Gestion des habilitations

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Bascule GBCP Gestion des habilitations

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Sommaire Généralités Opérations de bascule et calendrier GBCP : Quels impacts sur les rôles Foire Aux Questions Gestion des périodes budgétaires (FMIR) Gestion des périodes comptables (OB52) Pied de page :: menu amue

Généralités Pied de page :: menu amue

Bascule à la GBCP - Généralités
Scénario retenu pour la bascule : création d’une nouvelle structure pour la GBCP dans le même mandant SIFAC. Est entendu par nouvelle structure = nouveau périmètre financier, nouveau périmètre analytique, nouvelles sociétés, nouveaux Cfis, CCs et CPs, etc … L’ensemble des niveaux organisationnels sont concernés. Pied de page :: menu amue

Bascule à la GBCP - Généralités
Ce scénario de bascule GBCP présente de nombreux avantages mais il nécessite une importante opération de maintenance sur les rôles. De nouvelles dérivations seront nécessaires pour permettre aux utilisateurs de travailler sur la nouvelle structure Pied de page :: menu amue

Opérations de bascule et calendrier
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Compte tenu des impacts sur les rôles, l’Amue demande aux établissements d’ouvrir les habilitations à la structure GBCP en utilisant le rôle organisationnel « SIFAC_GEN_STRUCT_AFFECTATION » Cette approche permet d’isoler les habilitations transactionnelles, des habilitations dites organisationnelles Pied de page :: menu amue

Niveaux organisationnels portés par le rôle structure Une évolution est en cours pour ajouter l’organisation d’achat Pied de page :: menu amue

Operations à mener sur l’environnement de production avant la constitution de la base de formation (clone) Etape 1 : Dériver les rôles métiers à NA Dériver tous* les rôles métiers souches une fois en positionnant NA ou SO sur les niveaux organisationnels portés par le rôle de structure Inutile de dériver à NA les rôles ne contenant aucun niveau organisationnel (ex: SIFAC_TECH ; SIFAC_TECH_REPORT ; SIFAC_BASE) Etape 2 : Dériver le rôle des groupes acheteurs Afin d’attribuer un groupe d’acheteur aux gestionnaires achats, le rôle SIFAC_TYPE_GRPE_ACHETEUR_WEB est à dériver autant de fois qu’il existe de groupe d’acheteur dans votre établissement Z01, Z02, Z03 et EXX + BXX si vous utilisez SIFAC WEB Etape 3 : Affecter les rôles métiers dérivés à NA aux utilisateurs A noter qu’il existe des rôles de base à affecter à tous les utilisateurs SIFAC_TECH ; SIFAC_TECH_REPORT ; SIFAC_BASE * Inutile de dériver à NA les rôles ne contenant aucun niveau organisationnel (ex: SIFAC_TECH ; SIFAC_TECH_REPORT ; SIFAC_BASE ) Pied de page :: menu amue

Operations à mener sur l’environnement de production avant la constitution de la base de formation (clone) Etape 4 : Préparer le fichier Excel de dérivation des rôles a) La Division doit rester à « * » pour les utilisateurs du service Marché b) Ne pas oublier d’ajouter systématiquement le centre Financier Technique à tous les utilisateurs Un centre financier Technique a été crée pour isoler certaines écritures. Pour que SIFAC puisse générer les écritures correctement lors de la saisie des flux, les utilisateurs doivent être habilités sur ce CFI. Vous pouvez aussi choisir de retirer le groupe d’autorisation CB de ce Centre Financier afin qu’aucun contrôle d’autorisation ne soit effectué pour ce CFi. Pied de page :: menu amue

