PROCESSUS DE SIGNATURE ELECTRONIQUE Mode opératoire Fournisseur

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1 PROCESSUS DE SIGNATURE ELECTRONIQUE Mode opératoire Fournisseur

2 Sommaire Introduction………………………………………………….……………………………………………3-4
Processus de signature électronique des contrats Printemps..…………..……..5-18 Connexion sécurisée…………………………………………………………………………….6-9 Signature électronique du contrat.………………………………………………… Transfert au signataire du contrat…………………………………………………….16-18 Annexes…………………………………………………………………………………………………19- 33

3 Introduction 1/2 Ce mode opératoire a pour objectif de vous décrire les étapes du processus de signature électronique applicables aux contrats PRINTEMPS 2017 : Convention Unique et Mandat NIP. Le processus de dématérialisation et la signature électronique est détaillé dans l’article 9 de la CU et dans l’article 6 du Mandat NIP 2017 (1/2) : Les Parties conviennent de mettre en œuvre un processus de dématérialisation et de signature électronique des accords conclus entre elles. Ce processus, distribué par la société DocuSign, repose sur le système Protect & Sign® de la société OpenTrust qui est adhérente de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC) et qui a été désignée comme autorité de certification. Le système ainsi mis en place est composé d’une plateforme accessible par Internet à l’adresse et à partir de laquelle chacune des Parties se connecte de manière sécurisée après s’être dûment identifiée. Cette plateforme permet ainsi aux Parties d’accéder à l’Accord Commercial convenu entre elles et de signer respectivement de manière électronique ledit document édité sous format PDF. Pour ce faire, chacune des Parties doit cocher une case attestant de son accord pour signer le document par voie électronique. Après avoir vérifié les informations renseignées par elle et approuvé le document, chaque Partie inscrit respectivement ses noms et prénoms en tant que signataire du document, appose sa signature électronique et reçoit un certificat électronique comportant notamment l’identification du signataire, la date et l’heure de signature ainsi que le numéro de série. Les Parties s’engagent à ne pas contester la recevabilité, l’opposabilité ou la force probante des éléments du document PDF ainsi adressé et signé par voie électronique sur le fondement de leur format ou de leur nature électronique.

4 Introduction 2/2 Suite (2/2) :
Il est expressément précisé que toute personne signant l’Accord Commercial par voie électronique via la plateforme est réputée être dûment habilitée à signer ledit document. Les Parties reconnaissent et acceptent que l’Accord Commercial sous format PDF tel qu’il est signé par PRINTEMPS et le FOURNISSEUR dans les conditions visées ci-avant a la même valeur probante qu’un écrit sur support papier, conformément à l’article du Code civil, et pourra valablement être opposé entre elles. En cas de question sur le processus métier, veuillez vous adressez à votre contact au sein du PRINTEMPS. En cas de question technique ou d’éventuelle anomalie sur la plateforme de signature électronique DocuSign, merci de vous adresser au service support : Extranet Support : Téléphone :  : /

5 Processus de signature électronique des contrats Printemps
Un mail automatique est envoyé à votre adresse messagerie dès la validation par le Chef de Produit PRINTEMPS via la plateforme DocuSign OpenTrust. Pour des raisons de sécurité, pour accéder au contrat, il est nécessaire de s’identifier par un mot de passe qui sera transmis: Soit par SMS automatique envoyé lors de la connexion à la plateforme DocuSign OpenTrust, Soit manuellement par le Chef de Produit si celui-ci ne dispose pas de votre numéro de portable. Si vous n’êtes pas le signataire du contrat, vous aurez la possibilité de transférer à un signataire après avoir effectuer le processus de connexion sécurisé Ce mode opératoire vous décrit dans le détail les opérations à effectuer: Connexion sécurisée: pages 6 à 9. Signature électronique du contrat: pages 10 à 15. Transfert éventuel à un signataire: pages 16 à 18.

6 Connexion sécurisée 1/4 Ouvrir le mail.
Cliquer sur « Examiner le document ».

7 Connexion sécurisée 2/4 CAS 1 : code d’accès transmis automatiquement par SMS (1/2) Dans le cas où le code d’accès vous est transmis par SMS, vous verrez apparaitre cette fenêtre. Cliquer sur « Envoyer le SMS ».

8 Connexion sécurisée 3/4 CAS 1 : code d’accès transmis automatiquement par SMS (2/2) Vous recevez alors instantanément le code d’accès à 6 chiffres sur votre téléphone mobile. Renseigner ce code puis cliquer sur « Confirmer le code ».

