LA GESTION DU TEMPS Gilles Lussier, psychologue

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1 LA GESTION DU TEMPS Gilles Lussier, psychologue
Présentation Un psy à Poly!!! 160 à 180 dossiers par année = près 4500 étudiants en individuel sur 28 ans; Problématiques diverses qui interfèrent avec leur rendement aux études; Ateliers résultent des constats faits en consultations ind. afin de faire de la prévention (obstacle: sentiment d’invincibilité dixit prof. Raymond Desjardins); On ne présume pas nécessairement que vous avez ou que vous aurez des difficultés dans vos études. Mais en tant que professionnels/cadres vous serez appelés comme gestionnaires à collaborer avec des collègues et/ou à superviser des équipes. Vous devez donc être sensibilisés aux facteurs d’efficacité pour donner le meilleur rendement et ce… avec plaisir!

2 Introduction Objectifs: pouvoir identifier les problèmes
proposer un ensemble de principes et de conseils indiquer des ressources Changer d’attitude à l’égard de la gestion du temps Préambule : les responsables de programme ont jugé nécessaire de vous sensibiliser à ces notions d’efficacité comme futures gestionnaires qui devrez encadrer des personnels en étant conscients des facteurs d’efficacité. Il ne s’agit pas vraiment de statégies pour vous assurer de réussir, nous n’avons aucun doute que si vous êtes au niveau où vous êtes c’est que vous avez ce qu’il faut pour réussir mais pour vous assurer de vivre cette réussite avec plus d’agrément, avec moins de stress, avec un sentiment d’avoir plus de contrôle sur votre vie et d’estime de soi. Mode d’emploi: Historique: cours pris isolément = pas de problème. C’était d’abord 2hres sur « les techniques d’organisation » Transition : la GT = pas un ensemble de techniques = processus On sait faire horaire parfait mais on ne le suit pas. Traiter d’éléments sous-jascents préalables pcq = changer des habitudes. = difficile comme d’entreprendre un programme d’entrainement physique ou changer d’habitude alimentaire. Objectif: Donc faire des choix = déléguer à autres documents les techniques d’organisation Changement d’objectif = survol pour pouvoir identifier problèmes quand ils surviendront Véhiculent l’esprit du 4e paradigme en GT. = accent sur ce qui est important vs urgent Pas d’examen = mémoire oublie à moins d’y revenir. Contrat de changement : Choisir idées parmi les 50 = pas perdu votre temps Consolider / concrétiser: exercice « contrat de changement ». Tenir compte que vous avez déjà un style (d’organisation, de gestion…) Introduction

3 Ressources * www.polymtl.ca/encadrement * Moodle
Pour exemple d’agenda: Utilisateur: ssh0101polymtl Mot de passe: ssh0101gmail L’exemple est la semaine du 6 février, 2012 Ressources

4 Ressources polymtl.ca/soutien Site Moodle Ateliers (inscription)
diaporamas documents Ateliers (inscription) Gestion temps Gestion stress Ressources

5 Rappel: Préalables Réussite favorisée par rendement optimal
= doit être en santé Santé = énergie = répondre à ses besoins = 4 sources d’énergie physiques (endurance), émotionnelles (sécurité), mentales (expression de soi) spirituelles* (sens) Comment? = par hygiène de vie : = répartition de nos activités de manière équilibrée = demande de l’organisation: = par processus de gestion du temps

6 Motivation Sens Utilité Intérêt Buts Ce qui donne du C’est de voir l’
Ça donne de l’ Intérêt Motivations: Ce qui donne un sens = voir l’utilité pour soi But du programme = pas accumulation de connaissances = formation + donner des outils intellectuels Pas d’intérêt pour certains cours Bien qu’on soit motivé pour le diplôme Donc trouver l’utilité pour soi à ce cours Tout apprentissage est gratifiant, si on sait à quoi il sert, il devient facile d’y consacrer de l’énergie donc multiplier les repères, suivre la matière, se tenir à jour. Buts Pour se donner des

7 Motivation Problèmes de motivation face :
au cours ou une matière en particulier (ex. math, matériaux, etc.); au programme; à la profession ses valeurs (business; solitaire ou équipe; etc.); conditions de travail (avec machines, ordinateurs, chantiers, usines, etc.); rôles (gestion; donner des ordres, pragmatisme vs conception, etc.).

