Rencontres Internationales des Responsables Intranet Décembre 2010.

Présentation au sujet: "Rencontres Internationales des Responsables Intranet Décembre 2010."— Transcription de la présentation:

1 Rencontres Internationales des Responsables Intranet Décembre 2010

2 Le ministère > 40 000 agents > Services régionaux et départementaux, services centraux, délégations interministérielles sous pilotage du ministère > Etablissements publics : - FranceAgrimer, - Agence de Service et de Paiement, - Office national des forêts (ONF) - Inventaire forestier national, - Etablissements d'enseignement > Un contexte de réforme interministérielle et d’ouverture des SI > Développer une agriculture et une pêche durables > Garantir une alimentation sûre, diversifiée et durable > Valoriser les produits, réguler les marchés > Orienter la formation, la recherche et le développement > Soutenir la production et la gestion forestière, préserver la biodiversité > Piloter la politique d’aménagement du territoire et soutenir le développement rural > Coordonner les services et la conduite des politiques du ministère

3 Situation internet/intranet avant 2007 > Galaxie de sites statiques avec technologies hétérogènes > Pas de mode participatif > Cohérence entre sites perfectible (pas de chartes éditoriales) > Contenus redondants > Hébergements locaux > Un SI centré sur lui-même (réseau Intranet « fermé ») Pour le travail collaboratif : > Newsgroup smtp, et pour l'enseignement agricole l'outil First Class > Besoin collaboratif peu développé hors sphère ”enseignement agricole”

4 Le projet Agrispip ENJEUX > Homogénéiser et unifier l'image de la communauté de travail du ministère > Développer l'utilisation de l'outil web > Meilleure cohérence et accessibilité de l'information > Implication des utilisateurs dans le partage d'information > Capitalisation des connaissances > Rationalisation des coûts RESULTAT > Un service industrialisé de publication de site gratuit et complet : hébergement, fourniture de la plateforme logicielle, formation, accompagnement > Un Intranet unifié > + de 200 sites déployés > Sites intranet, internet, extranet > Sites de communication, ”Intranet/extranet métiers” > Projet mutualisé avec ministère de l’Ecologie Enjeux initiaux plutôt orientés publication Web mais une prise en compte anticipée des besoins collaboratifs

5 Travail collaboratif : un besoin croissant Prise en compte de ces besoins dès le lancement du projet en 2007 > Développement d'espaces à accès restreint selon les droits des utilisateurs et d'outils permettant le travail collaboratif > Notifications aux membres des espaces privés > Wiki > Chat > Réagir à l'article / Commentaires > Forums > Développement de gabarits pour gérer des profils d’utilisateurs (réseau pro) > Liste des utilisateurs connectés à un espace

6 Travail collaboratif : un besoin croissant Limitations > Outils pas aussi puissants que les solutions collaboratives dédiées : - pas de gestion des versions de documents - pas de gestion de groupes d'utilisateurs > Développements importants sous Agrispip Améliorations prévues > Gestion de groupes > Travail à plusieurs sur un document

7 Focus sur le projet Intranet du ministère Lancement du projet en 2006 > Affirmer l'unicité du ministère dans la diversité de ses missions et donner plus de cohésion aux différentes directions > Assurer la cohérence de la communication > Rationnaliser la communication Intranet et intégrer environ 50 sites dans un intranet unique du ministère > Rationaliser les projets techniques Un projet novateur > Contribution directe au site par les détenteurs de l'information. Plus de 200 personnes été formées. Mise en place de processus de gestion pour la mise à jour du site. > Mise en ligne en décembre 2007 Ce partage de l'information avait pour objectif de favoriser les synergies entre les différents services du ministère.

8

9

10

11

12

13 Focus sur le projet Intranet du ministère Une réussite > 1,5 millions/visiteurs/an > Information institutionnelle / technique-projet / RH etc. > Magazine : traitement journalistique de l’info par 2 journalistes internes > WebTV : MAAG vidéo hebdomadaire Le tout concerté d’un point de vue éditorial avec la communication sur Internet, notamment alimentation.gouv.fralimentation.gouv.fr, agriculture.gouv.fr, sites des directions régionalesagriculture.gouv.fr Un changement de culture > Pari réussi de l’acculturation de la communauté de travail à l’outil web > Apprendre à partager l’information et à communiquer > Donner un accès facilité à l’information Prochaine étape : les outils collaboratifs 2.0

14 L’Intranet : Axes de progrès Renforcer la communication transversale et dépasser les organigrammes > Tendance naturelle à communiquer à travers la structure ou le projet qu’il convient de dépasser au profit d’une communication transversale. Eviter la promotion des structures > Écueil fréquent : « l'important c'est d'être visible immédiatement dès la page d'accueil ou le premier niveau d'arborescence » - Un responsable de service. > Il faut rester centré sur les besoins de l’internaute Simplifier l’accès à l’information > Fonds informationnel trop important nécessitant la création de sous-sites métier Prendre garde aux sirènes du web 2.0 > "Il nous faut un intranet collaboratif !" - Un chef de service. Oui mais, pourquoi faire … Un site n’est pas réussi parce qu’il a un forum, un chat, du travail en ligne, un réseau social dédié etc. mais parce qu’il touche sa cible avec des fonctions et des informations utiles

15 Frontière Intranet / Internet Porosité croissante de la frontière Internet / Intranet > Les sites Intranet et Internet du ministère sont deux supports d’information professionnels utiles au quotidien > Partage d’information entre internet et intranet (ex : vidéos et magazine Alimagri qui sont visibles sur intranet mais en fait publiés sur un support internet) Nécessité d’ouverture des réseaux > Ouverture vers d’autres ministères et établissements publics : changement de ligne éditoriale. Problématique nouvelle de diffusion d’information (demande croissante d’espaces restreints) > Ouverture de la communauté de travail vers l’extérieur du ministère. Apparition de nouvelles problématiques de gestion des accès Sécurité – La tentation des outils gratuits du Web > Equilibre à trouver entre contraintes SI et besoins du projet pour éviter l’utilisation non contrôlée des services offerts sur Internet.

16

17

18

19

20 Frontière Intranet / Internet Porosité croissante de la frontière Internet / Intranet > Les sites Intranet et Internet du ministère sont deux supports d’information professionnels utiles au quotidien > Partage d’information entre internet et intranet (ex : vidéos et magazine Alimagri qui sont visibles sur intranet mais en fait publiés sur un support internet) Nécessité d’ouverture des réseaux > Ouverture vers d’autres ministères et établissements publics : changement de ligne éditoriale. Problématique nouvelle de diffusion d’information (demande croissante d’espaces restreints) > Ouverture de la communauté de travail vers l’extérieur du ministère. Apparition de nouvelles problématiques de gestion des accès Sécurité – La tentation des outils gratuits du Web > Equilibre à trouver entre contraintes SI et besoins du projet pour éviter l’utilisation non contrôlée des services offerts sur Internet.

21 Nouveaux enjeux Démocratisation d'Internet à la maison a rehaussé le niveau d'exigence de l'utilisateur (outils Google) > Facilité d'utilisation, ergonomie > Développement des pratiques collaboratives > Nécessite un accompagnement fort et sur la durée Contexte de réorganisation des services et missions de l'Etat - Besoin nouveau d’ouverture des SI. Exemple : ouverture de l’Intranet ouvert vers d’autres ministères et établissements publics - Besoin d’intégrer de nouvelles communautés de travail (interne/externe/public/privé)