Comment remplir le CERFA ?

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1 Comment remplir le CERFA ?

2 Sommaire 1- Page de garde 2- Informations pratiques
3- Demande de subvention 1.1 - Présentation de votre association 2 - Budget prévisionnel de l’association 3.1 - Description de l’action 3.2 - Budget prévisionnel de l’action 3.3 - Annexe au budget prévisionnel 4- Attestation sur l’honneur

3 1 - Page de garde 1 – Mettre le nom entier de la structure Nom exact indiqué sur le RIB/RIP fourni 2 – Donner un nom à votre action 3 – Date limite de dépôt: 18 octobre 2017 4 – Pièces administratives concernant l’association: elles sont à fournir en intégralité et en 2 exemplaires (un pour l’État, un pour Le Mans Métropole) une seule fois. 5 – Pièces concernant les projets: à fournir en 2 exemplaires pour chaque projets déposés Impératif: 2 exemplaires papiers à adresser au Service Politique de la Ville + 1 exemplaire numérique

4 2 – Informations pratiques
1 – Pour adresser vos projets : par mail, par voie postale, en main propre ou au service Politique de la Ville de Le Mans Métropole 2 – Coordonnées de vos interlocuteurs pour vous accompagner dans vos projets 3 – Présentation succincte des 5 fiches composant le CERFA. Identité de l’association Budget de l’association Informations sur le projet Attestation sur l’honneur Bilan qualitatif et financier du projet, à fournir le 30 juin de l’année suivante au plus tard.

5 3 – Demande de subvention
1.1 - Présentation de votre association (1/3) Vous devez attacher une grande attention à l’identification de votre structure 1 – Le nom à reporter est celui indiqué sur votre RIB/RIP, le sigle ou nom d’usage est la ligne suivante 2 – L’objet de l’association est celui déclaré dans les statuts de l’association 4 – Adresse : les notifications de subventions ou invitations sont adressées à l’adresse que vous indiquez, il vous appartient de faire connaitre tout changement en cours d’année (idem: mail, téléphone) 5 – le numéro de SIRET est indispensable et ne doit pas comporter d’erreur : 14 chiffres 6 – A communiquer si elle est différente du siège social, indispensable pour recevoir les diverses informations/invitations.

6 3 – Demande de subvention
1.1 - Présentation de votre association (2/3) 1 – Indiquer l’identité du représentant légal de la structure, (le plus souvent le-a président-e pour une association). 2 – La personne chargée du dossier de subvention est celle qui pourra être contactée pour des précisions complémentaires sur l’aspect administratif du dossier ou le contenu du projet NB: Ne pas oublier de communiquer les éventuels changements qui ont lieu dans l’année pour assurer la continuité du suivi des actions.

7 3 – Demande de subvention
1.1 - Présentation de votre association (3/3) 1 – L’association acquiert la capacité juridique seulement le jour où elle est rendue publique par une mention au Journal officiel d’un extrait de sa déclaration. 2 – Une association loi 1901 déclarée peut être reconnue d’utilité publique, par décret en Conseil d’État. 3 – Une association doit avoir un commissaire au compte notamment lorsqu’elle perçoit plus de € de dons ou subventions au cours d'une même année

8 3 – Demande de subvention
2 - Budget prévisionnel de l’association Selon le format numérique de votre demande: Si vous remplissez la demande de subvention au format libre office (.odt) : Remplir les champs directement, les sommes se font automatiquement Si vous remplissez la demande de subvention au format word (.doc) : penser à remplir le tableau Excel qui contient les 3 budgets (associatif, projet, bilan d’action). 1 – Les cellules grisées ou colorées se calculent automatiquement 2 – En cas de report : Indiquer le montant dans le budget prévisionnel de l’association (penser à l’indiquer dans les charges au bilan de l’action pour l’année passée). NB : le report doit faire l’objet d’une autorisation expresse des financeurs par le biais d’une demande écrite. Consulter la notice.

