Trucs et astuces à propos d’eMédical

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1 Trucs et astuces à propos d’eMédical
Présentation conjointe des trois pays sur eMédical Panama (Panama) Mars 2017 Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada Immigration New Zeland (Immigration Nouvelle-Zélande) Department of Immigration and Border Protection (ministère de l’Immigration et de la Protection des frontières de l’Australie)

2 Aperçu de la présentation
Pourquoi utiliser eMédical pour les examens médicaux effectués aux fins de l’immigration (EMI)? Analyse de problèmes récurrents que connaissent les membres désignés d’Australie, du Canada et de Nouvelle-Zélande; Répondre aux questions ou parler des problèmes des membres désignés.

3 D’abord, parlons d’eMédical
Pourquoi eMédical? Amélioration du service à la clientèle Favorise l’uniformité Amélioration de l’intégrité Transmission sécurisée de l’information des documents Efficace et commode Dossier soumis en temps réel Les cliniques désignées n’auront qu’un seul système à utiliser pour les cas de l’Australie, du Canada et de la Nouvelle-Zélande Possibilité d’y accéder de partout via Internet Pour les vérifications de l’état de santé (DHC) avant le départ pour les dossiers des réfugiés de l’Australie Haut la main placer la main ici VIRTUAL HIGH FIVE = TOPE LÀ VIRTUEL PLACE HAND HERE = PLACER LA MAIN ICI

4 Question no 1 Le compte eMédical d’un des membres de votre personnel de bureau est expiré. Qui est la personne ressource pour activer ce compte? a) L’équipe de soutien d’eMédical b) L’administrateur de la clinique c) Le cabinet médical régional responsable d) Le médecin désigné

5 Question no 2 Lorsqu’un cas a été soumis dans eMédical, si vous désirez apporter des modifications ou ajouter des précisions au dossier, qui est la personne ressource? a) L’administration centrale b) L’équipe de soutien d’eMédical (service de dépannage en français ou en anglais) c) Le client d) Les cabinets médicaux régionaux responsables

6 Impossibilité de trouver un numéro d’identification de dossier de santé
En règle générale, le client devrait d’abord communiquer avec la clinique pour prendre un rendez-vous, au cours duquel la clinique devra demander au client son numéro d'identification de dossier de santé, et chercher ce numéro dans eMédical pour vérifier que le dossier s’y trouve bien. Cependant, lorsque le cas ne s’y trouve pas, n’appuyez pas sur le bouton Gestion de dossier de santé tant que le client ne s’est pas présenté en personne à votre clinique. Si le dossier de santé n’apparaît pas lorsque le client essaie de prendre rendez- vous, cela signifie en général qu’il n’est pas tenu de subir des examens médicaux. Vous pouvez conseiller au client de communiquer avec son agent des visas ou le centre de traitement des visas pour demander quelles sont les exigences, ou vous pouvez communiquer par courriel avec nous à et nous autoriser à nous pencher sur ce cas afin de résoudre le problème ou de vous conseiller. Nous vous demandons de ne pas effectuer l’examen médical des clients lorsque vous ne parvenez pas à trouver un dossier dans eMédical.

7 Problèmes d’ouverture de session et d’accès à eMédical
Qu’est-ce que je fais si j’obtiens ce message d’erreur lorsque j’essaie d’ouvrir une session? Ce message ne vous empêchera pas d’aller de l’avant. Veuillez continuer à faire ce que vous avez commencé ou réessayer d’ouvrir une session. Si vous n’y parvenez toujours pas, veuillez communiquer avec le DIBP, à l’adresse suivante :

8 Problèmes d’ouverture de session et d’accès à eMédical (suite)
Que se passe-t-il si je ne reçois pas le courriel d’activation d’un compte eMédical? Vérifiez la poubelle et le dossier du pourriel de votre boîte aux lettres pour trouver un courriel venant de Si vous ne le trouvez toujours pas, communiquez avec l’administrateur de votre clinique, qui pourra envoyer de nouveau le courriel d’activation du compte pour vous; Si vous êtes un « administrateur de clinique » et n’avez pas reçu le courriel d’activation d’un compte, communiquez en français avec nhq-emedical- Pour toutes les questions en anglais, communiquez avec le DIBP, à l’adresse

9 Problèmes d’ouverture de session et d’accès à eMédical (suite)
Que dois-je faire si l’écran d’ouverture de session n’apparaît pas et que j’obtiens le message « Vous êtes en mode de compatibilité », « Veuillez utiliser le mode standard » s’affiche, ou que l’écran de l’ouverture de session ressemble à la saisie d’écran ci-dessous?