8 Motivation But d’une formation universitaire
Former en donnant des outils intellectuels Par l’acquisition de connaissances Qui permettrons de développer des habilités fonctionnelles adaptées sur le marché du travail À vous de trouver vos motivations: Les notes; Le plaisir du défi et de faire jouer nos processus mentaux de résolution de problèmes; Aider des collègues; Comprendre comment améliorer la pédagogie du cours; Etc.; etc….

9 Paradigmes en gestion du temps
1ère génération Notes et listes 2ième génération Grilles horaire Agenda, rendez-vous 3ième génération Planification quotidienne Gestion par priorité Objectifs, valeurs 1ère génération Notes et listes Reconnaissance de l’importance du temps Déstabiliser par forces extérieures Peu de contrôle et d’estime de soi Peu fiables. 2ième génération Grilles horaire Agenda, rendez-vous Planifie d’avantage pour les événements et activités futures Ont un peu plus de contrôle Sont perçus comme étant + responsables pcq se présentent aux rendez-vous, échéanciers. 3ième génération Mettent l’accent sur la planification quotidienne Et ajoutent l’idée importante qu’il faut clarifier ses objectifs, valeurs et prioriser en fonction d’objectifs qu’on s’est fixé. Bien qu’il y a là un grand progrès les gens continuent de se sentir victimes et frustrés. L’accent sur « l’efficacité » leur permet de faire plus en moins de temps mais au prix de leurs relations interpersonnelles, de la spontanéité et de la tranquillité d’esprit, de leur bonheur. Des horaires par priorités font de bons serviteurs mais de mauvais maîtres.

10 Paradigmes en gestion du temps
4ère génération Emphase sur ce qui est important et non pas sur ce qui est urgent définir ce qui a vraiment du sens; équilibrer vos différents rôles; définir des buts pour atteindre vos objectifs importants dans chaque rôle. Nouveau paradigme : Dépasse l’emphase sur l’efficacité pour gérer les relations interpersonnelles. Va au-delà de la gestion du temps pour exercer un leadership personnel. Planifier ensuite vos priorités à partir de cette vision élargie d’une semaine basée sur ce qui est important non sur ce qui est urgent.

11 GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER]
URGENT PAS URGENT IMPORTANT B ·        Crises ·        Problèmes pressants · Rendez-vous ·        Échéanciers A ·   Planification ·   Activités personnelles ·   Opportunités ·   Préparation, prévention de crises ·   Cultiver ses relations interpersonnelles PAS IMPORTANT C ·        Interruptions ·        Appels ·        Activités populaires ·        Sollicitation D ·   Train-train ·   Courrier ·   Téléphone ·   Activités reportées ·   Lectures d’évasion, télé Ajoute à l’horaire quotidien une liste de choses à faire; réparties dans ces catégories. Afin de discriminer entre ce qui est urgent et ce qui est important vs ce qui ne l’est pas. Planification : Objectifs; Horaires; Activités personnelles : Nécessaires à la santé; Préparation, prévention de crises : parler à un membre de l’équipe qui semble en désaccord; vérifier les implications de son choix de cours; s’informer des services;

12 GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER]
URGENT PAS URGENT IMPORTANT B ·    panne d’auto, ·    Rendez-vous dentiste, ·    devoirs à remettre; examen demain; assister au cours ; ·     Mon couple est en crise; A ·   Faire mon horaire ·   Aller nager ; m’inscrire à une activité, ·   parler à un ing. à la visite industrielle; ·   faire vérifier mon horaire; ·   M’informer des services aux SEP, AEP, département, etc. PAS IMPORTANT C ·     Interruptions à l’étude; ·     Appels d’amis pour jaser ·     date limite pour voir une expo ·     Sollicitation pour joindre 5 à 7, pub, jeux video, D ·   ménage ·   Répondre à courriels ·   Téléphones à faire,/à répondre ·   Activités reportées ·   Lectures d’évasion, télé Ajoute à l’horaire quotidien une liste de choses à faire; réparties dans ces catégories. Afin de discriminer entre ce qui est urgent et ce qui est important vs ce qui ne l’est pas. Planification : Objectifs; Horaires; Activités personnelles : Nécessaires à la santé; Préparation, prévention de crises : parler à un membre de l’équipe qui semble en désaccord; vérifier les implications de son choix de cours; s’informer des services;