9 3 – Demande de subvention
3. - Description de l’action (1/9) 1 – Choisir les orientations et objectifs du Contrat de Ville auxquels répond principalement l’action. Possibilité de cocher un seul ou plusieurs objectifs du Contrat de Ville en fonction des objectifs visés par l’action NB: Ne pas sélectionner des objectifs qui seraient impactés marginalement par l’action

10 3 – Demande de subvention
3.1 - Description de l’action (1/9) 1 – Le nom de l’action doit être le même que celui indiqué en page de garde 2 – Coordonnées de la personne référente qui met en œuvre l’action à qui il est possible de demander des informations complémentaires sur le projet. 3 – Choisir le bon statut de l’action dans la liste déroulante, et indiquer l’année de création de l’action 4 – Les constats indiqués ici sont propres au territoire ciblé par l’action. Quels manques, difficultés, besoins particuliers au territoire / aux habitants sont à l’origine de la proposition d’action qui est faite ? Pourquoi cette proposition ? 5 – Qui est à l’origine de ces constats ?

11 3 – Demande de subvention
3.1 - Description de l’action (2/9) 3 – Les objectifs déclinés ici doivent : Répondre aux besoins indiqués plus haut Être précis et indiquer la situation à laquelle on souhaite arriver (pas de généralités type « améliorer le vivre-ensemble ») Être définis dans l’espace, le temps et le contenu NB : Les objectifs ne sont pas des actions : ex: « organiser des ateliers… » n’est pas un objectif mais un moyen d’atteindre un objectif. Ex: L’objectif pourrait être « Former XX habitants du quartier XX en 2017 à XX »

12 3 – Demande de subvention
3.1 - Description de l’action (3 et 4 /9) Les résultats attendus de l’action doivent être soigneusement définis. Ils sont la base de l’évaluation de l’action en N+1. (à indiquer en page suivante) Exemples de résultats évaluables : « Les charges d’électricité des familles les plus précaires des immeubles XX, YY, ZZ, sont réduites de 20% en 2017 » (quantitatif) « Les activités sportives estivales proposées en 2017 ont permis aux femmes du quartier XX de tester des sports traditionnellement considérés comme masculins » (qualitatif) NB: vos interlocuteurs LMM et État sont à votre disposition pour vous aider à formuler les résultats attendus votre projet.

13 3 – Demande de subvention
3.1 - Description de l’action (5/9) Ici commence la présentation du contenu de l’action: les moyens mis en œuvre pour répondre aux objectifs et résultats attendus. 1 – Public cible : une estimation de bénéficiaires habitant les quartiers est indispensable. Il est possible de viser un public spécifique dans le quartier prioritaire. 2 – Présentation du contenu : Les modalités d’actions et moyens mis en œuvre doivent répondre aux objectifs et résultats attendus. Indiquer dans la colonne du milieu le contenu de l’action : Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Pourquoi? Moyens? NB : Vous pouvez fournir une annexe à votre demande si vous souhaiter partager un document à votre disposition. Néanmoins celle-ci ne vous dispense pas de remplir la question 3.f.

14 3 – Demande de subvention
3.1 - Description de l’action (6/7) 1 – Spécificités des projets Contrat de Ville : Les subventions du Contrat de Ville sont des crédits qui viennent renforcer les crédits de droit commun (ex: subventions de fonctionnement pour les associations) pour pallier spécifiquement aux difficultés des habitants des quartiers prioritaires. En quoi les subventions demandées pour l’action au Contrat de Ville bénéficient spécifiquement aux habitants des quartiers prioritaires? Quelle est la plus-value de cette action par rapport au reste de l’activité de l’association? 2 – Le Contrat de Ville encourage la mise en place d’actions partenariales : qui sont vos partenaires et quel est leur rôle précis dans la mise en œuvre de l’action. 3 – Indiquer ici les indicateurs qui vous permettront d’évaluer l’atteinte des résultats attendus que vous avez définis plus haut et la manière dont vous comptez les renseigner 4 - Si l’action est une demande de renouvellement, vous référer à votre bilan d’action N-1 pour indiquer les améliorations que vous apportez en année N

15 3 – Demande de subvention
3.1 - Description de l’action (7/9) 1 – Utiliser cet encart pour préciser ce qui vous semble utile