10 Problèmes d’ouverture de session et d’accès à eMédical (suite)
Pour arranger cela, vous devez quitter le « mode de compatibilité ». Pour ce faire, dans Internet Explorer : Étape 1 : Allez à Outils, puis choisissez Paramètres d’affichage de compatibilité. Étape 2 : Dans la fenêtre Paramètres d’affichage de compatibilité, mettez en évidence immi.gov.au dans les sites Web que vous avez ajoutés dans Affichage de compatibilité et cliquez sur Supprimer. Assurez-vous aussi que la case « Afficher tous les sites Web dans Affichage de compatibilité » n’est pas cochée. Étape 3 : Cliquez sur Fermer et cliquez de nouveau le lien dans le courriel que vous avez reçu; vous devriez maintenant pouvoir accéder au site Web d’eMédical.

11 Problèmes d’ouverture de session et d’accès à eMédical (suite)
Y a-t-il d’autres problèmes dont je devrais être au courant? Oui, voici une liste de problèmes qui ont déjà été signalés dans eMédical : Impossibilité de voir les options dans un menu déroulant par suite d’un problème associé aux paramètres de votre navigateur Internet (veuillez consulter la fiche de conseils sur l’impossibilité de voir les questions de sécurité dans eMédical); Impossibilité pour un administrateur de clinique de résoudre des problèmes associés au mot de passe (consultez la fiche de conseils sur la résolution des problèmes de mot de passe pour les administrateurs de clinique dans eMédical); Le lien « Mot de passe oublié? » ne fonctionne pas. Comment résoudre ce problème (consultez la fiche de conseils sur les problèmes liés aux mots de passe dans eMédical); Impossible d’ouvrir une session parce que le compte est arrivé à expiration. L’administrateur de la clinique devra vous aider (consultez la fiche de conseils sur l’ouverture d’une session dans eMédical).

12 « Gestion de dossier de santé » dans eMédical avant que le client ne soit vu OU que le dossier ne soit réservé à une clinique en particulier Le client s’adresse à une clinique désignée et se renseigne en vue d’obtenir un rendez-vous pour son examen médical. Le personnel de bureau de la clinique fait une recherche dans eMédical à l’aide du numéro d’identification de dossier de santé (IME, HAP, TRN, NZER, UMI, etc.)

13 « Gestion de dossier de santé » dans eMédical avant que le client ne soit vu OU que le dossier ne soit réservé à une clinique en particulier (suite) Personnel de bureau (clinique médicale/clinique de radiologie), personnel de soutien en radiologie, médecins ou radiologistes qui effectuent une recherche de cas dans eMédical à l’aide des renseignements sur le client

14 « Gestion de dossier de santé » dans eMédical avant que le client ne soit vu OU que le dossier ne soit réservé à une clinique en particulier (suite)

15 Déclaration du client Cliquez sur le lien « Voir la déclaration du client » pour que le client lise la déclaration et donne son consentement.

16 Requérantes enceintes dont la radiographie des poumons (502) est reportée
Si la cliente n’est pas enceinte, procédez à l’examen radiographique des poumons 502. Si la cliente est enceinte, la date à laquelle l’accouchement est prévu doit être consignée. Pour les dossiers australiens, il faut aussi demander à la cliente si elle a l’intention d’accoucher en Australie. Si c’est le cas, il faudra faire un test pour l’hépatite B. Pour tous les dossiers canadiens et australiens, il faut demander à la femme enceinte si elle désire passer une radiographie. Si elle ne le veut pas, une « lettre de report dû à la grossesse » s’ouvrira; celle-ci peut être imprimée et remise à la cliente. Pour tous les dossiers de la Nouvelle-Zélande, si la cliente est enceinte, la radiographie pulmonaire sera « reportée ». Cela se produit automatiquement lorsque la grossesse est consignée dans 501 – Examen médical général.