13 GESTION DU TEMPS Visions: Serendipity Court terme: trimestre; prépa
Moyen terme: du bac Long terme: objectifs de carrière; de vie = première fois Serendipity = saisir les opportunités en fonction de nos objectifs à long terme La sérendipité est le fait de réaliser une découverte inattendue au cours d’une recherche dirigée initialement vers un objectif différent de cette découverte. Un concept utilisé particulièrement en recherche scientifique.

14 TOP 7 Obstacles à la gestion du temps
7. Résistances à tout planifier; 6. Illusion qu’on pourra tout faire; 5. Manque de sens, direction, objectifs; 4. Faire choix : important vs urgent; 3. Crise lorsque ce qui est important pour la personne ne se retrouve pas dans sa vie, dans son quotidien. Choisir c’est renoncer!

15 TOP 7: Obstacles à la gestion du temps
2. Bénéfices secondaires Sociaux = stimuli Biologique = stimuli physiques Psychologique = évitement Existentiel = confirme notre vision de soi et du monde voir tableau des injonctions: Sois parfait; Soit fort; Fais moi plaisir; Etc. Bénéfices secondaires à mauvaise gestion du temps:

16 TOP 7: Obstacles à la gestion du temps
1. Tendances naturelles Privilégier les résultats immédiats avant la planification à long terme; L’action avant la réflexion; Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît; Ce qui va vite avant ce qui prend du temps;

17 TOP 7: Obstacles à la gestion du temps
1. Tendances naturelles (suite) Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous; Ce qui est urgent avant ce qui est important; Ce que les autres nous imposent avant ce que nous avons choisi; Ce qui est noté à une heure donnée sur notre agenda avant des travaux pour lesquels nous n’avons pas prévu de temps;

18 TOP 7: Obstacles à la gestion du temps
1. Tendances naturelles (suite) Les interrupteurs avant nos propres priorités; L’ordre d’apparition des problèmes avant leur ordre d’importance.

19 Processus pour gérer son temps
Un exemple: Marc Patry Un esprit sain dans un corps sain Partir sa propre entreprise Vie de famille Voyages

20 Processus pour gérer son temps
Adopter une attitude positive Se fixer des priorités Planifier (choix d’activités, faire l’horaire) S’organiser Exécuter Évaluer Exemple 1: Objectif: Maintenir moyenne, réussir tout mes cours; etc. Attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser; Prioriser: Je veux être à jour pour réussir cours matériaux (pcq déjà échouer ou = important pour moi) Planification: Je vais y travailler dans tel local; avec tel co-équipier; à tels moments; S’organiser: rappelle co-équipier; réserve local; fait mes problèmes avant; amène matériel; etc. Exemple 2: Objectif: être en forme attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser pour être en forme; Prioriser: Je m’inscris à telle activité au Cepsum; je vais nager 3 midis par semaine tels jour; S’organiser: j’apporte le matériel, vêtements; je mesure mes performances; Exécuter: je demeure assidu Évaluer: fait vs pas fait = pourquoi?; me connaissant comme je me connais, quelle excuse je pourrais invoquer pour me dérober?

21 Processus pour gérer son temps
Adopter une attitude positive Se fixer des priorités Planifier (choix d’activités, faire l’horaire) S’organiser Exécuter Évaluer Exemple 1: Objectif: Maintenir moyenne, réussir tout mes cours; etc. Attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser; Prioriser: Je veux être à jour pour réussir cours matériaux (pcq déjà échouer ou = important pour moi) Planification: Je vais y travailler dans tel local; avec tel co-équipier; à tels moments; S’organiser: rappelle co-équipier; réserve local; fait mes problèmes avant; amène matériel; etc. Exemple 2: Objectif: être en forme attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser pour être en forme; Prioriser: Je m’inscris à telle activité au Cepsum; je vais nager 3 midis par semaine tels jour; S’organiser: j’apporte le matériel, vêtements; je mesure mes performances; Exécuter: je demeure assidu Évaluer: fait vs pas fait = pourquoi?; me connaissant comme je me connais, quelle excuse je pourrais invoquer pour me dérober?

