La documentation dun projet Maîtrise documentaire.

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1 La documentation dun projet Maîtrise documentaire

2 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 2 Sommaire 1. Sensibilisation 2. Les familles de documents 3. La maîtrise documentaire

3 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 3 Sommaire 1. Sensibilisation 2. Les familles de documents 3. La maîtrise documentaire

4 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 4 Sensibilisation Ensemble de documents relatifs à un projet : cahier des charges - compte rendu - dossier danalyse,.... Action de produire, sélectionner, classer, utiliser ou diffuser des documents. Document : ensemble dinformations saisies sur un support qui peut prendre la forme de papier, de courriels, de CD-ROM, …. Eléments dappréciation Discipline se rapportant au traitement de documents ou de données destinées à linformation des acteurs. La documentation ou lart de rendre visible les actions menées.

5 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 5 Sensibilisation Logiciel Ensemble des programmes, procédés, règles et de la documentation, relatifs au fonctionnement dun ensemble cohérent de traitement de linformation. Définition

6 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 6 Sensibilisation Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et la rapidité des renseignements diffusés. Favoriser laccès de tous les acteurs à linformation et faire en sorte quils disposent dune documentation à jour. Enregistrer et stocker lensemble des données relatives à un projet donné (caractéristiques, activités, résultats, …) Les 4 objectifs de la documentation Pour maîtriser un projet, il est recommandé de définir et délaborer les documents concernant le produit à développer, les actions à entreprendre avec le planning associé, les ressources utilisées et la façon de procéder. Ils décrivent, avec plus ou moins de détails et selon la criticité des projets, le « quoi, quand, qui, comment ». Atteindre la qualité requise.

7 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 7 Sensibilisation La sélectivité La pérennité La fiabilité Les 6 caractéristiques dune gestion documentaire La traçabilité La disponibilité Lexhaustivité Une information de qualité est une information comprise, disponible et exploitable.

8 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 8 Sommaire 1. Sensibilisation 2. Les familles de documents 3. La maîtrise documentaire

9 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 9 Les documents des projets informatiques Les familles de documents Les documents de relation contractuelle Les documents de gestion de projet Les documents dassurance qualité Les documents détude Les documents de développement Les documents dutilisation et de soutien

10 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 10 Les documents de relation contractuelle (1/3) Les familles de documents Les documents, dans une relation client-fournisseur, décrivent la nature de la prestation et des résultats attendus, les obligations réciproques pendant et après la réalisation, puis le constat de son bon achèvement. le cahier des charges, la proposition, les conventions et ses annexes, les documents dengagements complémentaires, les documents de réception. Les documents pour les relations contractuelles sont les suivants :

11 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 11 Les familles de documents Les documents applicables sont le CCAG ou cahier des Clauses Administratives Générales. Une annexe spécifique regroupe les CCAP ou Cahier des Clauses Administratives Particulières telles que constat de bonne fin de prestation, de liquidation financière de la prestation, déchéancier de paiement, …. Dans le cadre dune convention avec ladministration ou les collectivités locales : Les documents de relation contractuelle (2/3)

12 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 12 Les familles de documents Lorsque lobjet du contrat comprend à la fois la réalisation dun logiciel conforme et sa mise en œuvre sur un site dexploitation réel, la réception est établie en deux étapes : La « Vérification dAptitude » (VA) qui prononce la conformité du logiciel au cahier des charges par la démonstration que les résultats obtenus de lexploitation des données et dessais sont conformes à des résultats attendus. La « Vérification de Service Régulier » (VSR) qui confirme que le taux de dysfonctionnement constaté pendant la période dexploitation réelle est compatible avec les seuils indiqués. Les documents de relation contractuelle (3/3)

13 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 13 Les documents de gestion de projet Les familles de documents Les documents de gestion de projet sont les outils du chef de projet pour la planification détaillée du projet, le suivi permanent et régulier et le bilan permettant de tirer les enseignements du projet. plan de développement, documents de suivi du projet, documents de bilan. Les documents de gestion de projet tels que proposés dans la norme NF Z 67-100-3 sont les suivants :

