AMUE – SIFAC Séminaire « Clôture d’exercice »

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1 AMUE – SIFAC Séminaire « Clôture d’exercice »
Planning I - Nomenclature 2012 II - Batch automatique rapprochement des charges à payer III - Nomenclature 2013 IV - Rappel V - Questions à traiter dernière webconf VI - Accompagnement

2 II - Batch automatique rapprochement des charges à payer
SOMMAIRE I - Nomenclature 2012 II - Batch automatique rapprochement des charges à payer III - Nomenclature 2013 IV – Rappel V - Questions à traiter dernière webconf VI - Accompagnement

3 Nomenclature M Vous devez normalement avoir fini les travaux demandés concernant la nomenclature 2012. Si ce n’est pas le cas, merci de nous faire une Da en nous indiquant les points bloquants 

4 Paramétrage à faire avant la création des nouveaux flux 2013
Nomenclature M Paramétrage à faire avant la création des nouveaux flux 2013 Ouverture et fermeture des périodes comptables la transaction OB52 (ouverture et la fermeture des périodes FI) est utilisée pour contrôler la saisie des écritures comptables portant sur des comptes supprimés ou sur des nouveaux comptes. Exemple ici : Pour le compte supprimé , il n’est pas possible de saisir des écritures après le , Pour le nouveau compte , il n’est pas possible de saisir des écritures avant le  Vous devez supprimer les entrées avec les nouveaux comptes (exemple ici ) avant de saisir des écritures comptables sur l’exercice 2013.

5 Lancer la transaction OB52 et faire Menu –> Sélection -> Par contenu.
Nomenclature M Lancer la transaction OB52 et faire Menu –> Sélection -> Par contenu. Sélectionner les zones « Var. périodes compt. » et « De l’exercice comptable (int. 1) ».

6 Nomenclature M9.3 2012 Renseigner les éléments suivants :
Cliquer ensuite sur « Sélectionner ». Vérifier que seuls les nouveaux comptes apparaissent. Cliquer sur pour marquer toutes les entrées et supprimer les en cliquant sur

7 Cliquer sur Cliquer sur Cliquer sur Nomenclature M pour marquer toutes les entrées et supprimer les en cliquant sur pour marquer toutes les entrées et supprimer les en cliquant sur pour marquer toutes les entrées et supprimer les en cliquant sur La mise à jour de ce point de paramétrage s’effectue via un OT à effectuer sur votre environnement de pré-production et à transporter sur votre environnement de production. Vous ne devez avoir qu’une seule ligne après l’opération.

8 II - Batch automatique rapprochement des charges à payer
SOMMAIRE I - Nomenclature 2012 II - Batch automatique rapprochement des charges à payer III - Nomenclature 2013 IV – Rappel V - Questions à traiter dernière webconf VI - Accompagnement

9 Batch automatique rapprochement des charges à payer
Le processus de rapprochement (programme SAPF124  lié à la transaction F.13) fait l’objet d’une programmation par batch pour lancement automatisé des opérations d’émargement Début 2013, si cette programmation n’est pas adaptée, les émargements seront effectués en date comptable 2013 sans distinction entre les pièces comptabilisées au 31/12/2012 et celles en 2013 Il est donc nécessaire  : - soit de désactiver la planification des ces traitements pour un pilotage manuel des émargements - soit de planifier dans un créneau horaire antérieur à celui des jobs existants, des jobs équivalents avec date comptable d’émargement 31/12/12 avec définition de variantes adéquates  Si vous gardez la planification des lancements des jobs ---> Etape 1 : Traitement quotidien en cours jusqu'au la variante que vous avez actuellement ("YN") sans changement > Etape 2 : lancer à partir du 1er janvier 2013 : - La variante "CLOT" en indiquant la date de rapprochement = , la plage de valeurs "date comptable" peut être laissée à blanc car dans cette variante la plage d'exercice comptable est déjà bien renseignée Modifier la variante actuelle (YN) avec la sélection sur les exercices de avec la date rapprochement =  la date du jour. IMPORTANT: Il est nécessaire de planifier le job équivalent avec date comptable d'émargement 31/12/2012 dans un créneau horaire antérieur à celui des jobs existants, L'émargement des écritures 2013 à planifier donc dans un 2ième temps avec la variante adéquate (postérieurement), cf. SIFAC-FOR-CLO page 24

10 II - Batch automatique rapprochement des charges à payer
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11 Nomenclature RCE 2013 Tableau des actions à mener
SIFAC-Actions_nomenclature2013

12 Compte Financier :Notion des comptes réglementaires
Dans le cadre de la nouvelle nomenclature comptable 2012, les établissements sont autorisés à subdiviser des comptes existants, en revanche le reporting doit faire apparaitre les comptes réglementaires (non subdivisés). Des états tels que: * Cadre 1 * Balance des comptes généraux (ZSIFACFITR_BALCG) * Interface DGCP : partie balance des comptes généraux * Bilan et structure de résultat Annexes au compte financier (SIG, Tableaux de financement I et II, Tableau de variation des stocks, Tableau des provisions, Echéance des créances et des dettes, Eléments significatifs de l'établissement au cours des 5 dernières années, Etat des soldes, Tableau des affectations de résultat). sont impactés par cette règle