22 Processus pour gérer son temps
CONTRAT DE CHANGEMENT 1.Adopter une attitude positive 1. Pourquoi (qu'est-ce que j'attends de ce chanqement)? 2. Se fixer des priorités 2. Ce que je veux chanqer (une phrase maximum)? 3. Planifier (choix d’activités, faire l’horaire) 3.1 Quoi? Qu’est-ce que je ferai? 3.2 Quand au plus tard? 3.3 Comment? 4. S’organiser 4. Quels sont les moyens que je me donne? 5. Exécuter 5. Comment pourrais-je saboter ce que j'ai prévu? 6. Évaluer 6. Critère par lequel je constaterai que j'ai chanqé Exemple 1: Attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser; Objectif: Maintenir moyenne, réussir tout mes cours; etc. Prioriser: Je veux être à jour pour réussir cours matériaux (pcq déjà échouer ou = important pour moi) Planification: Je vais y travailler dans tel local; avec tel co-équipier; à tels moments; S’organiser: rappelle co-équipier; réserve local; fait mes problèmes avant; amène matériel; etc. Exemple 2: Objectif: être en forme attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser pour être en forme; Prioriser: Je m’inscris à telle activité au Cepsum; je vais nager 3 midis par semaine tels jour; S’organiser: j’apporte le matériel, vêtements; je mesure mes performances; Exécuter: je demeure assidu Évaluer: fait vs pas fait = pourquoi?; me connaissant comme je me connais, quelle excuse je pourrais invoquer pour me dérober?

23 Processus pour gérer son temps
Exemple Objectif: Maintenir moyenne, réussir tous mes cours; etc. Attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser; Prioriser: Je veux être à jour pour réussir cours matériaux (pcq déjà échouer ou = important pour moi) Planification: Je vais y travailler dans tel local; avec tel co-équipier; à tels moments; S’organiser: réserve local; rappelle co-équipier; fait mes problèmes avant; amène le matériel; etc. Exécuter: je demeure assidu Évaluer: fait vs pas fait ⇒ pourquoi? me connaissant comme je me connais, quelle excuse je pourrais invoquer pour me dérober?

24 Processus pour gérer son temps
Exemple 2: Objectif: être en forme Attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser pour être en forme; Prioriser: Je m’inscris à telle activité au Cepsum; je vais nager 3 midis par semaine tels jour; S’organiser: j’apporte le matériel, vêtements; je mesure mes performances; Exécuter: je demeure assidu Évaluer: fait vs pas fait = pourquoi?; me connaissant comme je me connais, quelle excuse je pourrais invoquer pour me dérober?

25 Processus pour gérer son temps
Adopter une attitude positive Prendre conscience de l'importance de gérer son temps Développer les convictions nécessaires & se consacrer du temps pour réfléchir Se fixer des priorités Clarifier vos objectifs Identifier les règles du jeu Prioriser les activités appropriées Planifier Analyser l'utilisation actuelle de son temps Estimer le temps requis pour ses activités scolaires Établir un horaire pour l'ensemble de ses activités S’organiser  Exécuter Réduire les pertes de temps Utiliser des techniques de gestion efficace Prévoir des conditions facilitantes Évaluer Revoir ce qu'on a fait versus ce qu’on a planifié

26 1. Adopter une attitude positive
Prendre conscience de l'importance de gérer son temps Développer les convictions nécessaires Motivation Respect: de soi et des autres Hygiène de vie Refus du stress Responsabilité de sa vie Consacrer du temps pour réfléchir Grande différence entre savoir quoi faire et le faire = lié à la motivation Pour la GT = de même. Respect de soi respect des autres nécessite une écologie personnelle (hygiène de vie) Refus du stress (empêche de goûter la vie) Avant tout croire qu’on est responsable de sa vie. Responsabilité: qq’un a un pouvoir, un contrôle sur les événements de sa vie Est-ce que ça vaut la peine de gérer ma vie? Être réactif = démissionner à avoir un contrôle sur ma vie. « Si on ne s’organise pas on va se faire organiser! »