9 Connexion sécurisée 4/4 CAS 2 : code d’accès transmis manuellement par le CDP de PRINTEMPS (1/1) Votre contact PRINTEMPS vous a transmis le code d’accès manuellement, car il ne possède pas votre numéro de portable. Renseigner ce code puis cliquer sur « Valider ».

10 Signature électronique du contrat 1/6
Cocher la case « J'autorise l'utilisation de dossiers électroniques et de signatures. » Cliquer sur le bouton « Continuer »

11 Signature électronique du contrat 2/6
Puis cliquer sur le bouton « Commencer »

12 Signature électronique du contrat 3/6
Cliquer sur « Signer » à l’emplacement indiqué

13 Signature électronique du contrat 4/6
Personnaliser votre signature : soit en sélectionnant un style de signature, soit en dessinant votre signature Une fois la signature personnalisée, cliquer sur « Adopter et signer »: cette signature restera en mémoire et vous sera proposée par défaut pour les futurs contrats PRINTEMPS à signer.

14 Signature électronique du contrat 5/6
La signature doit être apposée sur tous les emplacements définis dans le document, grâce au bouton Cliquer sur « Terminer »

15 Signature électronique du contrat 6/6
La fenêtre suivante apparait : cocher la mention « J’accepte les clauses stipulées dans l’OpenTrust Accord abonné » puis cliquer sur OK. Ce document détaille les conditions de signature électronique avec le Certificat OpenTrust. Les détails figurent en annexes. Un mail automatique est instantanément envoyé au Responsable de Marché PRINTEMPS pour signature électronique. Vous recevrez un mail automatique à la signature du contrat par le PRINTEMPS.

16 Transfert au signataire du contrat 1/3
Si vous n’êtes pas le signataire du contrat, il vous faut modifier le signataire de la manière suivante. A noter que vous devez préalablement avoir effectué les étapes de connexion sécurisée (décrites pages 6 à 9) car vous êtes le destinataire du mail initial. Cliquer sur « Autres Actions » puis sur « Changer l’attribution »

17 Transfert au signataire du contrat 2/3
Compléter l’adresse et le nom du nouveau signataire. Vous pouvez également renseigner un message à destination du nouveau signataire. Cliquer sur « Changer l’attribution»

18 Transfert au signataire du contrat 3/3
Un mail est aussitôt envoyé au signataire ayant été réassigné. Par ailleurs, votre contact au PRINTEMPS ainsi que le Directeur de marché signataire du contrat seront avertis de ce changement. Ci-dessous le mail envoyé au signataire ayant été réassigné : il n’a plus qu’à suivre la procédure décrite à partir de la p6.

19 Annexes Les informations en annexes présentent l’ensemble des éléments juridiques associés à la signature électronique et au cadre réglementaire. Les informations figurent également en pièce jointe en version anglaise.

20 Plateforme de gestion des transactions électroniques à valeur légale garantie
Eléments juridiques

21 Cadre juridique Français 1/4
Loi n° du 13 mars 2000 : Transposition de la Directive n°1999/93/CE du 13 décembre 1999 Reconnaissance de la valeur probante de l’écrit électronique et de la signature électronique Article 1316 du Code civil: Définition légale de l’« écrit » : un message intelligible, quel qu’en soit son support et ses modalités de transmission. Article du Code civil : L’écrit électronique est admis à titre de preuve sous 2 conditions cumulatives : L’écrit doit identifier clairement son auteur Il doit être établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité. Article du Code civil: « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier ».

22 Cadre juridique Français 2/4
Article du Code civil : Définition légale de la signature : « La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte ». Définition légale de la signature électronique : Elle doit utiliser un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache Suggère le recours à un certificat

23 Cadre juridique Français 3/4
Décret n° du 30 mars 2001 : Distingue 2 niveaux de signature électronique à valeur probante : Signature sécurisée : Propre au signataire Créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif Garantir avec l’acte un lien tel que toute modification soit détectable (intégrité) Signature sécurisée avec présomption de fiabilité simple : Mise en œuvre d’une signature sécurisée Créée à l’aide d’un dispositif sécurisé de création de signature électronique Utilise un certificat qualifié pour vérifier la signature électronique Suggère l’usage de certificats multi-transactions sur support physique (token, lecteur ou carte à puce) et la vérification de l’identité lors d’une remise en face à face. Pour avoir une force probante, la signature électronique nécessite la mise en œuvre d’une infrastructure à clés publiques (PKI)

24 Cadre juridique Français 4/4
Loi n° du 21 juin 2004 (LCEN) : Reconnaissance « ad validitatem » de l’écrit électronique: Article du Code civil: Un écrit peut être établi et conservé sous forme électronique lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique. Equivalence des formes: Article : un écrit électronique doit répondre aux mêmes exigences de forme auxquelles un écrit sur support papier est soumis Consécration de la règle du « double clic »: le 1er clic consiste pour l’acceptant d’exprimer son consentement, et le 2nd clic marque la conclusion du contrat