Etape 5 : Lancement de l’outil de dérivation en masse Une fois le fichier Excel de dérivation renseigné, lancez la transaction ZDERIV_ROLE_MASSE. Cet outil dérive en masse les rôles de structure et les affecte directement aux utilisateurs. Etape 6 : Vérifier que chaque utilisateur possède - Au moins un rôle de base (SIFAC_TECH_REPORTING et/ou SIFAC_TECH et/ou SIFAC_BASE…) - Au moins un rôle souche métier dérivé à NA (ZXX_GESTIONNAIRE_CR_DEP_NA) - Au moins un rôle de structure dérivé GBCP (ZXX_STRUCT_GBCP_1010_914) - Au moins un rôle de structure dérivé non GBCP (ZXX_STRUCT_UPMC_914) - Au moins un rôle Groupe d’acheteur (ZXX_GRPE_ACHETEUR_Z01) - Au moins un rôle de consultation dérivé à NA (ZXX_CONSULT_DEPENSE_NA) Avril 2016 - Les rôles de base sont spécifiés dans la matrice SIFAC_DCD_GDA_matriceTEC Juillet 2016 Pied de page :: menu amue

Juillet 2016 Constitution de la base de formation (Clone) Installation du LOT 2 sur la base de formation Etape 7 : Déployer les nouveaux rôles GBCP relatifs au lot 2 Appliquer les consignes indiquées dans le chapitre « Gestion des autorisations » du mode opératoire de Bascule Lot 2 Identifier les nouveaux rôles GBCP Dériver les nouveaux rôles GBCP à NA Affecter les nouveaux rôles aux utilisateurs concernés Aout 2016 * Inutile de dériver à NA les rôles ne contenant aucun niveau organisationnel (ex: SIFAC_TECH ; SIFAC_TECH_REPORT ; SIFAC_BASE ) Décembre 2016 Pied de page :: menu amue

En résumé  Installation du LOT 1 : Dériver les rôles souches métiers SIFAC en positionnant la valeur NA ou SO (Sans Objet) sur les niveaux organisationnels portés par le rôle de structure Dériver le rôle « Groupe Acheteurs » A l’aide d’outil de dérivation, dériver en masse le rôle de structure (ancienne + nouvelle) Affecter les rôles aux utilisateurs  Constitution de la base de formation (clone)  Installation du LOT 2 : Dériver les nouveaux rôles souches métiers avec la valeur NA sur les éléments organisationnels à faire porter par le rôle de structure Affecter les nouveaux rôles aux utilisateurs de votre choix Juillet Aout 2016 Pied de page :: menu amue

GBCP : Quels impacts sur les rôles

Impacts GBCP sur les rôles
Pour le lot 1 : Les nouvelles transactions Budget (FMDERIVER, FMAVCR02 et ZCHARGMT_BUDGET ) ont été ajoutées aux rôles SIFAC Budget existants. Les modifications sont détaillées dans la matrice SIFAC-DCD-GDA-matriceBUD- V1.33-GBCP.xls. Document de référence : SIFAC-DCD-GDA-matriceBUD-V1.33-GBCP.xls Les outils nécessaires à la bascule (reprise de données) ont été ajoutées dans un nouveau rôle : SIFAC_RDD_REPRISES Document de référence : SIFAC-DCD-GDA-matriceRDD-V1.0.xls Pied de page :: menu amue

Pour le lot 2 Le rôle SIFAC_RDD_REPRISES a évolué dans le cadre du lot 2 et intègre les outils nécessaires à la reprise des données lot 2. Document de référence : SIFAC-DCD-GDA-matriceRDD-V1.1.xls De la même manière que pour le lot 1, des rôles SIFAC existants ont été mis à jour Les nouvelles transactions GBCP ont été ajoutées dans de nouveaux rôles «métiers». Ces rôles souches doivent être dérivés avec la valeur NA sur les niveaux organisationnels portés par le rôle de structure avant de pouvoir être utilisé et affecté aux utilisateurs. Une fois dérivé, il convient à chaque établissement d’affecter ces nouveaux rôles aux utilisateurs de leur choix et en fonction de leur propre organisation. SIFAC-DCD-GDA-matriceDEP-V1.51-GBCP.xls SIFAC-DCD-GDA-matriceREC-V1.27-GBCP.xls SIFAC-DCD-GDA-matriceCPT-V1.56-GBCP.xls SIFAC-DCD-GDA-matriceGEN-V1.9-GBCP.xls SIFAC-DCD-GDA-matriceTEC-V1.18-GBCP.xls Pied de page :: menu amue

