AIR LIQUIDE Bonnes pratiques et pistes d’amélioration mars 2017

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1 AIR LIQUIDE Bonnes pratiques et pistes d’amélioration 2017 13 mars 2017

2 Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles
Flux de la dépense Achat de gaz Echanges Conclusion

3 Air Liquide en chiffres
Bonne gestion du marché / Bien commander / Bien facturer 5 marchés pour un total de 1M€ à échéances avril ou juillet 2018 - 886 bouteilles référencées à ce jour dans le tableau de suivi du parc : Espace des personnels Agence comptable - Les inventaires contradictoires et le référencement des commandes annuelles ont permis de mettre à jour ce tableau factures comptabilisées en 2016 pour un total de 190k€ (ex: Gardiennage 200 factures pour 2M€) - 50 factures en WF et 20 factures en refus gestionnaires au 10 mars 2017 Pour rappel un achat de gaz UPMC engendre des frais de location facturés à l’UPMC et inversement pour le CNRS. Interdiction de faire un mixte

4 Tableau de suivi du parc
NOM Adresse N° CPTE CLIENT LIVRAISON/SH N° CDE N° CDE LOCATION Contact gestion laboratoire NBRE DE BOUTEILLES STANDARD SMARTOP STOCK comptable au 17 janvier 2017 ISTeP Tour 56-55, 5ème étage Véronique NANTET 4 2 Lab de chimie physique matiere et rayonnement Tour 43-33, 1er étage Angéla FRAIOLI 18 Centre d'analyse CAMPARIS tour 46-00, 3è étage Mireille BEAUSSART 5 MEB équipe CHNEIWEISS bâtiment A - 3ème étage passe cnrs Caroline Bernard 1 7 UM119 équipe CABOCHE Neurosciences-Eq. NOTHIAS Mme DIAMANT UM119 Équipe GIROS Bâtiment B - 4ème étage Barbara REBECCI um119 Bâtiment A - 5ème étage LBM Tour 23-33, 5ème étage karine GHERDI 16 15 17 32-33 SB Chimie de la Matière condensée Tour 34-44, 4ème étage Hélène GERVAIS, Corinne POZZO DI BORGO 50 58 Labo réact de surface (LRS) - Air Synthetique Tour 43-33, 3ème étage Sonia MBAREK 147 136 9 148 Labo réact de surface (LRS) - Argon Labo réact de surface (LRS) - Azote Hte Purété Labo réact de surface (LRS) - Hélium Hte Purété Labo réact de surface (LRS) - Oxygène Labo réact de surface (LRS) - Arcal Labo réact de surface (LRS) - Oxygène Hte Pureté Labo réact de surface (LRS) - Azote industrielle Labo réact de surface (LRS) - Hélium industriel

5 Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles
Flux de la dépense achat de gaz Echanges Conclusion

6 Flux de la dépense location des bouteilles
Laboratoire Commande / OS Air Liquide Enclos Réception OS / bouteilles et accessoires Livraison au laboratoire Réception le BL /SFV Agence Comptable Paiement de la facture en démat. Livraison / émission de facture

7 Flux de la dépense location de bouteille
Laboratoire Commande annuelle OS Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture et paiement Etablir le bon de commande prévisionnel annuel et transmettre le n° à Valérie et à l’AC pour mise à jour du tableau de suivi du parc des bouteilles. Etablir un ordre de service à chaque mouvement de bouteille (sortie ou entrée) Envoyer l’Ordre de Service (OS) à Air Liquide à l’adresse mail suivante : Envoyer l’OS à l’adresse de « l’enclos » :

8 Flux de la dépense location de bouteille
Cas particuliers : Commande d’une nouvelle bouteille Reprise définitive d’une bouteille par Air Liquide Réaffectation « physique » d’une bouteille à une autre structure, laboratoire Perte, disparition Mise à jour de la commande d’achat annuelle Information à Valérie et à l’AC pour mise à jour du tableau de suivi du parc Mail à Chrystelle Barreau pour mise à jour des données commerciales et facturations chez Air Liquide

9 Flux de la dépense location de bouteille
Exemple de commande d’achat Location Air Liquide GM = GA.41 Imputation = 2 ou 4 si Eotp

10 Flux de la dépense location de bouteille

11 Flux de la dépense location de bouteille

12 Les bouteilles de gaz Air Liquide

13 Les types de bouteilles

14 Les familles de risques

15 Quelques réflexes sécurité

16 L’identification du produit
Information sur les risques Fiche d’analyse ou fiche produit

17 L’identification des bouteilles
Chaque bouteille est identifiée par un code barre A chaque étape de sa vie (sur le centre Air Liquide comme à la livraison /reprise chez le client, une lecture du code barre est réalisée et toutes ces informations sont stockées

18 Le suivi code barre, application pratique
La lecture du code barre permet de déterminer la date de livraison de la bouteille Conséquence : Les bouteilles livrées sont affectées dès l’origine sur un destinataire qui est l’utilisateur-payeur Une situation où l’on a une reprise bouteille sur un client X alors que la lecture du code barre indique qu’elle est affectée au client Y génère un écart qui doit-être analysé et corrigé manuellement. Les prêts de bouteilles entre laboratoires ou les mélanges de stocks entre les différents types de crédits sont interdits car générateurs d’écarts et donc de litiges de stock

19 L’identification des bouteilles sur Jussieu
Le transport des bouteilles, qui sont des matières dangereuses, obéit à des contraintes strictes où nous avons l’obligation d’avoir le plan de chargement pendant le transport (justification légale des bouteilles transportées). Le chauffeur a donc un ordre pour la livraison, comme pour la reprise désignant ce qu’il va transporter à l’aller comme au retour. La plupart du temps il y a livraison d’une bouteille pleine et reprise différée de la vide, rendant très difficile la gestion de la reprise des emballages. Conséquence Il est impératif que les bouteilles vides soient clairement identifiées par le numéro de compte livraison « SH », spécifique de chaque laboratoire ( feuille scotchée sur le fût de la bouteille par exemple) ce qui permettra d’organiser correctement les opérations de reprise au niveau du magasin gaz.