14 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 14 Les familles de documents Les documents dassurance qualité sont destinés à : aider les fournisseurs à définir et à organiser les dispositions spécifiques à mettre en œuvre pour sassurer de la qualité dune fourniture ; aider les clients à acquérir la confiance du fournisseur quant à sa maîtrise des opérations qui lui sont confiées. Les documents proposés sont les suivants : plan dassurance qualité, rapports daudit interne, rapports dévaluation de fin de phase, plan de test, documents de coordination. Les documents dassurance qualité

15 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 15 Les documents détude (1/2) Les familles de documents Les documents détude sont les suivants : Les rapports de létude préalable Les rapports consistent à explorer le problème posé, à instruire des orientations possibles, à concevoir le « plan masse » de solutions futures et à en faire une étude économique. Trois types de rapports : Le rapport dexploration et dorientation : il a pour but de donner une vue densemble du champ de létude, den préciser les limites, les objectifs poursuivis et les enjeux. Le rapport de conception : il présente les alternatives ou variantes de solutions quil est possible de retenir en fonction des objectifs poursuivis. Le rapport de synthèse : il présente au maître douvrage une synthèse de la solution retenue, de son impact et indique les ressources à affecter pour mener à bien le projet.

16 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 16 Les documents détude (2/2) Les familles de documents Les documents détude sont les suivants : Les rapports de létude détaillée Les rapports consistent à détailler la solution retenue et à obtenir la spécification complète et exhaustive de tous les éléments à développer. Deux types de rapports : Les spécifications externes : elles décrivent chacune des unités douvrage (écran, état, tâche, …)° telles quelles seront vues par lutilisateur. Les spécifications internes : elle définissent le cadre de la conception technique détaillée à venir.

17 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 17 Les documents de développement Les familles de documents Les documents de développement sont issus du développement qui peut sanalyser en trois phases principales : Lanalyse technique du logiciel à développer : elle va donner lieu à un dossier danalyse technique. La réalisation des programmes et leur mise au pont : elle va donner lieu au dossier de programmation et de tests unitaires Les contrôles et essais finaux : ils vont donner lieu à un document de qualification et dexploitabilité.

18 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 18 Les documents dutilisation et de soutien Les familles de documents Les documents dutilisation et de soutien ont la finalité suivante : - donner une information générale aux différents partenaires ; - assurer la formation des utilisateurs en considérant les postulats suivants : La formation initiale constitue 80% de leffort, Le suivi et la mise à niveau constituent les 20 % restants - fournir une aide pour lutilisation courante en apportant : Une synthèse, Une réponse aux cas particuliers.

19 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 19 Sommaire 1. Sensibilisation 2. Les familles de documents 3. La maîtrise documentaire

20 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 20 Au programme La maîtrise documentaire Concepts Fonctions et responsabilités Cycle de vie dun document

21 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 21 La maîtrise documentaire Deux niveaux sont à mettre en place : 1. La définition dun guide de nommage qui définit de manière univoque une seule forme maîtrisée de repérage (par leur nom) des documents. 2. La mise en place dun référentiel documentaire visant à fournir à tout un chacun le document générique à décliner dans le cadre dune activité dûment ciblée. Concepts (1/4)

22 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 22 La maîtrise documentaire Lensemble des instances (occurrences) ainsi déclinées à partir du référentiel documentaire constituent le fonds documentaire. Nous aboutissons en final à la définition et à la mise en place dune banque documentaire. La banque documentaire est constituée du référentiel documentaire et du fonds documentaire, le tout respectant les règles de nommage (dénomination) édictées par le guide de nommage. Concepts (2/4)

23 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 23 La maîtrise documentaire Banque documentaire = Référentiel documentaire + Fonds documentaire avec « lassistance » du Guide de nommage des documents Concepts (3/4)

24 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 24 La maîtrise documentaire Concepts (4/4) La maîtrise documentaire doit assurer que : Les éditions pertinentes des documents appropriés sont disponibles à tous les endroits où des opérations essentielles au fonctionnement efficace sont effectuées ; Les documents non valables et/ou périmés sont aussitôt retirés de tous les points de diffusion ou dutilisation ou sinon quils ne peuvent pas être utilisés de façon non intentionnelle ; Tout document périmé conservé à des fins légales ou de conservation des connaissances est convenablement identifié.