Suivi des acomptes SIFAC_DEP_ACCOMPTES_SUIVI ME2DP Constatation du SF SIFAC_DEP_SF_CONSTATATION MIGO Entrée marchandise - Codes mouvements 103 & 104 Certification du SF SIFAC_DEP_SF_CERTIFICATION Entrée marchandise - Codes mouvements 101, 102, 103, 104, 105, 106 Gestion des blocages de fonds SIFAC_DEP_BLOCAGEFONDS_GESTION FMW1 Créer blocage de fonds FMW2 Modifier blocage de fonds FMW3 Consulter blocage de fonds Consultation des blocages de fonds SIFAC_DEP_BLOCAGEFONDS_CONSULT Gestion du plan de trésorerie SIFAC_CPT_GEN_PLANDETRESO_GBCP ZPLAN_TRESO Transaction pour plan de trésorerie ZTRESO_CP Echeancier de CP ZTRESO_RE Echeancier de RE ZTRESO Plan de Tresorerie (previsionnel) ZTRESO_INIT_SOLDE Gestion de table ZTRESO_RUBRIQUE Rubriques de tresorerie ZSIFACFITR_SITUAT Situation trésorerie ZFF63 Créer enregistrement individuel FEBAN Traitement ultér. extraits comptes FF7A Situation journalière trésorerie FF_5 Lire extrait de compte électronique FEBP Comptab. extrait électr. Cpte FF67 Extrait de compte manuel FF_6 Afficher relevé cpte électronique FF7B Prévisions liquidités FF63 Créer enregistrement de trésorerie FF65 Consultation des enreg.de trésorerie Administration du plan de trésorerie SIFAC_CPT_GEN_TRS_ADMIN OT48 Réorganisation de la gestion de trésorerie

Service Fait en 2 étapes IMPORTANT : la fonctionnalité Service Fait en 2 temps est disponible et opérationnelle dés installation du lot 2. Depuis la GBCP, la transaction MIGO a été retirée des rôles de gestionnaire pour être isolée dans 2 nouveaux rôles: SIFAC_DEP_SF_CONSTATATION : autorise la constatation seulement SIFAC_DEP_SF_CERTIFICATION : autorise la certification mais aussi la constatation (qui peut le plus peut le moins) Pied de page :: menu amue

La documentation associée
MOP BASCULE Lot 1 : .../Documentation SIFAC/02_Documentation_utilisateurs/19_GBCP/02_Documents_utilisateurs/01_Bascule/01_Lot_1 MOP BASCULE Lot 2 : .../Documentation SIFAC/02_Documentation_utilisateurs/19_GBCP/02_Documents_utilisateurs/01_Bascule/01_Lot_1 MOP Mise En place du rôle de structure : .../Documentation SIFAC/02_Documentation_utilisateurs\19_GBCP\03- Administration_Exploitation\05_Gestion_des_utilisateurs_et_des_autorisations\00-Mise en place rôle de structure Matrices GDA Lot 1 : .../Documentation SIFAC/02_Documentation_utilisateurs\19_GBCP\03- Administration_Exploitation\05_Gestion_des_utilisateurs_et_des_autorisations\01-Lot_1 Matrices GDA Lot 2 : .../Documentation SIFAC/02_Documentation_utilisateurs\19_GBCP\03- Administration_Exploitation\05_Gestion_des_utilisateurs_et_des_autorisations\02-Lot_2 Pied de page :: menu amue