16 3 – Demande de subvention
3.2 - Budget prévisionnel de l’action (8/9) Selon le format numérique de votre demande: Si vous remplissez la demande de subvention au format libre office (.odt) : Remplir les champs directement, les sommes se font automatiquement Si vous remplissez la demande de subvention au format word (.doc) : penser à remplir le tableau Excel qui contient les 3 budgets (association, projet, bilan). 1 – Les cellules grisées ou colorées se calculent automatiquement 2 – En cas de report : Indiquer le montant dans le budget prévisionnel de l’association (penser à l’indiquer dans les charges au bilan de l’action pour l’année passée). NB : le report doit faire l’objet d’une autorisation expresse des financeurs par le biais d’une demande écrite. (Consulter la notice.)

17 3 – Demande de subvention
3.3 - Annexe au budget prévisionnel (9/9) 1 – Préciser les modalités de calcul qui vous ont conduit à valoriser le montant indiqué (ex: coût de X% du temps de travail du secrétariat ou X% du coût de l’énergie sur la durée de l’action…) 2 – Détailler la nature des contributions volontaires (ex: mise à disposition de salles) et leurs modalités de calcul (ex: X heures de bénévolat à 10€/h)….

18 4 – Attestation sur l’honneur
1 – Toutes les cases doivent être cochées 2 – Indiquer ici le montant de subvention demandé à l’État uniquement 3 – Indiquer vos coordonnées bancaires (le nom doit être exactement le même que sur le RIB/RIP fourni) 4 – La signature doit être un original sur les 2 exemplaires papiers fournis : Soit de la main du représentant légal Soit de la personne ayant le pouvoir donné par le représentant légal (dans ce cas le pouvoir doit être joint aux pièces justificatives). NB : remplir les coordonnées bancaires ici ne dispense pas de fournir un RIB/RIP. Il est à fournir tous les ans, même s’il n’a pas changé.

19 Sommaire - Bilan 5 - Bilan financier de l’action
5.1 - Compte-rendu financier de l’action 5.2 - Annexe au compte-rendu financier de l’action 5.3 – Bilan qualitatif de l’action

20 5 – Bilan financier de l’action
1 – Que votre action soit nouvelle ou qu’il s’agisse d’un renouvellement, vous avez l’obligation légale de fournir le compte-rendu financier de l’action dans les délais. À défaut, il vous sera demandé de rembourser la subvention perçue, que l’action ait bien eu lieu ou non 2 – Délais : pour une subvention accordée pour l’exercice 2018 de l’association, le bilan définitif doit être fourni en juin 2019 au plus tard. Dans le cas où vous souhaitiez déposer une demande de renouvellement de projet mais que l’action n’est pas terminée au moment du dépôt de projet, vous devez impérativement fournir un bilan intermédiaire. NB: Il faudra néanmoins fournir le bilan définitif au 30 juin de l’année d’après.

21 5.1 – Compte-rendu financier de l’action
1 – Indiquer le nom exact de l’action ayant fait l’objet de la demande de subvention 2 – Reporter dans les colonnes « Prévision » les montants figurants au budget prévisionnel de l’action dans la demande de subvention 3 – Reporter dans les colonnes « Réalisation » les charges et produits effectivement réalisées/obtenues 4 – Les lignes grisées et les lignes totales se calculent automatiquement 5 – Dans le cas où l’intégralité des subventions obtenues n’aient pas été dépensées : indiquer le montant non utilisé face au « Reliquat ». Si vous souhaiter l’utiliser l’année suivante, indiquer ce même montant en « Report » NB: Il vous faut obtenir une autorisation expresse de chaque financeur pour le report. (cf. Notice) 1 – Indiquer le nom exact de l’action ayant fait l’objet de la demande de subvention 2 – Reporter dans les colonnes « prévisions » les montants figurants au budget prévisionnel de l’action dans la demande de subvention 3 – Reporter dans les colonnes « Réalisation » les charges et produits effectivement réalisées/obtenues 4 – Les lignes grisées et les lignes totales se calculent automatiquement 5 – Dans le cas où l’intégralité des subventions obtenues n’aient pas été dépensées : indiquer le montant non utilisé face au « Reliquat ». Si vous souhaiter l’utiliser l’année suivante, indiquer ce même montant en « Report » NB: Il vous faut obtenir une autorisation expresse de chaque financeur pour le report.