27 2. Se fixer des priorités Quels sont vos objectifs dans la vie? Qu’aimeriez vous-réaliser aux plans personnel, familial, social, professionnel, financier? Quels sont vos objectifs pour les trois prochaines années? Si vous appreniez que vous alliez mourir dans six mois que feriez-vous d’ici-là? Exemple de l’ÉNAP Voir l’exemple du professeur de l’ENAP avec le pot « Masson ».                                          Plus d'images sur antoinesimen.centerblog.net.

28 2. Se fixer des priorités Clarifier vos objectifs
Identifier les règles du jeu Prioriser les activités appropriées Exemple de Marc Patry Impression de se limiter si on planifie, = contraintes Illusoire de penser qu’on pourra tout faire et parfaitement; il y a toujours plus à faire que de temps disponible Prise de conscience : qu’est-ce que je veux faire de ma vie? Sinon on va se faire organiser = faire choix entre important et urgent Exemple Marc Patry: vie de famille esprit sain dans un corps sain avoir sa propre cie voyager

29 3. PLANIFIER Analyser l'utilisation actuelle de son temps
Estimer le temps requis pour ses activités: scolaires & professionnelles personnelles relationnelles Se fixer des échéanciers: sinon gare à la Loi de Parkinson; Établir un horaire pour l'ensemble de ses activités quotidien hebdomadaire semestriel Mettre à l'horaire les activités importantes pour se ressourcer. S’assurer d’une hygiène de vie qui réponde à nos besoins afin d’être en santé et d’avoir de l’énergie.

30 3. PLANIFIER « Si nous ne savons pas ce que nous faisons, nous ne pouvons pas faire ce que nous voulons ». Feldenkrais

31 * se suivre 2 sem. avant de faire horaire
3. PLANIFIER Suggestions : * se suivre 2 sem. avant de faire horaire pour vérifier où va : - notre temps - notre présence mentale Ex. montre qui bip à intervalles : - réguliers dans la journée (temps/activités) - irréguliers à l’étude, dans un cours (présence d’esprit) Guy Cloutier rapporte l’exemple d’un professeur qui a fait faire l’expérience à son groupe Résultats = constate 40% de présence d’esprit à ce qu’ils ont à faire en général

32 Désencombre mémoire + assurance que chaque chose sera faite
4. PLANIFIER Désencombre mémoire + assurance que chaque chose sera faite Voir sur site Moodle les techniques d’organisation suggérées L’agenda permet de visualiser l’ensemble de ce qu’on veut faire durant une semaine et permet de prendre des décisions éclairées sur l’utilisation de son temps. Ce n’est pas un outil pour se flageller si on ne le suit pas mais plutôt pour prendre des décisions quand des imprévues surviennent. La gestion du temps revient à faire de la gestion de projets Quelles activités on veut accomplir? Quelle est la durée de chacune des activités? (estimation) Quand vais-je faire chaque activité? Dans le calendrier google, log out (déconnexion, se connecter avec les paramètres ci-dessous) Utilisateur: ssh0101polymtl Mot de passe: ssh0101gmail L’exemple est la semaine du 6 février, 2012 Les cours sont à mettre en premier puisque horaire fixe (récurrence) Par la suite, insérer les rendez-vous ou activités à heures fixes (sport, ostéopathe, rdv) L’étude personnelle basée sur les estimations du triplé (et prévoir plus si difficulté dans la matière – tutorat peut être intégré dans cet horaire) Vous pouvez même entrer les besoins essentiels: dormir, manger, se laver, etc. (surtout si vous négligez ces besoins) C’est facile de bouger les plages, les allonger ou raccourcir ou enlever. Faire un plan. Imprimer le dimanche avant que la semaine commence. Modifier l’horaire au courant de la semaine pour selon les activités effectué. Dimanche prochain, comparer le plan avec la réalité pour réajuster la semaine à venir.