17 Requérantes enceintes dont la radiographie des poumons (502) est reportée (suite)
Pour les dossiers canadiens et australiens Si la cliente ne veut pas passer la radiographie des poumons (502) pendant sa grossesse, le bouton « Lettre de report dû à la grossesse » s’ouvrira; la clinique pourra l’imprimer et la remettre à la patiente. Le dossier sera en attente jusqu’à la date de l’accouchement. Le cercle indiquant l’état, à côté de 502 – Examen radiologique, deviendra gris et marqué d’une barre oblique. Cela indique que cette exigence a été mise en suspens.

18 Requérantes enceintes dont la radiographie des poumons (502) est reportée (suite)
Si la cliente accepte de continuer et de passer la radiographie des poumons (502) pendant sa grossesse, le personnel de soutien de la radiologie ou le radiologiste désigné doit indiquer qu’il a passé la déclaration en revue avec la cliente et que celle-ci a consenti à l’examen radiologique requis. Pour les dossiers australiens, le formulaire de déclaration signé doit être numérisé et ajouté au dossier médical.

19 Examens faits par des spécialistes et fournisseurs de services externes – ajouts et liens
Les clients peuvent être tenus, dans le cadre de leur demande de visa, de subir d’autres examens (tests) médicaux. Il s’agit en général d’examens faits par des spécialistes. Un client devant être examiné par un spécialiste doit être dirigé vers une clinique répertoriée dans eMédical qui offre les « services » pertinents afin que cet examen puisse être traité dans le système. Seuls les utilisateurs ayant le rôle d’administrateur de clinique peuvent gérer les services et les fournisseurs de services externes.

20 Examen faits par des spécialistes et fournisseurs de services externes – ajouts et liens (suite)
Manière d’adresser un client à un spécialiste pour d’autres examens Étape 1 : Sélectionnez l’examen voulu, dans l’« arbre » à gauche de l’écran, et cliquez sur Refer client (demande de consultation).

21 Examen faits par des spécialistes et fournisseurs de services externes – ajouts et liens (suite)
Étape 2 : Cliquez sur Refer to (adresser à) La fenêtre Refer client (demande de consultation) s’ouvrira. Étape 3 : Choisissez le bouton d’option à côté du nom de la clinique vers laquelle où désirez diriger le client et cliquez sur Save (sauvegarder).

22 Examen faits par des spécialistes et fournisseurs de services externes – ajouts et liens (suite)
Étape 4 : Pour voir, imprimer ou sauvegarder une demande de consultation pour le client, cliquez sur Generate Referral Letter (créer la demande de consultation).

23 Examen faits par des spécialistes et fournisseurs de services externes – ajouts et liens (suite)
Un message d’erreur s’affiche si vous essayez de diriger le client vers un spécialiste et qu’aucune clinique (que ce soit la vôtre ou une clinique externe) n’offre le service voulu; celui-ci ne pouvant être traité dans eMédical.

24 Examen faits par des spécialistes et fournisseurs de services externes – ajouts et liens (suite)
Pour ajouter un fournisseur de services externe ou un lien vers un fournisseur de services externe, vous pouvez consulter les instructions par étapes se trouvant dans « eMedical Support » (aide eMédical), en haut de l’écran, lorsque vous ouvrez une session dans le système eMédical.

25 Envoi d'autres rapports et résultats une fois qu'un dossier canadien a été créé
Lorsqu’un dossier a été créé dans eMédical, les médecins ou les radiologistes désignés ne peuvent plus modifier les renseignements sur le client ni ajouter d’autres renseignements ou pièces jointes. Pour envoyer des rapports et des résultats supplémentaires, la clinique doit transmettre les rapports et les résultats en français directement à nhq- ou utiliser l’outil libre-service pour communiquer avec le service de dépannage (pour tous les membres désignés anglophones).

26 eMédical et la syphilis
Si le premier test de syphilis est positif, eMédical exigera les résultats d’un nouvel examen.

27 eMédical et la syphilis (suite)
Si l’un des deux tests de syphilis est positif, eMédical exigera la preuve du traitement.