25 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 25 Fonctions et responsabilités (1/2) La maîtrise documentaire Les fonctions des personnes intervenant dans le cadre de la gestion de la documentation doivent être identifiées. Par exemple, les membres dun projet ou les personnes dun service peuvent être nanties des fonctions suivantes : Responsable de la documentation Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de ladaptation) et du respect des exigences concernant la maîtrise de la documentation. Il convient que la direction lui donne lautorité pour faire appliquer la procédure. Producteur (Rédacteur) dun document Personne chargée délaborer le document, elle peut être lauteur principal ou lintégrateur du document.

26 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 26 Fonctions et responsabilités (2/2) La maîtrise documentaire Lecteurs / vérificateurs Après élaboration ou mise à jour dune version, mais avant enregistrement et diffusion, un document peut être soumis à un cycle de relecture pour commentaires, modifications et enrichissements éventuels. Approbateurs Pour chaque catégorie de document émis, une ou plusieurs personnes désignées peuvent décider du statut final du document selon des modalités dapprobation formelle.

27 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 27 Le cycle de vie dun document La maîtrise documentaire Identification Gestion des versions Vérification - Validation Diffusion - Circulation Classement Archivage - Destruction

28 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 28 IDENTIFICATION (1/3) Le cycle de vie dun document Il est indispensable de prévoir un mécanisme formalisé didentification des documents pour assurer lefficacité du contrôle de la documentation. Un « cartouche » de première page, figurant sur chaque document, contribue à garantir le respect dun format identique pour les documents de même nature.

29 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 29 IDENTIFICATION (2/3) Le cycle de vie dun document Pour chaque document, il a lieu de préciser les éléments suivants : le titre du document, la référence du document, la référence au contrat, létat du document (lié au cycle de vie), la date de la publication (prévisionnelle pour un document de travail) et la révision, le nom de lauteur, les personnes habilitées à approuver ce document, lorganisme dorigine, les destinataires (pour sa diffusion), le nombre de pages, la version.

30 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 30 IDENTIFICATION (3/3) Le cycle de vie dun document En complément, il est recommandé de définir : les règles de classement, les règles darchivage, la confidentialité, les droits dauteur, les règles de présentation (forme, mise en page, …)

31 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 31 GESTION DES VERSIONS Le cycle de vie dun document La gestion de version permet de caractériser la nature des évolutions dun document et leur impact. Les dispositions à prendre pour assurer la maîtrise des évolutions des documents sont les suivantes : les modalités dapprobation des évolutions, linformation sur les origines des évolutions et des justificatifs des mises à jour proposées, linformation aux détenteurs et utilisateurs de documents en cours dévolution, La notification des décisions de cessation dapplicabilité des documents à tous les détenteurs.

32 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 32 VERIFICATION - VALIDATION Le cycle de vie dun document Dans le cadre dun projet, il y a lieu didentifier les documents qui doivent être soumis à validation en assurant que : les validations sont formalisées, les traces de vérification sont conservées et leur traçabilité avec les documents est assurée, les traces de vérification précisent les aspects qui ont été vérifiés.

33 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 33 DIFFUSION - CIRCULATION Le cycle de vie dun document Il sagit des dispositions nécessaires pour assurer que tous les acteurs concernés : soient informés de lexistence du document et de ses modalités daccès, disposent directement de linformation qui leur est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et que cette information est mise à jour en cohérence avec leurs besoins. Ces mécanismes de diffusion et de circulation sont ainsi définis pour garantir lutilisation dune même version de document par tous les membres du projet donné.

34 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 34 CLASSEMENT Le cycle de vie dun document Afin dassurer lefficacité de la production et de lutilisation de la documentation, il faut définir : les modalités de classement (mise à jour du référentiel, du catalogue, …), les opérations dexploitation courante (recherche sur demande de documents ou de fichiers, …), la logistique nécessaire à lensemble de ces actions (outils bureautiques, facilités et services dimpression, …).

35 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 35 ARCHIVAGE - DESTRUCTION Le cycle de vie dun document Règles darchivage Traces des destructions

36 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 36 3 documents clefs Présentation détaillée Cahier des charges Plan Projet Plan dAssurance Qualité

37 Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet 37 Conclusion Documenter pour rendre visible