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111 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET (suite) Mission de supervision
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112 Mise en œuvre : La mission de supervision Organisation de la supervision
Planification annuelle de la supervision par le CPM CPM: Revoit ses projets et leurs besoins en supervision dans le contexte du Cadre des résultats du COSOP; Revue annuelle du portefeuille du FIDA: Met en exergue les questions majeures de supervision pour chaque projet mis en œuvre dans le pays; Quantifier et réunir le temps et les ressources nécessaires à la supervision des projets, dans son ensemble; 4. Compétences minimum requises: techniques et financières. Quelques consultants peuvent faire preuve des 2 (ex: anciens directeurs de projets). Les besoins en autres compétences changent au fil du temps. 112 112 112

113 Mise en œuvre : La mission de supervision Objectifs
N’est pas un exercice de police Est une visite périodique de projet pour: S’assurer que le projet est mis en œuvre avec efficacité et efficience, et produit un IMPACT; S’assurer que les objectifs du projet sont atteints (et s’ils sont toujours valides) Identifier ensemble les problèmes et décider ensemble des mesures correctives/ajustements; Appui à la mise en œuvre: former et renforcer les capacités du personnel du projet. 113 113 113

114 Mise en œuvre : La mission de supervision Qui est impliqué?
Le Comité de gestion du programme-pays (CPMT), le CPM et les partenaires du projet (institutions nationales concernées, co-financiers, UGP, opérateurs partenaires, groupes cibles et unité d’appui à la mise en œuvre du portefeuille des projets du FIDA au Tchad) dans la revue/examen de l’exécution du projet et dans la formulation des ajustements Importance de l’écoute et de l’attention portée à la sensibilité culturelle 114 114 114

115 Mise en œuvre : La mission de supervision Avant la mission: le rôle du CPM (1)
SE PREPARER A L’AVANCE! 50% effectué avant de se rendre sur le terrain. Une mission de supervision et une mission de suivi par année Planifier les missions avant le début de l’année: Composition de la mission liée aux volets & problèmes du projet; Dirigeant de la mission, types de personnalité et équipes; Coordination/collaboration avec les autres partenaires financiers, le ministère des finances; Programme & calendrier de la mission, consultants et le projet. Préparer les TDR prenant en compte les volets à superviser et les problèmes à résoudre; R& 115 115 115

116 Mise en œuvre : La mission de supervision Avant la mission: le rôle du CPM (2) Plan de préparation
Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative et financière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion Préparation logistique - transmission TDR et recrutement des consultants + envoi des documents clés aux consultants - demande d’agenda au projet - confirmation des dates de la mission - logistique de terrain - notification des institutions clé/tutelle, du projet, du PNUD. Préparation du dossier de mission: TDRs, documents clés, état des décaissements et informations actualisées préparées par le projet en vue de la mission (slide suivante) R& 116 116 116 116

117 Mise en œuvre : La mission de supervision Le rôle du projet (1): avant la mission
Préparer et envoyer au CPM, au moins une semaine avant l’arrivée de la mission, les informations suivantes: PTBA (avec tableau extrants physiques & indicateurs impact) et PPM actualisé; Rapports sur les activités et les résultats par composante; Etat de mise en œuvre des recommandations précédentes; Tableau des dispositions de l’AF nécessitant une action; Agenda provisoire de la mission (séances de travail au projet, rencontres avec les Ministères et partenaires impliqués dans la mise en œuvre, visites de terrain, logistique de terrain) Tableau des décaissements (compo, catégories et financiers); 117 117

118 Mise en œuvre : La mission de supervision Le rôle du projet (2): avant la mission (suite)
Préparer et envoyer au CPM, au moins une semaine avant l’arrivée de la mission, les informations suivantes: Remboursement dans le CS ou compte désigné; Etat de conformité aux recommandations de l’audit; Première ébauche des annexes du rapport de supervision; Autre documentation pertinente pour la mission à venir. L’UGP et ses opérateurs partenaires préparent une présentation PPT succincte sur l’état d’avancement du projet par composante, les difficultés rencontrées et les aspects demandant une attention particulière. Les présentations sont discutées dès l’arrivée de la mission. 118 118 118