28 eMédical et la syphilis (suite)
La preuve du traitement peut soit être téléchargée comme pièce jointe, soit inscrite dans les commentaires généraux.

29 Gestion de l'examen de la progression de la tuberculose (603)
L’examen 603 consiste en plusieurs éléments devant permettre de connaître l’état actuel de la tuberculose : Les résultats de trois frottis et cultures d’expectorations récents; Le rapport d’un spécialiste de la tuberculose mentionnant les résultats cliniques; Une nouvelle radiographie pulmonaire postéro-antérieure trois mois après la première.

30 Gestion de l'examen de la progression de la tuberculose (603) – (suite)
La réalisation de l’examen 603 doit être confiée à une clinique qui offre les services d’un « spécialiste de la tuberculose ». Si votre clinique n’offre pas de services de radiologie, la demande de radiographie pulmonaire à la clinique de radiologie doit être faite séparément et accompagnée d’instructions précises. Si votre clinique n’offre pas de services de pathologie, la demande de frottis et de cultures d’expectorations à la clinique de pathologie doit être faite séparément et accompagnée d’instructions précises.

31 Gestion de l'examen initial pour diagnostiquer la tuberculose (606)
L’examen 606 est un ensemble d’éléments qui permettent de savoir au départ si le client est atteint de tuberculose : Résultats de trois cultures du germe de la tuberculose et frottis d’expectorations récents; Une nouvelle radiographie pulmonaire postéro-antérieure; Un nouveau rapport de radiographie pulmonaire postéro-antérieure.

32 Gestion de l'examen initial pour diagnostiquer la tuberculose (606) – (suite)
La réalisation de l’examen 606 doit être confiée à une clinique qui offre les services d’un « spécialiste de la tuberculose ». Si votre clinique n’offre pas de services de radiologie, la demande de radiographie pulmonaire à la clinique de radiologie doit être faite séparément et accompagnée d’instructions précises. Si votre clinique n’offre pas de services de pathologie, la demande de frottis et de cultures d’expectorations à la clinique de pathologie doit être faite séparément et accompagnée d’instructions précises.

33 Communiquer avec le service de dépannage approprié
Toutes les demandes en langue française, pour les dossier canadiens seulement, doivent être envoyées directement par courriel à NHQ-eMedical- Pour envoyer des demandes en anglais à l’Australie (DIBP), au Canada (IRCC) ou à la Nouvelle-Zélande (INZ), la clinique doit cliquer sur le lien « Contact us » (Nous joindre) du système eMédical.

34 Communiquer avec le service de dépannage approprié (suite)
L’écran « Contact us » (Nous joindre) s’affichera.

35 Communiquer avec le service de dépannage approprié (suite)
Vous devrez choisir une option à la rubrique « My enquiry related to » (Sujet). Si votre question a trait soit à un dossier en particulier – question technique ou à un dossier en particulier – question stratégique, les champs des renseignements sur le dossier s’afficheront.

36 Communiquer avec le service de dépannage approprié (suite)
Vous devrez ensuite dire si, oui ou non, le no du dossier est connu. Si la réponse est Oui, choisissez le type d’identification de dossier, puis entrez le numéro d’identification. Le système cherchera et affichera le nom du client et sa date de naissance, comme on peut le voir ci-dessus.

37 Communiquer avec le service de dépannage approprié (suite)
Si la réponse est « non », entrez les données dans les champs, comme ci-dessous.

38 Communiquer avec le service de dépannage approprié (suite)
Fournissez des précisions sur le problème ou faites votre demande de renseignements dans l’encadré réservé à cette fin, comme ci-dessous.

39 Communiquer avec le service de dépannage approprié (suite)
Comment joindre un document dans l’option du service de dépannage? Pour envoyer un fichier (au besoin), par exemple un rapport d’examen ou une saisie d’écran de message d’erreur, cliquez sur Attachments (pièces jointes). Cliquez sur Browse (parcourir) pour choisir le fichier et le joindre. Lorsque c’est fait, choisissez le pays où envoyer la demande. Cliquez sur Submit (envoyer) et la demande d’information sera envoyée au pays choisi.

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41 Annexe 1 – Section de l’aide d'eMédical
Toute l’information est disponible dans la section d’aide d’eMédical :

42 Merci! Des questions?