volume trop important et trop diversifié pour être organisé de manière raisonnablement accessible par tous Manque de temps des contributeurs pour organiser le contenu (classer, qualifier,..) Besoin daccéder à linformation rapidement, sans compétences particulières ni connaissance sur lorganisation du contenu

7 Comment rendre linformation simplement accessible ? Exemple : Production de lait en Chine Par une simple question en langage courant !

8 Réponse à une question : exemple

9 Peuplement : exemple

10 Fonctions principales Alimentation => sans contraintes => modalités et sources multiples Bénéfice attendu => richesse du contenu Recherche langage naturel crosslinguisme Bénéfice attendu : => pertinence et gain de temps, (aucune compétence requise)

11 Enrichissements diffusion réactions, échanges traçabilité Bénéfice attendu => dynamique du contenu Consultations - navigations graphe de liens tableaux de bord critères de filtrage Bénéfice attendu => Accessibilité du contenu Fonctions complémentaires

12 Illustration par deux cas dusage (1) Veille concurrentielle Suivi des projets et actions de ses concurrents Collecte dinformations (documents, notes, plans, photos,..) Typage spécifique de ces informations : Produit et Concurrent Analyse et synthèses à usage de la Direction Stratégique Traçabilité des sources Tableau de bord

13 Illustration par deux cas dusage (2) Veille prospective : aide à la décision régulière Collecte dinformations au fil de leau Typage spécifique de ces informations : Zone géographique ET « Facteur clé » Analyse de ces informations en réunion Décisions stratégiques en réunion : orientation de la production à venir Suivi (traçabilité) dans le temps de ces décisions

14 Suivi de projet(s) Recueil dinformations Suivi des réunions, décisions Capitalisation de connaissances Hypothèses, Avis,.. Décisions Suivi dévènements Recueil dinformations Suivi des échanges Mise en conformité réglementaire Partage des informations en temps « réel » Traçabilité des décisions (arguments) Valorisation effective des actifs numériques de toute nature… Autres cas dusage

15 Contextes dexploitation PME à forte expertise Instituts, Agences et laboratoires de recherche Regroupements déquipes projets Services de grands groupes Prestations Installations et mise en œuvre Accompagnement méthodologique Développements informatiques complémentaires Compléments Application opérationnelle Installation et déploiement immédiat Adaptée aux collectifs « à taille humaine »

16 Bénéfices Réduction des risques de perte dinformations cruciales, vitales ! Ne pas perdre de temps à trouver linformation utile (gain) Disponibilité permanente des informations Protection de linformation de manière simple, précise et sûre Capitalisation au fil de leau, sans effort, des savoirs et expertises vitaux pour l'organisation Suivi, traçabilité de l'évolution des informations, constitution d'historiques d'argumentaires, de choix, de décisions, … Accélération des processus de décision, amélioration de leur qualité Renforcement de la dynamique et de la cohésion déquipe par la communication, l'échange et le travail asynchrone Intégration des nouveaux arrivants grandement facilitée Réutilisation de l'existant, gain de productivité, ne pas refaire ! Intégration simple à la bureautique usuelle Avec la Box, rien ne se perd, tout est accessible et exploitable !

17 Merci pour votre attention Contact : pascal.sei@antinno.fr