Foire Aux Questions Pied de page :: menu amue

Quelle approche choisir
Mes utilisateurs interviennent à la fois sur la dépense et à la fois sur la recette. Comment procéder si j’utilise le rôle de structure et que je souhaite bien délimiter le périmètre d’intervention de mon utilisateur. Si un même utilisateur intervient sur 2 fonctions métiers différentes, il convient de lui créer 2 comptes utilisateurs afin d’assurer une meilleure séparation des taches (comme demandé par les commissaires aux comptes. Pied de page :: menu amue

Rôles de Consultation Comment faire pour donner des droits de consultation à mes utilisateurs sur un périmètre non GBCP? 1- Si la structure CFI/CC n’est pas la même en GBCP et non GBCP A l’aide de l’outil de dérivation, je crée des rôles de structure non GBCP J’affecte aux utilisateur un rôle de structure GBCP et un rôle de structure non GBCP un rôle de consultation dérivé à NA 2- Si la structure CFI/CC est identique en GBCP et non GBCP Je dérive les rôles de consultation sur le PFI, P.Ana et la société non GBCP. J’affecte aux utilisateurs: un rôle de structure GBCP un rôle de consultation dérivé sur le PFI, P. Ana et société GBCP (Les CFIs sont portés par le role de structure) 3- je souhaite aussi donner à mon utilisateur un rôle de consultation sur la structure GBCP je dérive le rôle de consultation sur un périmètre particulier GBCP que je souhaite donner à mon gestionnaire en complément de son rôle de structure, de son rôle métier dérivé à NA et de son rôle de consultation de la structure non GBCP. Pied de page :: menu amue

Charges estimées pour les travaux

Charge estimée par établissement
Effort estimé Operations préalables à la GBCP Dériver tous les rôles souches métiers SIFAC en positionnant la valeur NA sur les éléments organisationnels à faire porter par le rôle de structure Préparer le fichier Excel en vue de la dérivation en masse du rôle de structure. Dériver en masse le rôle organisationnel au regard de l’ancienne et de la nouvelle structure Affecter les rôles aux utilisateurs (1 rôle métier + 1 rôle ancienne structure + un rôle nouvelle structure) Operations post démarrage E. Prendre connaissance des nouveaux rôles diffusés, les dériver à NA et les affecter aux utilisateurs concernés 2 JH 1 JH 0,5 JH Pied de page :: menu amue

Gestion des périodes budgétaires via FMIR
.../Documentation SIFAC/02_Documentation_utilisateurs/12_Cloture/00_parametrage_des_periodes Pied de page :: menu amue

Gestion des périodes budgétaires
En période de clôture et notamment pour la bascule à la GBCP, il est recommandé d’utiliser la transaction FMIR pour limiter l’intervention de tous les utilisateurs sur la période budgétaire en cours de clôture. La FMIR permet de contrôler les périodes budgétaires. Par cette transaction, Il est possible d’ouvrir un exercice budgétaire, de le fermer ou de restreindre certains actes à certains utilisateurs en utilisant un groupe d’autorisation. L’objectif recherché dans le cadre de la bascule GBCP est bien entendu de bloquer la saisie de nouvelles imputations sur l’exercice non GBCP mais d’autoriser seulement certains utilisateurs à intervenir pour clôturer l’exercice. La limitation s’applique également à la création et à la modification des actes de gestion déjà saisis. Pied de page :: menu amue

Pour ouvrir un exercice budgétaire, il est nécessaire en début d’année d’insérer une nouvelle ligne dans la FMIR table pour que les utilisateurs puissent utiliser le nouveau budget. Exemple : Catégorie : Budget d’engagement Exercice : Types de valeurs : * Eléments d’imputations : Toutes imputations Valeur : * Groupe d’autorisation : « non renseigné » Les périodes budgétaires ne sont pas paramétrables.  Lorsque le groupe d’autorisation n’est pas renseigné, la saisie est autorisé à tous les utilisateurs.  Lorsque le groupe d’autorisation est renseigné, la saisie est restreinte aux utilisateurs ayant de groupe d’autorisation dans leur rôle.  Par défaut, aucun utilisateur n’a de groupe d’autorisation. Pied de page :: menu amue