13 II - Batch automatique rapprochement des charges à payer
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14 Rappel Flux logistique
La fin de flux logistique (dépense) doit impérativement être terminé le 31/01/2013 Enchainement des étapes de la clôture Pour n’oublier aucune étape nous vous recommandons de sur le calendrier de clôture Sifac SIFAC-FOR-CLO-enchainementClotureFinExercice-V1.8.xls Immo rappel 2 documents ont été mis à jour pour vous aider dans votre clôture SIFAC_MUT_CLO_CPT_immo_V1.8 SIFAC_MUT_CPT_reportingComptaImmobilisations_V1.0 Désaffectation des divisions avez-vous fini ?(fin initialement prévue 31/12/2011) Une DA est nécessaire pour que votre désaffectation soit effective, rappel, vous devez au préalable avoir terminé tous vos flux logistiques sur vos anciennes divisions. Cf SIFAC-NDC-GEN-sectorisationTVA-V1.5.doc Documentation SIFAC/01-Fonctionnel/08_Comptabilité_générale/02_Documents_Utilisateurs/10_TVA/Secteur de TVA

15 Rappel CAP Attention à la cohérence de la date comptable de la date d’entrée de marchandise et la date d’entrée de facture Il faut que la date d’entrée de facture soit postérieure à la date d’entrée de marchandise Intégration de la paye Cf mail de la part de Sifac communication du jeu. 15/11/ :17 Contraintes Budgétaires Les seuls soucis que vous pourrez rencontrer sont sur les disponibles budgétaires. En effet, si sur l'ensemble de vos CF vous avez positionné vos contrôles par masse, les crédits de personnels seront réservés. Cependant, si certains CF ont des contrôles par enveloppe, les crédits de personnels ne seront pas systématiquement réservés. Vous pourrez encore faire des réajustements budgétaires à condition que toutes les structures N soient encore actives en janvier N+1 ATTENTION : Reglementairement, vous ne pourrez plus faire de DBM pour N en janvier N+1 Autres contraintes : pour déverser la paie de N sur N+1 , il faut ne pas avoir soldé les comptes 6/7 ne pas avoir clôturé l'exercice N

16 II - Batch automatique rapprochement des charges à payer
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17 Questions à traiter dernière webconf
Traitement en masse des changements de validité pour les CF ?  Il n’y a pas de traitement en masse prévu pour cette clôture 2012, une étude est encours pour la clôture 2013 Y a t  il bien un contrôle CB/CG sur la liquidation directe? Ce contrôle a été mis en place en septembre (DM 80044)  Balance Agée quelles transactions utiliser pour répondre aux demandes des CAC? Coté client => S_ALR_   Coté fournisseur => S_ALR_ Ces 2 transactions sont au moins dans le rôle de l’agence comptable. Parallèlement, nous avons contacté les CAC pour valider avec eux la forme, nous sommes toujours en attente de leur réponse. A quelle date sera mise en place la nouvelle nomenclature achat (CNRS) La nouvelle nomenclature est reportée à une date ultérieure (janvier 2014)

18 II - Batch automatique rapprochement des charges à payer
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19 Accompagnement Webconférences à venir
Charges à Payer par Françoise Albuisson mardi 15 janvier 10h Report de budget dans le cadre des conventions, par Yolande Orriols, jeudi 17 janvier à 10h  Cloture des immobilisations , par Philippe Fraisse, date à définir en janvier Compte financier par Gérard Gervais début février Vous pouvez dès à présent envoyer vos questions ou problématiques concernant ces webconférences à ---- Aucune réponse ne sera donnée par mail ----- Vous pouvez également proposer des thèmes pour les prochaines webconférences.

20 Accompagnement Liste sifacsites
Nous sommes heureux de vous informer de la création de la liste d’échange L'objectif principal de cette liste est la mise en relation, la mutualisation, et le partage de bonnes pratiques entre les Etablissements qui utilisent SIFAC. Pour ceux d’entre vous qui ont connu la liste nabsites à l’époque de Nabuco, nous appliquons les mêmes principes : - Vous êtes libres de lancer n’importe quel sujet en relation avec Sifac (ex : reporting, analyse, organisation, technique, fonctionnel …), - Cette liste ne se substitue pas aux missions d'assistance de l’AMUE. Elle vous permet d’échanger entre collègues confrontés aux mêmes problématiques de travail que les vôtres, - L'Agence se réserve le droit intervenir dans les échanges, si les réponses apportées ne sont pas conformes au fonctionnement standard de la souche. - Cette liste n’est pas un canal pour communiquer avec l’Amue. Vous pouvez dès à présent vous inscrire : Ne sont autorisées que les inscriptions d’adresses mail issues d’Etablissement Sifac.  

21 Accompagnement Suivi clôture
Chaque mois nous vous demandons l’avancement des étapes de votre clôture. Pourquoi ? Pour identifier les sites en difficultés, avoir des données statistiques sur la date d'édition du compte financier pour tous les établissements qui ont Sifac. dès qu'un site nous indique dans l'enquête qu'il rencontre des difficultés, l‘Amue le contacte par téléphone pour faire un point, identifier l'origine du problème et trouver ensemble la solution, soit par DADM, par un point tel avec un expert ou une prestation sur site payante.

22 Conclusion La webconf est enregistrée, nous envoyons le lien aux listes de diffusions. Le support sera disponible sur l’espace sifac  Documentation SIFAC/05-Séminaires meilleures pratiques