25 Cadre juridique Européen 1/3
Nouveau règlement européen : Promulgué le 17 septembre 2014 Prendra effet dans sa globalité le 1er juillet 2017 Abroge la Directive 1999/93 à partir du 1er juillet 2017 D’applicabilité directe dans tous les Etats Membres de l’UE, sans transpositions législatives nationales Remplace les lois et spécificités nationales en matière de signature électronique à compter du 1er juillet 2017. « L’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du Marché intérieur » eIDAS

26 Cadre juridique Européen 2/3
Finalité principale : Création d’un espace unique et sécurisé pour les transactions électroniques en Europe Améliorer la confiance numérique sur le marché intérieur Apports : Uniformisation des règles en la matière dans l’UE Reconnaissance mutuelle transnationale Autorisation de la signature de personne morale (cachet électronique) Interdiction des Etats membres de définir des exigences de signature électronique supérieures Reconnaissance de la recevabilité d’un document électronique comme preuve en justice

27 Cadre juridique Européen 3/3
Deux types de signature recevables à titre de preuve Signature électronique avancée : être liée au signataire de manière univoque; permettre d'identifier le signataire; créée par des moyens que le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif; et être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. Signature électronique qualifiée : signature électronique avancée créée à l'aide d'un dispositif de création de signature électronique qualifié et qui repose sur un certificat qualifié. Seule différence : la charge de la preuve Avancée : celui qui se prévaut du procédé de signature doit prouver sa fiabilité Qualifiée : il incombe à celui qui conteste la signature de prouver son absence de fiabilité

28 Une signature électronique qui protège tout en simplifiant les processus
La signature électronique à valeur légale en France et en Europe 2 possibilités Signature électronique qualifiée Nécessite une remise en face à face et un support physique Incompatible avec un service de signature à la volée Présomption simple de fiabilité Signature électronique avancée avec gestion intégrée de la preuve recevable en cas de contentieux

29 Gestion de la Preuve DocuSign via Protect & Sign
Certificat à la volée à usage unique Intégrité du document signé et horodaté Constitution d’un fichier de preuve suivant une PSGP Prestation d’assistance en cas de contentieux Possibilité d’archivage suivant les besoins métiers du client Historique de la transaction Documents signés Ordre des signatures Horodatage de chaque action Identification du signataire Identité du signataire Méthode d’authentification utilisée 29

30 Extrait de l’arrêt de la Cour d’Appel de Nancy du 14 février 2013
[…] […] […] En première instance, Carrefour Banque n’avait produit qu’une impression papier du contrat : Qui ne portait donc pas la signature électronique Sans le fichier de preuve qui porte l’attestation du Tiers de Confiance

31 Conformité à la signature avancée
Recevable comme preuve en justice Reconnaissance en France et en Europe Renversement de la charge de la preuve Conformité  Preuve apportée grâce au fichier de Preuve Conforme au niveau avancé (ETSI ) Contrats BtoB (fournisseurs, clients, RH) Contrats BtoC (assurance, épargne, crédit, mandat SEPA, entrée en relation)

32 Eléments factuels sur la valeur légale de Protect & Sign via DocuSign
Certification PSCE en France acquise en 2006 et renouvelée chaque année Certification ETSI en Europe pour la Signature Avancée (TUV-IT) Certification RGS en France acquise en 2012 et renouvelée chaque année pour le service d’horodatage des preuves Audits réguliers d’organismes indépendants mandatés par nos clients Jurisprudence favorable au service de signature d’OpenTrust (Cour d’Appel de Nancy) Analyse par 5 cabinets juridiques indépendants spécialisés dans le droit des nouvelles technologies (agissant pour le compte de clients) concluant que le service de signature d’OpenTrust est conforme à la législation française et apporte une protection juridique adéquate pour être utilisé dans le cadre de contrats juridiquement très encadrés tels que crédit à la consommation ou assurance vie (preuve exigée à titre de validité)

33 De la Directive au Règlement européen
OT passe le cap des 100,000 contrats signés par jour Reconnaissance dans Adobe Reader Certifications ETSI Partenariat européen DocuSign 1999 2006 2013 2014 2017 Emergence de la signature à la volée (signature avancée) Qualification PSCE OpenTrust Entrée en vigueur du nouveau règlement eIDAS Interopérabilité Signature qualifiée en mode serveur possible Directive Européenne Définit la signature avancée et qualifiée Première jurisprudence en France CA Nancy, 02/2013 Entrée en application du règlement eIDAS Standards techniques Schéma d’audit