A l’inverse, il est également possible sur un exercice budgétaire de bloquer toutes nouvelles imputations ou certaines seulement. Pour ce faire : il est nécessaire d’insérer soit une seule ligne permettant de bloquer toutes imputations soit une ligne par restriction. Ici seuls les utilisateurs ayant le rôle SIFAC_GEST_PERIODE_BUDG_BUD dérivé sur le groupe d’autorisation 910 seront en mesure de saisir de nouvelles commandes d’achats ou de modifier les commandes ayant déjà imputées le budget. Pour bloquer un autre acte, exemple, la saisie de facture, il convient d’ajouter une nouvelle ligne en sélectionnant le type de valeur « Facture » Pied de page :: menu amue

Tous les types de valeur indiqués dans le menu Types de valeurs d’imputation ne sont pas utilisés dans SIFAC. Seules les pièces ci-dessous doivent être considérées : 51 - Commandes d'achats 54 - Factures 60 - Pièces pré enregistrées 81 - Réservation de fonds 83 - Prévisions de recette Pied de page :: menu amue

Il est possible d’autoriser ou de restreindre la saisie sur un ou plusieurs éléments d’imputation. Pour cela, il faut préciser la donnée d’imputation sur laquelle on souhaite agir pour mettre en place l’autorisation ou la restriction. 00 Toutes imputations : toutes les données de base sont permises 01 Fonds 02 Centre financier 03 Compte budgétaire 04 Domaine fonctionnel 05 Programme de financement Pied de page :: menu amue

Gestion des périodes comptables via OB52

OB52 : Gestion des pèriodes comptables
En période de clôture, il est fortement conseillé d’utiliser la transaction OB52 pour limiter la génération de nouvelles écritures comptables à certains utilisateurs. La transaction permet de mettre en place des restrictions plus ou moins élaborées. Le principe général est le suivant : Autoriser la génération d’écriture à tous les utilisateurs pendant les périodes 1 à 12 d’un exercice et autoriser seulement les utilisateurs ayant l’autorisation à passer des écritures durant les périodes 13 à 16 de ce même exercice. Les restrictions sont également basées sur un groupe d’autorisation à préciser en OB52. Le groupe d’autorisation est ensuite renseigné dans le role SIFAC_GEST_PERIODE_COMPTA_CPT. Role à donner aux utilisateurs Pied de page :: menu amue

Gestion des pèriodes budgetaires
Exemple: Uniquement les utilisateurs habilités sur le groupe d’autorisation « CLO » sont autorisés à saisir dans les périodes 1 à 16 de l’exercice 2010, les autres ne peuvent saisir que dans les périodes 1 à 12. Le premier intervalle correspond aux périodes ouvertes pour les utilisateurs appartenant au groupe d’autorisation. Cela revient à dire que seuls les utilisateurs ayant le groupe d’autorisation CLO pourront saisir pendant les périodes 13 à 16. Pied de page :: menu amue

Gestion des pèriodes budgetaires
Les restrictions peuvent être appliqués à tous les comptes ou à certains comptes ou types de comptes. Dans le cas de restrictions ciblées, il faut insérer autant de lignes que de restrictions. Pied de page :: menu amue

Merci de votre attention
Contact

Liens Utiles Documentation SIFAC/03_Administration_Exploitation/05_Gestion_des_utilisateurs_et_de s_autorisations/02_Notices_Gestion_Autorisations SIFAC-MOP-GDA-gererHabilitationsCfCcParRoleIndiv- V1.2.doc SIFAC-MOP-GDA-deriverAffecterRoleSimpleCfCcCp-V1.0.doc Pied de page :: menu amue

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