20 Flux de la dépense location de bouteille
Air Liquide Livraison des bouteilles et accessoires avec code-barres si et seulement si l’OS est correctement complété (y compris la référence de la commande) et transmis aux adresses mails prévues. Vérification du tableau du suivi du parc. Pas de livraison si pas de bon de commande. Bon de livraison en un exemplaire (le numéro identification code barre de la bouteille est indiqué sur le bulletin). Transmission des factures trimestrielles forfaitaires selon inventaire sur Chorus Portail Pro

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22 Flux de la dépense location de bouteille
Laboratoire Commande annuelle OS Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture et paiement Saisir le SFV en valeur ou quantité. Mise en place en 2016 d’un forfait pour les locations de bouteilles pour faciliter la réalisation des SFV. Le SFV doit être réalisé sans attendre la réception du workflow de réception manquante.

23 Flux de la dépense location de bouteille
Agence Comptable Commande annuelle OS Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture et paiement Si nécessaire mise à jour du tableau de suivi du parc Une seule adresse de facturation : Agence comptable Comptabilité fournisseurs BC 500 Et depuis le 1er janvier 2017 dépôt des factures sur : Chorus Portail pro Référence du BC obligatoire

24 Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles
Flux de la dépense achat de gaz Echanges Conclusion

25 Flux de la dépense achat de gaz
Le flux de la dépense pour l’achat de gaz est identique à celui de la location des bouteilles. Laboratoire Commande annuelle OS Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture et paiement Saisir le SFV en valeur ou quantité. Le SFV doit être saisi avec le BL Exceptionnellement, le SFV peut être réalisé à réception du workflow de réception manquante.

26 Flux de la dépense achat de gaz
Exemple de commande d’achat de gaz Air Liquide GM = GA… selon la nature du gaz (se reporter au MOP sur espace des personnels . Bien acheter) Imputation = Z ou I si Eotp

27 Rappels sur Mails d’alerte ou Workflow
Pour quelle raison? Sous quelle forme? Adressé à qui ? Action attendue Mail d’alerte @mail manuel + copie de la facture en pièce jointe du mail Valideur de la commande Réponse après traitement Worflow Absence de SF @mail automatique + copie de la facture en ZRM05 via ZRM05 Worflow d’écart via MIGO / ME22N Worflow d’information Réponse au WF via ZRM05+ ME22N / MIGO

28 Rappels sur Mails d’alerte ou Workflow
Refus du Workflow Le gestionnaire ne peut pas traiter le workflow pour les raisons suivantes : Litige avec le fournisseur et le gestionnaire financier demande un avoir au fournisseur Facture saisie sur un poste de commande incorrect ou sur un n° de commande incorrect. Indiquer en note utilisateur les références correctes du poste ou de la commande à rattacher à la facture Doublon de facture Toujours utiliser la note utilisateur pour préciser le motif du refus

29 Consultation des factures
Vous pouvez consulter vos factures avec plusieurs transactions ZRM03 : uniquement les factures traitées en dématérialisation ME23N : toutes les factures (copie de la facture en service objet si celle-ci a été traitée en dématérialisation) FBL1N : toutes les factures par fournisseur avec la date de paiement

30 Points d’amélioration 2017
Poursuivre l’analyse sur les factures 2016 pour apurer l’antériorité Traitement des avoirs reçus et à recevoir Faire vivre le tableau de suivi du parc Traiter rapidement les workflow et si nécessaire signaler les problèmes dans la note utilisateur

31 Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles
Flux de la dépense achat de gaz Echanges Conclusion

32 Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles
Flux de la dépense achat de gaz Echanges Conclusion

33 Contacts dossier Air liquide
Référent administratif : Valérie Teisseyre Enclos : Factures 2016 et antérieures : Magali Librizzi Factures 2017 : Interlocuteurs selon CF

34 Contacts dossier Air liquide
Pôle CF Gestionnaire Observation Pôle 2 01 Adeline Petrus Uniquement CF DPI et DLC DPI : 01_060 DLC : 01_230/ / 01_540 / 01_550 / 01_560 /01_570 Marie-Solène Guilbert Hors DPI et DLC . Tous les CF qui commencent par 01 sauf ceux-ci-dessus 03 Rémy Amazias Pôle 1 04 Edwige Fortas 05 06 07 Adama Koulibaly 09 18 Muriel Bezombes 19 Ourdia Dhamane 25 26 27 Aouda Mostafaoui 29 Lilia Hani 33 36 37 38 39 40 67 Catherine Guizonne Pôle Saic 2 Salim Bouadi - Magali Librizzi CF 55_020 et centre de coûts 55_020* Interlocuteurs par CF en comptabilité fournisseurs

35 Merci de votre attention
FIN Merci de votre attention