33 5. ORGANISER - EXÉCUTER Réduire les pertes de temps
Utiliser des techniques de gestion efficace Prévoir des conditions facilitantes Voir sur site Moodle les techniques d’organisation suggérées

34 Deux préalables pour réussir un examen
Connaître la matière Savoir démontrer sa connaissance

35 Connaître la matière Requiert une intégration de la matière par une préparation éloignée et adéquate travail assidu du premier cours au dernier révision de la matière la semaine précédent l’examen

36 Savoir démontrer sa connaissance
Requiert la possession de nos moyens: en forme, suffisamment reposé un contrôle de l’anxiété face aux examens Habiletés nécessaires pour répondre aux questions dans le temps alloué Important à un moment donné de notre préparation d’arrêter d’intégrer de la nouvelle matière pour se préoccuper de s’assurer d’avoir les conditions adéquates pour pouvoir démontrer sa connaissance.

37 Savoir démontrer sa connaissance
Important à un moment donné de notre préparation d’arrêter d’intégrer de la nouvelle matière pour se préoccuper de s’assurer d’avoir les conditions adéquates pour pouvoir démontrer sa connaissance.

38 5. ORGANISER - EXÉCUTER Ne quitter la table qu'une fois le travail fixé VS terminé ou s'obliger à terminer à l'heure prévue; Ne jamais remettre à demain ce qu'on peut faire aujourd'hui (sauf pour les activités qui ne font pas partie de vos priorités); Loi de Parkinson qui veut que plus on accorde de temps à une activité plus on prend effectivement tout le temps alloué pour cette activité.

39 5. ORGANISER - EXÉCUTER Ne jamais perdre quelques minutes sous prétexte que ça ne vaut pas la peine de commencer; Pour la mémorisation: mieux vaut 10 X 5 minutes qu'une fois 60 minutes; Réfléchir avant d'entreprendre une tâche: « Est-ce vraiment une priorité? »

40 5. ORGANISER – EXÉCUTER Protéger son temps:
se garder du temps discrétionnaire des temps d'arrêt pour faire le point; consacrer du temps au temps; planifier les interruptions;

41 5. ORGANISER - EXÉCUTER Déléguer des tâches;
Gérer son temps selon le principe de Pareto: « 20% du temps consacré rapporte 80% des résultats »; Identifier les "chronophages« : activités insatisfaisantes, inutiles; les réflexes de fuite;

42 5. ORGANISER - EXÉCUTER Utiliser les temps morts:
garder un livre (ebook!?) sur soi, des notes, des exercices; des podcasts; courriels; etc. Ne manipuler qu'une fois l'information ou les objets donc classement = chaque chose à sa place, en son temps; Faire une chose à la fois; ne penser à rien d'autre pendant son exécution

43 5. ORGANISER - EXÉCUTER Apprendre à dire "non"; c'est une habileté: ça se développe; Se donner les conditions matérielles facilitantes; Établir à chaque jour une liste de choses à faire: en réaliser 80 %;

44 5. ORGANISER - EXÉCUTER Sérendipité ... ?
attitude d'ouverture d'esprit = saisir les opportunités en fonction de buts clairs; on trouve d'autant plus que l'on a d'informations sur ce qui est pertinent pour notre but. La sérendipité est le fait de réaliser une découverte inattendue au cours d'une recherche dirigée initialement vers un objet différent de cette découverte. Ce concept est, en particulier, utilisé en recherche scientifique. Ce terme a été introduit en 1754 par Horace Walpole pour désigner des « découvertes inattendues, faites grâce au hasard et à l’intelligence[1] ».

45 ET AJUSTER POUR LA PROCHAINE PLANIFICATION
6. S’ÉVALUER Revoir ce qu'on a fait versus ce qu’on a planifié La panification n’est jamais arrêtée définitivement c’est un outil qui sert de repère pour nous aider à prendre des décisions en fonction de notre réalité toujours changeante. Nous devons être souple; adaptatif Et tenir compte des constats que nous avons fait entre: prévu vs réalisé ET AJUSTER POUR LA PROCHAINE PLANIFICATION

46 DEVOIR VOTRE Bilan de temps