119 Mise en œuvre : La mission de supervision Avant la mission: le rôle du CPM (3): Agenda de terrain
Le CPM demande au projet une ébauche de programme de mission, planifiée autour de 3 activités: Revue technique; Revue administrative, financière et de gestion; Revue de passation des marchés. Programme indicatif 1. Briefing en capitale et visites Ministères 1 jour 2. Visites sur le terrain (selon projet) 4 – 6 jours 3. Réunions techniques jours 4. Préparation de l’Aide-mémoire 2 jours 5. Débriefing auprès des institutions clés 1 jour 6. Finalisation de la rédaction, sur le terrain 2-4 jours TOTAL: jours 119 119 119

120 Mise en œuvre : La mission de supervision Sur le terrain : le rôle du CPM
Le CPM participe à la mission et coordonne, en étroite coopération avec le directeur du projet: Le travail de l’équipe de la mission; Les rencontres avec le gouvernement, le projet, les opérateurs, les groupes cibles; La préparation de l’aide-mémoire et du rapport de supervision. Aide à résoudre les problèmes techniques et du personnel. R& 120 120 120

121 Mise en œuvre : La mission de supervision Sur le terrain : le rôle du projet
Le projet facilite le bon déroulement de la mission et y participe pleinement (au siège du projet comme lors des visites de terrain): Organisation de la logistique de terrain (accommodation, véhicules, visas pour l’équipe de supervision, etc.); Prises de rendez-vous avec le gouvernement, les opérateurs, les groupes cibles (et prévision de la traduction sur le terrain); Appui au travail de l’équipe de supervision (transmission d’informations, appui à la rédaction de l’aide mémoire, etc.). R& 121 121 121 121

122 Mise en œuvre : La mission de supervision Suivi de l’exécution et reporting (A envoyer AVANT la mission de supervision) Suggestion de format et de contenu: (1/4 ou ½ an) (Mettre l’accent sur ce qui est positif!) Objectif et description du projet Résumé de la situation Rapport détaillé L’évolution du projet; Sources et utilisation des fonds; Rapprochement du CS; Suivi des outputs; Passation des Marchés. 122 122 122

123 Mise en œuvre : La mission de supervision Arrivée de la mission et briefing en capitale
Discussions sur les questions importantes et la présentation PPT préparée par le projet Répartition des volets & revue responsabilités des consultants; Revue/révision du programme provisoire (travaux, visites, etc.) Etat d’exécution des activités & résultats au regard du PTBA; Date de la restitution aux institutions clés. Briefing auprès des institutions clés (y compris le ministère de l’économie et du plan) et des cofinanciers du projet. Aspects sécuritaires, notamment pour les déplacements. R& 123 123

124 R& Mise en œuvre : La mission de supervision Visites sur le terrain
Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises: A la stratégie générale du projet et ses objectifs A l’état d’exécution des activités, des résultats et de l’IMPACT. Procédures et programmation: Visites: sites à problème & sites à résultats positifs; Réunions: population, agents techniques & opérateurs; Comparer les conclusions des rapports d’activités avec la situation sur le terrain; Encourager les échanges interactifs sur l’impact, les contraintes et les solutions; Encourager les bénéficiaires à parler: Eviter que le projet ou les opérateurs ne parlent à la place des bénéficiaires. R& 124 124

125 R& Mise en œuvre : La mission de supervision Réunions techniques
Réunion individuelle avec le projet et les opérateurs partenaires, avec prise en compte les leçons tirées des visites sur le terrain; Identifier & documenter les extrants et les faiblesses de chaque volet; Proposer ensemble des améliorations & un calendrier de mise en œuvre des recommandations; Chaque consultant prépare des paragraphes synthétiques et une annexe technique pour l’AM. Le chef de mission consolide l’AM. R& 125 125