22 5.2 – Annexe au compte-rendu financier de l’action
1 – Préciser les modalités de calcul qui vous ont conduit à valoriser le montant indiqué (ex: coût de X% du temps de travail du secrétariat ou X% du coût de l’énergie sur la durée de l’action…) 2 – Exemple: au-delà de 10% d’écart entre prévu et réalisé indiquer les raisons de ce décalage. 3 – Détailler la nature des contributions volontaires (ex: mise à disposition de salles) et leurs modalités de calcul (ex: X heures de bénévolat à 10€/h)….

23 5.3 – Bilan qualitatif (1/9) 1 – Indiquer le nom exact de l’action ayant fait l’objet de la demande de subvention 2 – Évaluation de la réalisation de l’action : cette partie vise à évaluer si l’action conduite est conforme à l’action présentée dans la demande de subvention. Elle porte sur : le type d’action menée la typologie du public Le secteur de résidence des bénéficiaires (impératif pour bénéficier des crédits Politique de la Ville)

24 5.3 – Bilan qualitatif (2/9) Le lieu de réalisation de l’action
La date / durée de mise en œuvre de l’action Les ressources humaines impliquées

25 5.3 – Bilan qualitatif (3/9) Le contenu précis de l’action :
Pour vous aider dans la rédaction, vous pouvez vous appuyer sur ces questions « Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Pourquoi? Moyens? » NB: Il ne s’agit pas ici d’évaluer les résultats de l’action mais les conditions de sa réalisation.

26 5.3 – Bilan qualitatif (4/9) Les outils de communication utilisés
Les difficultés rencontrées

27 5.3 – Bilan qualitatif (5/9) 1 – Évaluation des résultats de l’action : cette partie vise à évaluer si les résultats attendus définis dans la demande de subvention ont été atteints. Il s’agit de mesurer l’évolution entre la situation de départ et la situation d’arrivée. 2 - Vous devez étayer votre réponse à l’aide des indicateurs quantitatifs et qualitatifs que vous avez préalablement définis NB: pour plus d’informations sur l’évaluation, vous reporter au support d’aide à l’évaluation.

28 5.3 – Bilan qualitatif (6/9) 1 - Il s’agit ici d’évaluer les « effets » (positifs ou négatifs, ils dépendent également d’autres évènements que l’action) que vous percevez ou non sur le quartier/les habitants 2 – Dressez en quelques mots les points forts et les points faibles que vous avez repérés dans la réalisation de votre action

29 5.3 – Bilan qualitatif (7/9) 1 – Dans le cas d’une reconduction: vous devez préciser ici ce que vous avez mis en place pour pallier aux difficultés passées. 2 – Les actions subventionnées par le Contrat de Ville promeuvent le partenariat : indiquer ici qui ont été vos partenaires et le rôle qu’ils ont effectivement eu dans l’action mise en œuvre de l’action 3 – Indiquer les points forts/faibles de vos partenariats

30 5.3 – Bilan qualitatif (8/9) 1 – Vous devez préciser ici en quoi les crédits Contrat de Ville reçus vous ont permis d’œuvrer en faveur des habitants des quartiers, au-delà de vos missions classiques. C’est la raison d’être de votre financement : quelle a été la plus-value de votre action par rapport à vos activités habituelles ? NB : Vous devez porter une attention particulière à cette question qui est le cœur de l’implication des financeurs 2 - La participation des habitants est essentielle dans la mise en œuvre du Contrat de Ville. Cette partie vise à évaluer leur degré d’implication dans votre action

31 5.3 – Bilan qualitatif (9/9) Vous pouvez si vous le souhaitez nous faire parvenir d’autres documents contenant des éléments de bilan en annexe, mais celui-ci est indispensable. En l’absence de ce bilan dans les délais (30 juin de l’année N+1), le remboursement des subventions vous sera demandé. Vous devez obligatoirement fournir vos bilans en 2 exemplaires papiers (signés en 2 originaux) et un exemplaire numérique pour chaque projet.